[Mesa Limpa] EVA - Indicadores

Objetivos

- Auxiliar gestores no desenvolvimento de estratégias cada vez mais eficientes, evitando assim o acumulo de processos.
- Possibilitar avaliação e monitoramento do fluxo de processos de cada equipe (mesa).
- Elaborara Dashboard (painel interativo) com informações públicas a fim de fortalecer a transparência.

Justificativa

O gerenciamento de um processo só é possível quando existem formas de atuar no sistema. O propósito dessa atuação depende do objetivo traçado pelo gestor e, para saber se está se aproximando ou se afastando de cada objetivo, o gestor necessita de um monitoramento constante e realista dos indicadores correlacionados a meta.

Partes Envolvidas

Desenvolvimento do Estudo:

• Ana Flávia Maia Barbosa
• Andrews José Vieira
• Caio Henrique Nemeth Santos
• Caio César de Oliveira Freitas
• Daniel Nogueira Manvailer

Product Owner

• Pedro Henrique de Andrade Gomes (PG)

Coordenador de Análise e Gestão de Dados:

• Abdenildo Deividy Sobreira dos Santos

Contribuintes/Participantes:

• Gabinete

Ideação

Conceitos

          - Entrada = Processos recebidos no período avaliado (diário, semanal, mensal...).
          - Saída = Processos devidamente respondidos no período avaliado (diário, semanal, mensal...).
          - Acúmulo = Total de processos recebidos que ainda não foram respondidos.
          - Mesa Limpa = Acumulado ≤ Saída
          - Origem da entrada = Entidade que enviou o processo recebido pela mesa (equipe).
          - Tempo de resposta = Período de tempo decorrido da entrada até a saída.
          - Limpômetro = Gráfico estilo odometro com 3 divisões (imagem ilustrativa).
                        Vermelho: Entrada > Saída;
                        Amarelo ou Verde: Entrada = Saída; (com acúmulo = amarelo, sem acúmulo = verde)
                        Verde: Entrada < Saída

Metodologia

No intuito de compreender os objetivos gerenciais e analíticos dos usuários dos dados do projeto Mesa Limpa, foram realizadas reuniões com o Sr. Diego, a fim de entender o processo de agendamento no sistema.
Após esse primeiro contato, foram avaliados os dados disponíveis e modelado o sistema lógico gerencial em que observou-se a necessidade de:

          - Identificar e eliminar gargalos (partes do processo com algum tipo de lentidão).
          - Elaboração de um "limpômetro", afim de avaliar em qual parte do processo de otimização cada equipe se encontra.
          - Avaliar o acumulo ao longo do tempo (diário, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar o acumulo instantâneo (número).
          - Avaliar a Entrada ao longo do tempo (diária, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar a Entrada instantânea (número).
          - Avaliar a Saída ao longo do tempo (diária, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar a Saída instantânea (número).
          - Avaliar o tempo médio de resposta ao longo do tempo (diário, gráfico de linha "mm").
          - Avaliar o tempo médio de resposta instantâneo (número).

Por fim, utilizando-se uma adaptação da metodologia de "MODELAGEM E SIMULAÇÃO COMPUTACIONAL DE SISTEMAS PRODUTIVOS", elaborada em 2018, apresentada em palestra e publicada nos anais da V.3 Semana de Educação, Ciência, Tecnologia e Cultura 2019, MG.
("http://periodicos.jf.ifsudestemg.edu.br/tccengmecatronica/article/view/387" - acesso em 21/07/2022.).

Indicadores

Indicador	Lógica	Objetivo/Motivação
Limpômetro (L)	Vermelho: Entrada > Saída; Amarelo ou Verde: Entrada = Saída;  Verde: Entrada < Saída	Possibilita uma análise instantânea da condição da mesa. (A meta é estar no verde).
Acumulado (dA/dt)	(Nº total de processos) - (Nº de processos respondidos) [Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a "sujeira" da mesa ao longo do tempo e seu comportamento. (Se estáestiver aumentando oué diminuindo)hora de repensar a metodologia da mesa).
Entrada (dE/dt)	(Nº de processos recebidos no dia) [Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a dinâmica de demandas ao longo do tempo. (Possibilita identificar sub ou superdimensionamentos).
Saída (dS/dt)	(Nº de processos respondidos no dia) [Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a dinâmica da eficácia da equipe ao longo do tempo. (O objetivo é uma linha ascendente, é literalmente a capacidade de resposta da mesa).
Tempo Médio de Resposta (dTMR/dt)	[Os resultados diários devem  ser plotados num gráfico de linhas]	Apresenta a dinâmica da eficiência da equipe ao longo do tempo. (O objetivo é uma linha descendente.)
Origem da demanda (O)	Seletor para definir entidade demandante	Possibilita identificar a origem dos gargalos e traçar uma estratégia de ação focada no problema.