Processos Otimizados - Doação

SPRINT 50 - PROCESSO DE DOAÇÃO

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE DOAÇÃO 

SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DO MINISTÉRIO DA SAÚDE
SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DE EMPRESÁRIO-FORNECEDOR
SESAU REALIZANDO A DOAÇÃO - PREFEITURAS, OUTRAS ENTIDADES

SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DO MINISTÉRIO DA SAÚDE

1. SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DO MINISTÉRIO DA SAÚDE
   Recebimento de doação do Ministério da Saúde
   O QUE: Receber material
   QUEM: Coordenador de almoxarifado e patrimônio
   ONDE: CAP
   QUANDO: Com chegada do material no pátio
   COMO: Passo 1 – Identificação da carga e procedência; Passo 2- Perícia do material recebido junto com a Termo de Doação ou Guia de Transferência enviada pelo Doador. Passo 3 - Inclusão no estoque (entrada)

O QUE: Solicitar parecer da procuradoria jurídica no Termo de Doação
QUEM: CAP
ONDE: PGE/SESAU
QUANDO: Para efetivar ou não ao recebimento da Doação
COMO: Passo 1 - Solicitar Parecer da Procuradoria para o Termo de Doação; Passo 2 - Procuradoria gera Parecer, obtendo o de acordo, autoriza o Gestor a assinar o recebimento. Se o Parecer da Procuradoria for contrário o material não poderá ser aceito. Caberá ao CAP buscar uma solução junto ao fornecedor do material para o problema, notificando o Gabinete; Passo 3 - Caso no transporte só tenha vindo a Guia de Remessa de Material sem o Termo de Doação, o CAP deve solicitar a confecção do Termo de Doação para a Procuradoria baseado na Guia de Remessa. Passo 4 - De posse do Termo de Doação confeccionado pela procuradoria autoriza efetivar o recebimento.

O QUE: Reunir com a Sala de Comando - SCI para destinação do bem
QUEM:CAP
ONDE: SCI/CAIS
QUANDO: Após o recebimento e guarda do material 
COMO: Passo 1 – Receber lista de necessidades dos municípios priorizados

O QUE: Oficializar o recebimento e destinação ao Gabinete 
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: SEI
QUANDO: Após a reunião com SCI
COMO: Passo 1 - Informar o recebimento do material e sua destinação com apresentação de Guia de Remessa via SEI 

O QUE: Registrar a entrada em planilha de controle
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: Planilha Excel
QUANDO: Após, perícia de recebimento do bem  
COMO: Passo 1 - Realizar a inserção das informações dos bens recebidos com: origem da doação, quantidade, descrição, data, CNPJ, destinação, órgão, documento de suporte de entrada, valor e número do processo (de comunicação do recebimento do bem e destinação).

O QUE: Emitir ofício de envio de material 
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: SEI
QUANDO: Já estiver no estoque  
COMO: Passo 1 - Realizar a elaboração de documento de transferência do bem, através de ofício.  

O QUE: Distribuir material as unidades
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: Logística própria
QUANDO: Conforme priorizado pelo SCI
COMO: Passo 1 - De acordo com as programações priorizadas

2. SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DE EMPRESÁRIO-FORNECEDOR

Levantamento de Necessidades
O QUE: Identificar necessidades das unidades
QUEM: SCI/CAIS
ONDE: SEI
QUANDO: Sob demanda
COMO: Passo 1 - Inicializar via SEI solicitando descrição do material, quantidade e justificativa da necessidade. Passo 2 - Compilar necessidades das unidades

Realizar 3 cotações
 QUE: Realizar 3 cotações
QUEM: SCI
ONDE: Nas empresas de acordo com o solicitado
QUANDO: For solicitar doação
COMO: Passo 1 - Enviar solicitação de cotação (e-mail, WhatsApp, in-loco)

Entrar em contato com Empresário/Fornecedor
O QUE:  Contatar com Empresário/Fornecedor
QUEM: SCI
ONDE: Nas empresas de acordo com a necessidade
QUANDO: For solicitar doação
COMO: Passo 1 - Entrar em contato via e-mail, ligação telefônica, WhatsApp, in-loco) para Verificar a possibilidade da doação Passo 2 - Aguardando manifestação da entidade

O QUE: Enviar Ofício ao Empresário/Fornecedor 
QUEM: SCI
ONDE:  De acordo com o contato realizado 
QUANDO: Após a manifestação de interesse da empresa.
COMO: Enviar Ofício assinado pela gestão (AGEVISA, SESAU, CORPO DE BOMBEIRO) via e-mail, WhatsApp, in-loco)

O QUE:  Analisar Ofício  
QUEM: Empresário/Fornecedor
ONDE: Nas empresas de acordo com o contato realizado
QUANDO: For recebido o Ofício de solicitação de doação
COMO: Passo 1 - Após análise do ofício, confirma ou declina de efetivar a doação.

O QUE: Enviar a doação ao destino  
QUEM: Empresário/Fornecedor
ONDE: Conforme ofício 
QUANDO: For realizar a entrega da doação solicitada
COMO: Enviar a doação juntamente com Termo de Doação e Nota Fiscal conforme solicitada via ofício

O QUE: Receber o material
QUEM: CAP
ONDE: Pátio de recebimento de carga
QUANDO: O Empresário/Fornecedor for realizar a entrega da doação solicitada
COMO: Receber a doação física (produto), juntamente com Termo de Doação e a Nota Fiscal

Doação direta à Unidade Hospitalar do Interior, outros
O QUE: Receber o material/produto  
QUEM: Unidade hospitalar
ONDE: In-loco 
QUANDO: O Empresário/Fornecedor for realizar a entrega da doação solicitada
COMO: Passo 1 - Receber a doação física (produto), juntamente com Termo de Doação e a Nota Fiscal; Passo 2 - Informar ao CAP via SEI

  O QUE:  Incorporação do material
QUEM: CAP
ONDE: Planilha 
QUANDO: Após obter a informação de confirmação do recebimento (município) 
COMO: Passo 1 -  incorporar o material/produto ao estoque

O QUE: Formalizar a transferência 
QUEM: CAP
ONDE: SEI 
QUANDO: Após incorporação do material/produto
COMO: Formalizar transferência do material/produto para o município. 

ESTADO REALIZANDO A DOAÇÃO - PREFEITURAS, OUTRAS ENTIDADES

Compilação de Necessidades

O QUE: Compilando as necessidades externas
QUEM: Gabinete/SCI/CAIS
ONDE:  SEI
QUANDO: Sempre que demandado
COMO:  Passo 1 - Registro em ofício dos itens de bens de consumo solicitados pelas referidas entidades; Passo 2 - Encaminhar para almoxarifado de referência para atendimento. 

O QUE: Orientar a priorização da destinação das doações 
QUEM: Comissão CIB - Intergestores Bipartite 
ONDE:  GAB SESAU
QUANDO: Reuniões mensais
COMO:  Passo 1 - Identificando as necessidades de acordo com as metas estabelecidas com a Comissão.

O QUE: Solicitar Análise da Doação
QUEM: CAP
ONDE: SEI
QUANDO: Sob demanda
COMO:  Passo 1 - Solicita parecer, emissão de termo, registro e publicação   do ato.

O QUE: Elaborar Termo de Doação
QUEM: PGE/SESAU
ONDE: Processo SEI - PGE/SESAU/DOAÇÃO
QUANDO: Quando demandado
COMO: Passo 1 - PGE analisa pedido de doação; Passo 2 - Atesta o interesse público da doação; Se estiver tudo de acordo, Passo 3 - Emite Termo de Doação, em caso contrário, devolve ao solicitante informando o porquê da não emissão do Termo de Doação; Passo 4 - Se de acordo, registrar e publicar Termo de Doação.

O QUE: Contabilizar a saída do material
QUEM: Almoxarifado designado (qualquer um dos oito)
ONDE: Baixando no controle de estoque 
QUANDO: Quando for realizada a retirada do material do estoque físico
COMO: Passo 1 - Registra a baixa no estoque

O QUE: Realizar a entrega da doação
QUEM: Almoxarifado designado 
ONDE: Logística própria
QUANDO: De acordo com cronograma
COMO: Passo 1 - Checagem do material com motorista; Passo 2- Realizar a entrega

 Identificação dos problemas do processo de Doação

• Falta de controle das doações recebidas (não existe no momento nenhum mecanismo de controle de recebimento e saídas de doações), exceto, uma planilha no excel, foram contabilizados por uma das 8 unidades de almoxarifado um total de 1 milhão de materiais doados no ultimo ano, sem o registro de doação para o estado.
• Risco de não contabilização das doações, pois não existe metodologia institucionalizada. Não existe portaria que rege esta responsabilidade, não possui instituto de controle legal, portariado, definido, impessoal.  Se a contabilidade esquecer de cobrar as informações do almoxarifado, as doações não serão contabilizadas.
• Não possui nenhum DADO de doações recebidas, exceto, os dados de doações recebidas no ano de 2020, apenas relacionadas ao COVID. 
• O maior problema atual é a falta de Documento de Suporte "Termo de Doação". Exemplo: O ministério da saúde enviou 20 respiradores, porém não enviou o documento de transferência e termo de doação. Desta forma bem ainda não é de propriedade do Estado, consequentemente isso impossibilita que o bem seja doado para outros municípios.
• Atualmente a SESAU não dispõe de nenhum processo físico estruturado.

DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019. - COMPILADO

Art. 24. O ingresso por doação ocorre com a transferência da posse e propriedade de forma voluntária e gratuita do bem móvel, nas formas listadas a seguir:

1º. É permitido o recebimento de doações de bens móveis provenientes de pessoas físicas ou jurídicas, mediante prévia verificação da viabilidade e pertinência do bem móvel a ser doado, pelo Titular da Unidade Gestora ou a quem ele delegar.

Art. 62. A doação é a transferência voluntária da posse e propriedade do bem móvel, mediante à lavratura de Termo de Doação, emitido pelo doador, apresentando todos os elementos identificadores do bem móvel, tais como, descrição detalhada, valor e data de entrega.

• 1º. A doação prevista na alínea “a” do inciso II do artigo 17 da Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita:

I - dos Órgãos da Administração Direta Estadual para as Autarquias e Fundações Públicas Estaduais além da União, Estados, Distrito Federal, Municípios, bem como suas respectivas Autarquias e Fundações Públicas, quando se tratar de bem ocioso ou recuperável; (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

II - das Autarquias e Fundações Públicas para outras Autarquias e Fundações Públicas Estaduais, Órgãos da Administração Direta Estadual além da União, Estados, Distrito Federal, Municípios, bem como suas respectivas Autarquias e Fundações Públicas, quando se tratar de bem ocioso ou recuperável; (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

III - da Administração Pública Direta Estadual ou das Autarquias e Fundações Públicas Estaduais para a União, Estados, Distrito Federal, Municípios, bem como suas respectivas Autarquias e Fundações Públicas e para as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, quando se tratar de bem antieconômico; e (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

IV - da Administração Pública Direta Estadual ou das Autarquias e Fundações Públicas Estaduais para Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e para Associações ou Cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n° 5.940, de 25 de outubro de 2006, quando se tratar de bem irrecuperável. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

2º Excepcionalmente, mediante ato motivado do Titular da Unidade Gestora, vedada a delegação, os bens ociosos e recuperáveis poderão ser doados a Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público - OSCIP. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

• 3º Em ano eleitoral deverá ser observado o disposto na Lei nº 9.504, de 30 de setembro de 1997 ou de outra que vier a substituí-la. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)
• 4º A doação de bens para Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e para Associações ou Cooperativas, deverá respeitar os preceitos da Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014, ou de outra que vier a substituí-la. (Parágrafo acrescido pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

Idealização de soluções para o processo de Doação

DIAGRAMA DE ANALISE DE VALOR - DOAÇÃO

RECEBIMENTO DE DOAÇÃO

ENVIO DE DOAÇÃO