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[Mesa Limpa][EVA] - Indicadores

Data de elaboração 21/07/2022
Responsável pelo estudo
  • Ana Flávia Maia Barbosa
  • Andrews José Vieira
  • Caio Henrique Nemeth Santos
  • Caio César de Oliveira Freitas
  • Daniel Nogueira Manvailer
Equipe do estudo Time EVA
Alvo Projeto
Origem
  • Projeto: Painel Mesa Limpa
Objetivo - Auxiliar gestores no desenvolvimento de estratégias cada vez mais eficientes, evitando assim o acumulo de processos.
- Possibilitar avaliação e monitoramento do fluxo de processos de cada equipe (mesa).
- Elaborar Dashboard (painel interativo) com informações públicas a fim de fortalecer a transparência.
Documentação correlata
  • http://periodicos.jf.ifsudestemg.edu.br/tccengmecatronica/article/view/387
Observações

Glossário de Termos

 
  1. Dashboard - Painel
  2. Entrada - Processos recebidos no período avaliado (diário, semanal, mensal...).
  3. Saída - Processos devidamente respondidos no período avaliado (diário, semanal, mensal...).
  4. Acúmulo - Total de processos recebidos que ainda não foram respondidos.
  5. Mesa Limpa - Acumulado ≤ Saída
  6. Origem da entrada - Entidade que enviou o processo recebido pela mesa (equipe).
  7. Tempo de resposta - Período de tempo decorrido da entrada até a saída.
  8. Limpômetro - Gráfico estilo odometro com 3 divisões (imagem ilustrativa).
                            Vermelho: Entrada > Saída;
                            Amarelo ou Verde: Entrada = Saída; (com acúmulo = amarelo, sem acúmulo = verde)
                            Verde: Entrada < Saída

image.png

Introdução

O gerenciamento de um processo só é possível quando existem formas de atuar no sistema. O propósito dessa atuação depende do objetivo traçado pelo gestor e, para saber se está se aproximando ou se afastando de cada objetivo, o gestor necessita de um monitoramento constante e realista dos indicadores correlacionados a meta.

Desenvolvimento - Mesa Limpa Indicadores 

No intuito de compreender os objetivos gerenciais e analíticos dos usuários dos dados do projeto Mesa Limpa, foram realizadas reuniões com o Sr. Diego, a fim de entender o processo de agendamento no sistema.
Após esse primeiro contato, foram avaliados os dados disponíveis e modelado o sistema lógico gerencial em que observou-se a necessidade de:

          - Identificar e eliminar gargalos (partes do processo com algum tipo de lentidão).
          - Elaboração de um "limpômetro", afim de avaliar em qual parte do processo de otimização cada equipe se encontra.
          - Avaliar o acumulo ao longo do tempo (diário, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar o acumulo instantâneo (número).
          - Avaliar a Entrada ao longo do tempo (diária, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar a Entrada instantânea (número).
          - Avaliar a Saída ao longo do tempo (diária, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar a Saída instantânea (número).
          - Avaliar o tempo médio de resposta ao longo do tempo (diário, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar o tempo médio de resposta instantâneo (número).

Por fim, utilizando-se uma adaptação da metodologia de "MODELAGEM E SIMULAÇÃO COMPUTACIONAL DE SISTEMAS PRODUTIVOS", elaborada em 2018, apresentada em palestra e publicada nos anais da V.3 Semana de Educação, Ciência, Tecnologia e Cultura 2019, MG.
("http://periodicos.jf.ifsudestemg.edu.br/tccengmecatronica/article/view/387" - acesso em 21/07/2022.).

Indicadores
Indicador Lógica Objetivo/Motivação
Limpômetro (L)

Vermelho: Entrada > Saída;
Amarelo ou Verde: Entrada = Saída; 
Verde: Entrada < Saída

Possibilita uma análise instantânea da condição da mesa. (A meta é estar no verde).
Acumulado (dA/dt)

(Nº total de processos) - (Nº de processos respondidos)

[Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]

 Apresenta a "sujeira" da mesa ao longo do tempo e seu comportamento. (Se estiver aumentando é hora de repensar a metodologia da mesa).
Entrada (dE/dt)

(Nº de processos recebidos no dia)

[Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]

 Apresenta a dinâmica de demandas ao longo do tempo. (Possibilita identificar sub ou superdimensionamentos).
Saída (dS/dt)

(Nº de processos respondidos no dia)

[Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]

 Apresenta a dinâmica da eficácia da equipe ao longo do tempo. (O objetivo é uma linha ascendente, é literalmente a capacidade de resposta da mesa).
Tempo Médio de Resposta (dTMR/dt)

image.png

[Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]

Apresenta a dinâmica da eficiência da equipe ao longo do tempo. (O objetivo é uma linha descendente.)
Origem da demanda (O)

Seletor para definir entidade demandante

Possibilita identificar a origem dos gargalos e traçar uma estratégia de ação focada no problema.

Conclusão

Por fim, com os indicadores definidos, iniciamos a construção do dashboard Mesa Limpa (imagem abaixo), que irá auxiliar o Diego na avaliação e monitoramento do fluxo de processos de cada equipe (mesa), permitindo o desenvolvimento de estratégias cada vez mais eficientes, evitando assim o acumulo de processos.

mesalimpa1.png

Referências 

  • Caio Henrique Nemeth Santos, Wellington Carlos da Conceição, Leopoldo Ferreira de Sousa (2019). "Modelagem e Simulação Computacional de Sistemas Produtivos". [Acesso]
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