Síntese dos relatórios de gestão de Almoxarifado

INFORMAÇÕES QUE DEVEM CONSTAR NO RELATÓRIO ANALÍTICO MENSAL DE BENS DE CONSUMO

O relatório analítico mensal é baseado no modelo fornecido pelo Tribunal de Contas do Estado de Rondônia, conforme o Anexo TC - 13 da Instrução Normativa nº 22/2007/TCE-RO .

O relatório analítico mensal deve refletir a quantidade de material de consumo existente em estoque no momento do levantamento, ultimo dia do mês, também é o saldo para o mês seguinte. Isto é, representa o saldo em almoxarifado no momento da contagem e elaboração do relatório com base no controle administrativo periódico/mensal de cada subsetor.

O Relatório analítico será encaminhada junto com a Prestação de Contas Anual. As informações necessárias que devem conter no relatório analítico apenas:

 

1. SUBSETOR DE ALMOXARIFADO (1): nome da unidade/setor/órgão responsável pelo subsetor de almoxarifado;
2. MÊS/ANO DE REFERÊNCIA (2): informar o mês e o ano ao qual se refere o relatório;
3. ITEM (3): é a contagem sequencial dos itens;
4. QUANTIDADE (4): é a quantidade de itens no estoque no ultimo dia do mês;
5. UNIDADE DE CONTAGEM (5): É a unidade de contagem usada para contagem do item;
6. ESPECIFICAÇÃO (6): É a descrição ou especificação do item;
7. UNITÁRIO (7): É o valor/preço unitário do item;
8. GLOBAL (8): É o valor total dos itens em reais, isto é, a QUANTIDADE (4) x PREÇO UNITÁRIO (7);
9. TOTAL (9): é a soma da coluna GLOBAL (8), isto é, o saldo total de material de consumo no ultimo dia do mês de referência do relatório, deve ser igual ao valor total do SALDO FINAL do Relatório Sintético;

FÓRMULA PARA CALCULAR O VALOR GLOBAL DO ITEM (8):

INFORMAÇÕES QUE DEVEM CONSTAR NO RELATÓRIO SINTÉTICO MENSAL DE BENS DE CONSUMO

O Relatório Sintético Mensal de Bens de Consumo tem como objetivo contabilizar as saídas, conferir e ajustar o saldo das contas dos materiais disponíveis no estoque do Almoxarifado com os registros contábeis, no início de cada mês.

As informações necessárias que devem conter no Relatório Sintético, apenas:

1. SUBSETOR DE ALMOXARIFADO (1): nome da unidade/setor/órgão responsável pelo subsetor de almoxarifado;
2. MÊS/ANO DE REFERÊNCIA (2): informar o mês e o ano ao qual se refere o relatório;
3. CÓDIGO (3): código conforme a especificação de cada material de consumo relativo a cada subsetor;
4. ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL DE CONSUMO (4): conforme a especificação de cada material de consumo relativo a cada subsetor, os materiais deverão ser agrupados/classificados conforme a especificação.
5. SALDO INICIAL (5): saldo do material de consumo no inicio do mês de referência (dezembro de 2019), no caso o dia 01 de dezembro de 2019, corresponde também ao saldo final do mês de novembro de
6. MOVIMENTO (6): corresponde ao movimento de entrada e saída no mês de referência.
7. ENTRADAS (7): corresponde à entrada (compras, doações, entregas, ) de matéria de consumo em estoque de cada subsetor durante o mês de referencia.
8. SAÍDAS (8): valor das saídas (consumo, distribuição, baixas, doações, vendas, ) do estoque no mês de referencia.
9. SALDO FINAL (9): saldo após as movimentações do mês. Correspondem ao saldo em estoque após entradas e saídas (SALDO INICIAL (5) + ENTRADAS (7) - SAÍDAS (8) = SALDO FINAL (9)). O saldo final do relatório sintético deve ser igual ao saldo do relatório analítico, isto é, o total da coluna GLOBAL do Relatório Analítico. Se os saldos não forem correspondentes os relatórios devem vir com nota explicativa e justificativa circunstanciada do motivo da diferença!
10. TOTAL: soma da coluna SALDO FINAL (9) que deve ser igual ao saldo de material em estoque no ultimo dia do ano, isto é, o total da coluna GLOBAL (8) do Relatório Analítico;

FÓRMULA PARA CALCULAR O SALDO FINAL:

 RELAÇÃO ENTRE O RELATÓRIO SINTÉTICO E O RELATÓRIO ANALÍTICO

O relatório analítico deve refletir o detalhamento do total do saldo final do relatório sintético, isto é, o saldo total em estoque/almoxarifado no momento do levantamento das informações.

RELATÓRIO SINTÉTICO X RELATÓRIO ANALÍTICO

INFORMAÇÕES QUE DEVEM CONSTAR NO RELATÓRIO DE ENTRADA POR PERIODO

O relatório é baseado na solicitação da comissão de bens de consumo, fornecido e validado pelos membros.

O relatório deve refletir a quantidade de entrada de material de consumo dentro de um determinado período. Podendo ser emitido em qualquer tempo pelo parâmetro: Data inicio e data final/mês/ano, apenas consultas ou emissão por Excel e/ou PDF.

As informações necessárias que devem conter no relatório são:

1. DATA DE ENTRADA: data do registro da entrada em estoque com dia, mês e ano;
2. NÚMERO DO SUB ITEM: Sub item contábil de bens de consumo;
3. DESCRIÇÃO: Descrição do material adquirido;
4. NOME DO FORNECEDOR: Razão Social do fornecedor do material;
5. DESCRIÇÃO DO BEM SINTÉTICO E ANALÍTICO: é a descrição ou especificação do item;
6. QUANTIDADE: é a quantidade de itens dado entrada no estoque no período;
7. VALOR UNITÁRIO: é o valor/preço unitário do item;
8. VALOR TOTAL : é o valor total dos itens em reais, isto é, a quantidade x preço unitário ;
9. VALIDADE: Validade do lote com dia, mês e ano;
10. TIPO DE ENTRADA: é o tipo de processo que se deu a entrada, compra, doação são exemplos;
11. NÚMERO DO PROCESSO: Número do processo administrativo do sistema eletrônico de informação – SEI.

 

ENTRADA POR MATERIAL

Parâmetro: descrição do produto ou código.

Apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF

• Data da entrada dia/mês/ano;
• Descrição do bem sintética e analítica;
• Número e descrição do sub item;
• Fornecedor;
• Validade;
• Quantidade por entrada;
• Valor unitário;
• Quantidade total;
• Valor total;
• Tipo de aquisição;
• Número do processo.

 

ENTRADA POR SUBELEMENTO DE DESPESA

Parâmetro Data Inicial, Data Final, Subelemento.

apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF

• Descrição;
• Quantidade;
• Valor unitário;
• Valor total Item;
• Valor total dos subelementos;

 

RELATÓRIO POR FORNECEDOR

Parâmetro: Código do fornecedor, CNPJ, CPF, razão social ou nome fantasia do fornecedor

apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF

• Número do Subelemento de despesa;
• Descrição;
• Quantidade;
• Valor unitário;
• Valor total por item;
• Validade;
• Data;
• Tipo de movimentação;
• Tipo de processo;
• Número do processo;
• Vigência do contrato;
• Número do contrato;
• Saldo;

 

SAÍDAS

SAÍDAS POR MATERIAL

Parâmetro: descrição do produto ou código.

apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF

• N° sub item do bem,
• Descrição do bem sintética e analítica,
• quantidade,
• valor unitário
• e total do bem,
• tipo de saída,
• nome do favorecido e
• número do processo.

 

SAÍDAS POR SUBELEMENTO DE DESPESA

apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF

• Subelemento de despesa,
• descrição,
• quantidade,
• valor unitário,
• valor total por item,
• Destino

 

SAÍDA POR DESTINO

apenas consultas ou emitir Excell e/ou PDF

• N° sub item do bem,
• Descrição do bem sintética e analítica,
• quantidade,
• valor unitário e
• total do bem,
• tipo de saída,
• nome do favorecido e
• número do processo.

 

RELATÓRIO DE CONSUMO MÉDIO

Parâmetro: indicar todos os bens ou o código do bem ou o subitem, indicar unidade (departamento) indicar período, não poderá ser menor que 30 dias.

apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF

• Departamento (se solicitado)
• Agrupados por subitem
• subitem
• Descrição do item,
• Consumo médio (consumo médio diário = consumo de itens em um período ÷ número de dias, a média deve ser calculada por mês;

 

GERENCIAMENTO DE ESTOQUE

Apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF

Saldo de todo o estoque atual ou por período;

Todos os itens ou um determinado item;

Saldo por Código Contábil ou subelemento;

Organizado por data de validade;

• Inclusão em planilha dinâmica dos itens de data de entrada, documento de entrada, descrição, empenho, numero de contrato, data de saída, saldo, tipo de entrada, tipo de saída.