PROJETO BIOHACKATHON - Edição 1

 Nome do Órgão - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Nome do município/UF - Porto Velho, Rondônia

Nome do Gestor da Unidade: Delner Freire 

Equipe Técnica responsável pela elaboração:

RESUMO DO PROJETO

A modernização pública e a transformação digital são anseios cada vez maiores da sociedade brasileira, exigindo grande investimento por parte do Governo. E por meio do desenvolvimento de softwares e expansão da infraestrutura tecnológica, as unidades de TI do Estado têm trabalhado arduamente para construção desse ambiente público cada dia mais digital e simplificado desejado pela população.

E visando potencializar ainda mais esse movimento de simplificação e modernização pública, o Governo do Estado realizará o BIOHackathon (maratona de programação sustentável) em Julho de 2021 durante 3 dias corridos. O evento propõe gerar integração, inovação, simplificação e transformação digital entre os servidores de TI do estado, assim como, servidores das mais diversas áreas que envolvem a administração pública.

Objetivamos transformar ferramentas criadas e usadas na SETIC em um pacote de facilidades reutilizáveis por todos os sistemas do estado, buscando evitar retrabalho em projetos isolados, simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento de sistemas e aumentar a integração entre os sistemas, proporcionando assim uma experiência digital mais fluída e simplificada para o cidadão rondoniense e servidores públicos.

JUSTIFICATIVA

Biohackathon é um evento de Maratona de Programação que busca realizar a melhoria dos sistemas ofertados pela SETIC de forma sustentável a nível de aproveitamento de recursos já dispensados na construção de soluções tecnológicas, ao tempo em que possibilita a área de tecnologia da informação ser mais participativa na realização de soluções compartilhadas, através de integração, inovação, simplificação e transformação digital entre as áreas e servidores de TI como um todo dentro do Estado de Rondônia

Visando melhorias nos serviços, disponibilização de seus recursos, atendimento ao cidadão e economicidade ao Estado, a SETIC compartilha de seu projeto “BIOCODE” (Pacote Sistemas desenvolvidos pela SETIC, e que, estão disponíveis para as demais secretárias), para que sejam trabalhadas propostas de melhorias durante o evento.

Nesse contexto além de divulgação para demais unidades que por ventura possam não ter ainda conhecimento, trazemos uma pesquisa realizada no mês de março de 2021, com uma amostragem em 8 unidades da Administração Estadual, atingindo um número de 58 participantes, que visou identificar a viabilidade de execução desse projeto através dos índices mostrados abaixo:

1. Opinião dos participantes referente ao conhecimento da lista Biocode, na mesma questão foi possível aos participantes a inserção de sistemas utilizados que não constam na lista e que os participantes utilizam:

Conforme o gráfico acima, o sistema SAURON representa um percentual de utilização de 59,34%, logo em seguida temos o Meu Acesso com apenas 18,68%. Apesar do SAURON estar relativamente bem colocado e conhecido, a ausência de outras soluções da BIOCODE volta a justificar um evento que as coloque em evidência, permitindo assim que todos as conheçam e possam usufruir do seu valor para potencializar a transformação digital em cada unidade.

2. Opinião dos participantes quanto a adesão ao evento Biohackathon:

Foi possível verificar uma adesão significativa de 87,93%, contra apenas 12,07% que não demonstraram interesse na adesão. Este resultado confirma os posicionamentos de alguns participantes, referente a se sentirem atuantes e participativos em assunto em comum a TIC.

3. Opinião dos participantes quanto ao conhecimento de evento na modalidade de maratona (Hackathon) de programação:

Os dados mostram 53,45% são conhecedores do evento Hackathon e 46,55% desconhecem. Temos um percentual divididos, porém, foi possível perceber através de comentários e feedback o interesse em conhecimento e participação no evento.

Na amostragem é possível verificar a importância e valor da realização do evento Biohackathon.

O evento irá proporcionar aos servidores conhecimentos com as ferramentas utilizadas pela SETIC, buscando interação e evitando retrabalho em projetos isolados, simplificando e acelerando o processo de desenvolvimento de sistemas das TI’S, proporcionando assim uma experiência digital mais fluída e simples para os servidores públicos.

O formato do evento foi escolhido por proporcionar a reunião de desenvolvedores e outros profissionais relacionados a área de programação, com intuito de num curto espaço de tempo, criarem soluções inovadoras para sistemas e problemas propostos. Dessa forma promovendo o engajamento dos participantes e nesse caso em especial, onde todos atendem a objetivos em comum às necessidades do Governo do Estado e ao cidadão, sendo também uma ótima maneira de incentivo e promoção de uma cultura digital mais dinâmica, divertida e informal, ao mesmo tempo em que os participantes aprendem coisas novas e criam laços de colaboração entre os colegas.

OBJETIVO GERAL

O objetivo é transformar as ferramentas criadas e usadas na SETIC em um pacote corporativo de facilidades reutilizáveis por todos os sistemas do estado durante uma maratona de programação, busca evitar retrabalho em projetos isolados, simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento, aumentar a integração entre os sistemas e proporcionar uma experiência digital e de interação com soluções tecnológicas ofertadas pela SETIC, ao tempo que proporciona uma rica experiência profissional, mais fluida e simplificada para o cidadão e servidores públicos do estado de Rondônia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

• Solucionar problemas nos sistemas da BIOCODE em curto espaço de tempo;

• Gerar confiança no uso das tecnologias desenvolvidas pela SETIC;

• Proporcionar  coparticipação entre às TI’s setoriais nas soluções da BIOCODE;

• Melhorar o relacionamento entre as unidades setoriais de TI’s;

• Aprimorar os sistemas já desenvolvidos pela SETIC;

• Despertar e fortalecer a cultura digital no Governo do Estado;

• Promover o conhecimento geral de ferramentas reutilizáveis da SETIC;

• Simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento de sistemas;

• Gerar integração, inovação, simplificação e transformação digital entre os servidores de TI do estado;

• Realizar a inscrição de até 100 participantes;
• Executar os projetos aprovados durante o evento.

PÚBLICO ALVO / BENEFICIÁRIOS

Os participantes serão compostos por servidores do Poder Executivo Estadual, Poder Judiciário, Poder Legislativo Estadual e Tribunal de Contas do Estado, especialmente oriundos de unidades de tecnologia da informação.

Público-alvo beneficiados diretamente: Servidores públicos estaduais e judiciário.

Público-alvo beneficiário indiretamente: Usuários dos sistemas que receberão melhorias e a sociedade através de um atendimento online mais atualizado.

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP

Estrutura Analítica do Projeto tem por objetivo descrever visualmente suas principais fases. No evento Biohackathon esta estruturado em três pilares: Organização, Infraestrutura e Aquisições.

 

NOTA IMPORTANTE - O local do Evento ainda não foi definido.

CRONOGRAMA

Este cronograma tem por objetivo organizar atividades macro e prazos em único lugar para se ter uma melhor visibilidade das tarefas e suas dependências

 

RESULTADOS ESPERADOS 

A realização do evento tornará possível atingir diversas dores existentes no momento e gerar ganhos inestimáveis a SETIC e setores de TI.

Os principais resultados esperados durante o evento serão monitorados através da gestão do desempenho de indicadores que serão realizados antes, durante e depois do evento, esse acompanhamento permitirá aprimorar as tomadas de decisões necessárias durante o percurso e possibilitará uma visão abrangente que corresponde a objetivos específicos a serem atingidos durante o evento.

            Segue abaixo os indicadores:

Indicador 1:

Indicador:	Número de projetos propostos para melhoria correspondente ao número de sistemas da Biocode.
Objetivo específico :	“Solucionar problemas nos sistemas da BIOCODE em curto espaço de tempo” “Aprimorar os sistemas já desenvolvidos pela SETIC”. “Simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento de sistemas”.
Descrição:	Obter no mínimo uma proposta de melhoria para cada sistema. Recepcionar e avaliar as propostas de projetos de melhoria para os sistemas disponibilizados.
Como medir:	Número de sistemas disponibilizado / número de projetos aprovados pela comissão
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	100% dos sistemas disponibilizados com apontamentos de melhorias.

Indicador 2:

Indicador:	Número de projetos aprovados e implantados nos respectivos sistemas.
Objetivo específico :	“ Executar os projetos aprovados durante o evento”.
Descrição:	Executar as soluções apontadas nos projetos aprovados pela comissão durante o evento.
Como medir:	Número de projetos contendo soluções aprovados / número de projetos aprovados implantados
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	100% das soluções dos projetos aprovados implantados.

Indicador 3:

Indicador:	Plano de comunicação divulgado para todos os setores de TI do Estado e Judiciário.
Objetivo específico:	“Promover o conhecimento geral de ferramentas reutilizáveis da SETIC”. “Despertar e fortalecer a cultura digital no Governo do Estado”.
Descrição:	Trazer visibilidade e conhecimento a todas as soluções disponibilizadas pela SETIC e dos demais setores de TI do Estado, bem como promover a cultura digital.
Como medir:	Número de setores de TI no Estado e Judiciário / número de setores de TI contemplados com informações do evento Biohackathon.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	100% dos setores de TI com conhecimento da realização do evento.

Indicador 4:

Indicador:	Medir o número de participantes que responderam de forma positiva a pesquisa de satisfação quanto a confiança no uso das tecnologias desenvolvidas pela SETIC.
Objetivo específico:	“Gerar confiança no uso das tecnologias desenvolvidas pela SETIC”.
Descrição:	Aplicar formulário de pesquisa a fim de captar a percepção dos participantes quanto à confiança nas tecnologias disponibilizadas pela SETIC.
Como medir:	Número total de participantes que responderam o questionamento / número de respostas positivas quanto aos itens abordados na pesquisa referente ao evento.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	Mínimo de 75% de satisfação dos participantes.

Indicador 5:

Indicador:	Medir o número de unidades administrativa/judiciária aderentes ao evento.
Objetivo específico:	“Proporcionar coparticipação entre às TI’s setoriais nas soluções da BIOCODE”
Descrição:	Realizar a gestão de quantas unidades teve representante participando do evento, objetivando confirmar o índice de adesão ao evento.
Como medir:	Número total de unidades comunicadas oficialmente do evento / Número de matriculados (representantes) de cada unidade.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	Mínimo de 75% de unidades aderente ao evento.

Indicador 6:

Indicador:	Medir o nível de satisfação dos participantes quanto a proximidade dos setores de TI na busca de soluções.
Objetivo específico:	“Melhorar o relacionamento entre as unidades setoriais de TI’s”
Descrição:	Aplicar formulário de pesquisa a fim de obter opinião dos participantes quanto a benefícios de proximidade entre as TI’s.
Como medir:	Número total de participantes que responderam o questionamento / número de respostas positivas para a proximidade entre as TI’s.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	Mínimo de 75% de participantes com resposta positiva quanto a melhoria de relacionamento setorial durante o evento.

Indicador 7:

Indicador:	Medir o número de matrículas efetivadas para a participação no evento.
Objetivo específico:	“Realizar a inscrição de até 100 participantes”.
Descrição:	Realizar a inscrição de 100 pessoas para formarem as equipes que irão participar na proposição de soluções tecnológicas da lista Biocode.
Como medir:	Número total de vagas disponíveis para matrícula / Número de matrículas efetivadas.
Responsável:	Coordenador do evento
Meta:	Mínimo de 90% de vagas preenchidas.

Indicador 8:

Indicador:	Alcançar o equivalente a 25 equipes com 4 participantes cada grupo, podendo ser integrantes de unidades diversificadas.
Objetivo específico:	““Gerar integração, inovação, simplificação e transformação digital entre os servidores de TI do estado”.
Descrição:	Organizar o número de inscritos divididos de forma a compor equipes de 4 ((3)) pessoas, podendo ser composto por integrantes de setores diferentes, dessa forma promovendo a interação, troca de conhecimento e expertise, a fim de garantir a transformação digital.
Como medir:	Número total de equipes permitido  / Número de equipes formadas.
Responsável:	Coordenador do evento
Meta:	Mínimo de 90% das equipes formadas.

Dessa forma, será possível uma Biocode mais robusta e aplicável a um maior número de clientes, com conteúdo inovador, atual, compatível com os clientes e fomentando a economicidade em contratação de software e mão de obra para construir soluções.

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

        O monitoramento e avaliação deste projeto ocorrerá do momento que antecede ao evento, com e a preparação da estrutura que viabiliza o projeto, durante a ocorrência do evento através do monitoramento dos indicadores e aplicação de pesquisa individual de avaliação de itens importantes para viabilidade do projeto e no final do evento, a fim de obtermos um feedback com espaços para elogios, críticas e sugestões para que possamos monitorar os indicadores e realizar melhorias para futuros eventos.

         O monitoramento aumenta a eficiência dos processos, facilita a divulgação de resultados para os clientes externos e internos e ajuda a mensurar de forma tangível os resultados obtidos com a realização do evento.

         O processo de monitoramento e avaliação constitui um instrumento para assegurar a interação entre o planejamento e a execução, possibilitando a correção de desvios e a retroalimentação do processo de planejamento. O monitoramento se diferencia de um acompanhamento, pois além de realizar a documentação da implantação, identifica os desvios na execução das atividades propostas, fornecendo subsídio para avaliação. Consequentemente, a avaliação possibilita a implantação de ações corretivas para ajustes e replanejamento das atividades.

         Durante e ao final do evento os formulários de avaliação, possibilitará um monitoramento através de uma seleção de perguntas aplicadas aos participantes de forma calculada e sistemática. Os conhecimentos adquiridos através das respostas permitirão aos gestores do evento tomar decisões, ajustar o planejado e na composição de uma nova estratégia, e assim, alcançar os objetivos da melhor maneira possível. Da mesma forma que o evento foi elaborado a partir de uma abordagem estratégica, o processo de monitoramento e avaliação de resultados do evento Biohackathon deverá pautar-se em uma abordagem estratégica, ou seja, atividades e ações foram consideradas prioritárias para estruturar a realização do evento, bem como os recursos materiais, humanos e financeiros disponíveis serão monitorados e avaliados.

 

RECURSOS - MATERIAL - PESSOAL

 

PESSOAL

Para o item Pessoal a tabela abaixo indica os quantitativos necessários para que todas as atividades possam ser exercidas de forma plena e desejável.

Qt.	Descritivo	Função	Responsabilidade	Observações
01	Coordenador Geral	Coordenação geral do Evento	Liderar equipes; Planejar agendas;  Avaliar desempenho; Demonstrar motivação; Apresentar soluções criativas; Ponderar opiniões divergentes; outros
01	Coordenador de Plano - Administrativo e Suprimentos	Coordenação do Plano Administrativo e Suprimentos	Construção do regulamento e sua publicação; cadastramento dos participantes, seu credenciamento e de seus equipamentos; Abrir processo de compras; Outros
01	Coordenador de Plano - Infraestrutura e Logística	Coordenação do Plano - Infraestrutura e Logística	Mapear o ambiente através de visita técnica; Criar layout com todos os espaços; Uso de monitores ou telões; Disponibilizar redes elétrica e de lógica; Réguas elétricas; Realizar transporte de pessoal e material sempre durante o evento; Emite relatório ao final do evento; outros
01	Coordenador de Plano - DEV	Coordenação do Plano - DEV	Construir  sistema de cadastramento de participantes e de registro seus equipamentos; Construir placar on-line para apresentação  dos resultados em tempo real; Emitir relatório ao final do evento; outros
01	Coordenador de Plano - Comunicação	Coordenação do Plano - Comunicação	Construir marca, logo  do evento; Desenvolver conteúdos para web (Face e Instagran); Dirigir entrevistas; Garantir a produção e visualização de fotos e vídeos; Emite relatório ao final do evento; outros
01	Facilitador	Mediação, Facilitação	Intermediar apresentação de etapas, abertura e encerramento do evento; outros	SETIC
08	Mentor	Mentoria	Auxiliar físico ou remoto para os processos de Ideação, Pitch e Validação de Protótipos; outros	Desejável que seja um  P.O. de DEV
04	Jurado	Júri	Pessoa encarregada de conferir cada etapa do desafio  guiado por critérios e gabaritos pré-estabelecidos; Exerce desempates;  outros	Informações constantes no Regulamento do Evento (ainda por ser construído)
03	Fiscal	Fiscalização	Auxiliar que atua no cumprimento de todas as regras do evento; Aplica sanções de acordo com o regulamento do evento; outros
10	Apoio	Apoio	Transito de equipamentos, mobiliário, transporte de cargas em veículos; Distribui água, café; Controla medalhas, troféus; outros
04	Limpeza	Limpeza	Equipe que mantém todos ambientes do evento  sempre limpo, cestos de lixo vazios, piso varrido e seco;, outros
02	Segurança	Segurança	Garantir a integridade física dos participantes; Garantir que não hajam furtos;	Preferencial à paisana
01	Equipe de Segurança	Bombeiros Civis	Apoio em primeiros socorros	Preferencialmente com UTI Móvel no Local do Evento
01	Equipe de manutenção	Infraestrutura, computadores, outros;	Rede lógica e elétrica, configuração mínima para computadores, virus, entre outros;	100% presente no evento

 

MATERIAIS

Abaixo segue os recursos materiais e suas respectivas quantidades descritos como: Kits, Mobiliário, Equipamentos e Infraestrutura para que ocorra o evento Biohackathon:

KITS 

Qt	DESCRITIVO
100	KIT participantes (Crachá, Camiseta, Caneta, Post-it)
01	Coffee-Break completo para 130 pessoas
38	KIT para pessoal da Organização (Camiseta, Crachás)

MOBILIÁRIO

Qt	DESCRITIVO
130	Cadeiras
30	Mesas
30	Lixeiras

 

EQUIPAMENTOS

Qt	DESCRITIVO
05	Computadores Completos
04	Leitor de código de barra (Para equipamentos de participantes)
05	Microfones sem fio
01	Mesa de som
03	Câmeras
04	Sons
17	Rádios para Equipe de Apoio
26	Réguas com 10 tomadas
02	Projetores (Data show)
02	Telões

INFRAESTRUTURA

Qt	DESCRITIVO
10	Estrutura de cabeamento de rede para o evento
-	Abraçadeiras de nylon (não sabemos quantas)
01	Estrutura para 130 pessoas
01	Espaço para credenciamento
2x	Internet Estável  (2x o número de inscritos)
01	Palco Principal
01	Mini Palco