Permanência do histórico do termo de responsabilidade pelos bens de cada setor na plataforma e-Estado
| Data da elaboração |
09/02/2023 |
| Responsável pelo estudo |
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| Equipe do estudo |
Vikings |
| Alvo |
e-Estado |
| Origem |
Melhoria: Permanência do histórico do termo de responsabilidade pelos bens de cada setor na plataforma e-Estado |
| Objetivo |
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| Documentação correlata |
www.acesse.one/CR3BU Item relacionado: 2A |
| Observações |
O estudo visa compreender a funcionalidade existente no sistema para sugerir melhorias e auxiliar na elaboração das tasks correspondentes a história |
1. Introdução
Apesar de o sistema já possuir a funcionalidade de registrar o responsável pelos bens de determinado setor, toda vez que um novo chefe de setor é definido, o histórico se perde, não sendo possível recuperar as informações dos chefes de setores que cadastraram os bens anteriores. O estudo em questão visa estabelecer meios para que esse histórico seja registrado no sistema e não seja perdido.
2. Desenvolvimento
Quando é realizada a pré-incorporação de um novo bem, é necessário definir qual a unidade gestora ao qual este bem vai pertencer. Realizada a pré-incorporação, o responsável pelo aceite e incorporação dos bens decide se esse item vai ser incorporado na unidade ou não.
Apesar de o sistema registrar o responsável pelo aceite dos bens, ele não mantém um histórico detalhado dos bens anteriores, apenas informa que o chefe do setor é o responsável pelos bens no momento atual, sendo assim impossível ter uma relação dos antigos chefes de setores e dos bens que foram responsabilidade deles por determinado período.
2.1 Funcionalidades necessárias para atender a necessidade
A solução encontrada para a problemática consiste na criação de uma nova tabela na base de dados, onde será feita a correlação entre os chefes de setores e os bens incorporados, facilitando assim a criação de um histórico consistente onde constarão as informações relacionadas aos bens e seus chefes de setores antigos, mantendo a fidelidade dos dados.
Caso haja a necessidade de uma busca mais avançada, haverá uma tela de redirecionamento para os setores de determinada unidade, listando os chefes que foram responsáveis pelo setor durante todo o tempo e os bens que esse gestor incorporou no sistema.
A tabela a seguir representa a possível ligação entre as tabelas para criação do histórico do termo de responsabilidade.
Para melhor compreensão de como serão organizadas as informações após as modificações, foram montados algumas bases de layout para apresentação.
Na tela apresentada acima pode-se ver a mudança necessária: será acrescentada mais uma coluna na tabela onde constará um botão de redirecionamento, esse redirecionamento será feito para uma outra tela onde serão apresentados as chefias anteriores responsáveis por determinado setor.
Caso o usuário clique no botão “Histórico” adicionado na tela do termo de responsabilidade, ele será redirecionado para outra tela. Na imagem acima está a representação de como poderá ficar as informações referentes ao histórico de chefias dos setores, onde terá informações como o nome do responsável pelo setor e o período que ele esteve ocupando o cargo.
Caso o usuário clique no botão “Bens incorporados” na tela apresentada anteriormente, ele será redirecionado para uma tela onde haverá uma lista de bens incorporados de acordo com o chefe de setor selecionado. Nesta tela constará apenas algumas informações básicas sobre os bens.
A informação da nomenclatura "Bens incorporados" está errada, ela será reajustada para a nomenclatura correta quando houver a implementação da funcionalidade.
2.2 Complexidade de cada funcionalidade
O usuário acessa o e-Estado, que é um sistema web que possui a aplicabilidade de várias secretarias, através do seu login e senha. Depois escolhe o módulo que quer entrar, no caso é o patrimônio. Em seguida, acessa o Termo de Responsabilidade que é o Estudo de Caso ao qual o trabalho está sendo feito.
Dentro do Termo de Responsabilidade existe uma tela com informações referentes ao departamento listadas, como:
- Nome (Secretaria)
- Responsável
- Unidade
- Detalhes (Com um botão de Histórico)
O usuário ao clicar no botão de “histórico”, vai abrir uma nova tela de Histórico do Termo de Responsabilidade onde será listado um histórico de movimentações de bens dos chefes anteriores, essas informações que ficam salvas no banco de dados, se comunicam com a tela de Termo de Responsabilidade, são carregadas e o usuário pode visualizar as informações listadas dos bens que foram realizados no período do gestor que as representava, onde nesta tela, possui as seguintes colunas das chefias anteriores:
- Responsável
- Período de Ocupação
- Detalhes (Com um botão de Bens Incorporados)
Ao acessar este botão de “bens incorporados”, terá acesso a uma tela que vai apresentar os bens incorporados pelo chefe do setor, as movimentações dos bens dos gestores pretéritos se comunicando com a base de dados, que assim, vai carregar os dados referentes ao histórico de movimentação dos bens, as informações que constam nesta tela são:
- Tombamento
- Data da Incorporação
- Status do Bem
2.3 Possíveis problemas
Tendo a perspectiva de que essa implementação estaria entrando em vigor nas próximas atualizações do sistema, é necessário informar que, a respeito do histórico dos termos de responsabilidade das gestões anteriores, a complexidade na atualização e reordenação dos bens incorporados é mais complexa, pois os históricos anteriores foram sobrescritos conforme a mudança de chefia acontecia, permanecendo nos registros sempre o novo chefe do setor.
Portanto, a aplicabilidade do estudo em questão não modificaria os termos pretéritos, apenas realizaria o cadastro corretamente no sistema as informações conforme forem realizadas as sugestões propostas no estudo.
2.4 Valor agregado
Conforme a demanda do estudo, a aplicabilidade da funcionalidade será de grande utilidade no sistema, uma vez que haja a necessidade de pesquisar um histórico junto às secretarias, a informação que consta no relatório não é condizente com a realidade de todos os bens incorporados, o que pode comprometer possíveis auditorias feitas a respeito de movimentações de bens, já que não há a possibilidade de saber o responsável pelas informações na época da transferência. O estudo visa corrigir essa falha, implementando uma relação entre o bem e o responsável pelo setor na época da movimentação.
3. Conclusão
Diante do que foi apresentado, conclui-se que tal requisição irá atender uma demanda que já havia a necessidade de ser solucionada. Portanto, após a movimentação dos bens, o sistema irá manter as informações corretas do termo de responsabilidade.