Análise de Negócio - Gestão do Patrimônio Imobiliário

1. LISTA DE SIGLAS:

SETIC- SUPERINTENDÊNCIA ESTADUAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

SEPAT-SUPERINTENDÊNCIA ESTADUAL DE PATRIMÔNIO

GPI-GERÊNCIA DE PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO

2. INTRODUÇÃO:

O presente Relatório ilustra a consolidação de informações captadas no Kickoff Meeting realizado entre o time Dark Souls e a equipe tática do projeto. Trata-se de uma propositura consolidada da equipe técnica da SEPAT-GPI, com o propósito de haver um trabalho em conjunto na busca de soluções tecnológicas para o problema enfrentado – a necessidade da SEPAT-GPI de ativar a aba Patrimônio Imobiliário, do e-Estado para que possa ser feito o gerenciamento da gestão de informações e dados dos 1951 imóveis do Governo do Estado.

O projeto tem por objetivo dar transparência em todas as transações que envolvam a movimentação que existem nos 52 municípios de Rondônia. O projeto tem grande relevância administrativa uma vez que seus controles asseguram o acesso de dados de forma segura e organizada, facilitando as rotinas processuais da SEPAT-GPI.

O sistema permitirá de forma rápida dar orientação a ocupação dos imóveis, visando a otimização do espaço físico e a redução dos contratos de locação e monitorar os gastos em relação a patrimônios imobiliários; Também demonstrar competência técnica por meio de assinatura de técnicos nos  Laudos de Avaliação, assim como atualizar constantemente o valor de mercado; A identificação da guarda dos imóveis e possíveis invasões e perdas de documentação, sendo impossível localizar o imóvel; Solucionar problemas de risco a estrutura física dos imóveis, bem como a manutenção do bem; Identificar o órgão ou entidade, com indicação do titular e/ou responsável pela assinatura do instrumento contratual entre outros mecanismos de controle.

3. COLETA DE DADOS: 

O time reuniu-se com Laura Betânea da GPI a fim de compreender sua visão da necessidade da criação do projeto de um Sistema para a atende-los, Laura relata que trata-se de um problema constituído ao longo dos anos na qual não havia controle sobre os imóveis do Estado acarretando problemas quanto ao gerenciamento administrativo, muitas vezes obtendo um desencontro total de informações, o que gera uma base de dados falha quanto a transparência e praticidade. Outro fato são os gastos que por não ter uma estrutura de referência sólida de gerenciamento leva o gestor a não ter certeza quanto a quem é responsável pela manutenção do imóvel assim como datas de reparos futuros, dificultando o encontro de prioridades. Assim como também a invasão de imóveis estaduais por civis, pois alguns imóveis encontram-se desconhecidos. A Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária – SEPAT vem fazendo levantamento dos imóveis imobiliários do estado, corrigindo possíveis erros nos registros, assim como identificando bens desconhecidos junto a outras secretarias. A atualização de documentos imobiliários deve ser armazenada em uma base de dados confiável e segura para prestação de contas anuais. 

Também foram objeto de análise os processos da SEPAT-GPI, que são:

LEVANTAMENTO (PESQUISA DOCUMENTAL DO IMÓVEL)

REGULARIZAR TERRENO

REGULARIZAR EDIFICAÇÃO

CADASTRAR IMÓVEL

ATUALIZAÇÃO DOS CADASTROS IMOBILIÁRIOS

AVALIAR/REAVALIAR IMÓVEL

FISCALIZAR IMÓVEL

4. DADOS QUALITATIVOS

Durante a reunião virtual e em outros momentos de conversas com o cliente para conhecer um pouco mais da sua realidade amplamente enraizada na pesquisa documental obtivemos o grata surpresa de receber da Dra. Laura – Arquiteta da SEPAT-GPI todos requisitos necessários para o funcionamento da solicitada ABA Patrimônio Imobiliário, no E-Estado. Esse diferencial facilitará a rotina criativa do desenvolvedor, que são descrição sintética dos imóveis, descrição analítica (endereço, tamanho e etc.), dados do ingresso, depreciação e conforme anexo II.

O projeto deseja implementar todos os controles gerenciais a partir da ABA PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO de todos os imóveis do Governo do Estado. E com esta oportunidade obter:

1. Redução de custos e gastos, visando à transparência dos bens assim como a sua preservação;

2. Orientar a ocupação dos imóveis, visando à otimização do espaço físico e a redução dos contratos de locação e monitorar os gastos em relação a patrimônios imobiliários;

3. Demonstrar competência técnica por meio de assinatura técnica dos Laudos de Avaliação, assim como atualizar constantemente o valor de mercado;

4. Identificar o atual ocupante dos imóveis para evitar possíveis invasões e perdas de documentação, sendo impossível localizar o imóvel;

5. Solucionar problemas de risco a estrutura física dos imóveis, bem como a manutenção do bem;

6. Responsabilizar possíveis danos à estrutura dos imóveis e identificar invasores;

7. Fomentar a ocupação e destinação de todos os bens ou a sua desvinculação do acervo patrimonial por não contemplar função pública;

8. Redução de despesas por desconhecimento do total patrimônio adquirido ao longo do tempo pelo Estado;

9. Reduzir a burocratização e adiantar os andamentos dos processos;

10. Englobar as funções da estrutura imobiliária, assim como pesquisas referentes a bens, cadastramento dos bens imóveis do Estado, valores dos bens, possibilitando organizar e manter um sistema unificado de informações imobiliárias do Estado.

5. DADOS QUANTITATIVOS

QUADRO 2 – PATRIMÔNIO IMÓVEIS DO GOVERNO DE RONDÔNIA

  GRÁFICO 1 - PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO

6. RESULTADOS ESPERADOS

7. CONCLUSÃO

É importante para o Estado saber onde investir ou não investir, para evitar gastos com áreas que não serão utilizadas, seja, por não ter finalidade pública ou por estarem em regiões que impeçam a construção. Também vale ressaltar o fato de evitar gastos desnecessários com aluguéis por desconhecer a existência de imóveis, e possíveis processos longos por invasões de locais pertencentes ao Estado. Pois muitas vezes, os órgãos do governo têm urgência em ocupar o local para darem andamento em trabalhos, e não conseguem obter uma informação com precisão. O sistema dará isso a SEPAT-GPI informação organizada e segurança nos dados.

Por tudo que foi encontrado, lido e apontado sobre a necessidade do cliente, o time de negócios considera o pleito CRIAR ABA PATRIMONIO IMOBILIÁRIO NO E-ESTADO, legítimo e urgente. Para o Time de Negócios o E-ESTADO poderá ancorar todas as rotinas da SEPAT-GPI. Mas, caberá a direção maior a decisão final de fazê-lo ou não.

ANEXOS

COLETA DE DADOS:

A SEPAT-GPI é vinculada e subordinada à Superintendência estadual de patrimonio e Regularização Fundiária - SEPAT em suas atribuições e competências.

A SEPAT tem por finalidade administrar, fiscalizar, coordenar, executar e controlar as atividades inerentes ao patrimônio mobiliário e imobiliário da Administração Pública Estadual e à Regularização Fundiária Urbana e Rural no âmbito estadual.

E-ESTADO - ABA PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO

Ele é um processo que se arrasta por anos. Há tempos que a SEPAT-GPI necessita de um sistema de informações confiável para o gerenciamento do patrimônio imobiliário do estado. O estado tem aproximadamente 2.000 imóveis do estado de Rondônia. Muitos processos de doações de imóveis para as secretarias e órgão do governo estadual geram muita burocracia. O Governo do Estado não vende imóveis, realiza doações, permutas, locações, outros. Temos o caso IPERON no governo anterior, que a fim de atender uma demanda de aposentadoria dos servidores dos servidores, o Governo do Estado como detentor legítimo dos imóveis doou imóveis no valor de trinta e dois milhões de reais para que o IPERON, para realizar uma reserva de caixa, lastrear a solução de um problema.. Este é apenas um exemplo. O governo não faz construção em terreno alheio, porém não é o que ocorre atualmente, existem construções do estado em terrenos de Município, Particulares, União, entre outros.

Apesar de ter-se cadastro individual dos imóveis do Estado toda a vez que precisamos recorrer a  essas fontes perde-se um tempo precioso em que o servidor poderia estar fazendo outra atividade se tudo fosse sistematizado e digital, evitando entraves burocráticos. Mesmo assim, hoje lidamos com muita informação desatualizada, devido a falta de gestão de governos anteriores. Na gestão atual, está sendo feito um esforço para organizar procedimentos e conteúdo para que um Sistema Gerenciador de Banco de Dados confiável, seguro, no caso, criando uma ABA PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO  no E-ESTADO que é o sistema do Governo Estadual, para que possa absorver toda informações existentes, e gerar melhorias os controles internos. Assim, como a ABA do E-ESTADO para Patrimônio Mobiliário. É notória à urgência de eliminar retrabalho.

Sim, no mercado comercial brasileiro existem inúmeros sistemas de controle do patrimônio imobiliário, mas, não levamos em consideração estas consultas devido ao Governo do Estado, uma área tecnológica para o desenvolvimento de sistemas.

Sim, sem dúvida. Uma vez pactuada a migração das informações imobiliárias do Estado, a SEPAT- GPI ganhará velocidade para atuar em seus controles gerenciais, emissão de relatórios sintéticos e analíticos, melhorando a dinâmica de trabalho diário do órgão como um todo.

A população cidadã não é afetada diretamente. Mas uma gestão eficiente de imóveis pode facilitar a tomada de decisão de um órgão público estadual em realizar uma obra ou não, assim como fiscalizar a qualidade da obra em determinado município – uma escola, um posto de saúde, uma delegacia ou outros. Pois entende-se que a execução de obras tem suas prioridades nos eixos que afetam diretamente a população como saúde, educação e segurança e esses imóveis devem ter condições necessárias para atender as necessidades da localidade, bem como evitar desabamentos. Outro fato é que um cidadão desinformado possa se apropriar inadvertidamente de um imóvel pertencente ao Governo de Rondônia, murá-lo a fim acobertá-lo e de anexar este ao seu próprio imóvel, além de estar prejudicando o coletivo e a sí mesmo, ele incorre numa ilegalidade fatal, pois imóvel público não tem prerrogativa de Uso Capião. O desgaste em processos na qual ouve apropriação indevida por particular é um atraso para a gestão estatal. Esse é só um exemplo emblemático, mas não corriqueiro.

Um Estado organizado planejar melhor e executar melhor seus programas de governo que em tese é parte do processo de desenvolvimento, tornando-se assim, eficiente, sustentável e justo.

Não. Mas, em seus controles contábeis sim, com a apuração real dos valores contábeis de cada imóvel e sua condição de uso.

Não há

É importante para o Estado saber onde investir ou não investir, para evitar gastos com áreas que não serão utilizadas seja por não ter finalidade pública ou por estarem em regiões que impeçam a construção. Também vale ressaltar o fato de evitar gastos desnecessários com aluguéis por desconhecer a existência de imóveis, e possíveis processos longos por invasões de locais pertencentes ao Estado. Pois muitas vezes os órgãos do governo têm urgência em ocupar o local para darem andamento em trabalhos.

O tempo inteiro a SEPAT-GPI é requisitada por órgãos públicos, que buscam informações sobre os imóveis o grupo de órgãos do Governo do estado. Uma vez sistematizado o processo, talvez fosse possível acelerar o atendimento das demandas de 5 para 2 dias, considerando como base o sistema como encontra atualmente.

Verificar documentos – Conferir se está legível ou rabiscado, caso necessário, retirar documentos informando o que se precisa para que se possa solicitar um novo. Fazer a Folha de Rosto Colocar informações sobre o imóvel, situação do imóvel Ex: Leis, Decretos, Seções de Uso. Consolidador – Uso de Planilha MS Excel para controle de informações do tipo dados do imóvel, setor, quadra, lote e observações sobre a situação atual do imóvel. Conferir relação de imóveis por município – Colocar todas as informações necessárias referentes ao imóvel. Concluindo o município – fazer lista de imóveis que estão para baixa, e lista de imóveis irregulares. Exemplo: imóveis sem Lei, imóvel com Lei revogada, caso não haja cadastro, informar para regularizá-lo.

Base de dados geral da SEPAT, no 4º andar Palácio Rio Madeira Prédio Central Pacas Novos e na SEPAT GTI em planilhas eletrônicas MS Excel.

Sim. Em anexo segue requisitos necessários como Sugestão para que a equipe de desenvolvimento trate a ABA PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO, no E-ESTADO

Terras, Terreno, Edificação, encontram-se registrados 1951 imóveis.

1.Redução de custos e gastos, visando à transparência dos bens assim como a sua preservação; 2. Orientar a ocupação dos imóveis, visando à otimização do espaço físico e a redução dos contratos de locação e monitorar os gastos em relação a patrimônios imobiliários; 3. Demonstrar competência técnica por meio de assinatura técnica dos Laudos de Avaliação, assim como atualizar constantemente o valor de mercado; 4. Identificar o atual ocupante dos imóveis para evitar possíveis invasões e perdas de documentação, sendo impossível localizar o imóvel; 5. Solucionar problemas de risco a estrutura física dos imóveis, bem como a manutenção do bem; 6. Responsabilizar possíveis danos à estrutura dos imóveis e identificar invasores; 7. Fomentar a ocupação e destinação de todos os bens ou a sua desvinculação do acervo patrimonial por não contemplar função pública; 8. Redução de despesas por desconhecimento do total patrimônio adquirido ao longo do tempo pelo Estado; 9. Reduzir a burocratização e adiantar os andamentos dos processos; 10. Englobar as funções da estrutura imobiliária, assim como pesquisas referentes a bens, cadastramento dos bens imóveis do Estado, valores dos bens, possibilitando organizar e manter um sistema unificado de informações imobiliárias do estado.

Criação da Normativa do Patrimônio Imobiliário - Trata-se de uma problemática constituída ao longo de anos na qual não havia controle sobre os imóveis do Estado, acarretando problemas quanto ao controle e registros dos fatos administrativos, muitas vezes obtendo um desencontro de informações, contribuindo para uma base de dados falha quanto à evidenciação patrimonial.Tendo em vista que as informações contábeis devem espelhar de modo fidedigno a situação patrimonial e considerando a competência da SEPAT e a necessidade de evidenciar com qualidade os fenômenos patrimoniais e a busca por um roteiro contábil padronizado dos atos e fatos administrativos no âmbito do Governo do Estado de Rondônia é que se tornou imprescindível à criação da normativa do E-Estado; SIAFEN; TC-16.

Continuaria o mesmo, mas ganharia em agilidade. Um processo de imóvel requer juntar muitos documentos e cumprimento de prazos de cartórios: Cadastro, Memorial descritivo, Croqui, Certidão narrativa (resumo geral dos três primeiros documentos acima), certidão de inteiro teor (em nome de quem está o terreno). Se o terreno for do município tem que ter a Lei de doação. Se tiver edificação: Ordem de serviço, Contrato da empresa vencedora do certame (PGE), Projeto arquitetônico ou digitalizado), Termo de recebimento de obra, Habite-se. Averbação da edificação na Certidão de Inteiro Teor.

Trata-se de uma rotina descrita pelos seguintes passos - Levantamento patrimonial identificando a real situação de cada imóvel:

Sim. Na atual gestão cada servidor realiza uma meta de trabalho proposta pelo gerente do setor, na qual o servidor tem suas funções definidas e distribuídas de acordo com as suas competências.

Exemplo:

Metas individuais: atender a demanda desenvolvendo os processos com agilidade e diminuindo o número de processos não respondidos.

Metas coletivas: melhora na comunicação de equipe e eficácia na resolução de problemas.

 Dependemos de servidos de Cartórios, Prefeituras, Procuradoria e documentação inexistente.

 Não. Há sobrecarga e prolongamento da jornada de trabalho.Os trabalhos são entregues dentro do prazo estipulado?

 Na maioria das vezes com pequenos atrasos

 Quase sempre

Podiam ter processadores mais rápidos

Físico e digital.

ANEXOS

REQUISITOS DO SISTEMA:

Escola – Imóvel de uso educacional Imóvel de uso administrativo Hospital – Imóvel de uso hospitalar

Posto de saúde – Imóvel de uso hospitalar Casa de detenção – Sistema prisional Penitenciária – Sistema prisional Socioeducativo – Sistema prisional Almoxarifado

Galpão Terreno

Fazenda – Área Rural

Área de preservação – APP – Área Rural Sitio – Área Rural

Reserva Legal – Área Rural Reserva Extrativista – Área Rural

Unidade de Conservação – Área Rural Área de Proteção Ambiental – Área Rural

Estádio Praça Teatro Ginásio Porto

Porto Fiscal Quartel

Posto Policial Residência Bumbódromo Delegacia Garagem Laboratório

Centro Esportivo e Lazer Fórum

Terminal Rodoviário Aeroporto

Outros a informar

Ex.: Hospital de Base Dr. Ary Pinheiro

Ex.: Rua/ nº/ Bairro

Ex.: 06/ 40 / 05

(   ) Regular (  ) Irregular ( ) Baixa

Matrícula:                                                     Anexar: Documentação - Diversos

Terreno:                                       m²

Edificação:                                  m²

Vida útil da alvenaria: Ano/Ano

(     ) Baixo

(     ) Médio

(     ) Alto

(    ) Bom

(     ) Regular

(     ) Ruim

FORMA DE INGRESSO

Acessão
Adjudicação
Afetação
Apreensão
Autorização de Uso
Carta de Aforamento
Compra
Convenio
Dação em Pagamento
Doação
Inteiro Teor
Permissão de Uso
Permuta
Ressarcimento
Termo de Destinação e Responsabilidade
Termo de Recebimento de Obra
Termo de Seção de Uso
Usucapião

DADOS DE INGRESSO

Data do Ingresso Nº do Sei

Descrição do Documento Hábil

Anexar: Documentação

CNPJ *Opcional

DADOS CONTÁBEIS

Novo

Entre novo e regular Regular

Entre regular e reparos simples Reparos simples

Entre reparo simples e importantes Reparos importantes

Entre reparos importantes e sem valor

Depreciação do imóvel

Valor mercadológico

OBRA EM ANDAMENTO:

(    ) Sim

(    ) Não Valor da Obra:

Anexar: Documentos

Metodologia utilizada:

Anexar: Especificação da avaliação

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Os requisitos acima são uma sugestão do cliente mas não se esgotam neles, haja vista que muitos outros poderão nascer das reuniões entre o cliente e o time de desenvolvedores, para melhorarem o sistema. Esses são simbólicos porque são os primeiros passos.