Processos Otimizados - Permuta
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Problema |
Detalhamento do problema |
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Permutas são feitas como se fossem DOAÇÃO. (1) |
O dono do processo relatou que todos os processos de PERMUTAS são realizados como DOAÇÃO no sistema HOSPUB, devido ao sistema não possuir a opção de PERMUTA, porém no campo OBSERVAÇÃO é inserido que o tipo de entrada é PERMUTA. |
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Insuficiência de dados. (2) |
O dono do processo relatou que é difícil extrair dados concretos das PERMUTAS (entradas e saídas), devido ao movimento ser discriminado como DOAÇÃO no sistema hospub. Porém, foi realizado uma média de 10 processos de permuta (doação) no ano de 2020 com valor médio de R$ 10.000,00 (dez mil reais) cada processo. Não foi possível validar essas informações devido às dificuldades em localiza-las no sistema. |
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Informalidade devido à falta de conhecimento a respeito da legislação. (3) |
O dono do processo informou que a solicitação de permuta é feita informalmente via telefone. Após acordado a troca de bens entre as partes é emitido a guia de de saída do bem de consumo no sistema, e posteriormente após o recebimento da troca é emitido a guia de entrada. O dono do processo informou também que não possui conhecimento sobre a legalidade dessa tramitação. |
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O jurídico não é acionado. (4) |
O time identificou que o setor jurídico não é acionado para emissão de parecer e que o gestor do setor tem liberdade e autonomia para tramitar e autorizar todo fluxo de PERMUTA. Segundo Dr. Horcades - Procurador da SESAU, relatou que o problema da PERMUTA pode ocasionar duas situações: Primeiramente quando é relacionado a entidades sem fins lucrativos e outros particulares, pode levar ao entendimento que estar havendo uma indevida dispensa de licitação. Se o bem foi adquirido por licitação, exemplo: papel A4 aí troca com outra entidade por álcool em gel, uma possível leitura a ser feita é que foi dispensado uma licitação, quando realizou a permuta. Ou seja, está adquirindo o álcool em gel sem o processo de licitação. Segundo o ele, existe muita dificuldade em fazer qualquer permuta com entidades externa ao Estado. Talvez uma situação pontual, ou outra relacionada a um convênio ou um projeto amplo, que seria uma questão bem pontual, em tese poderia ser permitido, mas utilizar como prática administrativa a Permuta de bens, parece violar a lei de licitações 8.666. Já no âmbito da própria administração dos próprios órgãos, ficaria relacionada questão orçamentária. A principio pode ser possível realizar a permuta, mas o ideal seria que tivesse uma regulação do governador através decreto, regulamentando o trâmite de permuta entre os órgãos da administração pública, para que haja mais segurança para as pessoas que estão envolvidas no processo de permuta. Mas, pode possível realizar a permuta, só é necessário ter o cuidado em verificar se existe correspondência orçamentaria entre os bens que estão sendo objeto de permuta e equivalência financeira. |
MAPEAMENTO DO PROCESSO PERMUTA SEDAM X DER
FERRAMENTA - PROCESSO DE PERMUTA DE BENS DE CONSUMO - 5W2H
ATORES: PERMUTANTE SEDAM, PERMUTADO DER
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QUEM |
O QUE |
ONDE |
QUANDO |
COMO
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PERMUTANTE |
OFICIALIZAR NECESSIDADE |
SGA |
OCORRÊNCIA SOB DEMANDA |
PASSO 1 - LEVANTAR O QUE NECESSITA PERMUTAR PASSO 2 - CONTATAR O PERMUTADO PASSO 3 - ACORDAR A TROCA |
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PERMUTANTE |
EMITE GUIA DE REMESSA |
SGA |
APÓS CONFIRMAÇÃO DA TROCA |
PASSO 1 - PREENCHER GUIA DE REMESSA DE MATERIAL |
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PERMUTADO |
RESPONDER OFÍCIO |
SGA |
OCORRÊNCIA POR INDUÇÃO |
PASSO 1 - LEVANTAR O QUE PODE PERMUTAR PASSO 2 - INFORMAR AO PERMUTANTE QUE SERÁ ATENDIDA A PERMUTA |
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PERMUTADO |
OFICIALIZAR O ATENDIMENTO |
SGA |
DURANTE A OCORRÊNCIA DO PROCESSO |
PASSO 1 - INFORMANDO AS CARACTERÍSTICAS DOS ITENS (CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL ELEMENTOS SUBELEMENTOS, QUANTITATIVOS, E VALORES) EM GUIA DE REMESSA DE MATERIAL |
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PERMUTADO |
EMITE GUIA DE REMESSA |
SGA |
APÓS CONFIRMAÇÃO DA EXISTÊNCIA DO MATERIAL EM ESTOQUE |
PASSO 1 - PREENCHER GUIA DE REMESSA DE MATERIAL |
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PERMUTADO |
REGISTRAR A MOVIMENTAÇÃO DO MATERIAL |
SGA |
DURANTE O PROCESSO DE BAIXA DO ESTOQUE |
PASSO 1 - REALIZAR A SAÍDA DO MATERIAL DO ESTOQUE |
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PERMUTANTE |
RECEBER MATERIAL |
SGA |
DURANTE A OCORRÊNCIA DO PROCESSO |
PASSO 1 - RECEBER MATERIAL INFORMANDO AS CARACTERÍSTICAS DOS ITENS (CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL ELEMENTOS SUBELEMENTOS QUANTITATIVOS, E VALORES) EM GUIA DE REMESSA DE MATERIAL |
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PERMUTANTE |
REGISTRAR A MOVIMENTAÇÃO DO MATERIAL |
SGA |
NA FINALIZAÇÃO DO PROCESSO |
PASSO 1 - DAR ENTRADA NO MATERIAL |
GUIA DE REMESSA DE MATERIAL - ENTRADA NO ESTOQUE DER
GUIA DE REMESSA DE MATERIAL - SAÍDA ESTOQUE DER
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
- ESSE PROCESSO OCORREU UMA ÚNICA VEZ
- AS AUTORIZAÇÕES PARA AS PERMUTAS SÃO FEITAS COM BASE NO ENTENDIMENTO DA DIRETORIA DO ÓRGÃO SOLICITANTE /DOADOR.
- VALOR DA PERMUTA INFERIOR A MIL REAIS
- NÃO FOI OBSERVADO CONTROLE DE ALÇADAS PARA OS VALORES ENVOLVIDOS.
- EM NENHUM MOMENTO O JURÍDICO É REQUISITADO PARA ANÁLISE.
DIAGRAMA DE ANALISE DE VALOR
| ESTADO INTERESSADO EM PERMUTA DE BENS DE CONSUMO | |||||
| DIAGRAMA DE ANÁLISE DE VALOR - ECRS | |||||
| Ord | Área | Descrição da atividade | Valor | Análise | Justificativa |
| 1 | Gab | Oficializar necessidade | NAV | ELIMINAR | Deverá ser inventariado o almoxarifado e os materiais estarão disponíveis após avaliação prévia da comissão e autorizo do gabinete. |
| 2 | Almoxarifado permutante | Emitir guia de remessa | NAV+N | ||
| 3 | Almoxarifado permutado | Responder ofício | NAV | ELIMINAR | Uso de um ambiente já pré-formatado para execução desta atividade |
| 4 | Ger. Almox. Permutado | Oficializar o atendimento | NAV | ELIMINAR | Registro já será através de processos automatizados e pré-formatados. |
| 5 | Chefe. Almox. Permutado | Emitir guia de remessa | NAVN | ||
| 6 | Chefe. Almox. Permutado | Registrar a movimentação de saída do material | AV | ||
| 7 | Almoxarifado permutante | Receber material | NAVN | ||
| 8 | Almoxarifado permutante | Registrar a movimentação de entrada do material | AV | ||
Obs.: Pelo fato de não haver normativa ou legislação que regule os processos de permuta, suas atividades são simples e sem análise dos tramites.
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