Proposta de Repasse de Sistema a SESAU

Trata-se deste documento um levantamento de informações afim de subsidiar a tomada de decisão de repasse de tecnologia desenvolvida por esta SETIC. Neste documento faremos uma abordagem sobre o conceito de projeto, conceito de produto, demonstrando cada um dos componentes de acordo com o desenvolvido.

Projeto

Um projeto consiste de um esforço temporário empreendido com objetivo pré-estabelecido, definido e claro, seja criar um novo produto, serviço, processo. Tem início, meio e fim determinados, duração e recursos limitados, em uma sequência de atividades relacionadas.

Produto

Produto é uma solução criada para resolver a problemática que os nossos clientes e usuários vem enfrentando, com essa solução estaremos automatizando ou informatizando um serviço/processo de uma determinada secretaria.

Roman Pichler, especialista em gerenciamento de produtos digitais, acredita que um produto é algo que cria valor específico para um grupo de pessoas (clientes e pessoas usuárias) e para a organização que o desenvolve e fornece.

Para o negócio, o valor está na receita que o produto traz (como o Microsoft Office e o Adobe Illustrator) na ajuda que provém para vender outro produto ou serviço (como no caso do iTunes e do Google Chrome), ou no aumento da produtividade e redução de custos (como desenvolvimentos internos de TI fazem).

O Projeto Tupã

O projeto tupã, nome dado ao projeto que trabalhará a Gestão da distribuição e rastreio de medicamentos no Estado de Rondônia, faz referência ao Deus da cultura indígena Guarani, sendo este o grande criador dos céus, da terra e dos mares, assim como do mundo animal e vegetal. Além de ensinar aos homens a agricultura, o artesanato e a caça, concedeu aos pajés o conhecimento das plantas medicinais e dos rituais mágicos de cura.

O projeto Tupã surge como uma demanda para atendimento dos seguintes tipos de processos, aos quais o processo de Gestão de Medicamentos Comuns fora o priorizado para execução.

• Aquisição grupo 1A;
• Grupo 2-1B elenco estadual;
• Cadastrar novo paciente;
• Gestão de medicamentos comuns;

O Produto Odisseu

A fase de desenvolvimento de uma solução é iniciada após o redesenho do processo. Dividido por etapas, visto que o processo de distribuição de medicamentos comuns seguia um fluxo e os demais possuíam fluxos totalmente diferentes, a gestão optou pelo início do desenvolvimento do processo de Distribuição de Medicamentos Comuns, onde o mesmo passou pela fase de ideação, ao qual a SETIC utiliza o método de Lean Inception para construção da ideia da solução.

Abaixo Segue o cronograma de execução da Lean Inception.

CRONOGRAMA EXECUTADO 

Participantes deste evento

Durante a Lean Inception são colocados em discussão todos os pontos de sistema, levando sempre em consideração as alterações e melhorias propostas pelo time de negócio, que objetivam melhorar a forma como o sistema irá agir para cumprir os requisitos legais necessários.

VISÃO DO PRODUTO

Um dos pontos mais necessários para garantir que a Lean Inception seja bem sucedida é o time, este composto pelos desenvolvedores, clientes, analistas e demais envolvidos no processo de desenvolvimento, construirem a Visão do produto. Com a visão do produto construída, todas as demais etapas seguintes sempre olharão para esta visão para avançar nas demais etapas. Aqui é fundamental que a solução proposta atenda e seja clara por todos os membros participantes do projeto.

Abaixo é possível visualizar o que é o Odisseu, para quem ele é feito, quais problemas serão resolvidos, sua razão de existência e porque ele é diferente dos demais sistemas.

Para [cliente final]: Gerentes de farmácias hospitalares, farmacêuticos unidades hospitalar; farmacêuticos caf1, enfermeiros unidade hospitalar, coordenador de processos de aquisição medicamentos comuns - CGAF, médicos  

Cujo [problema que precisa ser resolvido]: Base de dados não unificadas, não há registro que o paciente tomou o medicamento, relatórios dependem de pessoas especializadas, sistema não acusa vencimento de medicamento comuns, relatório não são confiáveis, falta de gerenciamento de estoque, falta de visibilidade de estoque da unid.hosp 

O [nome do produto]: Odisseu

É um [categoria do produto]: Sistema web

Que [benefício-chave, razão para ser usado]: Emissão de relatórios contábeis para composição de inventário, gerencia a distribuição de medicamentos, otimiza a aplicação e recursos para a aquisição de medicamentos, transparência, visibilidade dos medicamentos, visibilidade dos medicamentos, garante rastreabilidade, padroniza os pedidos de medicamentos, agiliza a geração de relatórios

Diferentemente da(o) [alternativa atual]: Whatsapp, hospub, excel, horus, forma de trabalho em word

O nosso produto [diferença-chave]: Via única de solicitação, suporte técnico, gerenciamento de distribuição, gerenciamento de estoque, distribuição de medicamentos conforme necessidades, tem base de dados unificada

DEFINIÇÃO DO PRODUTO

Na definição do produto é possível começar a filtrar o que é a proposta do sistema, desta forma conseguimos garantir que estaremos bem alinhados em relação ao que estará sendo desenvolvido. A seguir é possível ver qual a definição do produto Odisseu.

É: Uma ferramenta, controle, intuitivo para o usuário , simples de usar, um sistema online , responsivo , transparente ,uma ferramenta que auxilia a distribuição de medicamentos

Não é: Um sistema para medicamentos especializados , agenda de atendimento , um acumulador de documentos, registro de servidores, um aplicativo, ERP (enterpreise resouce planning)

Faz: Registrar o endereçamento para armazenamento do medicamento, gera relatório (quantitativo, valor total, custo de reposição), emite relatórios gerenciais( consumo médio, posição de estoque, saídas e entradas individualizadas por item e por unidade hospitalar), consulta de medicamento ,registro e gestão de quantidade de medicamento, gerenciamento de medicamentos, sinaliza vencimento , distribui medicamentos de maneira eficiente, cadastro do medicamento , rastreabilidade do medicamento até a aplicação do paciente, registro das movimentações do medicamento, registro de lote e validade do medicamento, gerar mapa de distribuição de medicamentos, controle de medicamentos, gerar solicitação automatizada de reposição, levando em consideração  cmm x estoque

 Não faz: Registro de servidores, upload de nota fiscal, pagamentos de medicamentos, aquisição de medicamentos 

OBJETIVOS

• Controlar a distribuição de medicamento comuns conforme a real necessidade da unidade Hospitalar;
• Controlar e gerir estoques de medicamentos;
• Garantir a rastreabilidade dos medicamentos comuns até o paciente; e
• Garantir relatórios adequados de forma prática.

Após o levantamento dos objetivos é preciso realizar a criação das personas, as quais são imagem de servidores reais, com atos, falas e pensamentos baseados em servidores públicos reais, porém com seus nomes alterados, mantendo apenas o seu cargo em virtude de que estes participam em etapas do processo.

Finalizada a criação das personas, são levantadas as features, que são grandes estórias narradas pelo usuário contendo a sua necessidade. Deste ponto também é aproveitado para que se faça o refinamento da visão de importância para o negócio e o valor agregado a entrega do produto. 

Desenvolvimento do produto

Após o levantamento das features, o time de desenvolvimento já possui maior compreensão do que deve ser desenvolvido, tendo formas de estimar o que deve ser feito em cada uma das features para que os objetivos do sistema sejam alcançados. Com isto é possível calcular quanto de esforço é necessário e qual será o tempo estimado para execução do produto.

Abaixo é possível visualizar todas as features, distribuídas por personas, bem como a avaliação do entendimento de negócio, o entendimento técnico, seu valor ao produto e seu esforço para execução.

Estimativa de entrega

Previsto para ser iniciado em 16 de Outubro de 2020, o Odisseu tinha em sua estimativa 8 Sprints de 10 dias úteis para ser finalizado.

Mudanças no escopo do produto

A primeira da série de mudanças no produto se deu por meio da notificação no processo 0024.171060/2020-90, cuja pauta é o desenvolvimento de um sistema estadual de controle de estoque, aplicável inclusive às farmácias da SESAU, temática afeta à DM 00054/2020-GCVCS/TCE-RO (Processo 933/20/TCE-RO).

No dia 15 de Outubro de 2020 fora elaborada a Portaria nº 80 de 15 de outubro de 2020, pela SEPAT, nomeando a comissão multidisciplinar composta por servidores públicos do Executivo Estadual, que discutirá estratégias de solução de gestão dos bens de consumo no âmbito do Poder Executivo.

Para tal, o sistema escolhido para a centralização da gestão dos bens de consumo, aos quais os medicamentos também se enquadram, seria o e-Estado. Sistema desenvolvido pela SETIC que possui diversos módulos, tendo sido previsto um módulo de patrimônio. 

O Odisseu começou a ser construído pensado em utilizar exclusivamente a base do e-Estado, realizando a demanda específica da distribuição de medicamentos comuns, sempre mantendo a base o e-Estado atualizada para melhor controle.  

Para melhorar a compreensão do produto, os seguintes fluxos foram definidos, sendo estes agrupados de acordo com a sua etapa do processo.

Fluxo das Solicitações de Medicamentos

Durante a fase de ideação do produto, notou-se a necessidade de separar o processo em solicitações de medicamentos e transferências de medicamentos. 

De forma sucinta, as solicitações visam atender um fluxo vertical, ao qual a unidade que requisita sempre pedirá para a unidade superior. Os fluxos são semelhantes, entretanto existem especificidades para os tipos de usuário.

Fluxo de Transferência de medicamentos

Durante a fase de ideação do produto, notou-se a necessidade de separar o processo em solicitações de medicamentos e transferências de medicamentos. 

De forma sucinta, as transferências de medicamentos são fluxos horizontais, realizadas de hospital para hospital.

Estrutura do estoque 

• Base de medicamentos cadastrada no e-Estado;
• Necessidade de atualização das informações de rastreio do medicamento apenas entre CAF e saída ou consumo do medicamento do Hospital.
• Funções em que a API precisará atualizar a informação do medicamento, quantidade no e-estado: 
  • Solicitação C.A.H. - CAF1(Finalizando serviço);
  • Transferências de medicamentos - C.A.H. - C.A.H. (Finalizando serviço);
  • Saída de medicamento por prescrição médica
  • Saída de medicamento pelo carrinho.

Modelo de Carrinho de medicamentos.

Os carrinhos são utilizados em casos de emergência, sendo estes devidamente montados de acordo com a necessidade do local em que se encontrará para atendimento (ambulatório, centro cirúrgico, pronto atendimento). O carrinho possui insumos necessários para ressuscitação, cirurgias emergenciais e outros fins, aos quais não podem esperar para ser solicitados. O carrinho é feito em conjunto com o farmacêutico da farmácia e o médico.

Novas alterações no Escopo do Produto

Durante a quarta Sprint de desenvolvimento do Odisseu, fora identificado a necessidade de alteração do produto, uma vez que a API do patrimônio não estava pronta para uso. O time de desenvolvimento optou por criar uma API, cujo nome dado fora de Placebo, em virtude da sua necessidade de testar, a qual futuramente seria substituída pelo módulo de Patrimônio. para tratar as informações de envio de um estoque para outro, bem como tratar as solicitações e movimentações de forma aberta. 

Isto gerou um atraso de 2 Sprints para que garantíssemos o pleno desenvolvimento do produto.

Após a finalização da criação desta API, fomos notificados da existência de um sistema desenvolvido pela SESAU, com o nome de e-Consumo. Este sistema mudaria completamente o produto Odisseu, dado o fato de que este sistema se trata de um sistema para controle de estoque e de solicitaçãgestão de materialalmoxarifado hospitalar.no âmbito da SESAU. 

O sistema e-Consumo

O e-Consumo, conforme Despacho SESAU-CTI (0017429690), constante no processo 0070.358168/2020-30 e também no Despacho SESAU-CTI (0017382041), constante no processo  0036.069410/2021-09 supre as necessidades quanto a Gestão de Almoxarifado da SESAU, estando este sistema implantado desde 01 de Janeiro de 2021 na Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio(CAP), com Treinamentos realizados no dia 16/12/2020 para as Unidades: CAFII, LACEN, POC, CAP, HBAP, JPII, CEMETRON, CGAF, comprovados por meio do Adendo - Lista de Presença (0017431942), com a lista dos presentes participantes. 

As equipes especializadas da SETIC então optaram por avaliar o sistema para validar se os critérios necessários para correta adequação ao exarado no Decreto nº 22.067 de 29 de junho de 2017

Coube a esta SETIC a validação de como o Odisseu deveria se comportar mediante a possibilidade de uso de um sistema já implantado.