Mapeamento dos Processos

LISTA DE SIGLAS:

FHEMERON - Fundação de Hematologia e Hemoterapia do Estado de Rondônia.

SETIC - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação.

SIHRO - Sistema Integrado da Hemorrede de Rondônia.

PO - Product Owner (Dono do Produto).

VOC - Voice of Customer (Voz do Cliente).

SIPOC - Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente).

5W2H - What (O quê), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), Why (Por quê?), How (Como) e How Much (Quanto).

ÍNDICE:

1. INTRODUÇÃO

2. JUSTIFICATIVA

3. OBJETIVO

4. METODOLOGIA

5. SIPOC - Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue

6. Processamento da Bolsa de Sangue Total(ST)

7. Processamento do crioprecipitado

8. Processamento da Plaquetas filtradas e Pool de plaquetas

9. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

9.1 Redesenho com as melhorias idealizadas do Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores (Recepção e Pré-Triagem)

10. Triagem Clínica

11. SIPOC - Gestão da Coleta de Sangue

12. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Laboratório

12.1. Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

12.2. Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)

12.3. Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)

13. Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue

13.1. Distribuição de hemocomponentes (Processamento)

13.2. Reconstituição do Sangue (Processamento) 

13.3. Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa

13.4. Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

13.5. Processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas

13.6. Processamento da Bolsa de Sangue do Interior

14. Macroprocesso Gestão de Serviço Social

14.1. Serviço Social (Convocação de Doadores)

15. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Serviço Social

15.1 Serviço Social

15.2 Elaboração de Declaração para Doadores

15.3 Processo​ x Diagrama de Ishikawa

15.4 Captação de Doadores Interno

15.5 Captação de Doadores Externo

15.6 Realização de Pesquisa de Satisfação

16. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

16.1. Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)

16.2. Recebimento de Hemocomponentes (Processamento)

16.3. Disponibilização das amostras de Plasma Fresco Congelado (PFC) (Processamento)

17. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Atendimento Especializado

17.1. Intercorrências na Coleta 

17.2. Realização de atendimento ao doador (2ª amostra) 

18. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Transfusão de Sangue

18.1. Agência Transfusional 

18.2. Realização do Cadastro do Receptor

18.3. Realização de Teste de Compatibilidade 

18.4. Reintegração da bolsa à Agência Transfusional

18.5. Verificação de Reação Transfusional

18.6. Solicitação de Hemocomponentes (estoque)

18.7. Solicitação de Procedimentos Especiais

19. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão de Laboratório 

19.1. Controle de Qualidade

19.2 Processo de Realização de Exame de Hemograma

19.3. Analisar bolsa de hemocomponentes - Aférese

19.4. Análise de Bolsa de Procedimento de Hemácias Lavadas

19.5. Análises da Qualidade dos Hemocomponentes do Concentrado de Hemácias, Concentrado de Hemácias Filtradas e Concentrado de Plaquetas

19.6. Análise de Qualidade do Hemocomponente de Plasma Fresco Congelado

19.7. Análise de Qualidade do Hemocomponente Crioprecipitado (CRIO) - Capital

19.8. Análise de  Qualidade dos Hemocomponentes do Interior 

20. SIPOC - Macroprocesso de Gestão da Qualidade

20.1 Retrovigilância (Doador - Receptor)

20.2 Retrovigilância (Receptor - Doador)

21. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Atendimento ao Doador

22. Links de acesso aos processo via WEB

23. FONTES

1. INTRODUÇÃO

A Fundação de Hematologia e Hemoterapia do Estado de Rondônia (FHEMERON), solicitou para a Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC) o desenvolvimento de um sistema automatizado capaz de gerir todo o ciclo do sangue, desde a captação até a distribuição do material, controlando cada etapa do processamento da bolsa de sangue. Com isso a SETIC realizou em 16 de abril de 2021, uma análise de negócio, onde possibilitou o estudo e o levantamento das necessidades da FHEMERON em viabilizar o projeto da Gestão do Ciclo de Sangue, onde foi identificado a necessidade de se elaborar um novo sistema para a FHEMERON.

Com isso, a SETIC deu início ao projeto, onde foi aplicado a metodologia BPMN (Business Process Model and Notation) que é uma metodologia de modelagem de processos de negócios que demonstra de forma visual a sequência de execução de um processo, seja ele simples ou complexo.

O processo é um conceito fundamental no projeto, as ferramentas e técnicas usadas nesta metodologia auxiliam as empresas a conhecerem seus fornecedores (aqueles que fornecem insumos para a realização dos processos), seus insumos (as entradas, tais como, informações, materiais, documentos, etc, que serão transformadas pelos processos), seus processos (identificados a partir do estudo da forma como a empresa realiza suas atividades), seus produtos (as saídas ou os resultados gerados pela agregação de valor durante a realização das atividades) e seus clientes (aqueles que receberão os produtos). Além disso, a gestão por processos proporciona a definição da melhor maneira e sequência para a realização de cada atividade do processo (mapeamento dos processos) e dos indicadores gerenciais que possibilitam a medição, análise e melhoria de cada processo.

Para modelar o processo foi preciso compreender, fazendo um levantamento detalhado sobre quais atividades são executadas e em que ordem, quem faz o que e de que forma. Não esquecendo das regras de negócios, em específico a ferramenta 5W2H, e políticas de legislação que envolvem o processo. Elas são importantes, pois organizam e garantem a integridade dos processos. Várias técnicas foram utilizadas no momento da coleta de informações, como entrevistas individuais com os colaboradores, dinâmicas em grupo, observação da rotina dos colaboradores e como eles executam seu trabalho e análise de documentos relacionados ao processo.

2. JUSTIFICATIVA:

A justificativa do projeto se dá com a necessidade de automatizar todo o processo na FHEMERON, através do desenvolvimento de um sistema capaz de gerir todo o ciclo do sangue, desde a captação de doadores até a distribuição das bolsas de sangue e hemocomponentes e a sua rastreabilidade, tendo total controle de cada etapa do processo.

3. OBJETIVO

Considerando a solicitação da FHEMERON para desenvolvimento de um software de Gestão do Ciclo do Sangue, o time de analistas de negócios realizou os mapeamentos de processos, onde foram utilizadas as ferramentas de planejamento e gestão que, visualmente demonstra o fluxo do trabalho dentro da organização e os seus responsáveis. Ajudando de forma chave para identificação dos problemas enfrentados e para realização das melhorias, de acordo com a PORTARIAº 158, de 04 de fevereiro de 2016 do Ministério da Saúde e a RESOLUÇÃO - RDC N° 34, DE 11 DE JUNHO DE 2014 da Agência Nacional de Vigilância Sanitária - Anvisa. E visando dar suporte ao desenvolvimento do Sistema Integrado da Hemorrede de Rondônia (SIHRO).

4. METODOLOGIA:

Para este estudo foram utilizadas as seguintes metodologias e ferramentas para auxiliar nas análises e melhoria dos processos.

• Pesquisa Exploratória: levantamento bibliográfico e entrevista in loco com a identificação das problemáticas. 

• Plano de Trabalho: reunião de priorização com o cliente.

• Levantamento das atividades e normas/ legislação: leitura e estudo.

• Identificação dos Elementos do processo: Por meio do 5W2H, que é uma técnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da análise e melhoria de processos. O nome da técnica deriva-se de cinco perguntas em inglês: What (O quê), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), Why (Por quê?), How (Como) e How Much (Quanto).

• VOC - (Voice of Customer): A metodologia VOC (Voz do cliente) é uma ferramenta que ajuda a coletar informações do cliente, com o com o objetivo de facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, sob o ponto de vista do cliente.

• O SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear processos. Com ele, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho. É uma forma diferente de enxergarmos o nosso processo, extremamente didático. Passamos a olhar o processo não somente como uma sequência de atividades, e sim pelo que ele produz e recebe. Seu nome vem de uma sigla inglesa para S (Suppliers= fornecedores), I (Input= entrada), P (Process=processo), O (output= saída) e C (Customers=clientes), que no português se descreve a sequência como: “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente”.

• Visão dos processos atuais: AS-IS.

• Proposição de Melhorias: TO-BE.

• Foi utilizada a ferramenta Declaração do Problema, usada para descrever uma lacuna entre o estado atual e o estado de desempenho desejado. Trata-se de uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. É frequentemente realizada por meio de reuniões possibilitando melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo.

• O Painel de Dores é uma ferramenta utilizada para maior entendimento das dificuldades enfrentadas dentro do processo apontado pelo cliente.

• O Painel de ideação é uma ferramenta utilizada para implementar ideias para resolução dos problemas elencados no Painel de Dores.

5. SIPOC - Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização.

De acordo com Netto (2004, p. 2), a gestão por macroprocessos,

...contempla uma coleção de atividades controladas e interligadas que tomam uma ou mais entradas, utilizam recursos e criam uma saída que agregue valor ao cliente, tendo por objetivo básico, permitir que a organização forneça valor aos seus clientes, estabelecendo objetivos e metas e monitorando o seu desempenho. Tal visão também traria os benefícios de propiciar maior integração da instituição e provocar mudanças organizacionais que direcionem a um mais alto nível de desempenho.

• Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

Obs.: Em paralelo ao envio das amostras de sangue para sorologia e Imunohematologia para realização de testes de Hemocomponentes é enviada a bolsa de sangue para o setor de processamento.

6 Processamento da Bolsa de Sangue Total(ST)

• VOC - Voz do Cliente

A ferramenta VOC  tem como objetivo facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, sempre sob o ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente. Para  entendermos  as necessidades do  cliente referente a este processo, o time realizou a aplicação da  ferramenta VOC através da  metodologia de fontes ativas de informação, na unidade da  Fhemeron Coordenação no dia 23/06/2021.

• Necessidade de contratação de técnicos especializados (Ex:1 Biomédico,2 Técnicos.);
• Sistema obsoleto/Falho, pois Hemovida desatualizado (Não possui interfaceamento com os equipamentos);
• Necessidade de saber o status das amostras da sorologia, pois o setor não possui acesso as informações (lista) do GSM NAT;
• Registro do Pré- Estoque manual (Formulário Físico);
• Man. corretiva indolente dos equipamentos (Ex: Centrifuga, Extrator);
• Instalação elétrica antiga;
• Espaço físico pequeno;
• Necessidade de mais 1 extrator;
• Necessidade de mais 1 Centrifuga.

5.3-Processamento do crioprecipitado

O crioprecipitado (CRIO) é uma fonte concentrada de algumas proteínas plasmáticas que são insolúveis à temperatura de 1°C a 6°C. É preparado descongelando-se uma unidade de plasma fresco congelado à temperatura de 1°C a 6°C. Depois de descongelado, o plasma sobrenadante é removido deixando-se na bolsa a proteína precipitada e 10-15ml deste plasma. Este material é então recongelado no período de 1 hora e tem validade de 1 ano.

Com o intuito de identificar os problemas enfrentados pelo setor de Processamento relacionado as atividades  dos hemocomponente  Crioprecipado e Pool, foi aplicada a ferramenta Declaração do Problema, na qual tem como o objetivo coletar o problema ou a visão e declarar a necessidade do projeto. A ferramenta identifica as principais partes interessadas que serão impactadas nos problemas coletados e descreve brevemente o impacto positivo que, ao atender à necessidade do projeto, a mesma terá sobre aquelas partes interessadas.

Para aplicar a ferramenta Declaração do Problema, foi necessário reunir in loco com a biomédica responsável Kelly Régia, para coletar as informações pertinentes ao processo.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

• Declaração do problema
  

Declaração do problema
O problema	Não cadastrar o Crio quando o plasma já está cadastrado (plasma do pré-estoque)
Afeta	Processamento que precisa excluir o plasma do sistema - Estatística que geram relatórios com informações errôneas
Cujo impacto é	Perde-se a informação do plasma excluído no processamento e a informação real da produção dos hemocomponentes. Retrabalho.
Uma solução bem sucedida	Possibilidade de cadastrar o Crio no dia do processamento, sem a necessidade de excluir o plasma produzido

Declaração do problema
O problema	Registro do expurgo do Plasma isento de crio somente no caderno
Afeta	Processamento que necessita da informação do expurgo no sistema. Estatística geram relatórios com informações não confiáveis
Cujo o impacto é	Pode haver erros devido ao procedimento ser feito manualmente, além de não gerar dados fidedignos para a estatística, impactando na captação de doadores.
Uma solução bem sucedida	Registro do Plasma isento de crio (PIC) no expurgo ser feito no sistema

Declaração do problema
O problema	Plasma continua constando no estoque (sistema) apesar de já ter sido expurgado após o processamento do Crio
Afeta	O Processamento não sabe se realmente o plasma (físico) consta no estoque.
Cujo o impacto é	Estoque não gera informações confiáveis ao solicitarem o hemocomponente (pois já foi expurgado, porém consta no sistema)
Uma solução bem sucedida	Depois do processamento do Crio, o plasma ser excluído do estoque.

Declaração do problema
O problema	O Crio consta no sistema com a data que foi feita a doação e não com a data que foi processado
Afeta	Processamento que consultam manualmente a data do processamento do Crio - Estatística que geram relatórios com informações errôneas
Cujo impacto é	Processamento - Retrabalho para consultar as informações Estatística - Não reproduz realmente o cenário do processamento
Uma solução bem sucedida	Opção de inserir a data do processamento do Crio

5.4 Processamento da Plaquetas filtradas e Pool de plaquetas

O Pool de plaquetas é obtido pela união, em sistema fechado, de 4 a 5 unidades de concentrado de plaquetas obtidas a partir de sangue total. O volume de 01 pool varia de 200-250 ml. Seu conteúdo plaquetário é igual ou superior a 5,5x1010 plaquetas para cada unidade formadora do pool.

Plaquetas filtradas é o concentrado de plaquetas das quais foram retirados, por filtração, mais de 99,9% dos leucócitos originalmente presentes nos componentes. É indicado nas prevenções de complicações relacionadas à transfusão de hemocomponentes alogênicos devido à exposição do receptor aos leucócitos do doador.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

Declaração do problema
O problema	Sistema não gera o número da bolsa do pool.
Afeta	Processamento que gera manualmente o código da bolsa de Pool.
Cujo impacto é	Gera retrabalho e por ser manual a geração do código pode haver erro (duplicidade do código) quando for buscar informações sobre a bolsa de Pool.
Uma solução bem sucedida	sistema gerar o código da bolsa de pool (automático).

Declaração do problema
O problema	Bolsa de plaquetas continuarem constando no estoque apesar de já ter ocorrido a modificação da bolsa (filtragem de plaquetas/pool de plaquetas).
Afeta	O Processamento não sabe se realmente o concentrado de plaquetas (físico) consta no estoque.
Cujo impacto é	Estoque não gera informações confiáveis ao solicitarem o hemocomponente (pois já foi distribuído).
Uma solução bem sucedida	Dar baixa no sistema (estoque) quando ocorrer esses procedimentos

Declaração do problema
O problema	O sistema não mantém o registro da 6ª (sexta) bolsa de plaquetas para elaboração do pool.
Afeta	O processamento, pois é necessário realizar todo o registro do processo hemocomponentes no carderno e afeta também a agência transfusional, pois no caso de uma retrovigilância não terão todos as informações de rastreabilidade da bolsa.
Cujo impacto é	Gera retrabalho no processo de registro dos hemocomponentes  e perda as informações de rastreabilidade da bolsa.
Uma solução bem sucedida	O sistema permitir o registro de bolsas, sem restrições de quantidades e o rótulo sair com as informações de todas as bolsas utilizadas para o pool.

Declaração do problema
O problema	Não mantém o histórico da bolsa quando vem da agência transfusional.
Afeta	O processamento e a Agência Transfusional, pois não mantém informações fidedignas da movimentação da bolsa.
Cujo impacto é	Retrabalho na busca da rastreabilidade da bolsa, pois é necessário folhear os cadernos de registros para obter as informações necessárias.
Uma solução bem sucedida	O sistema manter todas as informações de rastreabilidade da bolsa.

Declaração do problema
O problema	Destino da bolsa fica disponível somente no caderno.
Afeta	Processamento que precisa registrar o destino no caderno
Cujo impacto é	Consultar manualmente as informações do procedimento e gera retrabalho por perder dados já inseridos no sistema
Uma solução bem sucedida	Destino da bolsa ficar registrado no sistema

. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

No dia 13/09/2021 o time de Negócio Dark Souls juntamente com a PO de desenvolvimento Maria Luíza (time Guardiões) foram à Fhemeron para aplicação da ferramenta SIPOC, com o intuito de compreender claramente as principais etapas do processo e outros pontos importantes que o compõem, como seu escopo, ponto de partida e ponto final e suas atividades. Vale ressaltar que os processos que constam na ferramenta estão em níveis de atividades.

• Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

Obs: Na realização da triagem clínica se houver alguma intercorrência com o doador, o mesmo irá ser encaminhado ao médico para verificar se está apto para a doação.

4.1- Painel de Dores 

• Recepção e Pré-Triagem 

4.2- Painel de Ideação

O Painel de Ideação é uma ferramenta utilizada para levantar  ideias de melhorias a partir do conjunto priorizado de dores do processo, considerando a aplicação de uma dinâmica estruturada, promovendo a criatividade dos envolvidos. A ferramenta foi aplicada e validada no setor de recepção, pré-triagem e concomitantemente com a Médica  Coordenadora Técnica Ana Carolina, conforme demonstrado abaixo:

• Recepção e Pré-Triagem

4.3- Redesenho com as melhorias idealizadas do Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores (Recepção e Pré-Triagem)

• Recepção e Pré-Triagem

4.4- Painel de dores Triagem Clínica

• Triagem Clínica

  

4.5- Painel de Ideação Triagem Clínica

• Triagem Clínica

  

  

  

5. SIPOC - Gestão da Coleta de Sangue

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 21/09/2021, no setor de coleta da Fhemeron, com o auxílio da Gerente de Enfermagem Maria Irenir de Sousa, com o intuito de conhecer o processo de Gestão da Coleta de Sangue, visto que, até o momento não se conhecia suas interfaces e interações. SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) é uma técnica que descreve a sequência “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente” usada para verificar se as entradas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores, bem como se as saídas do processo correspondem às entradas esperadas pelos processos seguintes”

A sigla SIPOC vem das seguintes palavras em inglês: suppliers, inputs, process, outputs e customers.

Em português, o significado de SIPOC seria: fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.

Para você entender isso ainda melhor, confira o que cada uma dessas palavras designa em um processo:

• Saídas do processo (outputs): As saídas são os resultados de um processo, aquilo que um cliente espera receber. Por exemplo: um produto, um e-mail ou um formulário preenchido.
• Clientes do processo (customers): Como mostramos acima, as saídas de um processo precisam ser entregues a alguém. Podem ser pessoas, departamentos, outro processo da organização, um órgão de fiscalização, outras empresas ou clientes externos do negócio.
• Entradas do processo (inputs): São aqueles elementos necessários para que o processo aconteça. Para que um relatório seja criado, é preciso receber informações, por meio do preenchimento de um formulário, por exemplo. As entradas dos processos podem ser dados, materiais, recursos, colaboradores, entre muitas outras.
• Fornecedores do processo (suppliers): Todas as entradas têm uma origem. Quais são essas origens das entradas? Podem ser pessoas, departamentos, empresas ou outros processos, por exemplo.
• O Processo (process): Trata-se do fluxo de tarefas que estão sendo mapeadas. Na matriz SIPOC, cada etapa do processo será indicada e, além disso, é necessário dar um nome ao processo. A dica é que o nome de um processo deve ser composto de duas partes: um verbo no infinitivo mais um complemento que o qualifica, por exemplo: Fazer a Expedição das Mercadorias

• Setor de coleta de sangue:

5.1- Painel de dores Coleta de Sangue

• Setor de coleta de sangue:

5.2 - Painel de Ideação Coleta de Sangue

• Setor de coleta de sangue:

6. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Laboratório

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 01/10/2021, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Laboratório. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

• Gestão de Laboratório

6.1- Painel de dores: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

• Laboratório de Imunohematologia Imuno-Doador

6.1.1 - Painel de ideação: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

• Laboratório de Imunohematologia Imuno-Doador

6.2 - Painel de dores: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)

• Laboratório de Imunohematologia Imuno-Receptor

6.2.2 - Painel de ideação: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)

• Laboratório de Imunohematologia Imuno-Receptor

6.3 - Painel de Dores: Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)

• Laboratório de Sorologia e GSM-NAT

6.3.1 - Painel de Ideação: Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)

• Laboratório de Sorologia e GSM-NAT

7. Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue 

7.1 - Painel de Dores: Distribuição de Hemocomponentes (Processamento)

7.1.1 - Painel de Ideação: Distribuição de hemocomponentes (Processamento)

7.2 - Painel de dores: Fracionar Hemocomponentes (Processamento)

7.2.1 Painel de Ideação- Fracionar Hemocomponentes

7.3 Painel de Dores: Reconstituição do Sangue (Processamento) 

7.3.1 Painel de Ideação: Reconstituição do Sangue (Processamento) 

7.4 Painel de Dores: Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.4.1 Painel de Ideação: Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.5 Painel de Dores: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.5.1 Painel de Ideação: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.6 - Processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas

Na Fhemeron, para coletar a doação de plaquetas é utilizado o procedimento especial chamado aférese. Durante o procedimento ocorre a separação de componentes do sangue por centrifugação, usando equipamentos automatizados. Para coletar sangue de um doador, a máquina separa apenas as plaquetas e o sangue retorna ao corpo do doador pelo mesmo acesso venoso. A bolsa coletada equivale a 6-8 unidades de concentrado de plaquetas comuns ou 1 bolsa de pool de concentrado de plaquetas. Com isso, uma única bolsa consegue resolver a situação do paciente, que por exemplo necessite transfundir mais de uma bolsa de concentrado de plaquetas. 

7.6.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo 

Com o intuito de compreender e mapear o processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas, no dia 18/04/2022 o time se reuniu com a biomédica responsável pelo setor de Processamento, Kelly Régia. Após entendimento do processo, foi aplicada a ferramenta Painel de Dores para coletar as dores e posterior soluções.

• Painel de Dores

• Painel de Ideação

7.7 - Processamento da Bolsa de Sangue do Interior

Quando há  a necessidade de realizar o processamento da bolsa de sangue do Interior, devido a falhas operacionais que impossibilitam o manuseio das bolsas, é necessário enviá-las à Fhemeron Coordenador para realizar o processamento da mesma e posterior devolução ao Hemocentro correspondente.

7.7.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo 

Para um melhor mapeamento sobre o processo, no dia 26/04/2022, o time contactou a biomédica Kelly Régia, responsável pelo setor do Processamento da Fhemeron Coordenador. Após reunião presencial, foi possível compreender e coletar as dores inerentes ao processo e desenvolver uma proposta de melhoria ao fluxo mapeado. Abaixo segue a relação da identificação da dor e melhorias idealizadas do processo.

• Painel de dores

• Painel de Ideação

Painel de Dores: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

8. Macroprocesso Gestão de Serviço Social

8.1 - Painel de Dores: Serviço Social (Convocação de Doadores)

• Convocação de doadores fenotipados/ Convocação de doadores para 2º amostra

8.1.1 - Painel de Ideação: Serviço Social (Convocação de Doadores)

• Convocação de doadores fenotipados/ Convocação de doadores para 2º amostra

9. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Serviço Social

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 02/12/2021, no setor de serviço social, com a responsável pelo setor, a Assistente Social Maria Luiza Pereira, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Serviço Social. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

• Gestão de Serviço Social

9.1 Serviço Social

9.1.1 Elaboração de Declaração para Doadores

A Elaboração de Declaração para doadores compreende o processo de elaboração de duas Declarações: 
- A Declaração de doações é solicitada pelo doador para isenção da taxa de inscrição em concursos;
- A Declaração para folga é emitida para o Servidor do Estado (doador) que após 4 doações ao ano (homens) e 3 doações ao ano (mulheres) possui direito a oito dias de folga, conforme a Lei ordinária nº 3.922, de 17 de outubro de 2016.

9.1.1.1 Painel de dores x Diagrama de Ishikawa x Painel de Ideação do Processo​

Na data do dia 01 de julho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Assistente Social Maria Luíza para compreender e coletar as dores do processo de Elaboração de Declaração para Doadores. A reunião possibilitou melhor entendimento das dificuldades enfrentadas, a identificação da causa raiz do problema por meio da análise que viabilizou possíveis soluções para sanar as dores do Processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas: 

• Painel de dores

• Diagrama de Ishikawa

• Painel de Ideação do Processo​

9.1. 2 Captação de Doadores Interno

A captação de Doadores Interno é um processo de captação de doadores que possuem cadastros na FHEMERON. Logo, quando o estoque está baixo o Serviço Social contata as instituições parceiras para mobilizar doadores  e os doadores específicos que podem realizar doações para que realizem as doações de reposição de estoque. Caso as doações não sejam suficientes para reposição, o Serviço Social solicita assessoria de comunicação a realização de campanhas, objetivando a captação de doadores.

A convocação de doadores de plaquetas aférese, faz parte do processo de captação de doadores cadastrados. Esses doadores atendem requisitos específicos. Logo, o Serviço Social precisa agendar um horário para que esses doadores sejam atendidos.

9.1.2.2 Declaração do Problema 

No dia 10 de agosto de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o Assistente social Dimarães e a responsável pelo setor de Serviços Social, Maria Luíza, para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Abaixo estão descritos os problemas coletados e as soluções idealizadas:

Processo de Captação dos doadores Internos (Convocação Aférese) 

Declaração do problema
O Problema	O Serviço Social registra os doadores de plaquetas por aférese em um caderno específico.
Afeta	O  Serviço social, por precisar procurar no caderno o registro do doador.
Cujo impacto é	A morosidade em localizar o registro do doador.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO possuirá o registro dos doadores de plaquetas por aférese, e o Serviço social conseguirá filtrar somente esses doadores, se necessário.

Processo de Captação dos doadores Internos (Cadastrados) 

do problema
O Problema	O Serviço Social não consegue contatar os muitos doadores  que estão no período de realizar uma nova doação.
Afeta	O Serviço Social que precisa procurar o cadastro de cada doador e contabilizar as doações realizadas.
Cujo impacto é	A morosidade em rastrear as informações dos doadores e não conseguir contatar todos os doadores podendo gerar perdas de doações.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO possuirá configurações de mensagem automática para encaminhar ao doador uma notificação (e-mail) lembrando-o da próxima doação. Para doadores que possui cadastro na plataforma Salve Vidas,  estes receberão notificações pela plataforma também.

Declaração do problema
O Problema	O Serviço social não consegue filtrar os doadores por tipagem sanguínea.
Afeta	O Serviço Social, que precisa  procurar no Hemovida o cadastro do doador.
Cujo impacto é	A morosidade em visualizar ficha por ficha dos doadores para verificar se a tipagem é compatível.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO permitirá que o Serviço Social filtre por tipagem sanguínea os doadores de plaquetas por aféreses, de fenotipado e de hemácias duplas, bem como os demais doadores.

9.1.3 Captação de Doadores Externo

A Captação de Doadores Externo é realizada através do setor de Serviço Social, promovendo palestras com o objetivo conscientizar a população quanto à importância da doação de sangue e a realização de coletas externas, através de parcerias com instituições públicas e privadas.

9.1.3.3 Declaração do Problema

No dia 10 de Agosto do ano de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o Assistente Social Dimarães do setor de Serviço Social, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo “Captação de Doadores Externo”.

Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:

Declaração do problema
O Problema	O Serviço Social não consegue identificar o nível de alcance de doadores captados por meio das palestras e das divulgações midiáticas.
Afeta	O Serviço Social que tem dificuldades em medir o retorno de doadores captados.
Cujo impacto é	A dificuldade em gerar relatórios com exatidão do retorno das ações e atividades realizadas.
Uma solução bem sucedida	O Sistema SIHRO, haverá como identificar qual captação trouxe o doador à Fhemeron, podendo o Serviço Social gerar relatórios a fim de medir o alcance de doadores por ação realizada.

Declaração do problema
O Problema	O Serviço Social não possui um local exclusivo para registrar o cadastro das instituições (parceiras), O registro é realizado de forma manuscrita em um caderno, cujo nome é “Registro de Atividades”, conforme as solicitações de coletas externas vão sendo solicitadas.
Afeta	O Serviço Social que registra de forma manuscrita as instituições que solicitam parceria.
Cujo impacto é	O risco de extravio do caderno com os dados das instituições cadastradas, e a morosidade na busca de informações.
Uma solução bem sucedida	O Sistema SIHRO terá local para cadastrar novos parceiros (instituições), onde conterá as informações pertinentes ao cadastro. Que possibilitará associar as coletas externas agendadas (data, hora e local) à instituição já cadastrada. Possibilitando que o Serviço Social através do sistema SIHRO possa visualizar e gerar relatórios (cronograma ou calendário) das coletas já realizadas ou agendadas por meio de consultas (mês, ano, ou por nome da instituição).

9.1.4 Realização de Pesquisa de Satisfação

A pesquisa de satisfação de doadores, é realizado através do setor de Serviço Social, por meio de formulários disponibilizados na sala de coleta, a fim de medir a satisfação do doador, em todas as etapas que abrangem a doação de sangue. Essa pesquisa de satisfação tem como objetivo, melhorar a qualidade do atendimento, a fim de fidelizar o doador.

9.1.4.4 Declaração do Problema

No dia 18 de agosto de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a assistente social, senhora Maria Luíza, a responsável pelo setor de Serviço Social para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema.  Durante a reunião, a assistente social afirmou que não possui problema no processo de realização de pesquisa de satisfação. O time propôs melhorias: Disponibilizar a pesquisa de satisfação na plataforma salve vidas para que os doadores respondam.  Além disso, o Serviço Social poderá disponibilizar o relatório da pesquisa de satisfação, via sistema SIHRO, ao setor de Gestão da Qualidade. 

10. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Processamento, no dia 06/12/2021, juntamente com a responsável pelo setor, a biomédica Kelly Régia, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue. Vale salientar-se que a ferramenta já havia sido aplicada anteriormente no setor, porém, com os trabalhos em andamento, o time viu a necessidade de realizar reajustes na ferramenta para uma melhor compreensão do fluxo. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

• Gestão da Bolsa de Sangue

10.1 - Painel de dores: Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)

10.1.1 - Painel de Ideação: Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)

10.2 - Painel de dores: Recebimento de Hemocomponentes (Processamento)

10.3 - Painel de ideação: Recebimento de Hemocomponentes (Processamento)

10.4. Disponibilização das amostras de Plasma Fresco Congelado (PFC) Processamento

O plasma fresco congelado (PFC) é um componente do sangue que contém fatores pró-coagulantes, é recomendado que sejam realizadas as análises de pré-congelamento nas amostras presentes dos segmentos das bolsas.

10.4.1. Declaração do Problema

Na data de 27 de Julho do ano de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Biomédica Kelly Gomes, responsável pelo setor de Processamento, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. 

Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:

Declaração do problema
O Problema	O Processamento realiza os registros das amostras de PFC (segmento) em cadernos de protocolos.
Afeta	O Processamento, que precisa registrar as amostras em protocolo. E isso, implica na demora em localizar as informações das amostras entregues.
Cujo impacto é	A morosidade em rastrear as informações das amostras registradas nos cadernos de protocolo.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO, na sua distribuição, terá a opção de selecionar a amostra (segmento) da bolsa de PFC a ser disponibilizado ao Controle de Qualidade.

11. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Atendimento Especializado

Nos dias 09 e 14 de dezembro de 2021, foram realizadas reuniões juntamente com a responsável pelo Setor de Atendimento Especializado, a médica Ana Carolina Gonzaga, para a aplicação da ferramenta SIPOC, afim de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Atendimento Especializado. Após a aplicação da ferramenta, foi identificado que somente o processo "Realizar consulta (2ª amostra)" tem como o fornecedor o Doador, no que diz respeito à Gestão do Ciclo do Sangue, os demais processos envolvem pacientes externos que realizam algum tipo de tratamento específico no Hemocentro. 

• Gestão de Atendimento Especializado

11.1.1 Intercorrência na Coleta

-Intercorrência na Coleta 

As intercorrências na Coleta acontece quando o doador apresenta reação adversa à doação de sangue. São elas: Hipovolemia, reação vaso vagal, fadiga, lesão arterial, lesão do nervo, lesão do tendão, braço doloroso, irritação do nervo, reação alérgica, cefaleia e entre outros. O doador pode ter uma reação adversa à doação em grau leve, moderado ou grave, podendo ser antes, durante ou após a doação de sangue. 

O processo de  Intercorrências na Coleta apresenta o atendimento realizado pelo médico e enfermeiros ao doador que apresentar alguma reação adversa à doação de sangue. Nesse atendimento, o médico realizará o exame físico utilizando a escala Glasgow (3-15), verifica os sintomas do doador, aponta uma hipótese diagnóstica (qual é o tipo de reação adversa) e descreve sua conduta (pode ser uma medicação, repouso ou encaminhamento ao hospital).

11.1.1.1 Declaração do  Problema

No dia 31 de agosto de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a médica Ana Carolina, a responsável pelo setor de Consultório Médico, para aplicação da ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados, o setores afetados, seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Abaixo estão descritos os problemas coletados e as soluções idealizadas:

Declaração do problema
O Problema	O médico não consegue bloquear o doador por intercorrência na Coleta.
Afeta	O médico, que precisa registrar o doador como soropositivo.
Cujo impacto é	O bloqueio do doador como soropositivo.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO permitirá o bloqueio do doador por intercorrência na coleta.

Declaração do problema
O Problema	O sistema Hemovida não possui campo específico para registrar as informações das intercorrências na Coleta.
Afeta	A Coleta e o Consultório Médico, por não possuir campo específico para registrar as intercorrências na Coleta. A Recepção e a Triagem, por não conseguir visualizar o histórico de intercorrências do doador.
Cujo impacto é	O registro das reações adversas  é realizado na ficha impressa e em um campo na ficha do doador no sistema Hemovida.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO possuirá opção de registro das intercorrências na coleta (texto corrido e opção de assinalar) e terá o histórico e relatórios.

11.1.2 Realização de atendimento ao doador (2ª amostra)

A realização de atendimento ao doador - 2ª amostra, acontece quando as amostras dos exames sorológicos do doador apresentam resultados positivos ou inconclusivos para os testes de: sífilis, doenças de Chagas, hepatite B, hepatite C, AIDS e HTLV I/II. Com isso o doador será convocado  para repetição dos testes em nova amostra e/ou orientação.

Nesse atendimento, o doador deverá comparecer ao Consultório Médico para receber atendimento e orientações. Se necessário nova coleta, o médico fará a solicitação e encaminhará o doador a sala de Coleta. O doador será orientado a retornar com 10 (dez) dias para novo atendimento e avaliação dos resultados dos exames.

11.1.2.1 Painel de dores

No dia 06 de setembro de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a médica Ana Carolina, a responsável pelo setor de Consultório Médico, para aplicação da ferramenta de Painel de Dores. A reunião possibilitou melhor entendimento da dificuldades enfrentadas no atual setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:

11.1.2.2 Painel de ideação

12. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Transfusão de Sangue

A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Agência Transfusional, no dia 06/12/2021, juntamente com a responsável pelo setor, a biomédica Jaqueline da Silva, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Transfusão de Sangue. 

• Gestão de Transfusão de Sangue

12. 1 Agência Transfusional 

A Agência Transfusional é uma Unidade Hemoterápica que tem como função, armazenar sangue e seus derivados, realizando exames imuno-hematológicos pré transfusionais, liberar e transportar os produtos sanguíneos para as transfusões e garantindo a segurança do receptor. A Agência Transfusional presta atendimento durante 24 horas.

12.1.1 Realização do cadastro do receptor

O cadastro do receptor é realizado a partir do momento que chega na Agência Transfusional uma requisição de solicitação para transfusão de sangue ou componentes que contenham informações suficientes para a correta identificação do receptor. Conforme Art. 169 § 1º da Portaria n.º 158 de 04 de fevereiro de 2016. Com os dados e amostras recebidas do receptor, é feito um cadastro na Agência Transfusional, para registro e controle dos resultados dos testes realizados nas amostras e histórico das bolsas liberadas.

12.1.1.2 Painel de Dores x Painel de Ideações 

No dia 23 de setembro de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, a responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, para aplicação da ferramenta de Painel de Dores. A reunião possibilitou melhor entendimento das dificuldades enfrentadas no atual setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:

• Painel de Dores

• ​ Painel de Ideação

12.1.2 Realização de teste de compatibilidade

O teste de compatibilidade consiste na avaliação de uma possível reação à transfusão realizada. A prova de compatibilidade é um teste que tem como objetivo, verificar se a compatibilidade do doador e do receptor, e de determinar se há presença de anticorpos previamente formados no sangue do receptor contra as hemácias do possível doador.

12.1.2.2 Painel de Dores x Painel de Ideação

No dia 23 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, a responsável pela  Agência Transfusional  para compreender e coletar as dores do processo. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo de Realização de Teste de Compatibilidade. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:

• Painel de Dores

• Painel de Ideação

12.1.3 Reintegração da bolsa à Agência Transfusional

O processo de Reintegração das bolsas de hemocomponentes consiste em devolver e reintegrar as bolsas não utilizadas em transfusões ao estoque da Agência Transfusional, podendo ser Concentrado de Hemácias (CH) e Concentrado de Plaquetas (CP). Para que a Agência possa receber estes hemocomponentes, é importante que seja feita uma análise para verificar se as mesmas estão em boas condições e dentro da temperatura padrão, para posterior reintegração ao estoque ou expurgada, nos casos de inconformidade.

12.1.3.1. Declaração do Problema

No dia 27 de outubro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional e Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

12.1.4 Verificação de Reação Transfusional

As reações transfusionais são eventos adversos associados à transfusão de sangue total ou de um de seus componentes. Sua gravidade varia de leve a potencialmente fatal e podem ocorrer durante uma transfusão, denominadas reações transfusionais agudas, ou dias a semanas depois, denominadas reações transfusionais tardias.

Estas podem ser difíceis de diagnosticar, pois podem se manifestar com sintomas inespecíficos, muitas vezes sobrepostos. Os sinais e sintomas mais comuns incluem febre, calafrios, urticária e coceira.

Alguns sintomas podem desaparecer com pouco ou nenhum tratamento. No entanto, dificuldade respiratória, febre alta, hipotensão e hemoglobinúria podem indicar uma reação mais séria.

Todos os casos de reações suspeitas devem levar à interrupção imediata da transfusão e notificação ao banco de sangue e ao médico responsável pelo tratamento.

12.1.4.1 Declaração do Problema

Na data de 04 de Novembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, com a Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON e Sra. Deisiany Leite Garcia que atualmente ocupa o cargo de Biomédica no setor da Imunohematologia, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

12.1.5 Solicitação de Hemocomponentes (estoque)

A Agência Transfusional presta atendimento durante 24 horas, ela é responsável pelos procedimentos pré-transfusionais para garantir a maior segurança ao receptor. 

Para que a Agência Transfusional possa atender às suas demandas, é necessário que ela tenha pelo menos um estoque mínimo ou adequado de cada tipo sanguíneo, seguindo a Guia Nacional de Gerenciamento de estoque de Sangue em Situações de Emergência (2011) do Ministério da Saúde. Este estoque é conferido diariamente, a fim de ter um controle e uma manutenção da quantidade de hemocomponentes.

12.1.5.1 Declaração do Problema

Na data de 17 de Novembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, e com a Sra. Kelly Régia que atualmente ocupa o cargo de Biomédica no setor de Processamento da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

12.1.6 Solicitação de Hemocomponentes Especiais

Os hemocomponentes especiais são bolsas em que são executados procedimentos de acordo com a necessidade do paciente, como desleucocitação, lavagem ou aliquotagem por exemplo. Portanto, os procedimentos especiais referem-se ao componente sanguíneo coletado, processado ou modificado especificamente para minimizar complicações adicionais à transfusão de sangue, visando garantir a segurança transfusional.

Atualmente a Fhemeron realiza os seguintes procedimentos especiais: Hemácias Lavadas, Hemácias Filtradas, Pool de Plaquetas, Pool de Crioprecipitado, Fracionamento de Hemocomponentes e Reconstituição do Sangue.

12.1.6.1 Declaração do Problema

Na data de 17 de Novembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, e com a Sra. Kelly Régia que atualmente ocupa o cargo de Biomédica no setor de Processamento da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

13. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão de Laboratório 

No dia 14/12/2021, o time de negócio Dark Souls realizou a aplicação da ferramenta SIPOC em alguns setores que compõe o Macroprocesso de Gestão de Laboratório (Controle de Qualidade, Imunohematologia e Sorologia). Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo: 

• Gestão de Laboratório

13.1 Controle de Qualidade

O setor de Controle de Qualidade é responsável por monitorar e avaliar o processamento do sangue, pois verifica se práticas críticas do processo estão sendo realizadas adequadamente com resultados dentro de faixa aceitável. A portaria 158 de 4 de Fevereiro de 2016 estabelece no anexo VI as especificações necessárias para cada componente sanguíneo e determina que os itens verificados pelo Controle de Qualidade devem apresentar um índice superior a 75% de conformidade. 

13.1.1 - Processo de Realização de Exame de Hemograma

Usualmente, os doadores de aférese de plaquetas precisam realizar o exame de hemograma com contagem de plaquetas para checar de forma geral a saúde do doador, pois identifica se o mesmo está apto a realizar a doação.

13.1.1.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo 

No dia 3 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos para compreender e coletar as dores do processo. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo de Realização de Exame de Hemograma. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:

• Painel de dores

• Painel de Ideação

13.1.2 - Analisar bolsa de hemocomponentes - Aférese de plaquetas​

As bolsas de hemocomponentes aférese de plaquetas devem ser submetidas a uma análise, pois necessita verificar se estas estão seguindo os parâmetros preconizados de qualidade prevista em legislação, como por exemplo na PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016 e RESOLUÇÃO - RDC N° 34, DE 11 DE JUNHO DE 2014.

13.1.2.1 - Painel de dores x Painel de Ideação de Aférese de plaquetas

Na data do dia 9 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com os técnicos de laboratório Thiago Brasil e Gustavo, para compreender e coletar as dores do procedimento de análise. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do procedimento de analisar bolsa de hemocomponentes aférese de plaquetas. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:

• Painel de dores

• Painel de ideação

13.1.3 Análise de Bolsa de Procedimento de Hemácias Lavadas

Após a lavagem da bolsa de hemácias no setor de Processamento, uma amostra é encaminhada para o setor de Controle de Qualidade, a fim de analisar se a proporção de hemácias, hemoglobinas livres e proteínas totais na bolsa de Hemácias Lavadas estão dentro dos padrões de qualidade exigido pela PORTARIA Nº 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016, visto que é necessário passar por essa análise para evitar reações transfusionais. 

13.1.3.3 Painel de dores x Painel de Ideação do Processo​

Em 23 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos responsável pelo setor de Controle de Qualidade, a fim de compreender e coletar as dores do processo de Análise de Bolsa de Hemácias Lavadas. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Abaixo estão descritas as dores coletadas e as soluções idealizadas:

• Painel de dores 

• Painel de ideação

13.1.4 Análises da Qualidade dos Hemocomponentes do Concentrado de Hemácias, Concentrado de Hemácias Filtradas e Concentrado de Plaquetas

As bolsas de hemocomponentes Concentrado de Plaquetas - CP, Concentrado de Hemácias - CH é Concentrado de  Hemácias Filtradas - CHF devem ser submetidas as  análises a fim de verificar a qualidade dos componentes sanguíneos, conforme previsto em legislação, PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.

13.1.4.4 Painel de dores x Painel de Ideação do Processo​

Em 08 de junho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos responsável pelo setor de Controle de Qualidade e o técnico de laboratório Thiago Brasil a fim de compreender e coletar as dores dos processos de Análise do CP, ​CH e  CHF. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Abaixo, estão descritas as dores coletadas e as soluções idealizadas:

• Painel de dores 

• Painel de ideação

13.1.5 Análise de Qualidade dos Hemocomponente de Plasma Fresco Congelado 

13.1.5.1 Declaração do Problema

Na data de 22 de junho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:

Declaração do Problema
O problema	O sistema Hemovida não possui campo para registrar o resultado das análises realizadas no hemocomponente  plasma fresco congelado.
Afeta	O Controle de Qualidade que registra em Excel e Word e o Processamento que não possui acessibilidade as informações.
Cujo impacto é	O retrabalho para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes e aos outros setores, a falta de acessibilidade das informações.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações podendo registrar o resultado das análises e permitirá que outros setores tenham acesso a esses resultados.

13.1.6 Análise de Qualidade do Hemocomponente Crioprecipitado (CRIO) - Capital

O CRIO é a "fração de plasma insolúvel em frio, contendo glicoproteínas de alto peso molecular, principalmente fator VIII, fator de von Willebrand, fator XIII e fibrinogênio". Os Hemocentros devem realizar controle de qualidade sistemático dos hemocomponentes produzidos, a fim de avaliar a possibilidade de contaminação microbiológica dos componentes sanguíneos, conforme previsto PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016. 

13.1.6.1 Declaração do Problema

Na data de 11 de julho de 2022, em reunião com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, o time Dark Souls aplicou a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e uma possível solução bem sucedida:

Declaração do Problema
O problema	O sistema Hemovida não possui campo para registrar o resultado das análises realizadas no hemocomponente  Crioprecipitado.
Afeta	O Controle de Qualidade, que registra em Excel e Word e o Processamento que não possui acessibilidade as informações.
Cujo impacto é	O retrabalho para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes e aos outros setores, a falta de acessibilidade das informações.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações podendo registrar o resultado das análises e permitirá que outros setores tenham acesso a esses resultados.

Declaração do Problema
O problema	O técnico do Controle de Qualidade não tem acesso ao estoque de bolsas registradas pelo Processamento, via sistema.
Afeta	O Controle de Qualidade que precisa deslocar-se ao estoque do Processamento para verificar se há bolsa disponíveis.
Cujo impacto é	O desperdício de tempo, ao ter que verificar o estoque físico, podendo não haver bolsas disponíveis para análises.
Uma solução bem sucedida	O Controle de Qualidade conseguirá acessar o estoque  de bolsas coletadas e registradas no sistema SIHRO e visualizará se há bolsas disponíveis para análise.

13.1.7 Análise de  Qualidade dos Hemocomponentes do Interior 

Os Hemocomponentes são obtidos nos Hemocentros por meio de técnicas de centrifugação, as quais possibilitam o fracionamento da bolsa de sangue total em concentrado de hemácias (CH), concentrado de plaquetas (CP), plasma fresco congelado (PFC) e crioprecipitado (CRIO). 

Os Hemocentros precisam realizar o controle de qualidade sistemático dos hemocomponentes produzidos. Logo, os Hemocentros do Interior do estado de RO, por não possuírem  estrutura para análise, encaminham seus hemocomponentes para serem analisados pelo Setor de Qualidade do Hemocentro do Coordenador (em Porto Velho), a fim de avaliar a possibilidade de contaminação microbiológica dos componentes sanguíneos, conforme previsto PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.   

13.1.7.1 Declaração do Problema

Na data de 14 de julho de 2022, em reunião com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, o time Dark Souls aplicou a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para sua resolução, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e uma possível solução bem sucedida:

Declaração do Problema
O problema	Os hemocomponentes recebidos do interior possuem registros em sistema que não se comunica com o sistema Hemovida, usado pelo Controle de Qualidade.
Afeta	O Controle de Qualidade, que registra em Excel e depois em Word para gerar relatório.
Cujo impacto é	O retrabalho e o desperdício de tempo para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações, permitindo que os Hemocentros do Interior visualizem os resultados das análises.

14. SIPOC - Macroprocesso de Gestão da Qualidade

A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Gestão da Qualidade, no dia 11/01/2022, juntamente com o técnico em enfermagem Jacson Barbosa de Oliveira, com o objetivo de identificar os processo que estão agrupados no Macroprocesso de Gestão da Qualidade. Após a aplicação da ferramenta o time de negócio Dark Souls identificou que existem apenas algumas saídas, no que se refere à Gestão do Ciclo do Sangue, os demais processos envolvem questões administrativas relacionadas ao Hemocentro, conforme tabela abaixo: 

• Gestão da Qualidade

14.1 Retrovigilância (Doador - Receptor)

Compreende-se retrovigilância como parte da hemovigilância que trata da investigação retrospectiva relacionada à rastreabilidade das bolsas de doações anteriores de um doador que apresentou viragem de um marcador/soroconversão ou relacionada a um receptor de sangue que veio a apresentar marcador positivo para uma doença transmissível.

O serviço de hemoterapia responsável pela produção dos hemocomponentes deve proceder a investigação de retrovigilância quando os testes de triagem laboratorial resultar reagente/positivo ou inconclusivo em um doador de sangue que em doações prévias apresentava resultado não reagente/negativo (soroconversão), para os vírus: HIV, HTLV, HCV E HBV.

14.1.1 Painel de dores

Na data de 05 de dezembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Painel de Dores e Ideações. A reunião possibilitou melhor entendimento das dificuldades enfrentadas no atual setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:

14.1.2 Painel de ideações

14.2 Retrovigilância (Receptor - Doador)

A Retrovigilância do receptor - doador se inicia a partir da positividade de um marcador em receptor de sangue através de exames solicitados por quaisquer motivos. Para isso, a Fhemeron receberá do Hospital/Clínica um ofício com os resultados sorológico confirmatório do receptor, ficha de notificação preenchida e cópia da etiqueta de transfusão, comunicando a suspeita de transmissão sorológica.

A Fhemeron dará início a investigação identificando os doadores que produziram os hemocomponentes envolvidos e verificará se há doações posteriores referentes aos doadores, onde será possível identificar se os resultados foram reagentes para dar continuidade na investigação ou não reagentes se encerrando o caso comunicando ao Hospital/Clínica que o doador não é um possível transmissor.

14.2.1 Declaração do Problema

Na data de 26 de janeiro de 2023, o time Dark Souls reuniu-se com a Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema.

15. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Atendimento ao Doador

A realização de atendimento ao doador, acontece quando se vê a necessidade de entrar em contato com o mesmo para convocação de comparecimento ao Hemocentro, com a finalidade de recebimento de orientações médicas ou realizando uma nova coleta de amostra de sangue em casos específicos como: 1ª doação de aférese, detecção de hemoglobina S ou quando as amostras de sangue dos exames sorológicos do doador apresentam lipemia.

A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Consultório Médico, no dia 09/01/2023, juntamente a responsável pelo Setor de Consultório Médico, a médica Ana Carolina Gonzaga, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Atendimento ao Doador.

Através dos links abaixo é possível acessar os processos otimizados com as melhorias idealizadas, referente ao Sistema Integrado de Hemorrede do Estado de Rondônia - SIHRO

Redesenhos dos fluxos de entrada e saída de doadores clique aqui

Gestão da Recepção

• Recepção de Doadores;
• Triagem Clínica;

Gestão da Coleta

• Coleta Interna;
• Coleta Externa de Bolsa de Sangue Total - Coleta Externa;
• Intercorrências na Coleta;

Gestão de Serviço Social

• Elaboração de Declaração para Doadores  
• Elaboração de declaração para Doadores pela Plataforma Salve Vida 
• Convocação  dos Doadores;
• Captação de Doadores Interno (Cadastrados) 
• Captação de Doadores Externo
• Captação de doadores Interno (Convocação Aférese) 
  
• Disponibilização de Relatório de Pesquisa de Satisfação

Consultório Médico

• Realização de Atendimento ao Doador (2ª,3ª,4ª amostra) - TO BE

 Redesenhos dos fluxos de tratamento e distribuição da bolsas de hemocomponentes clique aqui

Gestão da Bolsa de Sangue

• Crioprecipitado - TO BE
• Disponibilização das Amostras de PFC - TO BE
• Distribuição de Hemocomponentes - TO BE
• Fracionamento de Hemocomponentes - TO BE
• Plaquetas filtradas e POOL de plaquetas - TO BE
• Procedimento de Hemácias Lavadas - TO BE
• Processamento Ciclo do Sangue - TO BE
• Processamento da Bolsa de Sangue Total - Coleta Externa (TO BE)
• Processamento da Bolsa de Sangue Total do Interior - TO BE
• Processar Hemácias Filtradas - TO BE
• Processar Hemácias Lavadas - TO BE
• Processar Pool de Plaquetas Filtradas - TO BE
• Recebimento de hemocomponentes - TO BE
• Reconstituição do Sangue - TO BE
• Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas - TO BE

Gestão de Laboratório

• Análise da bolsa de aférese de plaquetas - TO BE
• Análise da Qualidade de Hemocomponente Crioprecipitado - Capital - TO BE
•  Análise da Qualidade de Hemocomponente Plasma Fresco Congelado - Capital - TO BE
•  Análise da Qualidade dos Hemocomponentes do Interior - TO BE
•  Análise de Bolsa do Procedimento de Hemácias Lavadas - TO BE
•  Análise de Qualidade do Hemocomponente de Concentrado de Plaquetas - Capital - TO BE
•  Análises da Qualidade do Concentrado de Hemácias e Concentrado de Hemácias Filtradas- Capital- TO BE
•  Imuno Doador - TO BE
•  Imuno Receptor - TO BE
•  Microscopia - TO BE
•  Realização de Exame de Hemograma - TO BE
•  Sorologia - TO BE
•  Soroteca - TO BE
•  Subprocesso da Análise da Qualidade da Bolsa de Plasma Fresco Congelado Interior - TO BE
•  Subprocesso da Análise de Qualidade do Hemocomponente de Concentrado de Plaquetas Interior - TO BE
•  Subprocesso de Análise da Qualidade de Amostra de Plasma Fresco Congelado do Interior - TO BE
•  Validação de Bolsas de Hemocomponentes - TO BE
  

Gestão da Transfusão

• Realização de Cadastro do Receptor

16. FONTES

https://www.voitto.com.br/blog/artigo/o-que-e-voc

https://www.fm2s.com.br/voz-consumidor-voc/

https://bvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/guia_uso_hemocomponentes.pdf

https://www.medicinanet.com.br/conteudos/biblioteca/2222/procedimentos_especiais_para_os_hemocomponentes.htm

http://novo.heufpel.com.br/wp-content/uploads/sites/5/2018/04/arquivo-manual-hemoterapia.pdf

http://www.prosangue.sp.gov.br/uploads/arquivos/MANUAL%20DE%20TRANSFUS%C3%83O%202018.pdf

https://bvsms.saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2016/prt0158_04_02_2016.html

https://eventos.set.edu.br/sempesq/article/view/7846/0

https://www.laboratoriopalma.com.br/visualizar_noticia/48/hemograma-completo-o-que-identifica