Problemas e Causas enfrentados por RHs e DESP
Coletamos os problemas enfrentados dos RH’s e DESP referente ao Sistema Folha de Pagamento, para isso usamos a ferramenta Declaração de Problema, na qual tem como objetivo coletar o problema ou visão e declara a necessidade do negócio, identifica as principais partes interessadas e descreve brevemente o impacto positivo que, ao atender à necessidade do negócio, a mesma terá sobre aquelas partes interessadas.
Para isto foram feitas duas reuniões uma com o RH da SEDUC e RH da SETIC, na qual tinha como responsáveis Nilson e Abner. E a segunda reunião foi coletada com a DESP, que foi representado por Graziela e Vanessa.
Sendo assim, trouxemos a seguir os seguintes resultados;
NILSON RH DA SEDUC
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O PROBLEMA DE
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O sistema só funciona para consulta |
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AFETA
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O RH, pois se precisar mudar a lotação de um servidor o RH não consegue, precisa (VIA SEI) ir a folha de pagamento da SEDUC. Não consegue excluir gratificação indevida de servidor |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso dos processos Retrabalho |
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Descentralização de atividades |
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O PROBLEMA DE
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Não consegue gerar relatórios dos servidores |
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AFETA
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O RH, pois se precisar de um relatório solicita ( VIA SEI) DESP e a uma demora para concluir a solicitação. |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso dos processos |
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Descentralização de atividades |
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O PROBLEMA DE
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Não existe interação entre sistemas |
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AFETA
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O RH, pois quando se atualiza o sistema de lotação não faz interação para atualizar junto ao governa. |
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CUJO O IMPACTO É
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Falta de interação entre sistemas Governa Portal da transparência Sistema MDL (sem interação)
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Interações entre os sistemas |
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O PROBLEMA DE
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Não há expansão do sistema governa para todos os municípios (CRE) |
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AFETA
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O RH de todas as CRE |
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CUJO O IMPACTO É
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Demora em cadastrar servidores, pois a SEDUC não possui servidores suficientes para realizarem as matriculas novas. Sobrecarga de trabalho pois os servidores das CRE necessitam de informações e precisam ligar para a sede da SEDUC. EX: senha para visualização de contracheque, ficha financeira. 00291261822021-62 |
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Criar perfil de usuário por CRE |
ABNER RH SETIC
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O PROBLEMA DE
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Instabilidade do Sistema |
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AFETA
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Impossibilidade de realização das atividades de RH como Consultas financeiras para o servidor e cadastramento de matrícula.
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso o andamento dos trabalhos no setor de RH |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Melhorias no desempenho do Governa. (Estabilidade) |
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O PROBLEMA DE
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Apenas um servidor com acesso para criar matrículas |
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AFETA
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Dependência de um único servidor para realizar esse cadastro |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso nos processos de implantação de pagamento |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Atribuir acesso para a criação de matrículas a mais de um integrante do setor |
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O PROBLEMA DE
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Travamentos ao realizar cadastros e interrupção no acesso. Governa desloga sozinho. |
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AFETA
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Retrabalho por ter perder dados já inseridos no sistema e ter que recadastrá-los |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso nos cadastramentos |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Melhorias no desempenho do Governa. (Estabilidade) |
DESP
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O PROBLEMA DE
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Demora no processamento da folha de pagamento ( DIEGO, JANDERSON, THIAGO) |
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AFETA
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DESP E SERVIDORES DO ESTADO/ Calendário de processamento |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso no pagamento dos servidores |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Análise da causa da demora |
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O PROBLEMA DE
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Queda no sistema governa |
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AFETA
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DESP/ RH e Servidores |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso no fechamento da folha |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Analisar a estrutura de rede do prédio |
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O PROBLEMA DE
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Falta de relatório de contracheque por lote |
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AFETA
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Respostas a demanda judicial |
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CUJO O IMPACTO É
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A falta de resposta coerente a solicitação judicial, pois o sistema não possui relatórios por lote de contracheque |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Criar uma tela de relatório por lote de contracheque |
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O PROBLEMA DE
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Falta de edição do campo lotação de contratação, no cadastro de servidor |
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AFETA
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DESP/RH |
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CUJO O IMPACTO É
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Retrabalho no cadastro do servidor, pois quando não consegue replicar os dados necessita novo cadastro, replicando ajudaria as carteiras a agilizar os trabalhos |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Tela de lotação de contratação acessível apenas para servidores específicos. (Apenas se for restrito a alguns perfis ) |
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O PROBLEMA DE
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Falta de uma tela para solicitação de acerto |
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AFETA
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Perfil movimento (carteiras e RH com folha própria DER,IPERON,DETRAN,JUCER ) |
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CUJO O IMPACTO É
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Grande número de solicitação de acerto, causando demora no atendimento. |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Tela para solicitação de acerto, gerando uma carta remessa única por lotação (tela de solicitação de bloquei e desbloqueio como exemplo) |
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O PROBLEMA DE
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“Inconsistência”, não baixa em Excel (importação de verba eventual/ periódica ) |
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AFETA
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DESP |
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CUJO O IMPACTO É
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Retrabalho, pois, cola em bloco de nota e depois passa para o Excel |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Tópico de baixar inconsistência em Excel |
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O PROBLEMA DE
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Não possui campo de matrícula em inconsistência histórico |
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AFETA
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DESP |
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CUJO O IMPACTO É
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Para identificar qual a matrícula está com inconsistência |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Campo de matrícula |
DIAGRAMA CAUSA EFEITO
Após a coleta dos problemas enfrentados com a DESP e RH's foi aplicado a Ferramenta Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, esta é uma ferramenta da qualidade que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução de um processo.
Lembrado que foram selecionados alguns problemas relevantes para coleta de suas causas, por esse motivo não estão representado todos neste diagrama.
Para aplicação da ferramenta tivemos duas participantes representando a DESP, Graziela e Vanessa. Segue abaixo ferramenta preenchida:
Com base nos problemas identificados anteriormente com a DESP e RH's, foi aplicado o diagrama de Ishikawa com a CAGD, tendo como objetivo detectar as causas dos problemas levantados relacionados á Instabilidade no Sistema. Desta maneira, as informações coletadas na reunião foram as seguintes:
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