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Diagnóstico Situacional

Analisado e elaborado pelo time Amazonas

 Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP

Última Alteração

Versão

Cliente:

Pablo Claudino

12/05/2020

3.0

Product Owner:

Victo Azevedo

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP que tem como finalidade coordenar, operacionalizar e normatizar as atividades essenciais e operacionais. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso do SUGESP, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo.

O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

  • Entrevistas com gestor e técnicos de áreas específicas: Foram realizadas entrevistas estruturadas e brainstorming de problema com o gestor responsável da Diretoria Executiva da SUGESP e com os técnicos responsáveis pelo NGE, NDI, GAVT.
  • Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Superintendência. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros.

Problemas e Oportunidades

Neste tópico são abordados os problemas e oportunidades de melhoria detectada no diagnóstico situacional pelo time amazonas.  Deste modo o time buscou informações para verificar os problemas levantados pelo cliente, através da extração de dados do sistema frota e do portal de transparência do estado.

Conforme informações extraídas do FROTA (tabela abaixo) apresentou-se um total de 15.367 atendimentos, entre deferidos, instruídos e reprovados. Os atendimentos instruídos são os de orientação de correção da solicitação, uma vez enviados não podem ser editados o que gera retrabalho por parte dos usuários.

SOLICITAÇÕES DE DIÁRIAS E VIAGENS - FROTA

ANO

DEFERIDAS

INSTRUÍDAS

REPROVADAS/

INDEFERIDAS

TOTAL

2017

13.126

1.671

372

15.169

2018

12.903

2.412

226

15.541

2019

12.733

2.373

261

15.367

Conforme dados extraídos com a responsável do setor de pagamentos de gastos essenciais (NGE), esses dados são monitorados via planilhas em excel, e o setor monitora em média mais de  1200 faturas por mês. Segue demonstrativo:

Gastos Essenciais/2019

ÁGUA

R$   10.930.186,00

ENERGIA

R$   56.648.713,50

INTERNET

 R$  17.827.601,03

TELEFONIA FIXA

R$   2.670.489,37

TELEFONIA MÓVEL

R$    255.370,06

Na apresentação do gráfico 1 - diárias, apresentaram maiores demandas em janeiro e fevereiro, e entre julho e setembro - 2018/2019, o que aumenta o risco de passar despercebidas informações errôneas devido ao grande fluxo de trabalho na Gerência de Abastecimento e Viagens Terrestres.

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Gráfico 1 - diárias

Na apresentação do gráfico 2 -  em média 45% das viagens estão concentradas nos órgãos vinculados, o que requer maior atenção da SUGESP devido a ser o órgão gestor orçamentário e financeiro das unidades estratégicas de governo. As demais viagens se concentram nas unidades de Saúde, Educação e Meio Ambiente em sua maioria são viagens de atividades finalísticas. 

 

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Gráfico 2 - unidades vinculadas e unidades finalísticas

Foram extraídos dados do portal da transparência, mas em confronto com relatórios emitidos do FROTA foi constatado inconformidade no portal da transparência, em relação ao total de autorização.

 

Problema

Descrição do Problema

Estrutura organizacional desatualizada

A falta de atualização na estrutura organizacional acarreta na morosidade das atividades desenvolvidas pelos setores.

Retrabalho e disfunção devido a dificuldades com a operação do sistema Após envio da demanda pelo usuário, ambas as unidades não conseguem editar a solicitação.Foi enviado um Google.Forms  aos 17 mil usuários do frota, e até o momento apenas 15 pessoas responderam, o que não é suficiente para definição de métricas, até o momento não foi identificado insatisfação por nem uma das partes que responderam, propondo apenas melhoria nas orientações quanto a preenchimento.Das 2.37 Solicitações Devolvidas no período de 05/2019 até 05/2020; 5% retornam por falta de documento para análise; 7% calculado de forma errada o valor da diária, quantidade ou data; 7,5% duplicidade de solicitação; 15,1 % veículos já em viagem; 16% apresentam Objetivo e Justificativas mal estruturadas.
Dificuldades em garantir a sustentabilidade da gestão dos gastos públicos administrativos  16.782 solicitações autorizadas analisadas, em uma amostragem foi identificado que 6.554 não condiz os itinerários com a quilometragem; 247 Apresentam data anterior de retorno; 428 Apresentam o valor negativo ou acima de 10.000 KM rodados para um período de até 1 dia; e 613 não apresentam mudanças no registro da quilometragem.
Demora ao gerar relatórios de gastos essenciais Demora para gerar relatórios dos custos em ocasiões urgentes pelo fato de trabalhar com as planilhas no excel. O sistema não filtra os gastos lançados por status, não mostrando a economia gerada pelo estado, não foi possível confrontar todas os gastos, mas o total de liberações não condiz com o total apresentado na pela unidade, total de 2000 pelo sistema.
Demora para formalização do processo de despesa

Na triagem dos gastos essenciais são despendidos a força de trabalho de 6 pessoas durante 7 dias, para formalização dos processos de despesas.

Conclusão

Diante da situação atual, é compreensível e favorável ao desenvolvimento de um único sistema para todo o estado, que automatize os serviços prestados pela SUGESP efetue melhorias como plano de viagem anual, gerenciamento de combustível e manutenção, estruturação de indicadores de desempenho, lançamento de gastos essenciais, auditoria dos gastos e integração com as secretarias referente ao controle, na qual padronize os processos ponta a ponta, para aquisição de serviços prestados pela unidade.

GASTOS OPERACIONAIS

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela Superintendência de Gestão de Suprimentos, Logísticas e Gastos Públicos Essenciais - SUGESP que tem como finalidade coordenar, operacionalizar e normatizar as atividades essenciais e operacionais. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso do SUGESP, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo.
O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

Entrevistas com gestor e técnicos de áreas específicas: Foram realizadas entrevistas estruturadas e brainstorming de problema com o gestor responsável da Diretoria Executiva da SUGESP e com os técnicos responsáveis pelo NGE, NDI, GAVT.

Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Superintendência. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros.

Diagrama de Escopo: Foi realizado entrevista semi-estruturada colaborativa para o preenchimento da ferramenta, considerando 5 visões do processo de negócio: Fluxo de trabalho, sistemas e infraestrutura, controles, desempenhos e pessoas e organizações.

DIAGRAMA DE ESCOPO

O Diagrama de Escopo é o artefato que resume o Diagnóstico Situacional, tem como objetivo obter uma visão geral do processo, a partir da identificação dos seus componentes e suas interfaces com o ambiente interno/externo e definição do escopo da análise, a partir do diagrama foi possível identificar pontos problemáticos, necessitando análises de carácter mais avançado posteriormente

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Problemas e Oportunidades

Neste tópico são abordados os problemas e oportunidades de melhoria detectada no diagnóstico situacional pelo time amazonas. Deste modo o time buscou informações para verificar os problemas levantados pelo cliente, através da extração de dados do sistema frota e do portal de transparência do estado.

Conforme informações extraídas do FROTA (tabela abaixo) apresentou-se um total de 15.367 atendimentos, entre deferidos, instruídos e reprovados. Os atendimentos instruídos são os de orientação de correção da solicitação, uma vez enviados não podem ser editados o que gera retrabalho por parte dos usuários.

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Conforme dados extraídos com a responsável do setor de pagamentos de gastos essenciais (NGE), esses dados são monitorados via planilhas em excel, e o setor monitora em média mais de 1200 faturas por mês. Segue demonstrativo:

image-1605800155316.png

Na apresentação do gráfico 1 - diárias, apresentaram maiores demandas em janeiro e fevereiro, e entre julho e setembro - 2018/2019, o que aumenta o risco de passar despercebidas informações errôneas devido ao grande fluxo de trabalho na Gerência de Abastecimento e Viagens Terrestres.

 

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Na apresentação do gráfico 2 - em média 45% das viagens estão concentradas nos órgãos vinculados, o que requer maior atenção da SUGESP devido a ser o órgão gestor orçamentário e financeiro das unidades estratégicas de governo. As demais viagens se concentram nas unidades de Saúde, Educação e Meio Ambiente em sua maioria são viagens de atividades finalísticas.

Gráfico 2 - unidades vinculadas e unidades finalísticas

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Foram extraídos dados do portal da transparência, mas em confronto com relatórios emitidos do FROTA foi constatado inconformidade no portal da transparência, em relação ao total de autorização.

Problema:

Estrutura organizacional desatualizada

Retrabalho devido a dificuldades com o sistema frota

Falta de planejamento e auditoria nos processos autorizados

Demora ao gerar relatórios de gastos essenciais

Demora para formalização do processo de despes

Inserção de dados manualmente no sistema frota

Falta de padrão no sistema frota

Solicitação de viagem duplicada no sistema frota

O sistema frota não gera notificação de CNH vencida

Sistema frota sem campo de tombamento

Não há visualização do status dos veículos em uso no sistem

Sistema frota não emite relatório;

O sistema frota não cria estatísticas

Não possui indicadores

Descrição do Problema :

A falta de atualização na estrutura organizacional acarreta na morosidade das atividades desenvolvidas pelos setores

Após envio da demanda pelo usuário, ambas as unidades não conseguem editar a solicitação

Foi detectado que atualmente a superintendência não faz planejamento e não audita os processos autorizados para diárias e viagens

Demora para gerar relatórios dos custos em ocasiões urgentes pelo fato de trabalhar com as planilhas no excel.

Na triagem dos gastos essenciais são despendidos a força de trabalho de 6 pessoas durante 7 dias, para formalização dos processos de despesas.

O usuário insere todas as informações de forma manual, o sistema não tem integração com outras ferramentas.

Não é possível editar o arquivo após enviado para autorização na SUGESP, a responsável só consegue editar solicitação (Fluvial)

O sistema permite realizar nova solicitação com nome do servidor já comprometido para outra viagem na mesma data.

Não indica o vencimento da carteirinha dos motoristas e nem da CNH.

Sistema não tem campo para tombamentos em caso de viagem por embarcação.

O operador do sistema frota não visualiza se o carro está em uso ou na garagem, se a solicitação foi atendida ou não.

O operador precisa retirar dados do sistema frota, não é possível pois não gera relatório

O sistema frota não emite informações de estatísticas como: de viagens, diárias

Não há indicadores para mensurarem o desempenho dos processos considerando celeridade e produtividade, dificultando definição de metas já que não existe um referencial.

Soluções:

Aplicação de ferramenta para organização de estrutura organizacional

Capacitação com quem opera o sistema;

Realizar planejamento anual das diárias e viagens.

Determinar planejamento com períodos para executar auditoria dos documentos autorizados

Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações

Automatizar o núcleo de gastos essenciais de uma maneira que o sistema integre com o prestador de cada serviço

Integrar os sistemas que serão desenvolvidos.

Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.

Estruturar um padrão de solicitação no qual detecte o usuário pelo CPF para que não haja duplicidade de servidor e viagem.

Criar uma instância de análise documental dos servidores que solicitarem viagem analisado a carteirinha da SUGESP e CNH digital em cada solicitação realizada.

Criar uma instância onde o solicitante irá inserir o tombamento da embarcação que irá utilizar na viagem.

Criar um campo onde o operador do sistema visualizará o status veículo que está em uso e o horário que será desocupado.

Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.

Em um novo sistema criar dashboard para visualização dessas estatísticas.

Criar indicadores para definição de metas factíveis e coerentes com a atividade desempenhada por cada núcleo.

Conclusão

Diante da situação atual, é compreensível e favorável ao desenvolvimento de um único sistema para todo o estado, que automatize os serviços prestados pela SUGESP efetue melhorias como plano de viagem anual, gerenciamento de combustível e manutenção, estruturação de indicadores de desempenho, lançamento de gastos essenciais, auditoria dos gastos e integração com as secretarias referente ao controle, na qual padronize os processos ponta a ponta, para aquisição de serviços prestados pela Sugesp