Análise de Negócio
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Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação |
Última Alteração |
Versão |
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Time: |
Guardiões |
06/02/2023 |
2.0 |
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Cliente: |
Raquel Alencar (SESAU) e Clarissa Morais (SEGEP) |
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Product Owner: |
Luma Damon |
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Gerente de Projetos |
Eduardo S. Ferreira |
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Lista de Siglas
SETIC- Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
SESAU - Secretaria do Estado de Saúde de Rondônia
SIEP - Sistema Integrado de Escalas e Plantões
SKALA - Sistema de Escalas e Plantões
Escalas: Distribuição das horas trabalhadas pelos dias da semana, que também determinam as folgas do profissional
Plantões: É a realização do expediente durante horário noturno
Escala Comum:
Escala Sobreaviso: É a escala que não está previamente homologada mas que o servidor está em alerta para ser chamado a qualquer horário nos seus locais de trabalho, como por exemplo médico cirurgião.
Escala Especial:
Escala de Revezamento?
DEV- Equipe de Desenvolvimento de Software
COGE- Coordenadoria de Gestão Estratégica
GAB- Gabinete
ADM - Administrativo
VOC - Voz do cliente
SWOT - Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças)
RACI - R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed)
GUT - Gravidade, Urgência e Tendência
Introdução:
A Secretaria de Estado de Saúde de Rondônia (SESAU) foi criada pela Lei xxxx que tem como Missão:
Promover serviços de saúde humanizados com qualidade aos usuários, otimizando os recursos humanos, financeiros e materiais, garantindo os princípios constitucionais e demais legislações, nos diversos níveis de atenção, fortalecendo a regionalização e a municipalização do Sistema Único de Saúde no Estado de Rondônia
Visão: Sistema de Saúde estruturado, regionalizado e hierarquizado, contemplando a população com o pleno funcionamento dos serviços de saúde, garantindo a efetivação do plano e pactuações, previstas como estratégias para implementação do SUS, tornando o Estado de Rondônia Modelo em Saúde.
possui estrutura organizacional assentada pelo Decreto 9997, de 3 de julho de 2002 e seguintes
Como competência da SESAU:
É responsável pela articulação e planejamento de ações desenvolvida em cinco regionais distribuídas pelo Estado. Administra ainda as seguintes Unidades de Saúde:
– Hospital de Base
– Hospital Infantil Cosme e Damião
– Hospital e Pronto Socorro João Paulo II
– Policlínica Oswaldo Cruz
Apóia e controla endemias tropicais através do Centro de – Cemetron e assessora a Fundação – Fhemeron.
Cabe ainda a Sesau auxiliar no controle de ocorrência de doenças, controle e qualidade dos medicamentos, realização de exames, vigilância quanto a conservação e venda de alimentos, controle de endemias em todo o Estado.
https://sapl.al.ro.leg.br/media/sapl/public/normajuridica/2021/10304/l5243-21.pdf
Justificativa:
Desde Maio de 2022, a Superintêndencia Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP), enfrenta diversos problemas dentro do Sistema de Gerenciamento de Escala e Plantões (SKALA), resultando negativamente na folha de pagamento dos plantonistas, na marcação de férias e licenças, por exemplo, pois o SKALA não se comunica com eficência no e-Estado. Sendo assim, a SEGEP precisa com urgência da melhoria no atual sistema, transformando-o em Sistema Integrado de Escala e Plantões (SIEP), que garanta a eficiência no processo de escalas e plantões nos órgãos do Estado de Rondônia.
Hoje a SEGEP enfrenta os seguintes problemas com o SKALA:
- O Sistema SKALA não se comunica com o E-ESTADO, dessa forma as ocorrências que são realizadas no E-ESTADO como por exemplo: LICENÇA SEM VENCIMENTO, FÉRIAS, ETC não aparecem no Mapa de Plantão dos servidores. Porém além de não aparecer no SKALA (mapa de plantão) também não aparece no SIF, tendo em vista que o servidor está marcando como "PLANTONISTA" ou seja, o SIF ler as informações do SKALA que não possui informação por não receber os dados do E-ESTADO.
- Servidores de Férias e Licenças ficam com saldo negativo de horas no BAF, mesmo com a ocorrência lançada no e-Estado;
- Quando a pessoa faz dois registros no mesmo dia (saída de um plantão às 7h, e entrada em novo plantão às 19h, por exemplo), o sistema só encaminha um registro para o SIF (o registro das 7h fica constando como saída e entrada, perfazendo um total de horas a mais do que o servidor realmente trabalhou);
- O sistema não contabiliza Hora-Extra;
- O plantão é de 24h. O servidor entra dia 5 e sai no dia 06, contudo ele esqueceu de registrar a saída e na guia administrar não permite a inclusão da saída nesse caso;
- Plantões cadastrados porém no SIF aparece "NÃO HÁ CONVOCAÇÃO".
Objetivo:
Considerando as diversas tratativas realizadas no segundo semestre de 2022, em que foi decidido que o cliente principal do Sistema Integrado de Escalas e Plantões será a SESAU, sistema provenientge da refatoração do Skala, visto que a SESAU possuí diversos cenários de plantões e escalas que vão se refletir para as demais secretarias. Dessa forma, serão trabalhados melhorias do que era Skala para se tornar SIEP. Tendo como objetivo SMART:
Criação de um sistema integrado que faça a criação de plantões e controle de frequência de plantonistas do Estado de Rondônia até Dezembro de 2023.
Resultados:
4.1 Planejamento Estratégico do Governo do estado de Rondônia e Plano de Desenvolvimento Estadual Sustentável
O Planejamento Estratégico é um instrumento gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela Organização. Visa maior grau de interação com o ambiente e deve ser visto como um instrumento dinâmico de gestão, que contém decisões antecipadas sobre a linha de atuação a ser seguida no cumprimento de sua missão.
Para Oliveira (2010), o Planejamento Estratégico corresponde ao estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas pelo executivo para a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado.
Nesse sentido, o Planejamento Estratégico é o instrumento mais amplo e abrangente da organização, situa-se no topo da hierarquia institucional, por ser um processo contínuo com as características:
- é definido em nível institucional (direção) e corresponde ao plano maior ao quais todos os demais (tático e operacional) estão subordinados;
- é projetado a longo prazo com efeitos estendidos que repercutem por vários anos;
- envolve a Instituição como um todo, abrange seus recursos e áreas de atividade e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional.
A iniciativa do projeto tem como respaldo o Planejamento Estratégico do Estado de Rondônia (2019-2023) em sua 3 Batalha "Aumentar a eficiência e a qualidade da prestação do serviço público com o uso de tecnologia". A 3 Batalha diz respeito a seguinte descrição:
A tríade formada por pessoas, processos e tecnologias, quando bem executada, acarreta grandes potenciais de ganhos operacionais e para o cidadão na gestão dos serviços públicos. O dimensionamento da força de trabalho, o acesso ao serviço público de forma remota pelos indivíduos e a potencialização de plataformas digitais são instrumentos que alavancam não apenas a produtividade interna, mas a eficiência e qualidade na prestação do serviço.
Já o Plano de Desenvolvimento Estadual Sustentável (PDES), de 2015 a 2030, estabelece o planejamento do desenvolvimento sustentável do Estado de Rondônia, para os próximos 15 anos, com base no conhecimento de sua realidade e nas políticas públicas voltadas ao desenvolvimento socioeconômico, mediante a execução de um conjunto de diretrizes, programas e projetos, visando reduzir as desigualdades entre as regiões de planejamento do Estado e direcionar o potencial da diversidade existente para o desenvolvimento regional sustentável.
O PDES traz como Programa de Apoio à Modernização da Gestão Pública, sendo que um dos projetos é de Desburocratização e e-governo, que traz como indicadores:
- Percentual de processos governamentais (compras, licitação, contrato e outros) idenficados, mapeados e simplificados.
- Percentual de sistemas sob interoperabilidade.
- Percentual de processos com padronização de sistemas de apoio (auditoria, protocolo, patrimônio, RH
e outros) implantados. - Percentual de processos de gestão eletrônica de documentos implantados.
- Percentual do programa de auditoria e controle integrado nas unidades orçamentárias e CGE
(software) implantado. - Percentual de empresas com registro empresarial e legalização de empresas para efevação da REDESIM entre JUCER e órgãos integrantes (SEFIN, SEDAM, Bombeiros, AGEVISA, municípios e outros) integradas e simplificadas.
- Percentual de serviços prestados pelo estado por meio de plataforma web (portal único) unificados e disponibilizados.
4.1 VOC
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Nº |
PROBLEMAS |
QUAL PREJUÍZO ISSO TRAZ? |
INCIDÊNCIA |
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01 |
O Sistema SKALA não se comunica com o E-ESTADO, dessa forma as ocorrências que são realizadas no E-ESTADO como por exemplo: LICENÇA SEM VENCIMENTO, FÉRIAS, ETC não aparecem no Mapa de Plantão dos servidores. Porém além de não aparecer no SKALA (mapa de plantão) também não aparece no SIF, tendo em vista que o servidor está marcando como "PLANTONISTA" ou seja, o SIF ler as informações do SKALA que não possui informação por não receber os dados do E-ESTADO. |
*A frequência de um servidor plantonista inicia com seu Mapa de Plantão, sua frequência no SIF é apenas a comprovação do que foi realizado. Todavia, se não há dados que abone sua ausência (férias, licenças, atestados, etc) o servidor fica "sem frequência" o acarreta em bloqueio indevido, perda de tempo de serviço (indevido),entre outros problemas; *Outro fator importante é que há unidades (núcleos, gerências, etc) que realizam escala de plantão para quem está de férias ou licença prêmio por assiduidade (por exemplo), o que poderia ser evitado caso aparecesse a informação da ausência do servidor (exemp: FÉRIAS), outro fator que permite tal situação é o do próprio sistema que não proíbe que seja cadastrado escala para quem não está em efetivo exercício; |
COMUM |
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02 |
Servidores de Férias e Licenças ficam com saldo negativo de horas no BAF, mesmo com a ocorrência lançada no e-Estado. A exemplo: ADAO JAMES PEREIRA PAES - está de Férias conforme OCORRÊNCIAS porém em saldo negativo está devendo 39h50; O mesmo problema aconteceu com AELSON CRISTIANO NOGUEIRA devendo 34h55, porém estava de férias conforme observação. |
* A LC 68/92 prevê a possibilidade do desconto de saldo negativo, se o servidor ficar com saldo devedor deverá ser descontado. No caso em tela será desconto indevido. |
COMUM |
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03 |
Quando a pessoa faz dois registros no mesmo dia (saída de um plantão às 7h, e entrada em novo plantão às 19h, por exemplo), o sistema só encaminha um registro para o SIF (o registro das 7h fica constando como saída e entrada, perfazendo um total de horas a mais do que o servidor realmente trabalhou) |
*Gera saldo que o servidor não tem direito. Mesmo tendo escala cadastrada para ele que diz "saída as 7h" - "Entrada 19h00". |
COMUM |
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04 |
Existe o registro de ponto, mas não aparece no SIF (No exemplo abaixo: o registro de entrada no dia 12 não foi migrado para o SIF) (em auditar frequência no dia 12 consta o registro, o que no SIF no dia 12/05 não aparece) - Freq. POLITEC. |
*O ponto ausente no dia todo gera falta, e o ponto ausente em uma entrada ou em uma saída gera saldo negativo o que nas duas hipóteses gera desconto indevido. |
COMUM |
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05 |
Não estão sendo computadas as horas noturnas, seria interessante para a comprovação do Adicional Noturno |
*O servidor que possui direito ao Adicional Noturno se o RH não fizer o cálculo manual do que está aparecendo no SIF esse servidor não recebe. O que acarreta em uma demanda desnecessária de trabalho, pois há unidades que possuem 200 servidores plantonistas, se o cálculo for manual. |
COMUM |
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06 |
A soma final de horas trabalhadas não permite uma fácil compreensão, conforme print acima o saldo trabalhado do servidor HAMILTON LACERDA CARVALHO no dia 03/06/2022 foi de 00:46:14.5620074, sendo horas trabalhadas 1.00:46:14.5620074. |
*Não é possível entender quantas horas foram trabalhadas no dia, semana. O não entendimento atrapalha nos relatórios, e principalmente para respostas aos órgãos de controle. |
COMUM |
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07 |
Servidor com plantão cadastrado no dia 31, porém no SIF não aparece o dia 31. |
*O fato de não aparecer no SIF faz com que haja divergência entre o Mapa de Plantão e a comprovação das escalas. Outro fato é que no mapa aparecerá "convocação" e no SIF não aparece nem falta e nem dia trabalhado. |
RARO |
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08 |
O sistema não contabiliza Hora-Extra. |
*Não é possível pagar hora-extra pelo SIF, fazendo assim cálculo manual assim como é feito no Adicional Noturno, conforme já informado acima. |
COMUM |
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09 |
o plantão é de 24h. O servidor entra dia 5 e sai no dia 06, contudo ele esqueceu de registrar a saída e na guia administrar não permite a inclusão da saída nesse caso |
*Os esquecimentos são corriqueiros, principalmente nas unidades que estão iniciando com o ponto eletrônico. Se há a possibilidade de ser administrado a frequência no SIF então é necessário que haja essa permissão para organizar as frequências dos plantonistas. ***Ressaltando que o SIF não pode permitir que seja incluído horas trabalhadas (entrada e saída) em um dia de total ausência, pois se isso ocorrer para os plantonistas que não seja permitido para os servidores que não são plantonistas. Caso seja liberado para "todos" isso irá permitir ilegalidades, o que já vem ocorrendo com o simples administrar frequência que hoje é permitido, no qual o gerente inclui saída ou entrada sendo que o servidor não estava no local de trabalho, conforme processos administrativos que este NAFAS vem respondendo junto a Corregedoria Geral. |
COMUM |
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10 |
Plantões cadastrados porém no SIF aparece "NÃO HÁ CONVOCAÇÃO". |
*Se não há convocação então não precisa aparecer essa mensagem no SIF. Agora se a regra "NÃO HÁ CONVOCAÇÃO" for relacionado aos dias de "FOLGA" que seja alterado o nome para *FOLGA*. |
COMUM |
4.2 - Processos Organizacionais
Processo organizacional é um conjunto de atividades de administração, marketing e outros processos operacionais relacionados entre si, envolvendo pessoas, procedimentos, equipamentos e informações, visando garantir o melhor desempenho da empresa.
A divisão de processos mais trabalhada hoje em dia é a apresentada no Guia de Corpo Comum de Conhecimentos sobre BPM (Business Process Management, em português - Gerenciamento de Processos de Negócios), que é um guia projetado para auxiliar profissionais de BPM. Nessa obra é apresentada a divisão dos processos empresariais em três grandes grupos.
Existem três tipos de processos organizacionais, são eles: primário, de suporte e gerencial.
Processos Primários
Esse processo também é conhecido como finalístico e faz referência aos procedimentos que geram diretamente o produto ou serviço para o público. Por meio desse tipo de processo, a empresa atende às demandas e necessidades dos clientes.
Além disso, o processo primário demonstra o ramo pelo qual uma determinada organização atua. Falamos, portanto, do “core business” (negócio principal), ou seja, das tarefas principais e que se relacionam com as atividades mais importantes de uma organização.
Quais foram os processos Primários/Finalísticos identificados na SESAU-?
Processos de Apoio
Também é conhecido como processo de suporte e faz referência às atividades que não têm relação direta com o público externo, ou seja, os consumidores finais. Nesse momento, o objetivo principal é auxiliar ou otimizar a execução do processo primário.
Vale destacar que, na maioria das vezes, os procedimentos de apoio estão diretamente ligados ao processo primário, pois garantem que as atividades relacionadas ao “core business” ocorram de maneira adequada. Dessa forma, a sua companhia pode entregar um melhor produto ao cliente.
Quais foram os processos de Apoio/Suporte identificados na FHEMERON?
Processos Gerenciais
Os processos dessa área estão diretamente ligados à gestão estratégica de uma organização. Por isso, apresentam uma relação intrínseca com os outros dois tipos. Vale destacar que é a partir desse tipo de processo que as outras atividades podem ser monitoradas e analisadas de forma contínua. Podemos afirmar, portanto, que os processos gerenciais ajudam a trazer mais eficiência.
Quais foram os processos Gerenciais identificados na FHEMERON?
4.2 Matriz SWOT
Forças:
Fraquezas:
Oportunidades:
Ameaças:
4.3 Matriz RACI
O que é a matriz RACI, (matriz de responsabilidades)?
A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.
A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.
Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.
Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.
Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).
Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.
Existe algum tipo de papel adicional ou customização possível na matriz RACI?
Considerando necessidade oriunda da complexidade de alguns processos e projetos, os usuários gradativamente foram desenvolvendo variações, melhorias e novos papeis a esta ferramenta. Conheça abaixo alguns papeis que já encontramos:
B - Backup: Responsável por substituir algum membro da equipe.
C - Criador: Responsável pela criação da entrega.
M - Manager: Responsável por gerenciar a entrega.
- É obrigatório que cada atividade tenha ao menos um responsável;
- Deve existir somente UM aprovador para cada tarefa do processo;
- Em uma demanda, pode haver vários consultados e informados, ou nenhum deles, se o interesse da matriz for apenas interno.
- O responsável também pode assumir o papel de aprovador da sua atividade.
Com o objetivo identificar as grandes áreas de atividades e seus responsáveis, foi aplicado a Matriz RACI:
4.4 Matriz de Risco
Referencias
https://rondonia.ro.gov.br/sesau/sobre/sobre-a-sesau/
https://rondonia.ro.gov.br/wp-content/uploads/2019/09/Book-Rondonia-V12.pdf
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