[Mesa Limpa][EVA] - Indicadores

Data de elaboração	21/07/2022
Responsável pelo estudo	Ana Flávia Maia Barbosa Andrews José Vieira Caio Henrique Nemeth Santos Caio César de Oliveira Freitas Daniel Nogueira Manvailer
Equipe do estudo	Time EVA
Alvo	Projeto
Origem	Projeto: Painel Mesa Limpa
Objetivo	- Auxiliar gestores no desenvolvimento de estratégias cada vez mais eficientes, evitando assim o acumulo de processos. - Possibilitar avaliação e monitoramento do fluxo de processos de cada equipe (mesa). - Elaborar Dashboard (painel interativo) com informações públicas a fim de fortalecer a transparência.
Documentação correlata	http://periodicos.jf.ifsudestemg.edu.br/tccengmecatronica/article/view/387
Observações

Glossário de Termos

Dashboard - Painel
Entrada =- Processos recebidos no período avaliado (diário, semanal, mensal...).
Saída =- Processos devidamente respondidos no período avaliado (diário, semanal, mensal...).
Acúmulo =- Total de processos recebidos que ainda não foram respondidos.
Mesa Limpa =- Acumulado ≤ Saída
Origem da entrada =- Entidade que enviou o processo recebido pela mesa (equipe).
Tempo de resposta =- Período de tempo decorrido da entrada até a saída.
Limpômetro =- Gráfico estilo odometro com 3 divisões (imagem ilustrativa).
Vermelho: Entrada > Saída;
Amarelo ou Verde: Entrada = Saída; (com acúmulo = amarelo, sem acúmulo = verde)
Verde: Entrada < Saída

Introdução

O gerenciamento de um processo só é possível quando existem formas de atuar no sistema. O propósito dessa atuação depende do objetivo traçado pelo gestor e, para saber se está se aproximando ou se afastando de cada objetivo, o gestor necessita de um monitoramento constante e realista dos indicadores correlacionados a meta.

Desenvolvimento - Mesa Limpa Indicadores

No intuito de compreender os objetivos gerenciais e analíticos dos usuários dos dados do projeto Mesa Limpa, foram realizadas reuniões com o Sr. Diego, a fim de entender o processo de agendamento no sistema.
Após esse primeiro contato, foram avaliados os dados disponíveis e modelado o sistema lógico gerencial em que observou-se a necessidade de:

- Identificar e eliminar gargalos (partes do processo com algum tipo de lentidão).
- Elaboração de um "limpômetro", afim de avaliar em qual parte do processo de otimização cada equipe se encontra.
- Avaliar o acumulo ao longo do tempo (diário, gráfico de linha "mm").
- Avaliar o acumulo instantâneo (número).
- Avaliar a Entrada ao longo do tempo (diária, gráfico de linha "mm").
- Avaliar a Entrada instantânea (número).
- Avaliar a Saída ao longo do tempo (diária, gráfico de linha "mm").
- Avaliar a Saída instantânea (número).
- Avaliar o tempo médio de resposta ao longo do tempo (diário, gráfico de linha "mm").
- Avaliar o tempo médio de resposta instantâneo (número).

Por fim, utilizando-se uma adaptação da metodologia de "MODELAGEM E SIMULAÇÃO COMPUTACIONAL DE SISTEMAS PRODUTIVOS", elaborada em 2018, apresentada em palestra e publicada nos anais da V.3 Semana de Educação, Ciência, Tecnologia e Cultura 2019, MG.
("http://periodicos.jf.ifsudestemg.edu.br/tccengmecatronica/article/view/387" - acesso em 21/07/2022.).

Indicadores

Indicador	Lógica	Objetivo/Motivação
Limpômetro (L)	Vermelho: Entrada > Saída; Amarelo ou Verde: Entrada = Saída; Verde: Entrada < Saída	Possibilita uma análise instantânea da condição da mesa. (A meta é estar no verde).
Acumulado (dA/dt)	(Nº total de processos) - (Nº de processos respondidos) [Os resultados diários devem ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a "sujeira" da mesa ao longo do tempo e seu comportamento. (Se estiver aumentando é hora de repensar a metodologia da mesa).
Entrada (dE/dt)	(Nº de processos recebidos no dia) [Os resultados diários devem ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a dinâmica de demandas ao longo do tempo. (Possibilita identificar sub ou superdimensionamentos).
Saída (dS/dt)	(Nº de processos respondidos no dia) [Os resultados diários devem ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a dinâmica da eficácia da equipe ao longo do tempo. (O objetivo é uma linha ascendente, é literalmente a capacidade de resposta da mesa).
Tempo Médio de Resposta (dTMR/dt)	[Os resultados diários devem ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a dinâmica da eficiência da equipe ao longo do tempo. (O objetivo é uma linha descendente.)
Origem da demanda (O)	Seletor para definir entidade demandante	Possibilita identificar a origem dos gargalos e traçar uma estratégia de ação focada no problema.

Conclusão

Por fim, com os indicadores definidos, iniciamos a construção do dashboard Mesa Limpa (imagem abaixo), que irá auxiliar o Diego na avaliação e monitoramento do fluxo de processos de cada equipe (mesa), permitindo o desenvolvimento de estratégias cada vez mais eficientes, evitando assim o acumulo de processos.

Link para o Painel Mesa Limpa [Acessar]

Referências

Caio Henrique Nemeth Santos, Wellington Carlos da Conceição, Leopoldo Ferreira de Sousa (2019). "Modelagem e Simulação Computacional de Sistemas Produtivos". [Acesso]