Análise de Negócio

Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP		Última Alteração	Versão
Cliente:	Clarisse Morais Costa fernandes Nogueira (SEGEP)	09/08/2022	1.0
Product Owner:	Adila Cristina Lima Lopes Pires	09/08/2022	1.0
Gerente de Projeto	Eduardo Souza Ferreira

Introdução:

Justificativa:

Desde Maio de 2022, a Superintêndencia Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP), enfrenta diversos problemas dentro do Sistema de Gerenciamento de Escala e Plantões (SKALA), resultando negativamente na folha de pagamento dos plantonistas, na marcação de férias e licenças, por exemplo, pois o SKALA não se comunica com eficência no e-Estado. Sendo assim, a SEGEP precisa com urgência da melhoria no atual sistema, transformando-o em Sistema Integrado de Escala e Plantões (SIEP), que garanta a eficiência no processo de escalas e plantões nos órgãos do Estado de Rondônia.

Hoje a SEGEP enfrenta os seguintes problemas com o SKALA:

O Sistema SKALA não se comunica com o E-ESTADO, dessa forma as ocorrências que são realizadas no E-ESTADO como por exemplo: LICENÇA SEM VENCIMENTO, FÉRIAS, ETC não aparecem no Mapa de Plantão dos servidores. Porém além de não aparecer no SKALA (mapa de plantão) também não aparece no SIF, tendo em vista que o servidor está marcando como "PLANTONISTA" ou seja, o SIF ler as informações do SKALA que não possui informação por não receber os dados do E-ESTADO.
Servidores de Férias e Licenças ficam com saldo negativo de horas no BAF, mesmo com a ocorrência lançada no e-Estado;
Quando a pessoa faz dois registros no mesmo dia (saída de um plantão às 7h, e entrada em novo plantão às 19h, por exemplo), o sistema só encaminha um registro para o SIF (o registro das 7h fica constando como saída e entrada, perfazendo um total de horas a mais do que o servidor realmente trabalhou);
O sistema não contabiliza Hora-Extra;
O plantão é de 24h. O servidor entra dia 5 e sai no dia 06, contudo ele esqueceu de registrar a saída e na guia administrar não permite a inclusão da saída nesse caso;
Plantões cadastrados porém no SIF aparece "NÃO HÁ CONVOCAÇÃO".

Objetivo:

Resultados:

4.1 VOC

Nº	PROBLEMAS	QUAL PREJUÍZO ISSO TRAZ?	INCIDÊNCIA
01	O Sistema SKALA não se comunica com o E-ESTADO, dessa forma as ocorrências que são realizadas no E-ESTADO como por exemplo: LICENÇA SEM VENCIMENTO, FÉRIAS, ETC não aparecem no Mapa de Plantão dos servidores. Porém além de não aparecer no SKALA (mapa de plantão) também não aparece no SIF, tendo em vista que o servidor está marcando como "PLANTONISTA" ou seja, o SIF ler as informações do SKALA que não possui informação por não receber os dados do E-ESTADO.	A frequência de um servidor plantonista inicia com seu Mapa de Plantão, sua frequência no SIF é apenas a comprovação do que foi realizado. Todavia, se não há dados que abone sua ausência (férias, licenças, atestados, etc) o servidor fica "sem frequência" o acarreta em bloqueio indevido, perda de tempo de serviço (indevido),entre outros problemas; Outro fator importante é que há unidades (núcleos, gerências, etc) que realizam escala de plantão para quem está de férias ou licença prêmio por assiduidade (por exemplo), o que poderia ser evitado caso aparecesse a informação da ausência do servidor (exemp: FÉRIAS), outro fator que permite tal situação é o do próprio sistema que não proíbe que seja cadastrado escala para quem não está em efetivo exercício;	COMUM
02	Servidores de Férias e Licenças ficam com saldo negativo de horas no BAF, mesmo com a ocorrência lançada no e-Estado. A exemplo: ADAO JAMES PEREIRA PAES - está de Férias conforme OCORRÊNCIAS porém em saldo negativo está devendo 39h50; O mesmo problema aconteceu com AELSON CRISTIANO NOGUEIRA devendo 34h55, porém estava de férias conforme observação.	* A LC 68/92 prevê a possibilidade do desconto de saldo negativo, se o servidor ficar com saldo devedor deverá ser descontado. No caso em tela será desconto indevido.	COMUM
03	Quando a pessoa faz dois registros no mesmo dia (saída de um plantão às 7h, e entrada em novo plantão às 19h, por exemplo), o sistema só encaminha um registro para o SIF (o registro das 7h fica constando como saída e entrada, perfazendo um total de horas a mais do que o servidor realmente trabalhou)	*Gera saldo que o servidor não tem direito. Mesmo tendo escala cadastrada para ele que diz "saída as 7h" - "Entrada 19h00".	COMUM
04	Existe o registro de ponto, mas não aparece no SIF (No exemplo abaixo: o registro de entrada no dia 12 não foi migrado para o SIF) (em auditar frequência no dia 12 consta o registro, o que no SIF no dia 12/05 não aparece) - Freq. POLITEC.	*O ponto ausente no dia todo gera falta, e o ponto ausente em uma entrada ou em uma saída gera saldo negativo o que nas duas hipóteses gera desconto indevido.	COMUM
05	Não estão sendo computadas as horas noturnas, seria interessante para a comprovação do Adicional Noturno	*O servidor que possui direito ao Adicional Noturno se o RH não fizer o cálculo manual do que está aparecendo no SIF esse servidor não recebe. O que acarreta em uma demanda desnecessária de trabalho, pois há unidades que possuem 200 servidores plantonistas, se o cálculo for manual.	COMUM
06	A soma final de horas trabalhadas não permite uma fácil compreensão, conforme print acima o saldo trabalhado do servidor HAMILTON LACERDA CARVALHO no dia 03/06/2022 foi de 00:46:14.5620074, sendo horas trabalhadas 1.00:46:14.5620074.	*Não é possível entender quantas horas foram trabalhadas no dia, semana. O não entendimento atrapalha nos relatórios, e principalmente para respostas aos órgãos de controle.	COMUM
07	Servidor com plantão cadastrado no dia 31, porém no SIF não aparece o dia 31.	*O fato de não aparecer no SIF faz com que haja divergência entre o Mapa de Plantão e a comprovação das escalas. Outro fato é que no mapa aparecerá "convocação" e no SIF não aparece nem falta e nem dia trabalhado.	RARO
08	O sistema não contabiliza Hora-Extra.	*Não é possível pagar hora-extra pelo SIF, fazendo assim cálculo manual assim como é feito no Adicional Noturno, conforme já informado acima.	COMUM
09	o plantão é de 24h. O servidor entra dia 5 e sai no dia 06, contudo ele esqueceu de registrar a saída e na guia administrar não permite a inclusão da saída nesse caso	Os esquecimentos são corriqueiros, principalmente nas unidades que estão iniciando com o ponto eletrônico. Se há a possibilidade de ser administrado a frequência no SIF então é necessário que haja essa permissão para organizar as frequências dos plantonistas. **Ressaltando que o SIF não pode permitir que seja incluído horas trabalhadas (entrada e saída) em um dia de total ausência, pois se isso ocorrer para os plantonistas que não seja permitido para os servidores que não são plantonistas. Caso seja liberado para "todos" isso irá permitir ilegalidades, o que já vem ocorrendo com o simples administrar frequência que hoje é permitido, no qual o gerente inclui saída ou entrada sendo que o servidor não estava no local de trabalho, conforme processos administrativos que este NAFAS vem respondendo junto a Corregedoria Geral.	COMUM
10	Plantões cadastrados porém no SIF aparece "NÃO HÁ CONVOCAÇÃO".	Se não há convocação então não precisa aparecer essa mensagem no SIF. Agora se a regra "NÃO HÁ CONVOCAÇÃO" for relacionado aos dias de "FOLGA" que seja alterado o nome para FOLGA*.	COMUM

4.2 -

4.2 Matriz SWOT

Forças:

Fraquezas:

Oportunidades:

Ameaças:

4.3 Matriz RACI

O que é a matriz RACI, (matriz de responsabilidades)?

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Existe algum tipo de papel adicional ou customização possível na matriz RACI?

Considerando necessidade oriunda da complexidade de alguns processos e projetos, os usuários gradativamente foram desenvolvendo variações, melhorias e novos papeis a esta ferramenta. Conheça abaixo alguns papeis que já encontramos:

B - Backup: Responsável por substituir algum membro da equipe.

C - Criador: Responsável pela criação da entrega.

M - Manager: Responsável por gerenciar a entrega.

É obrigatório que cada atividade tenha ao menos um responsável;
Deve existir somente UM aprovador para cada tarefa do processo;
Em uma demanda, pode haver vários consultados e informados, ou nenhum deles, se o interesse da matriz for apenas interno.
O responsável também pode assumir o papel de aprovador da sua atividade.

Com o objetivo identificar as grandes áreas de atividades e seus responsáveis, foi aplicado a Matriz RACI: