Análise de Negócio - PGE (Gestão e Controle de Contratos)

Data de elaboração	10/12/2020
Responsável pelo estudo	Julien/Henrique
Equipe do estudo	Dark Souls
Alvo	Gestão de Contratos
Origem	O presente Relatório ilustra a consolidação de informações captadas no Kickoff meeting realizado entre o time Dark Souls e o responsável tático pelo projeto. Trata-se de uma propositura criada na Procuradoria de Contratos e Convênios – PGE com o propósito de promover um modelo inovativo de controles de processos de contratação e convênios sob responsabilidade da PCC-PGE. Para tal, indica como necessário o desenvolvimento de um sistema de controle digital que destaque, o controle e o armazenamento de dados, principalmente, aqueles contratos/convênios/outros que necessitem ter agendamentos acionados por alarmes como funcionalidades específicas de controle de prazos, disparados para e-mail de um grupo de pessoas responsáveis pelo processo no prazo mínimo de sessenta dias antes do vencimento, evitando-se com isso, correr riscos desnecessários relacionados a perda de prazos processuais, que por via de regra geram retrabalho e ônus para o Estado.
Objetivo	Através dessa nova abordagem espera-se beneficiar todos os administradores de contratos e convênios das n- Secretarias diretas e indiretas do Governo do Estado, melhorando a gestão da qualidade dessas rotinas, dentre elas, primar pela redução significativa de retrabalho originado em agendamentos de curtíssimos prazos, que ensejam para além de riscos de perda de prazos e o enfrentamento de ondas de choque direcionadas à Secretaria a partir de departamentos internos de auditoria.
Documentação correlata
Observações

1.        INTRODUÇÃO

 

O presente Relatório ilustra a consolidação de informações captadas no Kickoff meeting realizado entre o time Dark Souls e o responsável tático pelo projeto. Trata-se de uma propositura criada na Procuradoria de Contratos e Convênios – PGE com o propósito de promover um modelo inovativo de controles de processos de contratação e convênios sob responsabilidade da PCC-PGE. Para tal, indica como necessário o desenvolvimento de um sistema de controle digital que destaque, o controle e o armazenamento de dados, principalmente, aqueles contratos/convênios/outros que necessitem ter agendamentos acionados por alarmes como funcionalidades específicas de controle de prazos, disparados para e-mail de um grupo de pessoas responsáveis pelo processo no prazo mínimo de sessenta dias antes do vencimento, evitando-se com isso, correr riscos desnecessários relacionados a perda de prazos processuais, que por via de regra geram retrabalho e ônus para o Estado.

Através dessa nova abordagem espera-se beneficiar todos os administradores de contratos e convênios das n- Secretarias diretas e indiretas do Governo do Estado, melhorando a gestão da qualidade dessas rotinas, dentre elas, primar pela redução significativa de retrabalho originado em agendamentos de curtíssimos prazos, que ensejam para além de riscos de perda de prazos e o enfrentamento de ondas de choque direcionadas à Secretaria a partir de departamentos internos de auditoria.

2.        ANÁLISE DOCUMENTAL

O time reuniu-se com o Dr. Leonardo, a fim de compreender sua visão da necessidade para a criação do projeto de Sistema para Controle de Prazos Contratuais e Armazenagem de Dados e que fosse capaz de gerar grau zero de risco na recepção de envios de documentos para a PCC-PGE, como solicitações diárias de inúmeras modalidades de Termos de Contratos como Cooperação Técnica, Reconhecimento de Dívidas, Cessão de Uso, Aditivo de Parceria, Comodato, Acordo Extrajudicial entre tantas outras demandas originadas nas mais diversas Secretarias. Desse modo, promovendo a cultura de cumprimento de prazos objetivando dar justo fôlego a esta Procuradoria. Assim ordenando de forma correta a recepção de processo contratuais que precisam desse tipo de escrituração. Com isso se evitaria que processos que precisam de aditamentos chegassem para a PCC-PGE em cima da hora.

Sem o controle sugerido o risco de um processo sair de sua rota normal seria considerado elevado e por via de consequência iria gerar retrabalho (porque o processo fora de prazos necessita ser interrompido e reinicializado de novo) onerando custos aos cofres públicos. Com o Sistema sendo ativado em janeiro de 2021 todas as diversas Secretarias seriam convidadas a repensarem sua estratégia de prazos e datas toda a vez que precisassem de serviços deste tipo de escrituração sendo obrigadas a reposicionar suas prioridades de envio para a PCC-PGE, criando uma onda sinérgica positiva que conseguiria ultrapassar a linha burocrática estatal.

Quanto ao processo de armazenagem de documentos - Contratos, Convênios, Termos de Parcerias entre outros que transitam na PCC-PGE (mais oito mil de 2015- 2019), e que necessitam de controles variados como controle de valores, saldos, relatórios confirmam a necessidade de um gerenciador de documentação. Os quantitativos apresentados por Ano/Tipo no Quadro 1 - Estimativa de Termos Elaborados PCC-PGE - Período 2015-2019 ilustra essa dinâmica e os resultados apresentados referentes endossam a pertinência da demanda de desenvolvimento de um Sistema novo capaz de auxiliar as rotinas da PCC-PGE.

• Fluxo da licitação até a formalização do contrato 

O processo se inicia com a solicitação de uma secretaria conforme sua necessidade, após isto é encaminhado à SUPEL para os trâmites cabíveis, tais como: análise dos itens solicitados, análise de termo de referência, elaboração de cotação de mercado, elaboração de tabela de média, publicação no portal da transparência para as empresas interessadas, análise das propostas enviadas pelas empresas à comissão de licitação e por fim os trâmites licitatórios,  a fim de obter a proposta mais vantajosa para a Administração Pública. Após os procedimentos licitatórios e a homologação do processo, este é enviado para PCC-Procuradoria de Contratos e Convênios para análise dos trâmites licitatórios e posterior elaboração do contrato que firma o acordo entre o fornecedor e a entidade pública.

Segundo informe do Dr. Leonardo Falcão, Diretor da PCC-PGE relatou que os principais geradores de retrabalho são Contratos, Convênios e Termos de Cooperação e Aditivos (de todos os tipos). Os que mais deram trabalho foram os Contratos e Convênios e os Aditivos (tanto de Contratos quanto de Convênios). Os reconhecimentos de dívidas foram oriundos de erros ocorridos no período informado. Aditivos foram problemas em 80% dos casos, os outros 20% se referem a Contratos e Convênios.

 

Quadro 1 - Estimativa de Termos Elaborados PCC-PGE - Período 2015-2019

  

Registra-se ainda a matriz de nível de engajamento da parte interessada. Sendo este uma anotação indispensável:

Quadro 2 - Matriz de Nível de Engajamento das Partes Interessadas

Quadro 3 – Normas Consultadas

3.        COLETA DE DADOS

 

No dia 13/05/2020 foi realizada entrevista com o Procurador Dr. Leonardo Ribeiro/PCC-PGE para coleta de dados para análise.

• Qual a motivação para o pedido desse sistema?

Os Contratos têm vigência estabelecida em suas cláusulas contratuais que geralmente são 12 meses a contar da data da assinatura do contrato, podendo ser prorrogado por igual período, não podendo ultrapassar o limite de 60 meses. Ocorre que a solicitação de dilação de prazo só chega na PGE com o contrato praticamente vencido, não tendo tempo hábil para fazer os trâmites necessários, com isso o Estado está perdendo prazos contratuais, gerando retrabalhos e realizando os termos aditivos de forma retroativa indo contra todos os princípios da administração pública. Com base na Lei 8.666/93 as solicitações devem ser realizadas com o período mínimo de 60 dias para que corra os trâmites necessários ao aditivo.

• Qual é o problema que o negócio está enfrentando e que o projeto deve resolver?

Perda dos prazos para realizar os aditivos em tempo hábil; Falta de controle do valor que já foi utilizado do contrato; Falta de controle do saldo dos contratos; Falta de controle de pessoas e de empresas inidôneas; Disponibilização de relatórios da movimentação dos contratos. O projeto deverá resolver todo o sistema de gestão dos contratos/empresas. Deverá também enviar uma notificação de alerta por e-mail às secretarias, gestores e fiscais do contrato informando sobre a data de vencimento, para que os mesmos tenham tempo hábil de solicitar aditivo antes do vencimento do contrato.

• O que as pessoas estão fazendo nesse exato momento para resolver o problema?

O Dr. Leonardo Falcão Ribeiro foi o primeiro a se preocupar com a situação que vem ocorrendo com quase 100% das solicitações de aditivos de contratos que chegam já com sua data de validade quase expirada. O mesmo enviou um ofício para o Superintendente da EpR solicitando a possibilidade de criação de um sistema para Gestão de Contratos e Convênios para controle de armazenamento e prazos.

• Você já criou uma visão para o projeto?

A visão almejada é que o sistema possa ser alimentado por funcionários tais como gestores e fiscais dos contratos, inserindo todas as informações contidas no escopo do contrato, bem como seu objeto, valor, vencimento, cláusulas etc.

• Quais riscos você vislumbra e o que você irá fazer com eles?

O sistema não ser alimentado da forma correta. Orientar que os gestores e fiscais dos contratos assumam o compromisso em utilizar o sistema, a fim de trazer celeridade aos trâmites.

• O projeto tem alguma restrição de tempo?

O ideal seria até o final do ano de 2020 para começar 2021 com os contratos todos cadastrados no sistema.

• Qual é o custo projetado do programa?

Equipe de negócios da DETIC; Equipe de Desenvolvimento da DETIC; Uso da Infraestrutura.

• Quem é o usuário final?

Administração pública; Gestores e Fiscais do contrato; Secretarias

• Qual a rentabilidade que o projeto pode trazer para a Administração Pública?

Quando se perde o prazo para aditivo o contrato tem que movimentar toda a máquina da administração pública, gerando onerosidade à administração Pública.

• Qual a média anual de contratos e convênios que entram na PGE?

Contratos diretos uma média de 1.500 a 2 mil por ano; Contratos indiretos e convênios uma média de 2 a 3 mil por ano.

• De onde nós podemos extrair as informações ou dados?

Dados estraídos de registros da PCC-PGE e da larga experiênica jurídica do Dr. Leonardo a fente da diretoria da Procuradoriade Contratos e Convênios.

 Através de acesso às informações do banco de dados de Contratos e Convênios entre outros da PCC-PGE.

• Quais são as funcionalidades indispensáveis?

Controle de Alertas, Controle de Valores do Contrato (Uso, Saldo, outros); Controle de pessoas inidôneas; Movimentação dos Contratos (Relatórios)

• Quais benefícios esse sistema pode trazer?

Acreditasse que os benefícios gerados serão identificados pelo nível de comprometimento das novas rotinas, pelo nível de responsabilidade atribuído a cada elemento do processo, analistas, fiscais de contrato.

4.        CONCLUSÃO

Este trabalho de Análise de Negócios objetivou sintetizar uma ideia facilitadora desdobrada em entrevistas, dados coletados e estatística de documentos visando o entendimento do time acerca da importância do projeto proposto pela PGE para o Estado de Rondônia. Desta maneira, devido ao impacto que será gerado com a criação do sistema que contenha as funcionalidades necessárias para se organizar efetivamente a documentação de Termos de Contratos e Convênios, que como visto, possui um número excessivo, torna-se claro assim, a importância desse projeto tanto para o Estado quanto para seus servidores, visto que o mundo vem passando pelo processo de digitalização e automação de seus serviços.  Os servidores que fazem hoje o trabalho manual poderão desfrutar de um trabalho mais informatizado evitando a perda de informações e o retrabalho, podendo dessa forma, distribuir sua força de trabalho em outras atividades menos manualizadas.A priori, para a perpetuação e uma abordagem completa acerca do projeto, o time vê como próximo passo necessário a aplicação da ferramenta Canvas, para alinhar pensamentos e convicções daqueles que com estes processos trabalham, além da captação das demais informações acerca do projeto.