3. Projeto Piloto do eSocial
1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)
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Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação |
Última Alteração |
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Cliente: |
Comissão eSocial da Superintendência de Gestão de Pessoas (SEGEP): Alcides Filho Pereira Santana, : Ricardo Cruz dos Santos, Emiliano de Sousa Marinho Filho. Diretor da Folha de Pagamento Clênio Gusmão. |
30/01/2023 |
3.0 |
| Product Owner: | Julien M. Czesluniak | ||
| Gerente de projetos | Eduardo S. Ferreira | ||
Nome do produto
Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Nome do projeto
Projeto Piloto do eSocial
Objetivo do projeto
Construir o sistema de mensageria do eSocial para o Poder Executivo do Estado de Rondônia até Junho de 2023 para atender as normativas federais.
Justificativa
O eSocial é uma plataforma online do governo que unificou a entrega de 15 obrigações da área trabalhista para empresas, outras pessoas jurídicas e também para pessoas físicas. Em vez de ter que preencher várias guias e entregá-las em canais diferentes, o empregador deverá usar apenas o sistema para cumprir a lei e manter sua contratação na legalidade. Sendo assim o Estado tem como obrigação enviar, de forma mensal, as informações trabalhista, previdenciárias e fiscais para o Governo Federal através do sistema que precisa ser construído. Além disso, o não cumprimento do cronograma de implantação do eSocial acarreta em multas e sanções que podem comprometer o repasse de verbas federais para o Estado de Rondônia.
Previsão legal
Manual de Orientação do eSocial
Manual de Orientação do Desenvolvedor
Manual do usuário para os módulos WEB GERAL e SST
Resolução CGFTS N° 926, de 28 de Maio de 2019
Instrução Normativa RFB Nº 2.094, de 15 de Julho de 2022
Premissas
- Sistema com regras de negócio complexas.
- Prazo para construção do sistema estar extrapolada.
- Time de Desenvolvimento está operando somente com atravessamentos e bugs.
- Subprograma já priorizado pelo Gabinete da SETIC.
Restrição
- Não terão squads destinadas a construção do sistema.
Requisitos
- Modulação da aplicação do eSocial da PRODEST para o Poder Executivo do Estado de Rondônia;
- Preprar os ambientes e infraestrutura para receber o código do eSocial da PRODEST.
- Os códigos das rúbricas da folha de pagamento precisam ser padronizados para com o e-social;
- Realizar correção dos campos das tabelas do eSocial, seja o campo do e-Estado ou Governa, sendo as seguintes tabelas:
Riscos
- O Governa não integrar com o e-Estado e consequentemente oferecer uma base de dados inconsistente para o eSocial;
- Cliente não ser detentor das regras de negócio;
- Time de desenvolvimento não ter foco no eSocial e sim em outros produtos utilizados pela Folha de Pagamento pela SEGEP;
- Prazos curtos com o governo Federal à adequação do e-Social;
- A não integração dos sistemas do Esfera Celestial com o e-Estado;
Equipe
Time de Desenvolvimento:
Product Owner: Julien Martins
Scrum Master: Edson Hiraçaka
Analista de negócios: Jônatas Justiniano
Gerente de Processos: Luma Damon
Gerente de Projetos: Eduardo Ferreira
Cliente: Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP)
Aprovadores do Projeto: Henrique Douglas (Coordenador COGE), Ranon Cavalcante (Coordenador CODE), Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente).
Público alvo
Servidores da folha de pagamento da SEGEP.
Grupos de entregas
Planejamento do Projeto:
Mapeamento e Otimização dos Fluxos:
Desenvolvimento do sistema:
Implantação do sistema:
Indicadores
Valor de custo do projeto:
Valor de mercado: R$ -
Valor de economia para o Estado: R$ -
Processos SEI:
0088.068198/2022-20
0031.368824/2021-50
2. Escopo do Projeto
Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias.
O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.
A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.
Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:
3. Mapa de Stakeholders
4. Plano de Comunicação do Projeto
5. Matriz de Risco
5. Matriz RACI
A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.
A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.
Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?
Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.
Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.
Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).
Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.
Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto do Oceano Pacífico.
A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!
7. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto
Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.
17 de ago. 2022
Realizou-se uma reunião estratégica para conhecer as principais problemáticas do produto e-social, que é utilizado pela Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP), sob a Presidência dos Gerentes de Projetos, Monike Izzo Martins e Eduardo Souza Ferreira e com o comparecimento de Clênio Marcelo Marques Gusmão, Diretor Executivo de Sistema de Pagamento (SEGEP), Graziella Viggiano Azevedo Montruil, Gerente de Supervisão de Pagamento (SEGEP-GSUP), José Maria Gisbert Bezerra, Coordenador-Geral da CECON, (SEGEP-CECON), Alcides Filho Pereira Santana (SEGEP-CECON), Ricardo Cruz dos Santos, Presidente do GET e-Social (SEGEP-CECON).
levantadas as seguintes informações:
Tomou-se também os seguintes encaminhamentos:
- Que os gerentes de projetos realizarão uma visita técnica com visão macro, a fim de definir o cronograma para acompanhar cada produto utilizado dentro da SEGEP, no subprograma Esfera Celestial, no dia 23 de Agosto de 2022;
- As normativas estão sendo mapeadas pela SEGEP;
19 de set. 2022
Visita técnica realizada pelos Gerentes de Projetos Eduardo Souza e Monike Izzo, com intuito de levantar escopo para o Projeto Oceano Pacífico. Quem nos recepcionou foi o Ricardo Cruz e apresentou as seguintes demandas:
- Já foi feito a tabela depara com os códigos de verbas estaduais, alinhando com as federais.
- O eSocial afeta todas as Unidades do poder Executivo Estadual, pois há legislação federal para cumprir.
- Caso o Estado de Rondônia não cumpra com as legislações sofrerá sanções em repasses de recursos federais e também multas por cada servidor empregado pelo Estado.
- Existem documentações com layouts para o time de desenvolvimento seguir e cumprir com os requisitos do eSocial <https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/documentacao-tecnica>, isto é, as regras de negócio são demandadas pelo governo federal.
- A equipe do eSocial é constituída por apenas dois servidores, e isso é um risco para o projeto.
18 de nov.2022
Realizou-se a Reunião sobre a Construção do Sistema eSocial, da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação, sob a Presidência do Gerente de Projetos, Eduardo Souza e com o comparecimento do Superintendente da SEGEP Silvio Rodrigues, Conselheiro geral da Comissão do eSocial Ricardo Santos, Diretor da Folha de Pagamento da SEGEP Clênio Gusmão, Superintendente da SETIC Delner Freire, Diretor Técnico Abdenildo Sobreira, Coordenador de Gestão e Estratégia Henrique Araújo, Coordenador de Desenvolvimento em substituição Matheus Silva, Coordenador de Análise de Dados Pedro Gomes e Product Owner Julien Czelusniak.
Durante a Reunião, foram tomadas as seguintes decisões:
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Surgiu o consenso da necessidade de integração entre os Sistemas Governa e e- Estado para desenvolver o eSocial.
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A SEGEP pede priorização no envio das tabelas, da segunda fase de implantação do eSocial na Administração Pública, para a produção dos layouts para que a SETIC envie ao ambiente do eSocial.
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A SETIC irá marcar uma reunião com a Assembleia Legislativa do Estado de Rondônia para conhecer o sistema do eSocial e suas necessidades de negócio, a partir da próxima semana.
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A SETIC informa da impossibilidade técnica de atender, com plenitude e no prazo devido, a implantação efetiva do Sistema eSocial e para tanto, sugere a contratação de uma empresa terceirizada para, via pregão, desenvolver o eSocial, com mentoria da SETIC.
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Para corrigir os cruzamentos manuais dos dados cadastrais dos servidores feitos no Excel pela SEGEP, ela irá enviar o produto disso para que a SETIC repasse ao Sistema e- Estado.
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A SETIC informa que pode ser utilizado coma o segunda sugestão, a "Fabrica de Software" que está sendo modulada e modelada e irá em breve, para a licitação, necessitando para tanto receber da SEGEP as regras de negócios para desenvolvimento do sistema eSocial.
30 de nov. 2022
Realizou-se a Reunião para entender sobre o negócio da Assembleia Legislativa de Rondônia para a implementação do eSocial, na Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação, sob a Presidência do Gerente de Projetos Eduardo Souza, e com o comparecimento da Assembleia Legislativa, Superintendente de Gestão de Pessoas Silvio Rodrigues, Diretor Executivo da Folha de Pagamento Clênio Gusmão, Coordenador Geral da Comissão do eSocial Ricardo Cruz, Coordenador Técnico Emiliano Marinho da Comissão do eSocial, Assessora Giovanna Mota, Diretor Técnico da SETIC Abdenildo Sobreira, Coordenador de Gestão e Estratégia Henrique Douglas, Coordenador de Desenvolvimento em Substituição Matheus Silva e Product Owner Julien Martins.
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ALE/RO possui 2.400 servidores que possuem dados centralizados no sistema Governa, sendo que dentro da Governa existe um ambiente do eSocial, onde é possível realizar o envio de dados para o Governo Federal.
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A empresa PubliCenter é responsável por manter a folha de pagamento da ALE/RO, com custo mensal de aproximadamente R$11.000,00.
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A implementação do ambiente do eSocial levou cerca de 1 ano, em que a empresa contratada era responsável por ajustar adequações de rúbricas, tabelas e etc, não acarretando em aumento de quadro de pessoal.
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Existem normativas internas que regem o funcionamento da folha de pagamentos, por exemplo, a data que alguém deve ser nomeada e exonerada para constar na folha de determinado mês.
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A ALE/RO informou que será necessário a contratação de uma empresa para tratar sobre a última fase de eventos do eSocial que é de Saúde e Segurança do Trabalho (SST).
Por fim, foram tomadas as seguintes decisões:
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Realizar reuniões com os Estados do Acre, Minas Gerais e Espiríto Santo e também com a Defensoria Pública do Estado de Rondônia (DPE), com intermédio do Ricardo.
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Buscar orçamento com algumas empresas para a implementação do eSocial no Poder Executivo de Rondônia.
20 de dez. 2022
Foi realizado a reunião de priorização do backlog dos sistemas Consignação e Governa, em que se obteve a seguinte prorização de demandas:
1. Pensando no primeiro trimestre de 2023 temos que: os fluxos, campos e adaptações necessárias para atender o eSocial devem ser prioridades;
2.A RAS tembém tem que andar em paralelo com o eSocial no primeiro trimestre de 2023;
Visto isso, as próximas prioridades são:
3. Refatoração dos cálculos da prévia e da definitiva.
4. Refatoração da primeira parcela do décimo.
Documento Sei: Ata de Reunião 0034547738
09 de jan. 2023
Realizou-se a Reunião de Apresentação da Solução de eSocial do Instituto de tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (PRODEST), encaminhamentos da Ata (0034034030) da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação, sob a Presidência do Gerente de Projetos, Eduardo Souza Ferreira, e com o comparecimento do Coordenador Geral da Comissão eSocial Ricardo Cruz, Chefe do Núcleo de Frequências da SEGEP Clarissa Morais, Product Owner Julien Martins, Daniel Sanches e Leandro Dar do Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo. O Presidente iniciou os trabalhos realizando a apresentação de cada participante presente na reunião. Em discussão e votação, a Ata foi aprovada sem restrições. Durante a Reunião, foram discutidas as dificuldades e cenários que o Governo do Espírito Santo enfrentou para se adequar ao eSocial, sendo que o cenários como: servidor com mais de uma matrícula, problemas com atualização de dados dos servidores, diferentes regras de negócios para Administração Pública Direta e Indireta são semelhantes aos cenários enfrentadas pelo Poder Executivo do Estado de Rondônia atualmente. Vale ressaltar que o Espírito Santo possui quase 90 mil servidores, somados os ativos e inativos. Também foi apresentada, durante a reunião, a Aplicação construída em C# pela PRODEST, para enviar os dados do eSocial para o Governo Federal, sendo uma solução que iniciou sua construção no final de 2019 e hoje encontra-se madura para atender inúmeros cenários e regras, além de ser mantido por um único banco de dados. Sendo assim, foi definido o seguinte encaminhamento: O Senhor Presidente da Reunião, Eduardo Souza Ferreira ficou responsável por entrar em contato com a Secretaria de Gestão da PRODEST para discutir a possibilidade da cedência da aplicação para o Poder Executivo do Estado de Rondônia, para testes pela SETIC e também pela SEGEP para aprovação da solução, sendo que o contato será realizado até o dia 13/01/2023.
10 de jan. 2023
Realizou-se a Reunião de Apresentação da Solução de eSocial do Processamento de Dados do Amazonas (PRODAM), da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação, sob a Presidência do Gerente de Projetos, Eduardo Souza Ferreira, e com o comparecimento do Coordenador Geral da Comissão eSocial Ricardo Cruz, Chefe do Núcleo de Frequências da SEGEP Clarissa Morais, Product Owner Julien Martins, Abel Neto e Regis Alberto do PRODAM. O Presidente iniciou os trabalhos realizando a apresentação de cada participante presente na reunião. Em discussão e votação, a Ata foi aprovada sem restrições. Durante a Reunião, foram discutidas as dificuldades e cenários que o Governo do Estado do Amazonas enfrentou para se adequar ao eSocial, sendo que cenários como: servidor com mais de uma matrícula, problemas com atualização de dados dos servidores, diferentes regras de negócios para Administração Pública Direta e Indireta são semelhantes aos cenários enfrentadas pelo Poder Executivo do Estado de Rondônia atualmente. Vale ressaltar que a PRODAM do Estado do Amazonas faz gestão da Folha de Pagamento do Poder Executivo, Legislativo e Judiciário. Durante a reunião, foi esclarecido que a PRODAM é uma Sociedade Anônima e que desenvolver por conta própria os sistemas de RH, que são utilizados há quase 30 anos e hoje encontra-se madura para atender inúmeros cenários e regras. Sendo assim, foi definido o seguinte encaminhamento: O Senhor Presidente da Reunião, Eduardo Souza Ferreira ficou responsável por receber o vídeo de demonstração da solução de mensageria do eSocial da PRODAM e encaminhar a Julien, Clarisse e Ricardo até o dia 13/01/2023 para que possam entender sobre o funcionamento do sistema para espelharmos para a solução a ser construída para o Poder Executivo do Estado de Rondônia.
03 de fev. 2023
Foi realizado uma reunião com a Gerente de Gestão Fernanda Coutinho, da Secretaria de Gestão e Recursos Humanos do Estado do Espírito Santo, na qual a PRODEST é subordinada, em que participou o Daniel Sanches, Gerente Técnico da Prodest e o Gerente de Projetos da SEGER Jessé Matos. Nessa reunião o Gerente de Projetos Eduardo Souza apresentou a problemática do eSocial no Poder Executivo, apresentou também alguns cenários que enfrentamentos e ressaltou o interesse na aplicação da PRODEST.
O Gerente Eduardo deixou claro também que a solicitação da aplicação já teve uma passagem pelo Jurídico da SEGER que aprovou a liberação da aplicação do eSocial para a SETIC, sem oficialização. A Fernanda Coutinho demonstrou interesse em fazermos um desenvolvimento da aplicação conjunta com a SETIC, afim de atender a Fase de Segurança e Saúde do Trabalho do eSocial de forma mais ágil, visto que os prazos já se encontram encerrados para a administração pública.
A Gerente Fernanda pediu 1 semana para responderem o ofício enviado pelo e-Docs, autorizando a cessão e já deixando claro o interesse no desenvolvimento conjunto, para que em seguida seja feito o termo de cessão.
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