Painel de Dores

Problema

Detalhamento do problema

Dificuldade do candidato em acessar o SEI (1)

Dono do processo relatou que vários candidatos reclamam da demora na aprovação do cadastro de acesso externo no Sei para assinatura de contrato, ficam aguardando resposta do (cadastrosei@supel.ro.gov.br).

Inscrição: não gera a pontuação que o candidato marcou, nas especificações do cargo  (2)

O candidato ao se inscrever no cargo pleiteado gera forma digital mas as pontuações são feitas de forma manual, o que dificulta os cálculos e a classificação.

Documentos para preenchimento, somente em PDF, via SEI (3)

Dono do processo relatou dificuldades ao receber processos originário do sei, visto que os documentos são gerados em PDF, dificultando o preenchimento e necessitando solicitar o documento editável.

Dificuldade de  entrar em contato com o candidato (4)

Dono do processo relatou que por estar em área rural a população encontra dificuldade com telefone e acesso a internet, muitos moram na zona rural e utilizam o contato de familiar, com isso há uma grande dificuldade de encontrar o candidato.

Curto prazo para apresentação de posse (5)

Dono do processo relatou que o prazo para tomar posse são de 8 dias e são grande os números de candidatos convocados, o que sobre carrega a equipe que conta com apenas 3 servidores.

Falha no sistema utilizado(MDL) (6)

Dono do processo relatou que o sistema trava, acontece o fechamento por tempo limite de acesso e perde todas informações lançadas (MDL), o time verificou que possivelmente a falha seja na conexão.

Falha no sistema SEI (6)

O SEI fecha constantemente quando se está editando um documento, o time verificou que possivelmente a falha seja na conexão.

Processo possui mais de um canal para registrar informação

(7)

Dono do processo relatou a utilização de diversos sistemas (sei, MDL, e-mail, E-estado), o que torna suas atividades redundantes e onerosas. O time verificou através de observação que realmente existe o retrabalho, pois é utilizado vários meios de comunicação de informação.

Demora ao matricular o candidato (8)

O dono do processo relatou que os servidores são prejudicados pela demora na liberação da matrícula. Um exemplo seria a solicitação do benefício de auxílio transporte.

Erro no preenchimento da data do termo de efetivo exercício (9)

Ocorre que o preenchimento da data do termo efetivo exercício é feita de forma errônea, lançada antes da data do contrato ou antes da data do primeiro dia trabalho.

Falta de frequência e comprovante de conta bancária, ficha cadastral incompleta (10)

Falta controle pelo RH  das informações criticas para implementação em folha

Tempo elevado para assinatura do contrato (11)

Dono do processo relatou que acontece esporadicamente a demora para assinatura de documentos no  bloco de assinatura, pelo superintendente e GCP.

Demora de implantação em folha (12)

Dono do processo relatou a demora de implantação do servidor em folha (3 meses)

Classificação funcional errada, nome cadastrado errado (13)

Falta de atenção do setor responsável no inicio

Dados da conta bancária errada (14)

Falta de atenção do setor responsável no inicio

Problema

Detalhamento do problema

Falta de planejamento no termino de contrato dos servidores (1)

Dono do processo relatou que ao termino de contrato dos servidores, não existe um levantamento prévio para identificar a real necessidade daquele servidor na escola.

Alto índice de rotatividade à pedido (2)

Dono do processo relatou que os servidores rescindem o contrato antes do encerramento, pois  buscam oportunidades em novos processos seletivos, com maior prazo para fim de contrato.

Servidores trabalhando além do prazo do contrato de trabalho sem termo aditivo (3)

O aditivo não é feito no período de finalização do primeiro ano de contrato ocasionando que o servidor continue nas suas atividades laborais, agindo responsivamente na rescisão.

Contrato aditivo sem assinatura do Superintendente (4)

O aditivo não é feito no período de finalização do primeiro ano de contrato ocasionando que o servidor continue nas suas atividades laborais, agindo responsivamente na rescisão.

Demora para abertura de processo seletivo (5)

Dono do processo relatou ficar sem servidor escolar por um longo período, pois há uma grande demora em abertura de processo seletivo.

Demora na publicação de convocação de candidatos(6)

Dono do processo relatou que com a saída do servidor, a vaga fica descoberto até a convocação do próximo candidato, não havendo candidato aprovado a necessidade vai permanecer por um longo período.

Falta de certidões negativas Sefin, frequência do servidor (7), Falta do último contracheque (10), Falta de ficha financeira (9)

Falta de controle e instrução do processo pelo RH

Volume de processos/pouco pessoal (8)

 Os contratados e cedidos são por tempo provisório e não detêm todo o conhecimento técnico necessário.

Problema

Detalhamento do problema

Informações do termo aditivo desatualizadas, sem a data de admissão e a data do contrato corretas (1)

A Gerência de concursos e posses relatou que  Sistema APLHA-SEDUC é desatualizado e não consta todas as informações de forma correta, o que ocasiona que o termo aditivo vem sem a data de admissão do servidor e data do contrato corretas e isso pode gerar problemas futuramente para o servidor.

Cultura de manter processos físicos (2)

A  Gerência de concursos e posses  relatou que por causa  da falta de acesso externo ao servidor para a assinatura do Termo,  é necessário que o termo seja impresso, assinado pelo servidor e depois  digitalizado  no SEI. E o termo que fora impresso será despachado para o NCP que irá incluí-lo na ficha física do servidor.

Os dados da vida funcional do servidor não constam no e-estado (3)

Para o RH secretaria e a Gerência de concursos e posses, o histórico do servidor não está no Sei desde o seu edital de classificação, gera trabalho para localizar o processo que consta físico, rever a data de contrato e a data do efetivo exercício em documento.

Cadastramento errado (4)

A Gerência de concursos e posses ao consultar os dados do servidor no governa e confrontar as informações que estão no termo aditivo verifica erro de digitação.

Rotatividade de pessoal da Coordenadoria regional de Educação (6)

O RH da Secretaria relatou que existe rotatividade de pessoal na Coordenadoria Regional o que gera  erros no envio do termo aditivo para SEGEP.

Acesso externo para assinatura (7)

O Rh da secretaria e a Gerência de Concursos e posses relatou que ainda ocorre esse problema do acesso do servidor no Sei para assinatura, seja porque ele esqueceu o seu acesso e outros fatores.

A Supel demora para liberar acesso ao usuário externo (8)

O Rh da secretaria e a Gerência de Concursos e posses relatou que um dos casos para a falta de assinatura do Servidor no termo aditivo pelo SEI seria a demora de liberação de acesso pela SUPEL.

CRE não enviar as informações para o e-mail oficial  do RH secretaria (9)

O Rh da Secretaria relata que possui um endereço de e-mail padrão para envio de informações pelo RH setorial e ocorre de RH setorial mandar em outro endereço de e-mail, até mesmo de outro setor do Rh da Secretaria o qual não possuem acesso e nem foram informados, o que gera tempo para localização.

Servidor desligado  após assinatura do termo (10)

A Gerência de concursos e posses relatou que passa despercebido pelo RH setorial o afastamento do servidor, quando o termo aditivo chega na GCP, é verificado no Governa situações em que o mesmo servidor que assinou o termo aditivo está afastado por licença médica ou sofreu processo administrativo no decorrer do processo de aditivação.

Falta de acompanhamento do processo pela CRE (11)

O Rh da Secretaria relatou que a coordenadoria não acompanha  o período de finalização de contrato dos servidores, chegando data erradas ou até passa do prazo para aditivação enquanto o servidor continua trabalhando.

Formatação do termo aditivo (12)

O Rh da Secretaria relatou que envia o termo pronto para a coordenadoria regional apenas para lançar no SEI e os mesmos quando o fazem, o termo aditivo perde a formatação e não há preocupação em organizar os dados do documento.

CRE não elaborar o termo aditivo (13)

O Rh da Secretaria relatou que as coordenadorias deveriam elaborar os termos, mas que não executam, pois como existe bastante rotatividade, o Rh da secretaria prefere mandar as informações prontas para a coordenadoria, a fim de evitar erros e problemas para o servidor que será aditivado.

Problema

Detalhamento do problema

FALTA DE MOVIMENTAÇÃO DO STATUS DO SERVIDOR NO SISTEMA MDL (1)

O RH da SEDUC relatou que as unidades (Coordenadoria Estadual de Educação) não fazem atualização  do status do servidor no sistema, em alguns casos o servidor esta afastado por motivos de doença e ainda consta como servidor ativo.

INSTRUÇÕES CONFUSAS SOBRE AS DOCUMENTAÇÕES.(2)

O time verificou que as documentações expressas no Checklist não estão claras, o que ocasiona em uma experiência ruim por parte do candidato, que sente dúvidas sobre quais documentos devem ser entregues e quais os órgãos competentes pela emissão, esta falta de clareza ocasiona no envio de documentações  erradas.

FALTA DE PADRONIZAÇÃO DO PONTO  DE FREQUÊNCIA (3)

O time verificou que existe unidades que trabalham com ponto manual e outras com ponto eletrônico. Esta falta de padronização do ponto de frequência em algumas unidades ocasiona na demora no envio da frequência do Servidor para comprovar efetivo exercício, atrasando o processo.

NÃO HÁ INTERAÇÃO DOS MÓDULOS GESTÃO GERAL E RH.(4)

O time identificou que não existe a interação dos dados nos módulos de  Gestão Geral e RH, mesmo ambos sendo abas do Governa. Quando a GCP preenche os dados para Cadastro do Servidor no Gestão Geral, os mesmos dados que anteriormente foram preenchidos não são consumidos no aba de Rh para geração de matrícula. Ocasionando em retrabalho e posterior atraso no processo.

DEMORA DO SERVIDOR A SE APRESENTAR NA UNIDADE DE LOTAÇÃO(5)

RH da  secretaria (SEDE) relatou que o servidor demora a se apresentar na unidade de lotação. Ocasionando em atraso no processo pois o mesmo precisa dar retorno de sua frequência assinada para implantação em folha .