Processo de Gestão de Patrimônio/Almoxarifado- SETIC

LISTA DE SIGLAS:

SETIC- Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC

DEV- Equipe de Desenvolvimento de Software 

COGE - Coordenadoria de Gestão Estratégica

GAB - Gabinete

ADM - Administrativo

INFRA - Infraestrutura

___________________________________________________________________________________________________________________________________________

ÍNDICE:

1. INTRODUÇÃO

2. JUSTIFICATIVA

3.OBJETIVOS

4.RESULTADOS

5. CONCLUSÃO

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1. INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico, econômico e organizacional, a fim de identificar a viabilidade do projeto. Este documento justifica-se para servir os clientes e pessoas interessadas e deste modo apresentar o resultado realizado pelo time.

Foram realizadas Kickoff's meeting, na modalidade online, pela plataforma Google meet, com os seguintes representantes da gerência almoxarifado e gerência de Infra da Setic: Fernanda Matias (03/02/2020), Francismar dos Santos (04/02/2020), Marcus Paulo (05/02/2020), Leonardo (08/02/2020), Edi Carlos (08/02/2020) para identificação das necessidades do cliente, a fim de sanar  problemas quanto à gestão de almoxarifado desta Instituição.

Assim o time pode realizar o mapeamento e redesenho do processo de implantação de novos cliente especificamente na Gestão Patrimonial dos bens da Superintendência Estadual de Tecnologia e Comunicação, explicitando as etapas, entradas, saídas, clientes, fornecedores, atividades e sistemas/equipamentos, do controle de bens, levantamentos e coleta de dados.

2. JUSTIFICATIVA

O Processo de Gestão de Patrimônio/Almoxarifado - SETIC, tem como justificativa a melhoria de um setor chave da secretaria, o almoxarifado. Será realizado um estudo e análise do ambiente, o que possibilitará a recognição dos fatores ineficientes na Gestão de Almoxarifado. Depois disso, será possível definir e implantar procedimentos que possam otimizar as atividades, a fim de que o setor consiga ser mais eficiente e eficaz.

Para Klipel (2014) a gestão de estoques é um papel estratégico para as empresas, tendo influência direta sobre a competitividade da organização. Nele está contido um grande volume financeiro de materiais e contribuir com a melhoria do processo desse setor é vital. Paoleschi (2009) afirma que o almoxarifado e seu controle são indispensáveis para o sucesso dos negócios da empresa, pois, é no almoxarifado que se concentra o maior ativo financeiros da organização.

3. OBJETIVO

• Mapear os processos para compreender o cenário atual (AS IS);
• Identificar as melhorias necessárias;
• Redesenhar os processos de controle de bens de consumo e bens permanentes da SETIC (TO BE) com o objetivo principal de melhorar os processos do negócio de ponta a ponta, trazendo como benefícios a redução dos custos e tempo do ciclo (ao eliminar atividades improdutivas), e a melhoria da qualidade (ao reduzir a fragmentação do trabalho) estabelecendo a todos, clara responsabilidade pelos processos.

4.RESULTADOS

Mapeamento do fluxo das atividades Processo de Controle de Bens da SETIC

Gestor de Patrimônio

S	I	P	O	C
SEPAT	Aquisição/Nota fiscal	Realizar o ingresso do bem no sistema e-estado	Notificação de Ingresso dos bens incorporados	Patrimônio - Setic
Patrimônio - Setic	Notificação de Ingresso dos bens incorporados	Identificar os bens ingressados no e-estado		Patrimônio - Setic
Patrimônio - Setic		Identificar a área demandante		Patrimônio - Setic
Patrimônio - Setic		Realizar Transferência Interna		Gerente Infra/Gerente DEV/Gerente Administrativo
Gerente Infra/Gerente DEV/Gerente Administrativo	Lista de bens (e-estado)	Realizar o aceite do bem	Bem em responsabilidade do gerente/Bem depreciado	Patrimônio - Setic

Núcleo VOIP

S	I	P	O	C
Secretaria	Solicitação de chamado	Identificar solicitação - GLPI (portal do atendimento)		VOIP - Infra
VOIP - Infra	Necessidade de novo equipamento	Solicitar envio de Oficio ao GAB	Anotação na solicitação GLPI e via contato telefônico	Secretaria
Secretaria	Anotação na solicitação GLPI e via contato telefônico	Enviar Oficio		GAB - SETIC
GAB - SETIC	Analise da disponibilidade	Analisar Oficio		Patrimônio - SETIC
Patrimonio - SETIC		Realizar Transferência	Termo de transferência	GAB - SETIC/Secretaria
GAB - SETIC/Secretaria	Termo de transferência	Assinar	Termo assinado	VOIP - Infra
VOIP - Infra	Termo assinado	Configurar Equipamento	Equipamento configurado	VOIP - Infra
VOIP - Infra	Equipamento configurado	Entregar/Instalar Equipamento	Equipamento instalado	Secretaria
Secretaria	Equipamento instalado	Realizar aceite	Termo de aceite assinado SEI com relatórios fotográficos	VOIP - Infra

Núcleo HELPDESK

S	I	P	O	C
Secretaria/Setor	Solicitação de chamado	Identificar solicitação - GLPI (portal do atendimento)	Chamado gerado automaticamente no GLPI	DATACENTER - Infra
DATACENTER - Infra		Atender a solicitação		Secretaria/Setor
Secretaria/Setor		Aguardar atendimento		DATACENTER - Infra
DATACENTER - Infra		Realizar atendimento	Atendimento concluído e empréstimo anotado no protocolo físico	Secretaria/Setor
Secretaria/Setor		Utilizar Equipamento		Secretaria/Setor
Secretaria/Setor		Devolver o equipamento		DATACENTER - Infra
DATACENTER - Infra		Receber equipamento emprestado	Equipamento devolvido e solicitação encerrada	DATACENTER - Infra

Núcleo INFOVIA

S	I	P	O	C
Secretaria	Solicitação de cedência	Solicitar via SEI		GAB - SETIC
GAB - SETIC		Enviar solicitação		INFOVIA - Infra
INFOVIA - Infra		Verificar disponibilidade	Equipamento disponível para cedência	Secretaria
INFOVIA - Infra	Equipamento disponível para cedência	Realizar cedência do bem		Secretaria
Secretaria		Receber o bem	Assinatura do documento via SEI	Secretaria

Núcleo INFOVIA

Realiza apenas serviços

 

Mapeamento e Regras de Negócios: Implantação de novos clientes da INFOVIA

 

Mapeamento: Implantação de novos clientes da INFOVIA

Este processo tem como escopo mapeamento e descrição das regras de negócios do Processo de Implantação de novos clientes da INFOVIA, especificamente na Gestão Patrimonial dos bens da Superintendência Estadual de Tecnologia e Comunicação, explicitando as etapas, entradas, saídas, clientes, fornecedores, atividades e sistemas/equipamentos do processo atual.

Regras de Negócios das atividades

Descrição

Aprovar Implantação

Onde: GLPI

O que: Solicitação de implantação de novo cliente

Quem? Diretor da SETIC

Passo 1 – Receber a solicitação de aprovação para implantação de novo cliente;

Passo 2 – Analisar a solicitação, projeto (croqui) e orçamento;

Passo 3 - Despachar solicitação.

Por que essa atividade acontece?

Essa atividade acontece porque há uma necessidade de aprovação do diretor da SETIC para proceder a implantação de um novo cliente.

Descrição

Startar Operação da Rede Física

Onde: GLPI

O que: Solicitação de implantação de novo cliente

Quem? INFOVIA

Passo 1 – Receber aprovação do diretor da SETIC, enviará o start de implantação da rede física à TELEMONT.

Por que essa atividade acontece?

Essa atividade acontece para que a empresa responsável pela parte física, possa iniciar a operacionalização da rede.

Descrição

Instalar Rede Física

Onde: No local solicitado

O que:

Quem? TELEMONT

Passo 1 – Após recebimento do start para operar a rede física, deverá iniciar o processo de instalação da rede (cabos de fibra);

Passo 2 - Após a finalização deverá comunicar via GLPI a ativação do cliente;

Passo 3 – Enviar relatório detalhado do serviço realizado para apreciação da INFOVIA.

Por que essa atividade acontece?

Essa atividade acontece para instalar os cabos de fibra ótica e outros materiais que se fizer necessário para disponibilização da rede física. É necessário comunicar a INFOVIA que o cliente está ativo e enviar o relatório de serviços realizados para validação.

Descrição

Validar Relatório

Onde: GLPI

O que:

Quem? INFOVIA

Passo 1 – Averiguar se o relatório de serviços realizados está de acordo com a rede física instalada;

Passo 2 – Validar Relatório;

Passo 3 – Enviar relatório validado para o diretor da SETIC.

Por que essa atividade acontece?

Essa atividade acontece para verificação da conformidade da instalação da rede física com o relatório de serviços recebido.

Descrição

Validar Relatório

Onde: GLPI

O que:

Quem? Diretor da SETIC

Passo 1 – Analisar relatório de serviços validado pela INFOVIA;

Passo 2 – Validar Relatório;

Por que essa atividade acontece?

Essa atividade acontece para analisar a conformidade do relatório de serviços validado pela INFOVIA e posterior validação do diretor para que se possa proceder os demais tramites, tais como pagamento.

 

Descrição

Instalar Equipamentos

Onde: No local solicitado

O que:

Quem? INFOVIA

Passo 1 – Receber a confirmação de ativação do cliente, proceder a instalação dos equipamentos que possibilitam a viabilidade de conexão de internet (SWITCH);

Passo 2 – Instalar os devidos equipamentos no local.

Por que essa atividade acontece?

Assim como o hub, um switch é responsável por conectar vários computadores em uma mesma rede local de computadores (LAN). O grande diferencial, aqui, é que o switch mantém uma tabela com os endereços MAC de cada computador conectado a ele e sua respectiva porta.

Descrição

Alimentar Planilha Excel

Onde: Planilha no Excel disponível no servidor da INFOVIA

O que:

Quem? INFOVIA (servidor que realizou a instalação)

Passo 1 – Instalado o equipamento é necessário alimentar a planilha de lançamentos de saídas dos bens:

• Quantidade;
• Valor;
• Número de série;
• Marca
• Modelo;
• Número do bem na etiqueta;

Obs.: Algumas vezes é realizado o lançamento antes da instalação dos equipamentos.

Por que essa atividade acontece?

Na tentativa de manter informações das saídas do bens, todavia pelo fato de ser uma “planilha” ocorre algumas vezes o esquecimento de alimenta-la. Ou seja, não há lançamento de 100% dos bens que saem da SETIC.  Ressalta-se ainda que essas informações ficam apenas para os servidores da INFOVIA e não há nenhum tipo de comunicação com o patrimônio da SETIC.

Descrição

Encerrar Chamado

Onde: GLPI

O que:

Quem? INFOVIA

Passo 1 – Após a instalação do equipamento é realizado o encerramento da solicitação.

Por que essa atividade acontece?

Após a conclusão do atendimento solicitado é necessário encerrar o chamado no GLPI

Identificação dos problemas do processo "Controle de bens da SETIC"

Para captação dos problemas foi realizado entrevista com a gestora de patrimônio SETIC Fernanda Matias no dia 03/02/2020.

Também foram entrevistados os coordenadores de núcleo da Infra: 

Infovia: Francismar no dia 04/02/2020;

Voip: Marcus Paulo no dia 05/02/2020;

DataCenter: Leonardo dia 08/02/2020;

Help Desk: Edi Carlos dia 08/02/2020.

Em resumo pode se identificar que os problemas captados estão em todos os setores, conforme descrito abaixo:

Problemas identificado no Processo Gestão de Bens da SETIC

• Falta de comunicação dos servidores com o gestor de Patrimônio da SETIC, principalmente a infra.

Dentro da infra o maior problema é o dinamismo dos servidores para movimentação de bens, porque é tudo com urgência, pois sempre há a necessidade de apagar um incêndio, exemplo: se queima um aparelho em um determinado lugar, é necessário que eles sanem o problema imediatamente, logo eles pegam o equipamento que está mais acessível naquele momento para solucionar o problema e leva para outro local sem realizar a devida comunicação de movimentação.

• Indisponibilidade de Almoxarifado na SETIC.

A indisponibilidade de um almoxarifado impossibilita o controle de entrada e saídas dos bens.

• Envio do bem diretamente para área que irá utilizar.

Após realizado o ingresso no sistema e-estado pela SEPAT, o bem é enviado diretamente para área que fará uso do mesmo. Não é realizado o recebimento por um servidor responsável e não passa pela conferência do gestor de patrimônio.

• Falta de definição de fluxo/procedimento no Patrimônio

Devido a inexistência de um procedimento no patrimônio, os servidores não geram a comunicação correta com o patrimônio, tais como solicitação/autorização para movimentar determinado bem.

• Falta de um sistema para realizar solicitação de movimentação de bens.

• Bens não localizados.

Fator primordial é a falta de comunicação com o patrimônio.

• Falta de pessoal no setor de patrimônio.

No momento tem apenas 1 servidor que é o próprio gestor.

• Falta de acesso aos bens da área de infraestrutura

A única informação é a de ingresso no sistema e-estado.

• Falta de gestão dos bens patrimoniais anterior a 2019.
• Falta de um sistema de gestão patrimonial.

Painel de dores- Implantação de novos clientes INFOVIA

O Painel de Dores foi aplicado com os servidores Francismar Alves Silva - Assistente Técnico de Projetos Especiais, responsável pelo núcleo da INFOVIA e Fernanda Matias Cavalcante Bruno - Técnica em Políticas Públicas e Gestão Governamental, responsável pela Gestão de Patrimônio da SETIC.

Núcleo INFOVIA

Gestor de Patrimônio

Dados consolidados

Os dados abaixo são referentes ao relatório consolidado de inventário anual de bens móveis do exercício 2020 da Superintendência Estadual de tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC

Através do inventário, foi identificado um total de 378 itens não localizados, correspondente ao valor de R$ 567.139,63 (quinhentos e sessenta e sete mil cento e trinta e nove reais e sessenta e três centavos), desse total sendo que  69 itens no valor total de R$342.504,63 foram utilizados na implantação de novos clientes/manutenção de clientes.

Obs.: Após o inventário, estão sendo realizadas diligências e alguns itens já foram localizados, estes serão apurados na sindicância.

Com base no relatório de inventário 2020, o gráfico abaixo mostra que 69 itens não localizados têm como responsável a infraestrutura. Após análise, foi constatado que esses itens foram utilizados pela INFOVIA para implantação de clientes e manutenção. Desse total, 23 itens correspondente ao valor de R$ 40.004,63 (quarenta mil e quatro reais e sessenta e três centavos) são bens não localizados que constam no sistema e-Estado. Os outros 46 itens no valor de R$ 302.500,00 (trezentos e dois mil e quinhentos reais ) são bens não localizados e não constantes no sistema e-Estado, advindos de transferência externa através do processo SEI! 0035./2019-19.

Ressalta-se ainda, que os bens não localizados estão em processo de sindicância para apuração dos fatos.

Diagrama de Causa e Efeito

O Diagrama de Causa e Efeito é uma ferramenta visual, em formato de gráfico. Sua função é auxiliar as análises das organizações na procura da causa principal de um problema. A ferramenta foi aplicada com os servidores Francismar Alves Silva –Assistente Técnico de Projetos Especiais, responsável pelo núcleo da INFOVIA e Fernanda Matias Cavalcante Bruno - Técnica em Políticas Públicas e Gestão Governamental, responsável pela Gestão de Patrimônio da SETIC.

Diagrama de Causa e Efeito- Núcleo INFOVIA

Diagrama de Causa e Efeito- Gestor de Patrimônio

Análise das Atividades

Análise de valor

Foi realizado análise de valor com base no mapeamento das atividades com o objetivo de eliminar as atividades desnecessárias e preservar e aumentar aquelas que agregam valor para o cliente.

Após a análise de valor o time verificou que existe alguns dos 7 desperdícios do Lean Manufacturing no Processo de Implantação de novos clientes da INFOVIA, vejamos:

• Desperdício de movimentação: Atualmente não há uma gestão de movimentação do bem. Os bens são retirados da SETIC e instalados no endereço solicitado pelo cliente sem haver comunicação com a gestão de patrimônio para os trâmites necessários de movimentação que tem como base o DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019 que regulamenta a gestão patrimonial, relativa aos bens móveis, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Rondônia, art. 48, 78 ao 80.

Implantação de Novos Clientes da INFOVIA
Atividades	Agrega valor	Por quê?	Não agrega, mas é necessário	Por quê?	Consta em lei?	ECRS
Aprovar Implantação	X	Agrega valor visto que é a autoridade administrativa detentora de competência de ordenar a execução de despesas orçamentárias para continuidade na implantação do cliente.			Ordenador de despesa é toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio (§ 1º do art. 80 do Decreto-Lei nº 200/67). ... Por centralizar as decisões finais sobre diversas áreas administrativas, o ordenador de despesas deve ser um líder.
Startar Operação da Rede Física			X	É necessário para que o fornecedor possa prover os meios fundamentais para a instalação da rede.
Instalar Rede Física	X	Agrega valor, pois é por mediação da rede física com os cabos de fibra ótica que o cliente poderá ter acesso à conexão de internet.
Validar relatório		Agrega valor, pois é necessário para que seja conferido o relatório de serviços enviado pelo fornecedor com o serviço realizado e também para que a autoridade administrativa se sinta segura em sua deliberação.				C
Validar relatório	X	Agrega valor para validação dos serviços realizados bem como deliberação dos trâmites necessários para fins de pagamento.				C
Instalar Equipamentos	X	Agrega valor, pois é necessário para finalização da implantação do novo cliente e para disponibilizar a conexão de internet.
Alimentar planilha Excel			X	Na opinião do time não agrega valor visto que a planilha não é 100% alimentada, logo as informações de saída dos equipamentos não são 100% fidedigna, mas é necessário considerando que é o único meio atualmente usado, visando ter um determinado controle  na saída dos equipamentos.  Todavia é fundamental atentar-se ao DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019 que regulamenta a gestão patrimonial, relativa aos bens móveis, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Rondônia.	DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019 que regulamenta a gestão patrimonial, relativa aos bens móveis, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Rondônia, art. 48 e 78.	E
Encerrar chamado			X	Na opinião do time não agrega valor, mas é necessário para a finalização do chamado.

Nesta análise foi aplicado a ferramenta ECRS, onde o time chegou a conclusão que as atividades 4 e 5 podem COMBINADAS considerando o conceito da ferramenta, onde a atividade pode ser validada pelo coordenador do núcleo e posteriormente ratificada pela autoridade administrativa. E a atividade 7 pode ser ELIMINADA , considerando que a gestão de movimentação deve ser feita pelo Gestor do Patrimônio utilizando a sistema e-Estado.

Painel de Ideação- Implantação de novos clientes na INFOVIA

   O Painel de Ideação é uma ferramenta utilizada para levantar  ideias de melhorias a partir do conjunto priorizado de dores do processo, considerando a aplicação de uma dinâmica estruturada, promovendo a criatividade dos envolvidos.

   A ferramenta foi aplicada com os servidores Francismar Alves Silva - Assistente Técnico de Projetos Especiais, responsável pelo núcleo da INFOVIA e Fernanda Matias Cavalcante Bruno - Técnica em Políticas Públicas e Gestão Governamental, responsável pela Gestão de Patrimônio da SETIC.

Núcleo INFOVIA        Gestor de Patrimônio

DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019.

Seção IV

Da Transferência

Art. 48. A transferência é o deslocamento de bens móveis de caráter permanente com troca de carga patrimonial, que ocorrerá por meio de processo administrativo próprio, podendo ser:

I - interna - quando realizada internamente a Unidade Gestora; ou,

 II - externa - quando realizada entre Unidades Gestoras da Administração Direta do Estado.

• 1º A transferência do bem móvel será realizada por meio do Termo de Transferência de Bens Móveis, o qual deverá ser assinado pelo Titular da Unidade Gestora transferente e pelo Titular da Unidade Gestora recebedora, no caso de transferência externa. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)
• 2º Tratando-se de transferência externa, a movimentação será realizada pelo Gestor de Bens Móveis com anuência da unidade recebedora, após a assinatura do Termo de Transferência pelos Titulares das Unidades Gestoras. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)
• 3º Tratando-se de transferência interna entre unidades administrativas, a movimentação será realizada pelo Gestor de Bens Móveis da Unidade Gestora. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019) § 4º Tratando-se de transferência interna à Unidade Administrativa, a movimentação será realizada pelo Agente de Bens Móveis da referida Unidade, dispensado o processo administrativo. (Parágrafo acrescido pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

Seção VIII

Do Ingresso e da Saída Temporária

Art. 78. Cessão de uso de bens móveis é a transferência de posse e troca de responsabilidade, gratuita ou onerosa, de caráter temporário, que ocorrerá:

I - entre Unidades Gestoras do Poder Executivo Estadual; e

II - entre Unidades Gestoras do Poder Executivo Estadual e Órgãos ou Entidades de quaisquer dos Poderes, do Ministério Público, da Defensoria Pública e do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia, bem como de outra esfera da Federação.

• 1º. A cessão de uso terá o prazo máximo de um ano prorrogável por igual período, desde que justificada a prorrogação.
• 2º. Passado o prazo máximo e permanecendo a necessidade de cedência do bem, este, deverá ser transferido ou doado definitivamente.
• 3º. A cessão de uso para obras de arte poderá ter prazo indeterminado.

Redesenho com as melhorias idealizadas/Regras de Negócios

https://processos.sistemas.ro.gov.br/setic/infovia/implantar_novos_clientes/#list

Macro Processo - Gestão de Bens de consumo

Levantamento de solução a curto, médio e longo prazo

Plano de controle de bens permanentes da SETIC.

Para elaborar um plano de controle de bens a curto prazo de bens, primeiramente, realizou-se um levantamento para verificar como a SETIC está dividida:

Divisão dos setores:

1. Gabinete

1.1 Assessoria especial

1.2 Assessoria jurídica

1.3 Assessoria de comunicação

1.4 Controle Interno

2. Diretoria técnica

2.1 Coordenação de Gestão Estratégica

2.2 Coordenação de Desenvolvimento

2.3 Coordenação de Infraestrutura

2.4 Coordenação de Gestão e Análise de dados

2.5 Coordenação de Gestão Administrativa e Financeira

2.6 Coordenação de Segurança da Informação

 

Contextualização 

Observando-se o gradual crescimento da SETIC percebe-se a existência de alguns pontos de decisão na secretaria que, de modo geral, não são bem avaliados quanto à importância do controle patrimonial de bens móveis.

Francischini e Gurgel (2004, p. 198) definem que:

Podemos estabelecer procedimentos específicos dedicados a empresas industriais ou comerciais. Antes, porém, é sempre interessante avaliar o grau de eficiência dos controles internos.

Percebe-se a necessidade de uma reestruturação na forma de organização e métodos mais eficientes de controle. Mantendo-se desta forma um controle físico eficaz dos bens da SETIC, à fim de prevenir e auxiliar em ocasiões diversas como: perdas, sinistros e também uma possível realocação.

Soluções:

Solução a curto prazo:

Apresentar uma proposta para gestão dos bens permanentes, a curto prazo por setores e departamentos da SETIC:

• Identificar os bens que estão em cada setor na SETIC, na parte patrimonial de bens móveis;
• Identificar quem são os responsáveis por cada bem no setor, na parte patrimonial de bens móveis;
• Distribuir o bem a cargo de quem o utiliza.
• Efetuar inventários periódico patrimoniais dos bens móveis de caráter permanente,  em intervalos fixos mensal, trimestral ou anual).
• Contratação de um servidor para compor a equipe de patrimônio.

 A Importância do Controle Patrimonial 

Um controle Patrimonial eficiente faz com que se mantenha sempre atualizados e monetariamente controlados os bens imobilizados. Ainda, os lançamentos necessários para esses procedimentos podem ser: mensal, trimestral, semestral ou anual.

Bernardes (2009, p. 10) comenta que:

Controle patrimonial é uma forma pela qual as organizações gerenciam todos os bens móveis e imóveis adquiridos de variadas formas (compra, doação etc). São eles os mobiliários, equipamentos, computadores, veículos, terrenos, prédios, entre outros e que são utilizados como recursos para que essa organização atinja seus objetivos ou metas planejadas na execução de seus serviços ou linha de produção. Trata-se do controle de toda a logística necessária, em termo de materiais permanentes (que dura dois anos ou mais), para que a organização operacionalize suas ações do dia-a-dia.

É sempre respeitável dar importância ao controle patrimonial, devendo-se para isso criar uma comissão, pela qual ficará responsável pela avaliação e reavaliação dos bens patrimoniais e elaboração de um laudo de avaliação patrimonial, em conformidade com a legislação vigente. Haja vista que este processo deve partir da gestão patrimonial, tornando as informações às claras

Os bens patrimoniais enfrentam cotidianamente uma infinidade de riscos, sendo eles de extravios, furtos, perdas, apropriações indevidas, má utilização, haja vista que os usuários não toma a medida de informar ao gestor patrimonial estas ocorrências, para averiguação das situações (CORREIA, 2009).

Martins (2009, p. 237) afirma que:

Pode incorrer em enriquecimento ilícito qualquer agente público, servidor ou não, que praticar atos de improbidade administrativa contra a administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Territórios, de empresa incorporada ao patrimônio público.

Somando a estas prerrogativas expostas, que práticas de controle patrimonial de bens móveis podem ser utilizados pela SETIC?

Designar comissão de inventário periódico

Para se dar início ao processo de inventário  periódica é necessário em primeiro lugar, instaurar através de portaria e nomear no mínimo três pessoas para uma comissão.

A comissão tem por responsabilidade realizar o levantamento e a avaliação dos bens patrimoniais, para tanto deverá trabalhar em conformidade com a lei. Caberá a gestão de patrimônio, sempre que necessário solicitar informações dos andamentos dos trabalhos.

A comissão verificará a conformidade dos bens permanentes entrados recentemente ou já disposto nas respectivas áreas de trabalho com os registros patrimoniais correspondentes e alistar os bens encontrados e não cadastrados ou mesmo sem a etiqueta de identificação, e até mesmo inservíveis a fim de que sejam posteriormente encaminhados relatórios à gestão de patrimônio (CINTRA, 2006).

Efetuar levantamento periódico

É importante que o inventário seja realizada por um profissional ou empresa contratada independente do controle e guarda dos bens. Esse procedimento visa manter a independência para que os “problemas” realmente apareçam para serem solucionados. O inventário pode ser realizado trimestral ou semestral, visando assegurar que os bens permanecem no mesmo lugar.

Com a implantação do controle de bens patrimoniais todo servidor terá responsabilidade pelo desaparecimento de um equipamento que estiver sob sua utilização, para guarda e uso, e também por qualquer dano causado com dolo ou culpa sobre um equipamento que esteja ou não sob sua posse. Todo servidor deve comunicar, imediatamente, ao seu superior ou ao gestor patrimonial, qualquer tipo de irregularidade que tenha ocorrido com um equipamento sobre sua responsabilidade.

Portanto todos os usuários nos diversos níveis da instituição devem ter a responsabilidade de zelar, guardar, conservar e informar sobre qualquer movimentação ou irregularidade com o bem permanente, permitindo à área responsável pela gestão patrimonial manter os seus registros atualizados.

Primeiramente após o término dos trabalhos a comissão produz um relatório conclusivo do inventário realizado..

O segundo passo a unidade responsável pelo bem, notifica ao chefe do setor a ocorrência apresentando detalhes como possível data, localização do bem, circunstâncias do desaparecimento, etc.

Todo desaparecimento de um bem patrimonial por furto, roubo, depredação ou extravio deverá ser objeto de instauração de sindicância administrativa e/ou processo administrativo disciplinar para apuração dos prejuízos e das responsabilidades.

O terceiro passo deve ser instaurado um processo investigativo.

MARTINS (2009) definem que:

Entretanto, no que desrespeito a Lei Federal 8.249, onde se trata de improbidade administrativa, o princípio da proporcionalidade, além de servir de parâmetro para análise da conduta do agente público e o respectivo acionamento em face de alguma desproporcionalidade em ato cometido, entretanto tem a finalidade de auxiliar o órgão julgador na fixação da pena do agente declaradamente, onde tem como parâmetro da fixação da pena, conforme ocorre no direito civil, a extensão do dano causado e o proveito patrimonial obtido pelo agente.

Discorrendo sobre o assunto, a apuração de irregularidades será realizada conforme os dispositivos que a comissão juntamente com a gestão de patrimônio/almoxarifado acatar, conforme legalidade do controle interno dos bens públicos.

 Atribuir responsabilidades internas

A pessoa responsável pela guarda, responde por todas as ocorrências em seu setor e cuida para que os controles de identificação e movimentação estejam em ordem, assim como o reporte de informações relevantes como quebra e obsolescência. Esta responsabilidade, geralmente é atribuída aos chefes de setor.

A responsabilidade pelo uso adequado do bem do ativo imobilizado é atribuída ao usuário, que deve garantir a correta utilização e zelo.

Portanto, para que não haja uma improbidade administrativa é necessária a consciência da pessoa responsável para que siga os procedimentos do controle ao patrimônio público.

Coleta de Dados 

A coleta de dados será realizada através da visitação de cada um dos setores da SETIC, conflitando o relatório de inventário de cada setor no e-Estado com os bens in-loco. A coleta pode ser feira utilizando o relatório no e-Estado e confirmando tais informações, conforme anexo I.

Após o levantamento dos dados será realizado um Relatório do trabalho realizado, conforme anexo II.

Case de sucesso

SENAI - Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial de RO

SESI - Serviço Social da Industria de RO

ANEXO I

Modelo de planilha de levantamento (para bens sem QR code)

Departamento: EPR-DETICGDEV - Gerência de Desenvolvimento
Unidade: SETIC - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
Nome: JANDERSON DE CASTRO THOMAZ
CPF: 000.000.000-00

AVALIAÇÃO PATRIMONIAL – AP   No                   /2021

DESCRIÇÃO DO PATRIMÔNIO
Bem	Tombamento	Descrição dos Bens	Localizado/Não Localizado	Estado de Conservação	Valor R$

A Comissão de Inventário periódico, constituída pela Portaria n^o                           de        /       /    , submeteu o (s) bem (ns) acima discriminados a processo de levantamento e avaliação ora consubstanciado ao presente laudo, que vai devidamente subscrito.

Porto Velho, em       /           /                   

Membros da Comissão:

Nome:

Nome:

Nome:

ANEXO II

Departamento: EPR-DETICGDEV - Gerência de Desenvolvimento
Unidade: SETIC - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
Nome: JANDERSON DE CASTRO THOMAZ
CPF: 000.000.000-00

Relatório de conclusão:

A Comissão de Inventário periódico, constituída pela Portaria n^o                           de        /       /    , submeteu o (s) bem (ns) acima discriminados a processo de levantamento e avaliação ora consubstanciado ao presente laudo, que vai devidamente subscrito.

Porto Velho, em       /           /                   

Membros da Comissão:

Nome:

Nome:

Nome:

 Solução a médio prazo: 

Sistema de Patrimônio Inventário com Código de Barras 

 Objetivo:

Automatizar a operacionalização do controle de Patrimônio, reduzindo o trabalho em até 70%, estabelecendo a sistemática para inventário físico dos bens móveis da SETIC utilizando QR CODE.

Conforme se observa, o Inventário Físico é o instrumento de controle para verificação dos materiais permanentes em uso nos diversos setores da secretaria, realizado para conferência física dos bens patrimoniais com a carga patrimonial, que visa:

1. confirmar a atribuição da carga e a localização dos bens;
2. manter atualizado o controle dos bens e seus registros;
3. apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.

Contexto Histórico.

Sem a utilização de leitores de código de barras, o inventário físico consiste na busca dos materiais utilizando o “Relatório de Inventário”, contendo a carga patrimonial dos bens de cada unidade. De posse do relatório, as comissões realizam a busca física dos materiais, anotando especialmente os materiais listados e não encontrados, ou seja, os “extraviados”. 

A busca visual dos bens e a conferência numérica das fichas no relatório é uma tarefa extremamente manual e, como toda tarefa humana, está sujeita a falhas de verificação e controle.

A utilização de leitores de código de barras que auxiliará na busca dos bens, apresenta-se nesse momento como uma oportunidade de se obter maior eficiência (um dos princípios da Administração Pública), reduzindo a possibilidade de erros e falhas humanas.

Para que essa realidade seja possível, é necessário, evidentemente, que TODAS as fichas patrimoniais das unidades inventariadas possuam um código de barras impresso.

Case de sucesso: Faculdade São Lucas e P&B Kids Brinquedos.

 Conclusão da solução a médio prazo

Atualmente existe a identificação de QR code nos bens da SETIC, onde pode ser utilizado um aplicativo através de smartphones/iphones para realizar a leitura dos bens, todavia para que seja possível alcançar os resultados esperados é necessário o desenvolvimento do Relatório de Inventário. 

Utilização de QR code 

https://e-estado.ro.gov.br/publico/bens/248090

Solução a longo prazo:

 Tecnologia RFID simplifica processo de inventário

RFID – Não é magia, é tecnologia!

Mas é tão bom que mesmo quem já tem afinidade com as tecnologias da Indústria 4.0, ao testar equipamentos e TAGs RFID fica impressionado quando descobre as inúmeras possibilidades e ganhos desta tecnologia.

 Mas o que é?

Resumidamente a tecnologia de RFID (radio frequency identification – identificação por radiofreqüência) é o uso da rádio frequência para a captura de dados.

Tal tecnologia permite a captura automática de dados, para identificação de objetos, pessoas ou informações com dispositivos eletrônicos, conhecidos como etiquetas eletrônicas, TAGs ou transponders, que emitem sinais de radiofreqüência para Leitores que captam estas informações. Essa tecnologia existe desde a década de 40 e veio para complementar a tecnologia de código de barras, bastante difundida no mundo.

 Como funciona? 

Um sistema de RFID é basicamente composto por dois componentes: um transponder TAG que é fixado no objeto a ser identificado e um Leitor que pode ser fixo ou móvel.

TAGs: existem milhares de modelos, variando a combinação de comprimento, largura, espessura, material do qual é feita, raio de alcance, etc.

Leitores: são centenas de modelos manuais ou fixos, versões que podem ser integradas a coletores de dados, tablets e/ou enviar informações diretamente para sistemas diversos por meio de tecnologia sem fio. 

Os Leitores e TAGs corretos devem ser escolhidos de acordo com a operação em que serão aplicados, mas essa tecnologia chega a ser quase ilimitada em possibilidades.

 Método de Identificação 

Existem diversos métodos de identificação, o mais comum é armazenar um número de série para cada TAG e linkar esse número a um objeto, pessoa ou informação em um banco de dados, assim pode-se usar essa informação para tomada de decisão, bloqueios, descartes, alertas, etc. ao receber o dado coletado de forma automática.

Mas onde está a magia? Quer dizer o que tem de tão bom nessa tecnologia?

O bacana mesmo está nas possibilidades que essas belezinhas podem trazer para o seu negócio.  A tecnologia RFID pode transformar seus processos, tornar sua empresa muito mais produtiva e eliminar erros operacionais.

A tecnologia RFID pode ser usada para otimizar processos desde o controle de acesso de pessoas até o recebimento de grandes e complexas cargas, garantindo ainda a rastreabilidade dos itens recebidos ou expedidos para terceiros.

Principais diferenças entre as etiquetas RFID e o código de barras

Para entender melhor o que é RFID vamos abordar aqui quais são as principais diferenças entre as etiquetas RFID e o código de barras tradicional.

Apesar de ambas as etiquetas serem utilizadas na automação de controle de estoque e cadeia de suprimentos é importante saber que elas possuem diferenças muito grandes entre si.

O código de barras pode ser impresso em uma etiqueta ou embalagem. Já as etiquetas RFID possuem o seu código gravado diretamente no seu microchip. No código de barras a leitura é feita por um feixe de luz e no RFID é feita por radiofrequência.

A leitura do código de barras precisa ser feita com um leitor apontado para a superfície em que o código se encontra. No caso das etiquetas RFID, a leitura pode ser feita até mesmo sem contato com o objeto.

Sendo assim, para o código de barras ser lido é necessário que o leitor esteja em contato com o produto e a leitura precisa ser efetuada a uma curta distância. Esta leitura é feita com baixa velocidade.

Em compensação, a etiqueta RFID possibilita a leitura de várias etiquetas ao mesmo tempo e com maior distância e velocidade do que a leitura do código de barras. Dessa forma, a produtividade de sua empresa aumentará com a utilização da tecnologia RFID.

fonte: https://codigosdebarrasbrasil.com.br/rfid/

 Na busca de melhores práticas no uso da solução RFID o time identificou que alguns órgãos no Estado de Rondônia já fazem uso da solução.

• Tribunal de Justiça,
• Ministério Público e
• Tribunal de Contas do Estado de Rondônia.

https://www.tjro.jus.br/s-t-i-c/portfolio/stic-projetos

https://www.tjro.jus.br/noticias/item/11660-solucao-tecnologica-facilita-trabalho-de-inventario-no-tjro

Case: Imagine o seguinte cenário:

Uma empresa tem uma operação de recebimento com numerosos palets que contêm uma grande quantidade de caixas e cada caixa contém mais um número X objetos fundamentais para a operação, que necessitam da confirmação pela entrega integral de todos os itens, no dia e hora.

Sem a tecnologia RFID essa operação dependia de um time de colaboradores e horas trabalho manual, ainda seria necessário considerar a possibilidade de erro humano.

Bom, o caso acima resume a operação de um cliente real, que por uma questão ética não terá o nome revelado, mas a Proxion Solutions desenvolveu uma solução com RFID para essa operação de recebimento, transformando uma operação complexa que levava cerca de 9 horas, em um procedimento de apenas 9 minutos!

 Conclusão da solução a longo prazo

Considerando o nível de qualidade dos analistas e desenvolvedores da SETIC, entende-se que há a possibilidade de desenvolver essa solução e integra-la no sistema e-Estado com um custo inferior. O TJ investiu o montante de R$ 162.700,00 (cento e sessenta e dois mil e setecentos reais) apenas na implantação do RFID.

fonte: https://www.proxion.com.br/rfid-o-que-e-e-como-funciona/?gclid=CjwKCAjw6fCCBhBNEiwAem5SOzC8kotKwqr2Ox7XxpcziUCe3AOYqlGyAvW1gRbTNKb8xXplt08o1hoCRXkQAvD_BwE

Procedimento Operacional Padrão- POP

https://drive.sistemas.ro.gov.br/s/nEbDcXePonPSwbK

Mapeamento do fluxo das Atividades de Manutenção de Clientes na INFOVIA

O Mapeamento do Processo foi realizado com o auxilio do servidor Francismar Alves Silva - Assistente Técnico de Projetos Especiais, responsável pelo núcleo da INFOVIA , para que pudéssemos identificar a sequência lógica das atividades que compõem o processo e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho das atividades de manutenção de clientes na INFOVIA.

Mapeamento - Manutenção corretiva - INFOVIA

Mapeamento - Manutenção corretiva - ENLACE TELEMONT

5. CONCLUSÃO 

Dado o exposto, após o mapeamento do fluxo das atividades do Processo de controle de bens da SETIC, foram apresentadas algumas soluções para melhoria do processo de controle de bens da SETIC, dentre as soluções encontra-se o Redesenho com melhorias idealizadas no processo de Implantação de novos clientes da INFOVIA, Plano de controle de bens de Curto, Médio e Longo prazo, além do compartilhamento através do SEI das novas regras de Solicitação, Incorporação e Recebimento de bens. Visto que, a última solução apresentada se encontra vigente e em uso pelas coordenadorias da SETIC, se espera que as demais sugestões de melhorias também sejam implementadas. Em conclusão, acredita-se que as melhorias implementadas e sugeridas irão causar impactos positivos na Gestão de Patrimônio/Almoxarifado da SETIC.