2. Projeto Piloto do Governa

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Governa

Nome do projeto

Projeto Piloto

Objetivo do projeto

Implementar o fluxo para retenção do imposto de renda para poio na Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), além de trabalhar as correções técnicas no arquivo da Relação Anual das Informações Sociais (RAIS) até 31 de Março de 2023.

Justificativa

O Governa é um sistema comprado pela SEGEP, da empresa G&J Serviços de TI LTDA, entretanto a mesma não deu suporte totalmente necessário as necessidades da SEGEP, sendo assim, com a finalização do período do contrato foi repassado para a competência da SETIC suportar o sistema Governa. A partir desse momento foi iniciado a correção de alguns bugs dentro do código e também a construção de novas funcionalidades, a fim de melhorar o desempenho da Folha de Pagamento.

Previsão legal

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 80/2022/SEFIN-COTES

PORTARIA/MTP Nº 671, DE 8 DE NOVEMBRO DE 2021

MANUAL RAIS

MANUAL DO IRRF

LEIAUTES DA DIRF

LEGISLAÇÕES DA DIRF

Premissas

Restrições

• O sistema não pode ser melhorado em outra linguagem de programação a não ser Java.

Requisitos

• Que dentro do Governa seja implementado os cálculos e respectivos fluxos para retenção do imposto de renda direto da fonte, que subsidiará a DIRF;
• Sejam feitos as correções técnicas no arquivo da RAIS, conforme solicitações pelo cliente
• Integração do e-estado de Pessoas Físicas

Documento sei n° 0034741139

Riscos

• Cliente não ser detentor das regras de negócio.
  Estratégia adotada para superar risco: reunião de alinhamento com sponsor para esclarecer esse ponto, tendo como resultado que sempre que houver dúvidas quanto a regra será levado a funcionalidade para discussão de um grupo de pessoas que trabalhem naquela rotina de forma ativa.

Equipe

Desenvolvedor: Diego Gonçalves de Almeida

Desenvolvedor: Erton D Avila Sotero

Desenvolvedor: Weslle Vinicius dos S. Lima

Desenvolvedor: Ádrian Rabelo Mendes

Product Owner: Julien Martins

Scrum Master: Edson Hiraçaka

Analista de negócios: Jônatas Justiniano

Gerente de Processos: Luma Damon

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira

Cliente:  Folha de Pagamento SEGEP (CECON, GSUP, GSIP)

Aprovadores do Projeto: Henrique Douglas (Coordenador COGE), Ranon Cavalcante (Coordenador CODE), Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente).

Grupos de entregas

Planejamento do Projeto: 30/01/2023

Desenvolvimento de Melhorias: Em andamento

Indicadores

Valor de custo do projeto: Ainda não estimado.

Valor de mercado: Ainda não estimado.

Valor de economia para o Estado: Ainda não estimado.

Processo SEI: 

0031.546836/2019-15

0031.418071/2020-50

0016.373435/2021-34

0070.068207/2022-71

0031.073269/2022-61

0016.461909/2019-80

2. Escopo

a) Gerente de Supervisão de Pagamento

b) Gerência de Sistemas de Pagamento

c) Núcleo de Cálculos

d) Assessoria de Análise de Processos

1.2 Voice Of Costumer

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGEP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Alguns pontos levantados durante a visita que foi realizada pelo gerente de projetos Eduardo Souza, no dia 21/09/2022 que teve como primeiro entrevistado Sandro Carvalho que fez os seguintes relatos:

• Na parametrização de afastamento em Movimentação no Governa, é necessário para que seja permitido a emissão de relatórios irá verificar qual foi o motivo de afastamento, se foi por exoneração, aposentadoria, falecimento e etc.
• Em Verbas Periódicas, também é necessário a emissão de relatório das inconsistências no cadastro de cada servidor, e que esse relatório seja emitido no formato de Excel e também esteja disponível no formato PDF.
• A GSUP é responsável pela emissão de ficha financeira de servidores, fichas que estão disponíveis desde 2011 no sistema, entretanto, a emissão por lote deve limitar a quantidade de servidores por relatório. Esse relatório deve permitir que sejam selecionadas vários órgãos para constarem naquele relatório, o que não acontece hoje, somente é emitido de órgão por órgão.
• O Governa não consegue emitir um número de relatório muito alto, isto é, que contenha muitos servidores, tendo como necessidade que o Sandro emita relatórios de um por um, puxando cada ano de forma individual.
• Na criação de verbas de consignação, os dados do servidor que são inseridos para cadastramento daquele débito em sua folha de pagamento, existe um erro ao enviar o relatório para CECON, porque os dados não vão junto com a verba de consignação.

Em um segundo momento o entrevistado foi o Douglas, também da GSUP, que cuida da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social):

• Quando é realizado o cadastro de um servidor é necessário que o sistema faça o cálculo de forma automática dos percentuais tributários que serão deduzidos da sua folha de pagamento, porque isso não acontece hoje.
• Na data de nascimento do servidor é necessário que exiba uma mensagem sempre que ele seja menor de idade, pois esses dados são inconsistentes devido a falha na atualização cadastral.
• Número de PIS para vários servidores.
• Douglas também ressaltou que é necessário que a COGES seja capacitada sobre o eSocial, pois eles também vão ser responsáveis.
• Douglas também levantou a necessidade de existir um alinhamento interno sobre como ficará a questão de empresas terceirizadas com o adequação do eSocial?
• A RAIS do ano de 2021 não foram enviadas ao Governo federal, o que impacta o abono salarial dos servidores do Estado pois podem deixar de receber.
• Existem muitas matrículas para o mesmo servidor e isso deve ser parametrizado.

Por fim o entrevistado foi o Walter, que cuida do envio de pagamento ao Banco do Brasil, de cada carteira, isto é, as Unidades do Estado. Ele relatou as seguintes reclamações que afetam o seu desempenho no trabalho e geram retrabalhos e muita execução de forma manual, que o sistema tem possibilidade de solucionar:

• Na efetivação de desbloqueio de pagamentos os relatórios de pensão são perdidos, ou seja, os valores que deveriam ser descontados na folha de pagamento dos servidores não são. Nessa mesma opção, há o relatório de cartas, que é um comprovante de envio de solicitação de pagamento ao Banco do Brasil, entretanto o relatório saí de forma aleatória, e não são separados por mês. 
• Existe muito trabalho manual para separar páginas de pdfs e juntá-las novamente para fazer envio de relatórios ao Controle Interno.
• Em exportação bancária, que é gerado o arquivo que autoriza o pagamento dos salários dos servidores, há necessidade de padronizar o campo 225 com o código 52, que é o código autorizador, sem ele o pagamento não é efetivado na conta do servidor.
• Na emissão de comprovantes de pagamentos o relatório precisar informar mês de pagamento, constando que o valor foi recebido em determinada conta bancária, e também deve constar as consignações que foram deduzidas do salário do servidor, pois esses comprovantes são solicitados em processos judiciais.

Foi possível concluir da visita que a falta de pessoas para compor o eSocial na Folha de Pagamento da SEGEP, é um risco que impactará negativamente o Estado e que as melhorias no Governa precisam ser priorizadas pelo Product Owner do projeto para ser repassado ao time de desenvolvimento.

3. Backlog do Produto

Consulte o backlog:

4. Plano de Comunicação do Projeto

5. Matriz de Risco

6. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto do Oceano Pacífico.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

7. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto

Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.

08 de ago. 2022

Foi realizado uma reunião com os  Gerentes de Projetos, Monike Izzo Martins e Eduardo Souza Ferreira e com o comparecimento de Clênio Marcelo Marques Gusmão, Diretor Executivo de Sistema de Pagamento (SEGEP), Graziella Viggiano Azevedo Montruil, Gerente de Supervisão de Pagamento (SEGEP-GSUP), Janilenny Chalender Ferreira Borin, Gerente de Supervisão de Pagamento (SEGEP-GSUP), Delner Freire, Superintendente da SETIC, Abedenildo Sobreira, Coordenador da CAGD (SETIC), e Julien Martins Czelusniak, Product Owner (CODE).

Durante a Reunião, foram levantadas as seguintes informações:

• As informações do Perícias e Consignação não integra com o governa;
• Datas zeradas do início e fim do afastamento (Perícias);
• Existem muitos arquivos que não importam dentro do Governa;
• Informações que são importadas no e-social, da atualização cadastral, tem inconsistência com o Governa - duplicidade de dados, por exemplo;
• Campos de cadastramento - Governa - do servidor que contém erros, e não são tratados. Existem campos obrigatórios, e alguns que não. Os campos obrigatórios precisam ser os mesmos dados que são utilizados no e-social;
• O uso do sistema Governa não é bem orientado, devido às informações centralizadas;
• O sistema não gera um arquivo com informações consistentes para envio ao banco;
• A base de dados é importada como um todo, não somente os dados atualizados;

Tomou-se também os seguintes encaminhamentos:

• Que a SEGEP fará o levantamento das inconsistências que acontecem rotineiramente dentro do Governa e nos subprodutos;
• Que serão enviadas todas as legislações que baseiam as funções do sistema, a fim das normativas serem estudadas;
• O sistema precisa refletir na automação dos sistemas;
• As regras de negócio serão levantadas pela SEGEP, a partir do cronograma a ser montado pelos gerentes de projetos, sendo que tal cronograma vai também consistir em visitas técnicas para acompanhar a rotina dos servidores que utilizam o sistema;
• O cronograma sendo executado e finalizado, dará a oficialização do início de projeto por ambas as partes, a SETIC e a SEGEP;

Ata de Reunião 0031265649

21 de set. 2022

A visita foi realizada pelo gerente de projetos Eduardo Souza, que teve como primeiro entrevistado Sandro Carvalho que fez os seguintes relatos:

• Na parametrização de afastamento em Movimentação no Governa, é necessário para que seja permitido a emissão de relatórios irá verificar qual foi o motivo de afastamento, se foi por exoneração, aposentadoria, falecimento e etc.
• Em Verbas Periódicas, também é necessário a emissão de relatório das inconsistências no cadastro de cada servidor, e que esse relatório seja emitido no formato de Excel e também esteja disponível no formato PDF.
• A GSUP é responsável pela emissão de ficha financeira de servidores, fichas que estão disponíveis desde 2011 no sistema, entretanto, a emissão por lote deve limitar a quantidade de servidores por relatório. Esse relatório deve permitir que sejam selecionadas vários órgãos para constarem naquele relatório, o que não acontece hoje, somente é emitido de órgão por órgão.
• O Governa não consegue emitir um número de relatório muito alto, isto é, que contenha muitos servidores, tendo como necessidade que o Sandro emita relatórios de um por um, puxando cada ano de forma individual.
• Na criação de verbas de consignação, os dados do servidor que são inseridos para cadastramento daquele débito em sua folha de pagamento, existe um erro ao enviar o relatório para CECON, porque os dados não vão junto com a verba de consignação.

Em um segundo momento o entrevistado foi o Douglas, também da GSUP, que cuida da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social):

• Quando é realizado o cadastro de um servidor é necessário que o sistema faça o cálculo de forma automática dos percentuais tributários que serão deduzidos da sua folha de pagamento, porque isso não acontece hoje.
• Na data de nascimento do servidor é necessário que exiba uma mensagem sempre que ele seja menor de idade, pois esses dados são inconsistentes devido a falha na atualização cadastral.
• Número de PIS para vários servidores.
• Douglas também ressaltou que é necessário que a COGES seja capacitada sobre o eSocial, pois eles também vão ser responsáveis.
• Douglas também levantou a necessidade de existir um alinhamento interno sobre como ficará a questão de empresas terceirizadas com o adequação do eSocial?
• A RAIS do ano de 2021 não foram enviadas ao Governo federal, o que impacta o abono salarial dos servidores do Estado pois podem deixar de receber.
• Existem muitas matrículas para o mesmo servidor e isso deve ser parametrizado.

Por fim o entrevistado foi o Walter, que cuida do envio de pagamento ao Banco do Brasil, de cada carteira, isto é, as Unidades do Estado. Ele relatou as seguintes reclamações que afetam o seu desempenho no trabalho e geram retrabalhos e muita execução de forma manual, que o sistema tem possibilidade de solucionar:

• Na efetivação de desbloqueio de pagamentos os relatórios de pensão são perdidos, ou seja, os valores que deveriam ser descontados na folha de pagamento dos servidores não são. Nessa mesma opção, há o relatório de cartas, que é um comprovante de envio de solicitação de pagamento ao Banco do Brasil, entretanto o relatório saí de forma aleatória, e não são separados por mês. 
• Existe muito trabalho manual para separar páginas de pdfs e juntá-las novamente para fazer envio de relatórios ao Controle Interno.
• Em exportação bancária, que é gerado o arquivo que autoriza o pagamento dos salários dos servidores, há necessidade de padronizar o campo 225 com o código 52, que é o código autorizador, sem ele o pagamento não é efetivado na conta do servidor.
• Na emissão de comprovantes de pagamentos o relatório precisar informar mês de pagamento, constando que o valor foi recebido em determinada conta bancária, e também deve constar as consignações que foram deduzidas do salário do servidor, pois esses comprovantes são solicitados em processos judiciais.

Foi possível concluir da visita que a falta de pessoas para compor o eSocial na Folha de Pagamento da SEGEP, é um risco que impactará negativamente o Estado e que as melhorias no Governa precisam ser priorizadas pelo Product Owner do projeto para ser repassado ao time de desenvolvimento.

20 de dez. 2022

Foi realizado a reunião de priorização do backlog dos sistemas Consignação e Governa, em que se obteve a seguinte prorização de demandas:

1. Pensando no primeiro trimestre de 2023 temos que: os fluxos, campos e adaptações necessárias para atender o eSocial devem ser prioridades;

2.A RAS tembém tem que andar em paralelo com o eSocial no primeiro trimestre de 2023;

Visto isso, as próximas prioridades são:

3. Refatoração dos cálculos da prévia e da definitiva.
4. Refatoração da primeira parcela do décimo.

Documento Sei: Ata de Reunião 0034547738

06 de jan.2023

Foi realizado uma nova priorização com a gerente Janilenny Chalender sobre as prioridades do Governa para o 1 trimestre de 2023, sendo:

1. Implementação do fluxo correto para retenção de imposto de renda e consequente apoios para envio na Declaração do Imposto de Renda Retido na FONTE (DIRF);
2. Correções técnicas no arquivo da RAIS e apoio no envio da relação para o Governo Federal;
3. Implementação do cálculo de Rendimentos recebidos Acumuladamente (RRA) na tela do sistema Governa Web;
4. Refatoração (melhorias no código fonte do sistema) do cálculo da folha de pagamento prévia e definitiva;

Documento SEI: Ofício 49 (0035024153)

03 de fev. 2023

Foi apresentado o Plano de Comunicação dos projetos do Governa para o Diretor da Folha de Pagamento da SEGEP Clênio Gusmão e Gerente de Supervisão de Pagamento em substituição Conceição. Foi discutido o que será trabalhado até 31 de março de 2023, recordando o formato de trabalho dos times da SETIC. Ademais, foi acordado as formas de comunicação com a SETIC, principalmente sobre solicitações de melhorias que devem ser realizadas pelo GLPI.

Por fim, a documentação dos projetos foi apresentada na íntegra para conhecimento e disponibilizada para os dois acompanharem os andamentos.