1.2 Projeto de Integração do Consignação com o Governa

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Consignação

Nome do projeto

Projeto de Integração do Governa com o Consignação

Objetivo do projeto

Integrar funcionalidades do Consignação com o Governa.

Justificativa

Ao realizar a integração haverá melhor comunicação de dados entre as funcionalidades e processos do Consignação e Governa.

Previsão legal

DECRETO Nº 26.459, DE 15 DE OUTUBRO DE 2021

Lei Complementar n° 701, de 05 de Março de 2013

Lei n° 1.046, de 02 de Janeiro de 1950

Premissas

• Será realizado mapeamento de todo o processo de fechamento e abertura do consignação para identificar as tarefas que serão integradas e automatizadas;
• Terá um time de desenvolvimento focado no Consignação;
• Testes de qualidade serão feitos rigorosamente;

Restrição

• O sistema não pode quebrar ao subir melhorias para produção;

Requisitos

• Reduzir o tamanho do arquivo de exportação do Consignação;
• Central de notificação de erro;
• Migração de averbação da matrícula do servidor que estava ativo para nova matricula como aposentado;
• Integração com governa para lançamento de status e novas averbações;
• Integração com governa para descontos em folha de averbação;
  
  Processo completo abaixo:

1. Gerar arquivos de margem e outras para ser disponibilizado às consignatárias.
2. Importar o arquivo de retorno das consignatárias para o Consignação, para liberação das margens.
3. Enviar arquivos de averbação que vão ser descontadas para a SEGEP-GSIP.
4. É importando o arquivo das averbações no Governa.
5. É feito o processamento da folha e a análise crítica.
6. Suspensão da averbação que ultrapassam o limite de subsistência;
7. Realiza o reprocessamento das folhas com as matrículas que estavam ultrapassando a subsistência e tiveram averbações retiradas;
8. Após o processamento concluído é gerado um arquivo que é baixado pela CECON e Importado ao Consignação um dia antes da baixa da parcela.
9. É realizado o agendamento do fechamento do consignação, em que o arquivo das baixas ficam disponíveis no último dia do mês para as consignatárias conferirem os pagamentos e até liberarem mais margem ao servidor.

Cenário de Aposentadoria:

1. Alterar a matrícula antiga pela nova, em que as averbações devem ser migradas e dependem da liberação da SEGEP-CECON e do banco para confirmar a reserva.

Riscos

• As regras de negócios não estarem definidas em sua totalidade;
  
• Insatisfação do cliente com a SETIC;

Equipe

Desenvolvedor:
André Honório;
Emanual Rufino;
Gustavo Felix;
Alef Carvalho; e,
Rafael Passos.

Product Owner: Gezinéia Costa.

Scrum Master:
Edson Hiraçaka; e,
Isis Maria Veloso.

Analista de negócios: Jônatas Justiniano.

Gerente de Processos: Luma Damon.

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira.

Cliente:  Coordenação de Consignação da Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas  (SEGEP-CECON).

Aprovadores do Projeto:
Henrique Douglas (Coordenador COGE);
Janderson Thomaz (Coordenador CODE);
Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico); e,
Delner Freire (Superintendente).

Público alvo

Servidores SEGEP-CECON, Consignatárias e Servidores Públicos.

Grupos de entregas

Planejamento do Projeto:

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento das melhorias: 

Indicadores

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

 

2. Backlog do Produto

3. Mapa de Stakeholders

4. Plano de Comunicação do Projeto

5. Matriz de Risco

6. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Mar Mediterrâneo.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

7. Mapeamento de Processos

7.1 Objetivo

O mapeamento visa dar suporte a automação das atividades de liberação de margem, fechamento e baixa no sistema de Consignação, de forma a remover fluxos com lacunas e gargalos que possam tornar-se engessados, demasiadamente é burocrático ou indo de encontro à Lei do Governo Digital e à desburocratização de serviços públicos. São objetivos específico: automatizar a liberação de margem consignável, agendamento de baixas, fechamento mensal e integrações Governa x Consignação e vice-versa.

7.2 Metodologia

Para este estudo foram utilizadas as seguintes metodologias e ferramentas para auxiliar nas análises e melhoria dos processos.

• Pesquisa Exploratória: Levantamento bibliográfico e entrevista in loco com a identificação das problemáticas. 

• Plano de Trabalho: Reunião de priorização com o cliente.

• Levantamento das atividades e normas/ legislação: Leitura e estudo.

• Identificação dos Elementos do processo: Por meio do 5W2H, que é uma técnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da análise e melhoria de processos. O nome da técnica deriva-se de cinco perguntas em inglês: Who (Quem), Where (Onde), Why (Porque), What (O que?), When (Quando), How much (Quanto) and How (Como).

• Declaração do Problema: Ferramenta usada para descrever uma lacuna entre o estado atual e o estado de desempenho desejado. Trata-se de uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. É frequentemente, realizada por meio de reunião possibilitando melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Vide item 7.3.1. 
  
• Modelagem do processo atual: AS-IS - diagrama mostra o fluxo de atividades tal como ocorre hoje usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN).
• Proposição de Melhorias: TO-BE - diagrama mostra o fluxo de atividades revisado e como deve ocorrer usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN). Vide item 7.3.2.

7.3 Processamento das Consignações na Folha de Pagamento GSIP/CECON

7.3.1 Declaração do Problema

No dia 02 de fevereiro de 2023, reuniram-se o Analista de Processo Jônatas Lima, Scrum Master Isis Maria Veloso e a Product Owner Gezinéia Costa com toda a equipe da CECON - Coordenadoria Estadual de Consignação, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema, no processo de Análise Crítica das Averbações de Consignação.

Abaixo está descrito o problema coletado:

7.3.2 Diagrama com redesenho do processo

Este processo tem como escopo o lançamento das averbações de consignações na folha de pagamento, compreendendo desde o encerramento da folha de pagamento, até a finalização do processamento das consignações na folha de pagamento..

Link para o diagrama na web: TO BE - Processamento das consignações na Folha de Pagamento

Link para baixar o diagrama em PDF: AS IS - Processamento da consignações na Folha de Pagamento.pdf

Link para baixar o diagrama em WORD: TO BE - Processamento da consignações na Folha de Pagamento.docx

8. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto

Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.

01 de fev. 2023

Foi realizado um alinhamento do Gerente de Projetos Eduardo com a Gerente de Processos Luma e o Analista de Negócios Jônatas para discutir o processo de abertura e fechamento das consignaões, em que foi apontado o inicio do processo na liberação de margem para o servidor poder realizar um empréstimo e será finalizado na data de pagamento do servidor, sendo um processo ciclico.