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Proposta de Repasse de Sistema a SESAU

Trata-se deste documento um levantamento de informações afim de subsidiar a tomada de decisão de repasse de tecnologia desenvolvida por esta SETIC. Neste documento faremos uma abordagem sobre o conceito de projeto, conceito de produto, demonstrando cada um dos componentes de acordo com o desenvolvido.

Projeto

Um projeto consiste de um esforço temporário empreendido com objetivo pré-estabelecido, definido e claro, seja criar um novo produto, serviço, processo. Tem início, meio e fim determinados, duração e recursos limitados, em uma sequência de atividades relacionadas.

Produto

Produto é uma solução criada para resolver a problemática que os nossos clientes e usuários vem enfrentando, com essa solução estaremos automatizando ou informatizando um serviço/processo de uma determinada secretaria.

Roman Pichler, especialista em gerenciamento de produtos digitais, acredita que um produto é algo que cria valor específico para um grupo de pessoas (clientes e pessoas usuárias) e para a organização que o desenvolve e fornece.

Para o negócio, o valor está na receita que o produto traz (como o Microsoft Office e o Adobe Illustrator) na ajuda que provém para vender outro produto ou serviço (como no caso do iTunes e do Google Chrome), ou no aumento da produtividade e redução de custos (como desenvolvimentos internos de TI fazem).

O Projeto Tupã

O projeto tupã, nome dado ao projeto que trabalhará a Gestão da distribuição e rastreio de medicamentos no Estado de Rondônia, faz referência ao Deus da cultura indígena Guarani, sendo este o grande criador dos céus, da terra e dos mares, assim como do mundo animal e vegetal. Além de ensinar aos homens a agricultura, o artesanato e a caça, concedeu aos pajés o conhecimento das plantas medicinais e dos rituais mágicos de cura.

O projeto Tupã surge como uma demanda para atendimento dos seguintes tipos de processos, aos quais o processo de Gestão de Medicamentos Comuns fora o priorizado para execução.

  • Aquisição grupo 1A;
  • Grupo 2-1B elenco estadual;
  • Cadastrar novo paciente;
  • Gestão de medicamentos comuns;
O Produto Odisseu

A fase de desenvolvimento de uma solução é iniciada após o redesenho do processo. Dividido por etapas, visto que o processo de distribuição de medicamentos comuns seguia um fluxo e os demais possuíam fluxos totalmente diferentes, a gestão optou pelo início do desenvolvimento do processo de Distribuição de Medicamentos Comuns, onde o mesmo passou pela fase de ideação, ao qual a SETIC utiliza o método de Lean Inception para construção da ideia da solução.

Abaixo Segue o cronograma de execução da Lean Inception.

CRONOGRAMA EXECUTADO 

Horário 

Segunda

Terça

Quarta

Quinta

Sexta

14:00 - 15:50

Visão de Produto

Objetivos

Features

Nivelando Features

Nivelando Features e Canvas MVP

15:50 - 16:10

Intervalo

Intervalo

Intervalo

Intervalo

 

16:10 - 18:00

Definição do Produto e Objetivos

Personas

Features

Nivelando Features

 
Participantes deste evento

Papel

Nome do participante

Facilitador

Moisés Santos 

Facilitador

Janderson de Castro

PO

Adriano Bonazoni

Time de desenvolvimento

Raissa Sousa 

Time de desenvolvimento

Wagner Moreira 

Time de desenvolvimento

Tiago Bernardo

Time de desenvolvimento

João Vitor Martins 

Time de negócio 

Giseli Vieira 

Cliente

Maíra Oliveira Nery 

Cliente

Raquel Jorge da Costa 

Cliente

Leandro Firmino da Silva

Durante a Lean Inception são colocados em discussão todos os pontos de sistema, levando sempre em consideração as alterações e melhorias propostas pelo time de negócio, que objetivam melhorar a forma como o sistema irá agir para cumprir os requisitos legais necessários.

VISÃO DO PRODUTO

Um dos pontos mais necessários para garantir que a Lean Inception seja bem sucedida é o time, este composto pelos desenvolvedores, clientes, analistas e demais envolvidos no processo de desenvolvimento, construirem a Visão do produto. Com a visão do produto construída, todas as demais etapas seguintes sempre olharão para esta visão para avançar nas demais etapas. Aqui é fundamental que a solução proposta atenda e seja clara por todos os membros participantes do projeto.

Abaixo é possível visualizar o que é o Odisseu, para quem ele é feito, quais problemas serão resolvidos, sua razão de existência e porque ele é diferente dos demais sistemas.

Para [cliente final]: Gerentes de farmácias hospitalares, farmacêuticos unidades hospitalar; farmacêuticos caf1, enfermeiros unidade hospitalar, coordenador de processos de aquisição medicamentos comuns - CGAF, médicos  

Cujo [problema que precisa ser resolvido]: Base de dados não unificadas, não há registro que o paciente tomou o medicamento, relatórios dependem de pessoas especializadas, sistema não acusa vencimento de medicamento comuns, relatório não são confiáveis, falta de gerenciamento de estoque, falta de visibilidade de estoque da unid.hosp 

O [nome do produto]: Odisseu

É um [categoria do produto]: Sistema web

Que [benefício-chave, razão para ser usado]: Emissão de relatórios contábeis para composição de inventário, gerencia a distribuição de medicamentos, otimiza a aplicação e recursos para a aquisição de medicamentos, transparência, visibilidade dos medicamentos, visibilidade dos medicamentos, garante rastreabilidade, padroniza os pedidos de medicamentos, agiliza a geração de relatórios

Diferentemente da(o) [alternativa atual]: Whatsapp, hospub, excel, horus, forma de trabalho em word

O nosso produto [diferença-chave]: Via única de solicitação, suporte técnico, gerenciamento de distribuição, gerenciamento de estoque, distribuição de medicamentos conforme necessidades, tem base de dados unificada

DEFINIÇÃO DO PRODUTO

Na definição do produto é possível começar a filtrar o que é a proposta do sistema, desta forma conseguimos garantir que estaremos bem alinhados em relação ao que estará sendo desenvolvido. A seguir é possível ver qual a definição do produto Odisseu.

É: Uma ferramenta, controle, intuitivo para o usuário , simples de usar, um sistema online , responsivo , transparente ,uma ferramenta que auxilia a distribuição de medicamentos

Não é: Um sistema para medicamentos especializados , agenda de atendimento , um acumulador de documentos, registro de servidores, um aplicativo, ERP (enterpreise resouce planning)

Faz: Registrar o endereçamento para armazenamento do medicamento, gera relatório (quantitativo, valor total, custo de reposição), emite relatórios gerenciais( consumo médio, posição de estoque, saídas e entradas individualizadas por item e por unidade hospitalar), consulta de medicamento ,registro e gestão de quantidade de medicamento, gerenciamento de medicamentos, sinaliza vencimento , distribui medicamentos de maneira eficiente, cadastro do medicamento , rastreabilidade do medicamento até a aplicação do paciente, registro das movimentações do medicamento, registro de lote e validade do medicamento, gerar mapa de distribuição de medicamentos, controle de medicamentos, gerar solicitação automatizada de reposição, levando em consideração  cmm x estoque

 Não faz: Registro de servidores, upload de nota fiscal, pagamentos de medicamentos, aquisição de medicamentos 

 

OBJETIVOS
Após definirmos o que a nossa solução faz e o que ela não faz é preciso definirmos os objetivos a serem alcançados com o desenvolvimento desta solução. Para que a Lean inception possa ser finalizada, todos os insumos gerados devem atender aos objetivos levantados. No caso do Odisseu, os Objetivos foram estes:
  • Controlar a distribuição de medicamento comuns conforme a real necessidade da unidade Hospitalar;
  • Controlar e gerir estoques de medicamentos;
  • Garantir a rastreabilidade dos medicamentos comuns até o paciente; e
  • Garantir relatórios adequados de forma prática.

Após o levantamento dos objetivos é preciso realizar a criação das personas, as quais são imagem de servidores reais, com atos, falas e pensamentos baseados em servidores públicos reais, porém com seus nomes alterados, mantendo apenas o seu cargo em virtude de que estes participam em etapas do processo.

Finalizada a criação das personas, são levantadas as features, que são grandes estórias narradas pelo usuário contendo a sua necessidade. Deste ponto também é aproveitado para que se faça o refinamento da visão de importância para o negócio e o valor agregado a entrega do produto. 

Desenvolvimento do produto

Após o levantamento das features, o time de desenvolvimento já possui maior compreensão do que deve ser desenvolvido, tendo formas de estimar o que deve ser feito em cada uma das features para que os objetivos do sistema sejam alcançados. Com isto é possível calcular quanto de esforço é necessário e qual será o tempo estimado para execução do produto.

Abaixo é possível visualizar todas as features, distribuídas por personas, bem como a avaliação do entendimento de negócio, o entendimento técnico, seu valor ao produto e seu esforço para execução.

Persona

Feature

Negócio

Técnico

Valor

Esforço

1

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Confirmar o recebimento da devolução do medicamento

Alto

Alto

Médio

Médio

2

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Confirmar recebimento de medicamentos

Alto

Alto

Médio

Médio

3

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

REALIZAR ESCRITURAÇÃO(INFORMAR) DE MEDICAMENTOS PSICOTRÓPICOS.

Alto

Médio

Alto

Médio

4

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Endereçar medicamentos no estoque

Alto

Alto

Alto

Médio

5

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Solicitar cadastro de medicamento ao CAF1, não padronizados

Alto

Alto

Baixo

Médio

6

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Consultar endereçamento de medicamentos da farmácia

Alto

Alto

Alto

Médio

7

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Monitorar consumo médio mensal de medicamentos da farmácia hospitalar

Alto

Médio

Médio

Médio

8

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Dispensar medicamento (farmacêutico entrega medicamento para enfermeiro)

Alto

Médio

Médio

Médio

9

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Monitorar a quantidade de medicamentos em estoque

Alto

Alto

Alto

Médio

10

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

REGISTRAR ENTRADAS MEDICAMENTOS AO ESTOQUE

Alto

alto

Alto

Médio

11

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

REGISTRAR SAÍDAS DE MEDICAMENTOS DO ESTOQUE

Alto

Alto

Alto

Médio

12

Farmacêuticos de farmácias hospitalares

Solicitar medicamentos

Alto

Médio

Alto

Médio

     

Entendimento

   

Persona

Feature

Negócio

Técnico

Valor

Esforço

1

Farmaceuticos do CAF

MONITORAR A VALIDADE DOS MEDICAMENTOS DO CAF

Alto

Alto

Alto

Alto

2

Farmacêuticos do CAF

Visualizar solicitações de medicamentos das unidades hospitalares

Alto

Alto

Médio

Médio

3

Farmacêuticos CAF1

SINALIZAR A QUANTIDADE DE CADA MEDICAMENTO A SER ADQUIRIDO LEVANDO-SE EM CONSIDERAÇÃO A QUANTIDADE DISTRIBUÍDA POR PERÍODO E ESTOQUE

Alto

Alto

Alto

Alto

4

Farmacêuticos do CAF

Realizar cadastro de medicamentos

Alto

Alto

Alto

Médio

5

Farmacêuticos CAF1

Rastrear medicamento do CAF I até o Leito hospitalar

Alto

Médio

Alto

Alto

6

Farmacêuticos CAF1

Consultar endereçamento

Alto

Alto

Alto

Médio

7

Farmacêuticos CAF1

REGISTRAR ENTRADAS MEDICAMENTOS AO ESTOQUE

Alto

Alto

Alto

Médio

8

Farmacêuticos CAF1

MONITORAR A QUANTIDADE MEDICAMENTOS DO CAF

Alto

Médio

Alto

Médio

9

Farmacêuticos CAF1

Monitorar consumo médio mensal de medicamentos

Alto

Alto

Alto

Médio

10

Farmacêuticos CAF1

Endereçar medicamentos no estoque

Alto

Alto

Alto

Médio

11

Farmacêuticos CAF1

REGISTRAR SAÍDAS DE MEDICAMENTOS DO ESTOQUE

Alto

Alto

Alto

Médio

     

Entendimento

   

Persona

Feature

Negócio

Técnico

Valor

Esforço

1

Enfermeiros unidade Hospitalar

Confirmar o recebimento dos medicamentos da farmácia

Alto

Médio

Médio

Médio

2

Enfermeiros unidade Hospitalar

Abertura de horário de administração de medicamento

Alta

Alta

Alta

Médio

3

Enfermeiros unidade Hospitalar

Realizar pedido de medicamento para farmácia

Alta

Alta

Médio

Médio

4

Enfermeiros unidade Hospitalar

Realizar devolução de medicamentos não utilizados com justificativa

Alto

Alto

Médio

Médio


5

Enfermeiros unidade Hospitalar

CONFIRMAR ADMINISTRAÇÃO DO MEDICAMENTO NO PACIENTE.

Alta

Alta

Médio

Médio



     

Entendimento

   

Persona

Feature

Negócio

Técnico

Valor

Esforço

1

Coordenador DO GAF

Monitorar consumo médio mensal de medicamentos

Alto

Alto

Alto

Médio

2

Coordenador DO GAF

MONITORAR A VALIDADE DOS MEDICAMENTOS DO CAF

Alto

Alto

Alto

Alto

3

Coordenador DO GAF

MONITORAR A QUANTIDADE MEDICAMENTOS DO CAF

Alto

Médio

Alto

Médio

4

Coordenador DO GAF

Monitorar o consumo médio de medicamentos das unidades

Alto

Alto

Alto

Médio

5

Coordenador DO GAF

VISUALIZAR SAÍDAS DE MEDICAMENTOS DO ESTOQUE

Alto

Alto

Médio

Médio

6

Coordenador DO GAF

VISUALIZAR ENTRADAS DE MEDICAMENTOS AO ESTOQUE

Alto

Alto

Médio

Médio

7

Coordenador DO GAF

Visualizar as solicitações de aquisição de medicamentos

Alto

Alto

Alto

Baixo

             
     

Entendimento

   

Persona

Feature

Negócio

Técnico

Valor

Esforço

1

Gerentes de farmácias hospitalares

Confirmar o recebimento da devolução do medicamento

Alto

Alto

Médio

Médio

2

Gerentes de farmácias hospitalares

Confirmar recebimento de medicamentos

Alto

Alto

Médio

Médio

3

Gerentes de farmácias hospitalares

X REALIZAR ESCRITURAÇÃO(INFORMAR) DE MEDICAMENTOS PSICOTRÓPICOS.

Alto

Médio

Alto

Médio

4

Gerentes de farmácias hospitalares

Endereçar medicamentos no estoque

Alto

Alto

Alto

Médio

5

Gerentes de farmácias hospitalares

Solicitar cadastro de medicamento ao CAF1, não padronizados

Alto

Alto

Baixo

Médio

6

Gerentes de farmácias hospitalares

Consultar endereçamento de medicamentos da farmácia

Alto

Alto

Alto

Médio

7

Gerentes de farmácias hospitalares

Monitorar consumo médio mensal de medicamentos da farmácia hospitalar

Alto

Médio

Médio

Médio

8

Gerentes de farmácias hospitalares

Dispensar medicamento (farmacêutico entrega medicamento para enfermeiro)

Alto

Médio

Médio

Médio

9

Gerentes de farmácias hospitalares

Monitorar a quantidade de medicamentos em estoque

Alto

Alto

Alto

Médio

10

Gerentes de farmácias hospitalares

REGISTRAR ENTRADAS MEDICAMENTOS AO ESTOQUE

Alto

alto

Alto

Médio

11

Gerentes de farmácias hospitalares

REGISTRAR SAÍDAS DE MEDICAMENTOS DO ESTOQUE

Alto

Alto

Alto

Médio

12

Gerentes de farmácias hospitalares

Solicitar medicamentos

Alto

Médio

Alto

Médio

             

   

Entendimento

   

1

Persona

Feature

Negócio

Técnico

Valor

Esforço

2

Medico

Visualizar estoque de medicamentos em sua unidade ( médico)

Alto

Alto

Médio

Médio

3

Médico

Assinar a prescrição médica

Alto

Alto

Médio

Alto

4

Médico

Realizar prescrição médica ao paciente

Alto

Alto

Alto

Médio

5

Médico

Autorizar a dispensação de antibióticos

Médio

Alto

Alto

Alto

 

Estimativa de entrega

Previsto para ser iniciado em 16 de Outubro de 2020, o Odisseu tinha em sua estimativa 8 Sprints de 10 dias úteis para ser finalizado.

Mudanças no escopo do produto

A primeira da série de mudanças no produto se deu por meio da notificação no processo 0024.171060/2020-90, cuja pauta é o desenvolvimento de um sistema estadual de controle de estoque, aplicável inclusive às farmácias da SESAU, temática afeta à DM 00054/2020-GCVCS/TCE-RO (Processo 933/20/TCE-RO).

No dia 15 de Outubro de 2020 fora elaborada a Portaria nº 80 de 15 de outubro de 2020, pela SEPAT, nomeando a comissão multidisciplinar composta por servidores públicos do Executivo Estadual, que discutirá estratégias de solução de gestão dos bens de consumo no âmbito do Poder Executivo.

Para tal, o sistema escolhido para a centralização da gestão dos bens de consumo, aos quais os medicamentos também se enquadram, seria o e-Estado. Sistema desenvolvido pela SETIC que possui diversos módulos, tendo sido previsto um módulo de patrimônio. 

O Odisseu começou a ser construído pensado em utilizar exclusivamente a base do e-Estado, realizando a demanda específica da distribuição de medicamentos comuns, sempre mantendo a base o e-Estado atualizada para melhor controle. 

Fato que o Odisseu assim estava sendo desenvolvido, e para que pudéssemos testar as funcionalidades do sistema, o time de desenvolvimento desenvolveu uma API, cujo nome dado fora de Placebo, em virtude da sua necessidade de testar, a qual futuramente seria substituída pelo módulo de Patrimônio. 

Para melhorar a compreensão do produto, os seguintes fluxos foram definidos, sendo estes agrupados de acordo com a sua etapa do processo.

Fluxo das Solicitações de Medicamentos

Durante a fase de ideação do produto, notou-se a necessidade de separar o processo em solicitações de medicamentos e transferências de medicamentos. 

De forma sucinta, as solicitações visam atender um fluxo vertical, ao qual a unidade que requisita sempre pedirá para a unidade superior. Os fluxos são semelhantes, entretanto existem especificidades para os tipos de usuário.

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Fluxo de Transferência de medicamentos

Durante a fase de ideação do produto, notou-se a necessidade de separar o processo em solicitações de medicamentos e transferências de medicamentos. 

De forma sucinta, as transferências de medicamentos são fluxos horizontais, realizadas de hospital para hospital.

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Estrutura do estoque 
  • Base de medicamentos cadastrada no e-Estado;
  • Necessidade de atualização das informações de rastreio do medicamento apenas entre CAF e saída ou consumo do medicamento do Hospital.
  • Funções em que a API precisará atualizar a informação do medicamento, quantidade no e-estado: 
    • Solicitação C.A.H. - CAF1(Finalizando serviço);
    • Transferências de medicamentos - C.A.H. - C.A.H. (Finalizando serviço);
    • Saída de medicamento por prescrição médica
    • Saída de medicamento pelo carrinho.

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Modelo de Carrinho de medicamentos.

Os carrinhos são utilizados em casos de emergência, sendo estes devidamente montados de acordo com a necessidade do local em que se encontrará para atendimento (ambulatório, centro cirúrgico, pronto atendimento). O carrinho possui insumos necessários para ressuscitação, cirurgias emergenciais e outros fins, aos quais não podem esperar para ser solicitados. O carrinho é feito em conjunto com o farmacêutico da farmácia e o médico.

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