1.1 Projeto de Automatização da Análise Crítica das Consignações

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Governa

Nome do projeto

Projeto de Automatização da Análise Crítica das Consignações

Objetivo do projeto

Automatizar a funcionalidade de Análise crítica do sistema Governa até 31 de Março de 2023.

Justificativa

A análise crítica é o momento em que o sistema deve detectar os descontos de consignações na folha de pagamento do servidor e fazer a validação se eles não estão passando dos 30% de subsistência (não devem ser afetados de acordo com a Lei n° 1.046/1950). Caso as averbações das consignações estejam ultrapassando aquela margem o sistema deve retirar algumas averbações para não afetar a subsistência do servidor.

Previsão legal

DECRETO Nº 26.459, DE 15 DE OUTUBRO DE 2021

DECRETO N° 15654 , DE 27 DE JANEIRO DE 2011

Lei Complementar n° 701, de 05 de Março de 2013

Lei n° 1.046, de 02 de Janeiro de 1950

Legislação vigente: Lei Complementar n 622 e suas alterações

Premissas

• A análise crítica sendo automatizada reduzirá o trabalho manual feito pelos servidores da SEGEP.
• A análise crítica faz parte de um fluxo maior dentro da Folha de Pagamento da SEGEP.

Restrição

• O sistema não pode quebrar ao subir melhorias para produção;

Requisitos

• Deve ser realizado o mapeamento e redesenho do processo de automatização da análise crítica para identificar atores, início e término do fluxo; 
• A automatização da análise deve apontar os servidores que estão com os 30% de subsistência afetados;
• Após a identificação dos servidores, a SEGEP-GSUP pode executar a remoção de averbações, que deve ser automatizada e retirando na ordem:
  
  1. Mensalidade de custeio de entidade de classe ou associação
  2. Mensalidade do plano privado de saúde e odontologia
  3. Amortização e juros de dividas de empréstimo (cartões)
  4. Descontos facultativos
     
  5. descontos facultativos em favor do Hospital do Cancer de RO
  6. Contribuição para previdencia privada, seguro de vida e plano de pecúlio

  Por regra da própria CECON, valores de até 50 reais ultrapassando os 30% não são retirados.

  
  
• Deve existir uma mensagem informando que o processo de consignação finalizou e se existe alguma falha que deve ser corrigida manualmente.

Riscos

• As regras de negócios não estarem definidas em sua totalidade;
  
• Mudança na legislação sobre os descontos de averbações;

Equipe

Product Owner: Gezinéia Costa.

Scrum Master:

• Edson Hiraçaka; e,
• Isis Maria Veloso.

Analista de negócios: Jônatas Justiniano.

Gerente de Processos: Luma Damon.

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira.

Clientes:

• SEGEP (CECON, GSUP, GSIP).

Aprovadores do Projeto:

• Henrique Douglas (Coordenador COGE);
• Ranon Cavalcante (Coordenador CODE);
• Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico); e,
• Delner Freire (Superintendente).

Público alvo

Servidores SEGEP, Consignatárias e Servidores Públicos.

Indicadores e Critérios de Sucesso do Projeto

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

0070.068207/2022-71

0031.068586/2022-66

0031.074722/2022-57

2. Backlog do Produto

3. Plano de Comunicação do Projeto

4. Mapa de Stakeholders

5. Matriz de Risco

6. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

7. Mapeamento de Processos

7.1 Objetivo

O mapeamento visa dar suporte a automação das atividades de suspenção de averbações relativas aos descontos de consignações facultativas no sistema de folha de pagamento do executivo (Governa/SIRH), de forma a remover fluxos com lacunas e gargalos que possam tornar-se engessados, demasiadamente é burocrático ou indo de encontro à Lei do Governo Digital e à desburocratização de serviços públicos.

7.2 Metodologia

Para este estudo foram utilizadas as seguintes metodologias e ferramentas para auxiliar nas análises e melhoria dos processos.

• Pesquisa Exploratória: levantamento bibliográfico e entrevista in loco com a identificação das problemáticas. 

• Plano de Trabalho: reunião de priorização com o cliente.

• Levantamento das atividades e normas/ legislação: leitura e estudo.

• Identificação dos Elementos do processo: Por meio do 5W2H, que é uma técnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da análise e melhoria de processos. O nome da técnica deriva-se de cinco perguntas em inglês: Who (Quem), Where (Onde), Why (Porque), What (O que?), When (Quando), How much (Quanto) and How (Como).

• Declaração do Problema: Ferramenta usada para descrever uma lacuna entre o estado atual e o estado de desempenho desejado. Trata-se de uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. É frequentemente, realizada por meio de reunião possibilitando melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Vide item 7.3.1. 
  
• Modelagem do processo atual: AS-IS - diagrama mostra o fluxo de atividades tal como ocorre hoje usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN).
• Proposição de Melhorias: TO-BE - diagrama mostra o fluxo de atividades revisado e como deve ocorrer usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN). Vide item 7.3.2.

7.3 Suspensão de Averbação na Análise Crítica

7.3.1 Declaração do Problema

No dia 10 de janeiro de 2023, reuniram-se o Analista de Processo Jônatas Lima e  a Product Owner Nara Galvão com o Assistente Técnico, servidor Alcides Filho Pereira Santana, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema, no processo de Análise Crítica das averbações de consignação.

Abaixo está descrito o problema coletado:

7.3.2 Diagrama com redesenho do processo

Este processo tem como escopo as suspensões dos descontos de consignações facultativas de que trata o § 3°, art. 8º da Lei Complementar 622 de Julho de 2011, desde a finalização do cálculo da matrícula até o início do cálculo de outra matrículas. 

Link para o diagrama na web: https://processos.sistemas.ro.gov.br/segep/governa/#dialog/diagram/771412e0-eb71-416e-9313-e5baefc49bf5

Link para baixar o diagrama em PDF: TO BE - Suspensão de Averbação na Análise Crítica.pdf

Link para baixar o diagrama em WORD: TO BE - Suspensão de Averbação na Análise Crítica.docx

8. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto

Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.

20 de dez. 2022

1. Foi realizado a reunião de priorização do backlog dos sistemas Consignação e Governa, em que se obteve a seguinte prorização de demandas:
   - A primeira prioridade é o motivo de suspensão visível na gestão das averbações;
   - Análise crítica de forma automatizada;

Documento Sei: Ata de Reunião 0034547738

27 de jan. 2023

1. Foi realizado a Review do mapeamento do processo da tarefa da análise crítica das consignações em que houve o comparecimento do Gerente de Projetos Eduardo, Gerente de Processos Luma, Product Owner Gezinéia, Analista de Processos Jonatas, e os clientes José Gisbert e Alcides. Durante a review foi apresentado o processo e o procedimento que será refletido na funcionalidade dentro do sistema. O mapeamento do processo foi aprovado com êxito.
2. Também foi discutido sobre a funcionalidade de baixa automática das parcelas que findam contrato, que não foi possível realizar os testes em ambiente de treinamento, ficando acordado de ser realizado junto com a SETIC, no dia 30 de jan. 2023, a partir das 09h:00.

30 de jan. 2023 

1. Em reunião de alinhamento interno o Gerente de Projetos Eduardo apresentou o status dos projetos do consignação e foi discutido o backlog dos mapeamos de processos com o Coordenador da COGE Henrique Douglas, em que foi definido que a melhor alternativa é mapear a tarefa do processo que interessa o cliente, a exemplo da "Análise Crítica" que faz parte um processo maior, a fim de atender as necessidades do cliente e entregar valor de forma rápida e incrimental seguindo os princípios do agile.
2. Em relação a funcionalidade de baixa automática das parcelas foi acordado ,na sexta-feira (27/01/23) com o cliente José Gisbert, a testagem em ambiente de treinamento para autorização de implementaçào em ambiente de produção da funcionalidade, a ser realizada no dia 30/01/23 às 9h:00. Entretanto, houve backup no sistema e não seria possível fazer o teste de maneira consistente, dessa forma foi optado de ser realizado 12h:00 junto ao José, entretanto o mesmo não compareceu no referido horário.