Proposta de Repasse de Sistema a SESAU

1. Introdução

Um projeto consiste de um esforço temporário empreendido com objetivo pré-estabelecido, definido e claro, seja criar um novo produto, serviço, processo. Tem início, meio e fim determinados, duração e recursos limitados, em uma sequência de atividades relacionadas.

Produto é uma solução criada para resolver a problemática que os nossos clientes e usuários vem enfrentando, com essa solução estaremos automatizando ou informatizando um serviço/processo de uma determinada secretaria.

Roman Pichler, especialista em gerenciamento de produtos digitais, acredita que um produto é algo que cria valor específico para um grupo de pessoas (clientes e pessoas usuárias) e para a organização que o desenvolve e fornece.

Para o negócio, o valor está na receita que o produto traz (como o Microsoft Office e o Adobe Illustrator) na ajuda que provém para vender outro produto ou serviço (como no caso do iTunes e do Google Chrome), ou no aumento da produtividade e redução de custos (como desenvolvimentos internos de TI fazem).

2. Desenvolvimento

2.1 O Projeto Tupã

O projeto tupã, nome dado ao projeto que trabalhará a Gestão da distribuição e rastreio de medicamentos no Estado de Rondônia, faz referência ao Deus da cultura indígena Guarani, sendo este o grande criador dos céus, da terra e dos mares, assim como do mundo animal e vegetal. Além de ensinar aos homens a agricultura, o artesanato e a caça, concedeu aos pajés o conhecimento das plantas medicinais e dos rituais mágicos de cura.

O projeto Tupã surge como uma demanda para atendimento dos seguintes tipos de processos, aos quais o processo de Gestão de Medicamentos Comuns fora o priorizado para execução.

• Aquisição grupo 1A;
• Grupo 2-1B elenco estadual;
• Cadastrar novo paciente;
• Gestão de medicamentos comuns;

2.2 O Produto Odisseu

A fase de desenvolvimento de uma solução é iniciada após o redesenho do processo. Dividido por etapas, visto que o processo de distribuição de medicamentos comuns seguia um fluxo e os demais possuíam fluxos totalmente diferentes, a gestão optou pelo início do desenvolvimento do processo de Distribuição de Medicamentos Comuns, onde o mesmo passou pela fase de ideação, ao qual a SETIC utiliza o método de Lean Inception para construção da ideia da solução.

Abaixo Segue o cronograma de execução da Lean Inception.

2.3 Cronograma Executado

Participantes deste evento

Durante a Lean Inception são colocados em discussão todos os pontos de sistema, levando sempre em consideração as alterações e melhorias propostas pelo time de negócio, que objetivam melhorar a forma como o sistema irá agir para cumprir os requisitos legais necessários.

2.4 Visão do Produto

Um dos pontos mais necessários para garantir que a Lean Inception seja bem sucedida é o time, este composto pelos desenvolvedores, clientes, analistas e demais envolvidos no processo de desenvolvimento, construirem a Visão do produto. Com a visão do produto construída, todas as demais etapas seguintes sempre olharão para esta visão para avançar nas demais etapas. Aqui é fundamental que a solução proposta atenda e seja clara por todos os membros participantes do projeto.

Abaixo é possível visualizar o que é o Odisseu, para quem ele é feito, quais problemas serão resolvidos, sua razão de existência e porque ele é diferente dos demais sistemas.

Para [cliente final]: Gerentes de farmácias hospitalares, farmacêuticos unidades hospitalar; farmacêuticos caf1, enfermeiros unidade hospitalar, coordenador de processos de aquisição medicamentos comuns - CGAF, médicos  

Cujo [problema que precisa ser resolvido]: Base de dados não unificadas, não há registro que o paciente tomou o medicamento, relatórios dependem de pessoas especializadas, sistema não acusa vencimento de medicamento comuns, relatório não são confiáveis, falta de gerenciamento de estoque, falta de visibilidade de estoque da unid.hosp 

O [nome do produto]: Odisseu

É um [categoria do produto]: Sistema web

Que [benefício-chave, razão para ser usado]: Emissão de relatórios contábeis para composição de inventário, gerencia a distribuição de medicamentos, otimiza a aplicação e recursos para a aquisição de medicamentos, transparência, visibilidade dos medicamentos, visibilidade dos medicamentos, garante rastreabilidade, padroniza os pedidos de medicamentos, agiliza a geração de relatórios

Diferentemente da(o) [alternativa atual]: Whatsapp, hospub, excel, horus, forma de trabalho em word

O nosso produto [diferença-chave]: Via única de solicitação, suporte técnico, gerenciamento de distribuição, gerenciamento de estoque, distribuição de medicamentos conforme necessidades, tem base de dados unificada

2.5 Definição do Produto

Na definição do produto é possível começar a filtrar o que é a proposta do sistema, desta forma conseguimos garantir que estaremos bem alinhados em relação ao que estará sendo desenvolvido. A seguir é possível ver qual a definição do produto Odisseu.

É: Uma ferramenta, controle, intuitivo para o usuário , simples de usar, um sistema online , responsivo , transparente ,uma ferramenta que auxilia a distribuição de medicamentos

Não é: Um sistema para medicamentos especializados , agenda de atendimento , um acumulador de documentos, registro de servidores, um aplicativo, ERP (enterpreise resouce planning)

Faz: Registrar o endereçamento para armazenamento do medicamento, gera relatório (quantitativo, valor total, custo de reposição), emite relatórios gerenciais( consumo médio, posição de estoque, saídas e entradas individualizadas por item e por unidade hospitalar), consulta de medicamento ,registro e gestão de quantidade de medicamento, gerenciamento de medicamentos, sinaliza vencimento , distribui medicamentos de maneira eficiente, cadastro do medicamento , rastreabilidade do medicamento até a aplicação do paciente, registro das movimentações do medicamento, registro de lote e validade do medicamento, gerar mapa de distribuição de medicamentos, controle de medicamentos, gerar solicitação automatizada de reposição, levando em consideração  cmm x estoque

 Não faz: Registro de servidores, upload de nota fiscal, pagamentos de medicamentos, aquisição de medicamentos 

2.6 Objetivos

• Controlar a distribuição de medicamento comuns conforme a real necessidade da unidade Hospitalar;
• Controlar e gerir estoques de medicamentos;
• Garantir a rastreabilidade dos medicamentos comuns até o paciente; e
• Garantir relatórios adequados de forma prática.

Após o levantamento dos objetivos é preciso realizar a criação das personas, as quais são imagem de servidores reais, com atos, falas e pensamentos baseados em servidores públicos reais, porém com seus nomes alterados, mantendo apenas o seu cargo em virtude de que estes participam em etapas do processo.

Finalizada a criação das personas, são levantadas as features, que são grandes estórias narradas pelo usuário contendo a sua necessidade. Deste ponto também é aproveitado para que se faça o refinamento da visão de importância para o negócio e o valor agregado a entrega do produto. 

2.7 Desenvolvimento do produto

Após o levantamento das features, o time de desenvolvimento já possui maior compreensão do que deve ser desenvolvido, tendo formas de estimar o que deve ser feito em cada uma das features para que os objetivos do sistema sejam alcançados. Com isto é possível calcular quanto de esforço é necessário e qual será o tempo estimado para execução do produto.

Abaixo é possível visualizar todas as features, distribuídas por personas, bem como a avaliação do entendimento de negócio, o entendimento técnico, seu valor ao produto e seu esforço para execução.

2.8 Estimativa de entrega

Previsto para ser iniciado em 16 de Outubro de 2020, o Odisseu tinha em sua estimativa 8 Sprints de 10 dias úteis para ser finalizado.

2.9 Mudanças no escopo do produto

A primeira da série de mudanças no produto se deu por meio da notificação no processo 0024.171060/2020-90, cuja pauta é o desenvolvimento de um sistema estadual de controle de estoque, aplicável inclusive às farmácias da SESAU, temática afeta à DM 00054/2020-GCVCS/TCE-RO (Processo 933/20/TCE-RO).

No dia 15 de Outubro de 2020 fora elaborada a Portaria nº 80 de 15 de outubro de 2020, pela SEPAT, nomeando a comissão multidisciplinar composta por servidores públicos do Executivo Estadual, que discutirá estratégias de solução de gestão dos bens de consumo no âmbito do Poder Executivo.

Para tal, o sistema escolhido para a centralização da gestão dos bens de consumo, aos quais os medicamentos também se enquadram, seria o e-Estado. Sistema desenvolvido pela SETIC que possui diversos módulos, tendo sido previsto um módulo de patrimônio. 

O Odisseu começou a ser construído pensado em utilizar exclusivamente a base do e-Estado, realizando a demanda específica da distribuição de medicamentos comuns, sempre mantendo a base o e-Estado atualizada para melhor controle.  

Para melhorar a compreensão do produto, os seguintes fluxos foram definidos, sendo estes agrupados de acordo com a sua etapa do processo.

2.10 Fluxo das Solicitações de Medicamentos

Durante a fase de ideação do produto, notou-se a necessidade de separar o processo em solicitações de medicamentos e transferências de medicamentos. 

De forma sucinta, as solicitações visam atender um fluxo vertical, ao qual a unidade que requisita sempre pedirá para a unidade superior. Os fluxos são semelhantes, entretanto existem especificidades para os tipos de usuário.

2.11 Fluxo de Transferência de medicamentos

Durante a fase de ideação do produto, notou-se a necessidade de separar o processo em solicitações de medicamentos e transferências de medicamentos. 

De forma sucinta, as transferências de medicamentos são fluxos horizontais, realizadas de hospital para hospital.

2.12 Estrutura do estoque 

• Base de medicamentos cadastrada no e-Estado;
• Necessidade de atualização das informações de rastreio do medicamento apenas entre CAF e saída ou consumo do medicamento do Hospital.
• Funções em que a API precisará atualizar a informação do medicamento, quantidade no e-estado: 
  • Solicitação C.A.H. - CAF1(Finalizando serviço);
  • Transferências de medicamentos - C.A.H. - C.A.H. (Finalizando serviço);
  • Saída de medicamento por prescrição médica
  • Saída de medicamento pelo carrinho.

2.13 Modelo de Carrinho de medicamentos.

Os carrinhos são utilizados em casos de emergência, sendo estes devidamente montados de acordo com a necessidade do local em que se encontrará para atendimento (ambulatório, centro cirúrgico, pronto atendimento). O carrinho possui insumos necessários para ressuscitação, cirurgias emergenciais e outros fins, aos quais não podem esperar para ser solicitados. O carrinho é feito em conjunto com o farmacêutico da farmácia e o médico.

2.14 Novas alterações no Escopo do Produto

Durante a quarta Sprint de desenvolvimento do Odisseu, fora identificado a necessidade de alteração do produto, uma vez que a API do patrimônio não estava pronta para uso. O time de desenvolvimento optou por criar uma API, cujo nome dado fora de Placebo, em virtude da sua necessidade de testar, a qual futuramente seria substituída pelo módulo de Patrimônio. para tratar as informações de envio de um estoque para outro, bem como tratar as solicitações e movimentações de forma aberta. 

Isto gerou um atraso de 2 Sprints para que garantíssemos o pleno desenvolvimento do produto.

Após a finalização da criação desta API, fomos notificados da existência de um sistema desenvolvido pela SESAU, com o nome de e-Consumo. Este sistema mudaria completamente o produto Odisseu, dado o fato de que este sistema se trata de um sistema para gestão de almoxarifado no âmbito da SESAU. 

2.15 O sistema e-Consumo

O e-Consumo, conforme Despacho SESAU-CTI (0017429690), constante no processo 0070.358168/2020-30 e também no Despacho SESAU-CTI (0017382041), constante no processo  0036.069410/2021-09 supre as necessidades quanto a Gestão de Almoxarifado da SESAU, estando este sistema implantado desde 01 de Janeiro de 2021 na Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio(CAP), com Treinamentos realizados no dia 16/12/2020 para as Unidades: CAFII, LACEN, POC, CAP, HBAP, JPII, CEMETRON, CGAF, comprovados por meio do Adendo - Lista de Presença (0017431942), com a lista dos presentes participantes. 

As equipes especializadas da SETIC então optaram por avaliar o sistema para validar se os critérios necessários para cumprir ao exarado no Decreto nº 22.067 de 29 de junho de 2017, ao qual versa sobre a obrigatoriedade de uso do sistema e-Estado nas atividades de gestão dos materiais de consumo/almoxarifado de todas as secretarias, estavam sendo de fato cumpridos.

2.16 Funcionalidades do Sistema

O e-Consumo possui publicado até o momento as seguintes funcionalidades descritas abaixo:

• Cadastro para
  • Fornecedores
  • Cadastro de Material
  • Elementos de Despesa
  • Classe Terapêutica
  • Forma Farmacêutica
  • Grupo Farmacológico
  • Unidades de embalagens
  • Vias de Administração
  • Fornecedores
  • Pacientes
• Gases Medicinais, agrupados por tipo
  • Nova
  • Pendente
  • Atendidas
  • Canceladas
• Gases Domiciliar, agrupados por tipo
  • Nova
  • Pendente
  • Atendidas
  • Canceladas
• Solicitações de material, agrupados por tipo
  • Nova
  • Pendente
  • Atendidas
  • Canceladas
• Gerenciamento de material, agrupados por
  • Entrada de material
    • Ao qual já automatiza a entrada de material, permitindo que possa ser feito Upload do XML da nota.
  • Saídas para Almoxarifado
    • Este ainda permite realizar a saída diretamente, sem necessitar requisitar.
  • Autorizações
• Gerenciamento de empresas fornecedoras de gases
• Relatórios
  • Relatório de estoque
  • Relatório de movimentação por período
    • Por material
    • Por Solicitação
  • Relatório analítico mensal
• Manual do Sistema
• Identificamos ainda a existência de 3 perfis, sendo cada um com competências distintas.
  • Administrador
  • Solicitante
  • Gerente

Faz aqui também necessário informar que o e-Consumo já está integrado ao SAURON, centralizando o login e tornando-o mais prático para o servidor.

Outro ponto importante é a integração com as unidades orçamentárias do e-Estado, garantindo relatórios mais concisos.

2.17 Fluxo do trabalho

Com mais mudanças no escopo do produto Odisseu, a base de medicamentos ainda necessita ser única, ao passo em que precisa ser definida a utilização do modulo de patrimônio do e-Estado ou do e-Consumo. 

O Odisseu é um sistema que sustentará e garantirá o rastreio dos medicamentos, por meio das solicitações e transferências, com uma base de medicamentos advinda de um destes sistemas. 

É imperioso aqui relatar os problemas de fluxo de trabalho que a separação deste sistema causará para o usuário final, que são os servidores públicos dos hospitais e das coordenadorias.

Todas as solicitações e transferências de medicamentos carregam a lista de todos medicamentos existentes, aos quais não serão carregados no Odisseu em virtude da necessidade de existência desses mesmos dados no e-Estado e e-Consumo, para fins de emissão de relatórios precisos, por exemplo. Com a implementação do e-Consumo, bem como o treinamento já realizado em algumas coordenadorias, é preciso fazer Upload da lista de medicamentos comuns em ambos os sistemas, para que seja refletido no Odisseu.

Nesse contexto, para que um servidor lotado no Hospital de Base, por exemplo, possa preencher um carrinho de medicamentos, a solicitação de material hospitalar deverá ser feita por um sistema e a solicitação de medicamento será feita em outro sistema, o que torna esse modelo completamente insustentável.

2.18 Qualidade de uso do Sistema

Outro ponto que é levado em consideração neste estudo se dá pelas quantidades de integrações necessárias para se cumprir os requisitos legais, aos quais exigem:

• Integração com o Sauron;
• Integração com modulo de organograma do e-Estado;
• Integração com modulo de patrimônio do e-Estado;
• Integração com o e-Consumo;
• Integração entre e-Consumo e modulo de patrimônio do e-Estado;
• Integração com CFM(Base de dados do Conselho Federal de Medicina);
• Integração com base de dados do SUS(Para que tenhamos o histórico de saída de um medicamento).

Cada nova integração efetuada em um sistema pode ser um Plus para o sistema e um ponto de atenção em virtude da quantidade de requisições de sistema, gerando dependências entre ambos.

Tais problemas não são visíveis para o cliente que utilizar o sistema, uma vez que esta integração se dá a nível de código, sendo transparente para o cliente, mas quando alguma destas integrações sobre alguma instabilidade, todo o sistema é afetado.

3. Conclusão

Em virtude da necessidade de propor soluções que agreguem valor para os servidores por meio de serviços tecnológicos, com serviços de fácil utilização para qualquer usuário, propomos a unificação dos sistemas Odisseu e e-Consumo. O Sistema Odisseu necessita de todas as funcionalidades as quais o e-Consumo já dispõe para pronto uso, cabendo pequenos ajustes para a inserção da lista de medicamentos, as quais podem ser facilmente informados ou preenchidos pelo CAFI, que é o cliente utilizador do Odisseu.

A unificação do Odisseu ao modulo de Patrimônio do e-Estado geraria atrasos para o CAFI, devido a lista de integrações necessárias informadas em Qualidade de Uso do sistema, ao qual ainda necessitaria utilizar do e-Consumo em virtude deste sistema ter sido criado para atendimento de toda a Gestão de Almoxarifado da SESAU. 

A partir do momento em que o CTI, Coordenadoria de Tecnologia da Informação da SESAU, desenvolveu o e-Consumo, a SETIC tem sentido menos necessidade em desenvolver um sistema específico para uma coordenadoria, uma vez que a Gestão de Almoxarifado deve ser centralizada. 

A SETIC se dispõe para realizar o repasse integral do Odisseu, para que estes sistemas sejam unificados, bem como se dispõe a contribuir no levantamento do processo distribuição de medicamentos, que já se encontra elaborado. É fator comum que os interesses do Estado de Rondônia estejam acima de qualquer outra necessidade, garantindo também que o servidor público tenha o melhor do que a tecnologia poderá lhe propor.