Permanência do histórico do termo de responsabilidade pelos bens de cada setor na plataforma e-Estado

      1. Introdução

    Apesar de o sistema já possuir a funcionalidade de registrar o responsável pelos bens de determinado setor, toda vez que um novo chefe de setor é definido, o histórico se perde, não sendo possível recuperar as informações dos chefes de setores que cadastraram os bens anteriores. O estudo em questão visa estabelecer meios para que esse histórico seja registrado no sistema e não seja perdido.

      2. Desenvolvimento

    Apesar de o sistema registrar o responsável pelo Termo de Responsabilidade, ele não mantém um histórico detalhado dos bens anteriores, apenas informa que o chefe do setor é o responsável pelos bens no momento atual, sendo assim impossível ter uma relação dos antigos chefes de setores e dos bens que foram responsabilidade deles por determinado período.

        2.1 Funcionalidades necessárias para atender a necessidade

    A solução encontrada para a problemática consiste na criação de uma nova tabela na base de dados, onde será feita a correlação entre os chefes de setores e os bens incorporados, facilitando assim a criação de um histórico consistente onde constarão as informações relacionadas aos bens e seus chefes de setores antigos, mantendo a fidelidade dos dados.

    Caso haja a necessidade de uma busca mais avançada, haverá uma tela de redirecionamento para os setores de determinada unidade, listando os chefes que foram responsáveis pelo setor durante todo o tempo e os bens que esse gestor incorporou no sistema.

    A tabela a seguir representa a possível ligação entre as tabelas para criação do histórico do termo de responsabilidade.

    Para melhor compreensão de como serão organizadas as informações após as modificações, foram montados algumas bases de layout para apresentação.

    Na tela apresentada acima pode-se ver a mudança necessária: será acrescentada mais uma coluna na tabela onde constará um botão de redirecionamento, esse redirecionamento será feito para uma outra tela onde serão apresentados as chefias anteriores responsáveis por determinado setor.

        2.2 Complexidade de cada funcionalidade

    O usuário acessa o e-Estado, que é um sistema web que possui a aplicabilidade de várias secretarias, através do seu login e senha. Depois escolhe o módulo que quer entrar, no caso é o patrimônio. Em seguida, acessa o Termo de Responsabilidade que é o Estudo de Caso ao qual o trabalho está sendo feito. 

    Dentro do Termo de Responsabilidade existe uma tela com informações referentes ao departamento listadas, como:

• Nome (Secretaria)
• Responsável
• Unidade
• Detalhes (Com um botão de Histórico)

    O usuário ao clicar no botão de “histórico”, vai abrir uma nova tela de Histórico do Termo de Responsabilidade onde será listado um histórico de movimentações de bens dos chefes anteriores, essas informações que ficam salvas no banco de dados, se comunicam com a tela de Termo de Responsabilidade, são carregadas e o usuário pode visualizar as informações listadas dos bens que foram realizados no período do gestor que as representava, onde nesta tela, possui as seguintes colunas das chefias anteriores:

• Responsável
• Período de Ocupação
• Termo de Responsabilidade

         2.3 Possíveis problemas

    Tendo a perspectiva de que essa implementação estaria entrando em vigor nas próximas atualizações do sistema, é necessário informar que, a respeito do histórico dos termos de responsabilidade das gestões anteriores, a complexidade na atualização e reordenação dos bens incorporados é mais complexa, pois os históricos anteriores foram sobrescritos conforme a mudança de chefia acontecia, permanecendo nos registros sempre o novo chefe do setor.

    Portanto, a aplicabilidade do estudo em questão não modificaria os termos pretéritos, apenas realizaria o cadastro corretamente no sistema as informações conforme forem realizadas as sugestões propostas no estudo.

        2.4 Valor agregado

    Conforme a demanda do estudo, a aplicabilidade da funcionalidade será de grande utilidade no sistema, uma vez que haja a necessidade de pesquisar um histórico junto às secretarias, a informação que consta no relatório não é condizente com a realidade de todos os bens incorporados, o que pode comprometer possíveis auditorias feitas a respeito de movimentações de bens, já que não há a possibilidade de saber o responsável pelas informações na época da transferência. O estudo visa corrigir essa falha, implementando uma relação entre o bem e o responsável pelo setor na época da movimentação.

      3. Conclusão

    Diante do que foi apresentado, conclui-se que tal requisição irá atender uma demanda que já havia a necessidade de ser solucionada. Portanto, após a movimentação dos bens, o sistema irá manter as informações corretas do termo de responsabilidade.