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TAP - Termo de Abertura do Projeto

INICIAÇÃO DO PROJETO

Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC

 Atualizado Versão Alterações realizadas
Time: Caveiras 27/02/2022 2.0 Novo TAP
Cliente: Gabinete (SETIC)


P.O Nara Galvão
Gerente de Projetos:  Charles Xavier

1. TÍTULO DO PROJETO

Automatização da entrada e saída de servidores comissionados.

1.1 INTRODUÇÃO

O projeto SISNE surgiu com a finalidade de automatizar todo o processo de nomeação e exoneração dos servidores comissionados do Poder Executivo do Estado de Rondônia. O Projeto surgiu como iniciativa da Superintendência de Tecnologia, Informação e Comunicação (SETIC), que entendeu que esta seria uma melhoria relevante para o servidor. 

De início, não havia, como hoje não há, um ator ou cliente específico, estes surgiram no decorrer do projeto para validar os fluxos que seriam mapeados, dentre os quais cita-se a Casa Civil e o Departamento de Elaboração Controle e Acompanhamento de Atos de Nomeação e Exoneração (DECAANE), este último considerado o cliente principal atualmente.

No ano de 2019 conforme Relatório de Serviço - Relatório Técnico da Desenvolvimento EpR (SEI nº 8871963), houve início do diagnóstico de relatórios gerenciais qualitativos e quantitativos, com início e entrega aos dias 29/01/2019 e 18/03/2019, respectivamente.

Na figura abaixo, observa-se o mapeamento preliminar do projeto:

sisne.png


De acordo com o SEI, no Despacho (9955610), o projeto teve previsão de entrada para desenvolvimento em 12/02/2020, conforme priorização à época e com previsão de entrega em 14/08/2020.

Ocorre que, no período compreendido entre os meses de outubro e novembro de 2020 o projeto foi paralisado para que se desse prioridade ao Sistema Pentágono, sendo este seria uma fonte única de dados de Pessoa Física (PF) e Pessoa Jurídica (PJ), tendo cadastro próprio de PF e PJ, desta forma, centralizando e armazenando todas as informações, contando ainda com a integração com os demais sistemas. No ano de 2021, no mês de maio, o projeto foi reativado novamente.

Entre os anos de 2021 e 2022 o projeto passou por outras paralisações e reativações, tendo em vista a priorização de outras demandas, até ser definitivamente priorizado para que se pudesse dar prosseguimento no ano de 2023.

1.2 FLUXOS MAPEADOS

O único mapeamento que tem registro, foi o realizado pelo servidor à época, David Lucas em 16/01/2019, conforme o link <https://drive.sistemas.ro.gov.br/apps/files/?dir=/GEDEV/03_Projetos/SISNE%20-%20Nomea%C3%A7%C3%A3o%20e%20Exonera%C3%A7%C3%A3o%20de%20Servidores%20Comissionados&openfile=4010 >

Posteriormente, após o início de outro projeto por nome Pop RH, relacionado a Modernização dos Recursos Humanos, oriundo deste processo nº 0070.067692/2022-66, paralelamente, a pedido da PO do SISNE à época, foram utilizados esses mapeamentos para o SISNE também, com intuito de revisar as melhorias no mapeamento antigo. Conforme segue abaixo.

  1. Nomeação de servidor comissionado 

<https://processos.sistemas.ro.gov.br/setic/modernizacao/#diagram/3508595d-6b0f-4afa-a431-e9fc04bbf7f8>

  1. Nomeação de servidor interino

<https://processos.sistemas.ro.gov.br/setic/modernizacao/#diagram/a34c9119-a9ff-47ff-9ce0-a626da0f3523>

  1. Troca de CDS

<https://processos.sistemas.ro.gov.br/setic/modernizacao/#diagram/a34c9119-a9ff-47ff-9ce0-a626da0f3523>

  1. Exoneração de servidor comissionado

<https://processos.sistemas.ro.gov.br/setic/modernizacao/#diagram/cc783564-534d-4a1a-ba96-c64195e4569e>

Vale ressaltar que, estes últimos mapeamentos foram apresentados apenas para a SETIC (RH) e Gustavo Bodanezze (SEGEP). Porém, não foi validado com a DECAANE, e demais atores relacionados ao SISNE e nem os chefes de pastas de RH’s externos.


2. JUSTIFICATIVA

Foram relatados dificuldades pela SEGEP referente ao processo de nomeação e exoneração de cargos comissionados, como grande número de documentos errados, o fluxo passa por vários setores diferentes antes de finalizar, fazendo com que as certidões percam o prazo de validade, isso influência na morosidade nos processos, retrabalho, erros de documentação, erros de digitação e datas, informações descentralizadas, o que vem gerando custos para o candidato com fotocópias e demora para entrar na folha de pagamento do Estado de Rondônia.

3. LINHA DE BASE E ESCOPO DO PROJETO

3.1 DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO

3.1.1 Situação atual e justificativa do projeto:


O projeto SISNE está em uma fase de reativação visando entregar o Mínimo Produto Viável (MVP) ao cliente. Considerando a necessidade de desenvolver um sistema automatizado de nomeação e exoneração de servidores comissionados, em conformidade com a legislação brasileira e estadual, para agilizar e tornar mais eficiente o processo de gerenciamento de pessoal em órgãos públicos, o SISNE passou por diversas paralisações e reativações. 

Atualmente, o projeto foi novamente priorizado, em virtude da necessidade do cliente em agilizar as demandas referente ao órgão, então, uma nova equipe do projeto foi consolidada para dar prosseguimento ao projeto, baseando nas entregas previstas no escopo inicial, de acordo com os seguintes atos administrativos: 

  • Nomeação: Comum, Interina e Interina Cumulativa;

  • Exoneração: De ofício e à pedido;

  • Designação: Função Gratificada;

  • Retificação;

  • Dispensa: Função Gratificada e Função Gratificada a pedido;

  • Cessar: Designação, interino e interino cumulativo;

  • Tornar sem efeito.


Abaixo apresenta-se a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) do projeto:

3.1.2 OBJETIVO 

Automatizar em 100% todo o sistema de nomeação e exoneração de servidores comissionados do executivo estadual.

3.1.3 BENEFÍCIOS

  • O Sistema permite visualizar o histórico de todos os decretos de nomeação e exoneração por servidor;

  • Sistema on-line que possibilita auditoria dos processos de nomeação e exoneração, proporcionando confiabilidade dos processos e assegurando que estes estejam em consonância com os atributos de legalidade e legitimidade;

  • Fornecimento das certidões de forma automatizadas; (Servidor envia toda a documentação de forma online)

  • Fluxo padronizado e informações centralizadas;

  • Elaborar decretos de nomeação e exoneração;

  • Inclui na folha de pagamento automaticamente, retira automaticamente da folha de pagamento;

  • Integração com os sistemas: Plataforma de Publicação Eletrônica (PPE); Integração com e-Estado; Integração com Sauron (Sistema de Autenticação do Estado de Rondônia); Integração com SUGESP (Declarações: Ficha Limpa, vínculo Empregatício, Grau de Parentesco, Bens, Atividade em empresa Privada, Sociedade Civil ou Exercício de Comércio).

3.1.4 PÚBLICO ALVO

    • Governadoria;

    • Secretário – Casa Civil;

    • DECAANE: Departamento de Elaboração, Controle e Acompanhamento de Atos de Nomeação e Exoneração;

    • ASTEC/CASA CIVIL;

    • ASTEC/SEGEP;

    • Chefe da Pasta;

    • RH Setorial;

    • Servidor.

  • Validação de redesenho do processo de provimento e vacância de servidores comissionados;

  • Desenvolvimento de um sistema de provimento e vacância de comissionados;

  • Sensibilização dos envolvidos no projeto;

  • Rh's estarem disponíveis para atender o time de negócios;

  • Realização de treinamento para utilização do sistema pelos envolvidos.3


3.1.6 RESTRIÇÕES DO PROJETO

  • Paralisações devido a não ser prioridade a nenhum órgão;

  • Não há cliente específico;

  • Como não há cliente específico, não há regras bem definidas;

  • Troca de diretoria de órgãos chaves;

  • Depende do Sistema da DECAANE;

  • Paralisação para iniciar o sistema Pentágono, centraliza dados PF/PJ (todos que se relacionam com o GOV);

  • Na lean inception informações recebidas com pouco nível de detalhamento (demora no mapeamento junto a cliente);

  • Pouco conhecimento do cliente nas reuniões de trabalho.

3.1.7 NORMATIVAS

  • Constituição Federal de 1998, Art. 37, incisos II e V dispõe sobre a figura do cargo em comissão;

  • Lei 8.112, que dispõe sobre o Estatuto do Servidor Público Civil Federal (Art. 3º);

  • Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, dispõe sobre o tratamento de dados pessoais;

  • Decreto 9.727/19, dispõe sobre os critérios mínimos para ocupação de cargos em comissão e em Funções Gratificadas no Governo Federal;

  • Lei 12.527, cabe aos órgãos e às entidades do poder público assegurar a gestão transparente da informação. Para isso, torna obrigatória a divulgação de dados de interesse da população em sites oficiais desses órgãos na internet;

  • Lei n.13.726, de 08.10.2018, DOU de 9.10.2018. Competência do Setor RH. (Certidões art.3º §3);

  • Lei complementar n. 965 , de 20 de dezembro de 2017. Dispõe sobre a organização e estrutura do Poder Executivo do Estado de Rondônia e dá outras providências;

  • Resolução nº 07/2005, que veda a prática de nepotismo no Poder Judiciário, ou seja a nomeação de parentes de pessoas com poder decisório para cargos em comissão.

4. ORGANIZAÇÃO DO PROJETO

  • Gerente de Projeto; 

  • Product Owner (P.O); 

  • Desenvolvedores; 

  • Scrum Master; 

  • Analistas de Negócios;

  • Testadores.

Inelegibilidade prevista no inciso I do caput do art. 1º da Lei Complementar nº 64, de 18 de maio de 1990;

5. CRONOGRAMA

GRUPO 1 - INICIAÇÃO E PRIORIZAÇÃO
 PRAZO 
 QUEM STATUS

Fazer o levantamento de todas normativas, leis, doutrinas, que faz parte desse processo.

 10/06/2022 COGE CONCLUÍDO

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Nomeação - Comum.

 21/07/2022 COGE CONCLUÍDO

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Nomeação - Interino.

 - COGE CONCLUÍDO

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Nomeação - Interino Cumulativo.

 á definir COGE

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Exoneração - Comum.

 21/07/2022 COGE CONCLUÍDO

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Exoneração - a pedido.

 - COGE CONCLUÍDO
Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Designação (FG). á definir COGE
 Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Retificação. á definir COGE

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Dispensa - Função Gratificada.

 á definir COGE

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo de Dispensa - Função Gratificada a pedido.

 á definir COGE
Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo - Cessar Designação. á definir COGE
Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo - Cessar Interino. á definir COGE

Coleta de Dados: Novo Mapeamento do Fluxo - Tornar sem efeito

 á definir COGE
GRUPO 2 - DETALHAMENTO
 PRAZO 
 -
 Ideação do MVP do produto SISNE.
 - GDEV CONCLUÍDO
Priorização do Product backlog com cliente. - GDEV e Cliente CONCLUÍDO

Criação da Sprint backlog: perfis, permissões, funcionalidades distintas, fluxo e outros.

 - COGE/GDEV

Integração com sistemas : Pentágono, GovDoc, assine aqui, PPE e outros.

-

COGE/GDEV


GRUPO 3 - EXECUÇÃO E MOBILIZAÇÃO
 PRAZO 
 -
Acompanhamento das Reviews; á definir COGE/GDEV
Definir Suporte técnico: Manuais, vídeo tutorial ou FAQ. á definir COGE/GDEV
Incluir no AVA. á definir COGE/GDEV
GRUPO 4 - ACOMPANHAR/ MONITORAR
 PRAZO 
 -
Fase de testes. á definir GDEV e Cliente
Realizar treinamento. á definir COGE
Elaborar a Minuta do decreto ou Minuta de portaria.
 á definir COGE/GDEV
Organização para Lançamento. á definir COGE
GRUPO 5 - ENCERRAMENTO DO PROJETO
 PRAZO 
 -
Lançamento do produto á definir COGE/GDEV
Lições aprendidas á definir COGE/GDEV e Cliente


6. GESTÃO DE RISCOS E PROBLEMAS

  • Inclusão de novas funcionalidades a pedido do cliente, descaracterizando o escopo do projeto;
  • Mudança nos procedimentos para o processo de nomeação e exoneração de servidores comissionado;
  • Mudança na estrutura de cargos;
  • Paralisar para desenvolver outro Sistema (desânimo do cliente);
  • Mudança necessária nos fluxos e limpeza de códigos;
  • API Pentágono ficar indisponível e o candidato não consegue acessar os documentos;
  • API PPE ficar indisponível não fazer publicação;
  • Parada da API Sauron para atualização.

7. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO

Os meios de comunicação para este projeto serão:

  1. GLPI:


  • Para informar bugs e instabilidades no sistema;

  • Para solicitar melhorias para o sistema


2. SEI

  • Para registrar início do projeto, entregas, documentações, priorizações e afins.

  • Para enviar convites para reuniões de alinhamento, mapeamento, coleta de requisitos e regras de negócios e também para Reviews.

  • Reviews devem conter Ata de Reunião para registro das entregas.
  • Para registros do SISNE deve ser utilizado o seguinte processo: 0070.000196/2023-11.

3. WhatsApp

  • Para dúvidas entre o cliente e a SETIC e o que for mais pertinente nesse contexto;

  • Não serão aceitas demandas pelo Whatsapp, somente via GLPI;

4. Documentos. Sistemas

  • Para publicação da documentação do projeto, a fim de deixar transparente as ações tomadas sobre o mesmo.

  • Informações sobre custos, cronograma, riscos, plano de comunicação estarão dispostos no domínio supracitado.

  • Novas informações que venham a ser geradas no projeto, como utilização de ferramentas Matriz RACI, Declaração de Problemas, VOC e etc. deve constar na página do seu respectivo projeto.


8. PROCESSO SEI

Nº 0024.201629/2020-59 (0012169703) Fala sobre as necessidades para dar continuidade no desenvolvimento do projeto de Automatização da entrada e saída de servidores comissionado em 25/06/2020.

Nº 0026.037156/2020-18  (0012135917) Fala que o projeto (Automatização da entrada e saída de servidores comissionados) em desenvolvimento estava com previsão de conclusão dia 14/08/2020.

Nº 0070.040183/2022-96 (Fala sobre o Planejamento macro de entregas para o ano de 2022 CODE, tendo o SISNE como previsão de entrega para o dia 1º semestre de 2022).

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