TAP - Organograma Único do Estado

NOME DO PROJETO

Organograma Único do Estado

DESCRIÇÃO

Com problemas causados por complexidade e desempenho de consultas que utilizam o organograma para definir escopo dos dados em determinados contextos do E-Estado como Patrimônio e Recursos Humanos, e mais recentemente a integração com o SEI para replicação do Organograma, ficou claro que precisávamos melhorar a estrutura para que sua interpretação fosse consistente em todos os contextos.

JUSTIFICATIVA

Muitas Secretarias e Superintendências não possuem regimento interno, logo criam departamentos sem base legal nenhuma. Sendo assim, esses departamentos atuam como informações e sem um gerenciamento de dados eficaz, o que gera retrabalho nos sistemas, dificulta o gerenciamento do RH, pratrimônio, diário e folha de pagamento, impactando diretamente na transparência.

OBJETIVO SMART

• Normatizar a gestão do organograma do Estado por meio de decreto em até 90 dias a partir do inicio do projeto;
• Definir padrões para criação de regimentos internos em até 90 dias;
• Utilizar o módulo de Organograma do e-Estao como base para 100% dos sistemas produzidos ou mantidos pela SETIC;
• Promover, até fevereiro de 2021, a utilização do módulo de Organograma do e-Estado através da disponibilização de API aos interessados;
• Sanar as inconsistências, duplicidade e desuso na base de dados no módulo do Organograma do e-Estado a partir de julho de 2020;

BENEFÍCIOS

• Gestão de Pessoas e Patrimonial
• Garantir que os sistemas possuam organogramas consistentes
  
• Facilita a gestão do RH e da folha de pagamento
• Permitirá encontrar pessoas e bens materiais dentro do Estado
• Minimiza os erros e inconsistências no gerenciamento de servidores e patrimônios
• Possibilidade de criação de políticas públicas baseada na lotação de pessoas por secretaria
• Irá possibilitar maior organização e transparências de nossas unidades
• Melhoria no fluxo das comunicações internas e entre órgãos
• Organograma confiável e oficial ao cidadão
• Eliminação da duplicidade de informações do organograma nos sistemas

RESTRIÇÕES

• Não fará os regimentos internos das Secretarias;
• Não vai analisar se o organograma/regimento interno é adequado;
• Não vai tratar sobre cargos;
• Não vai tratar sobre planos de carreira;
• Integração entre o SEI depende de análise de impacto;
• Não podemos mexer no código fonte do SEI;
• A operacionalização as alterações e inclusões serão realizadas pela SETIC;

PREMISSAS

• É possível integrar via software o e-Estado, SEI, AD e outros sistemas;
• Haja alguém responsável pela homologação da estrutura criada pelos clientes;
• Conclusão e Públicação do Decreto do Organograma;
• A SETIC vai avaliar todas as solicitações de criação/alteração de organograma;
• O organograma somente será criado/alterado após a públicação de decreito, lei, regimento interno;
• Que tecnicamente conseguiremos resolver todas as dependências de outros módulos na solicitação da nova unidade ou departamento, como por exemplo a estrutura física;

REQUISITOS

• Ter uma visão hierárquica, gráfica do organograma do Estado e por secretaria para todos os interessados. Esse requisito interfere na qualidade de experiência do usuário;
• O módulo de Organograma do e-Estado precisa permitir auditoria e controle de alterações;
• Garantir a disponibilidade da API e do módulo de organograma 24h por dia;
• O módulo de Organograma do e-Estado precisa ser fácil para se usar;
• Adesão/colaboração das Unidades Gestoras irá interferir na Qualidade do Projeto;
• A priorização do projeto na SETIC irá interferir na execução do Projeto;
• Alinhamento favorável com a Casa Civil/Governadoria irá interferir na execução do Projeto.
• Ter uma API documentada irá interferir na qualidade do projeto;

RISCOS

• Não ter uma pessoa para avaliar as solicitações que chegarem a SETIC, fazendo com que a atribuição disso seja jogada para algúem, resultando em homologação inefetiva;
• Atualização desincronizada pela impossibilidade da integração automatizada com SEI e AD;
• Resistência na instituição das regras e consequentemente não públicação do decreto, resultando no afrouxamento das regras para modificação do organograma;
• Falta de atenção do usuáriona criação em massa de uma nova unidade e suas subordinadas podem gerar inúmeras outras solicitações de correção;
• Integração com o SEI inefetiva, o que irá necessitar de intervenções manuais no banco;
• Versionamento do organograma pode ser desnecessariamente complexo sem critérios de validação para criação de novas versões, o que resultará em baixo desempenho e consulta de histórico;
• Falta de atenção do usuário na criação em massa de uma nova unidade e suas subordinadas podem gerar inúmeras outras solicitações de correção;
• Baixa prioridade no projeto pela Casa Civil e Governadoria, o que pode resultar em afrouxamento de regras e não públicação do decreto;

EQUIPE

• Time 300
• COGE
• Central de Atendimento
• Baymax
• Esquadrão Suicida
• Assessoria do Gabinete da SETIC

STAKHOLDERS

• Casa Civil
• SESAU
• SEDUC
• CGE
• Time de Desenvolvimento

GRUPO DE ENTREGAS

Início: 

Previsão de Término: 

Valor de Custo: 

Valor de Mercado: 

Economia para o Governo: 

Processo SEI: