PROJETO BIOHACKATHON - Edição 1

Nome do Órgão - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Nome do município/UF - Porto Velho, Rondônia

Nome do Gestor da Unidade: Delner Freire

Equipe Técnica responsável pela elaboração:

RESUMO DO PROJETO

A modernização pública e a transformação digital são anseios cada vez maiores da sociedade brasileira, exigindo grande investimento por parte do Governo. E por meio do desenvolvimento de softwares e expansão da infraestrutura tecnológica, as unidades de TI do Estado têm trabalhado arduamente para construção desse ambiente público cada dia mais digital e simplificado desejado pela população.

E visando potencializar ainda mais esse movimento de simplificação e modernização pública, o Governo do Estado realizará o BIOHackathon (maratona de programação sustentável) em Julho de 2021 durante 3 dias corridos. O evento propõe gerar integração, inovação, simplificação e transformação digital entre os servidores de TI do estado, assim como, servidores das mais diversas áreas que envolvem a administração pública.

Objetivamos transformar ferramentas criadas e usadas na SETIC em um pacote de facilidades reutilizáveis por todos os sistemas do estado, buscando evitar retrabalho em projetos isolados, simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento de sistemas e aumentar a integração entre os sistemas, proporcionando assim uma experiência digital mais fluída e simplificada para o cidadão rondoniense e servidores públicos.

JUSTIFICATIVA

Biohackathon é um evento de Maratona de Programação que busca realizar a melhoria dos sistemas ofertados pela SETIC de forma sustentável a nível de aproveitamento de recursos já dispensados na construção de soluções tecnológicas, ao tempo em que possibilita a área de tecnologia da informação ser mais participativa na realização de soluções compartilhadas, através de integração, inovação, simplificação e transformação digital entre as áreas e servidores de TI como um todo dentro do Estado de Rondônia

Visando melhorias nos serviços, disponibilização de seus recursos, atendimento ao cidadão e economicidade ao Estado, a SETIC compartilha de seu projeto “BIOCODE” (Pacote Sistemas desenvolvidos pela SETIC, e que, estão disponíveis para as demais secretárias), para que sejam trabalhadas propostas de melhorias durante o evento.

Nesse contexto além de divulgação para demais unidades que por ventura possam não ter ainda conhecimento, trazemos uma pesquisa realizada no mês de março de 2021, com uma amostragem em 8 unidades da Administração Estadual, atingindo um número de 58 participantes, que visou identificar a viabilidade de execução desse projeto através dos índices mostrados abaixo:

Opinião dos participantes referente ao conhecimento da lista Biocode, na mesma questão foi possível aos participantes a inserção de sistemas utilizados que não constam na lista e que os participantes utilizam:

Conforme o gráfico acima, o sistema SAURON representa um percentual de utilização de 59,34%, logo em seguida temos o Meu Acesso com apenas 18,68%. Apesar do SAURON estar relativamente bem colocado e conhecido, a ausência de outras soluções da BIOCODE volta a justificar um evento que as coloque em evidência, permitindo assim que todos as conheçam e possam usufruir do seu valor para potencializar a transformação digital em cada unidade.

Opinião dos participantes quanto a adesão ao evento Biohackathon:

Foi possível verificar uma adesão significativa de 87,93%, contra apenas 12,07% que não demonstraram interesse na adesão. Este resultado confirma os posicionamentos de alguns participantes, referente a se sentirem atuantes e participativos em assunto em comum a TIC.

3. Opinião dos participantes quanto ao conhecimento de evento na modalidade de maratona (Hackathon) de programação:

Os dados mostram 53,45% são conhecedores do evento Hackathon e 46,55% desconhecem. Temos um percentual divididos, porém, foi possível perceber através de comentários e feedback o interesse em conhecimento e participação no evento.

Na amostragem é possível verificar a importância e valor da realização do evento Biohackathon.

O evento irá proporcionar aos servidores conhecimentos com as ferramentas utilizadas pela SETIC, buscando interação e evitando retrabalho em projetos isolados, simplificando e acelerando o processo de desenvolvimento de sistemas das TI’S, proporcionando assim uma experiência digital mais fluída e simples para os servidores públicos.

O formato do evento foi escolhido por proporcionar a reunião de desenvolvedores e outros profissionais relacionados a área de programação, com intuito de num curto espaço de tempo, criarem soluções inovadoras para sistemas e problemas propostos. Dessa forma promovendo o engajamento dos participantes e nesse caso em especial, onde todos atendem a objetivos em comum às necessidades do Governo do Estado e ao cidadão, sendo também uma ótima maneira de incentivo e promoção de uma cultura digital mais dinâmica, divertida e informal, ao mesmo tempo em que os participantes aprendem coisas novas e criam laços de colaboração entre os colegas.

OBJETIVO GERAL

O objetivo é transformar as ferramentas criadas e usadas na SETIC em um pacote corporativo de facilidades reutilizáveis por todos os sistemas do estado durante uma maratona de programação, busca evitar retrabalho em projetos isolados, simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento, aumentar a integração entre os sistemas e proporcionar uma experiência digital e de interação com soluções tecnológicas ofertadas pela SETIC, ao tempo que proporciona uma rica experiência profissional, mais fluida e simplificada para o cidadão e servidores públicos do estado de Rondônia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Solucionar problemas nos sistemas da BIOCODE em curto espaço de tempo;
Gerar confiança no uso das tecnologias desenvolvidas pela SETIC;
Proporcionar coparticipação entre às TI’s setoriais nas soluções da BIOCODE;
Melhorar o relacionamento entre as unidades setoriais de TI’s;
Aprimorar os sistemas já desenvolvidos pela SETIC;
Despertar e fortalecer a cultura digital no Governo do Estado;
Promover o conhecimento geral de ferramentas reutilizáveis da SETIC;
Simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento de sistemas;
Gerar integração, inovação, simplificação e transformação digital entre os servidores de TI do estado;
Realizar a inscrição de até 100 participantes;
Executar os projetos aprovados durante o evento.

PÚBLICO ALVO / BENEFICIÁRIOS

Os participantes serão compostos por servidores do Poder Executivo Estadual, Poder Judiciário, Poder Legislativo Estadual e Tribunal de Contas do Estado, especialmente oriundos de unidades de tecnologia da informação.

Público-alvo beneficiados diretamente: Servidores públicos estaduais e judiciário.

Público-alvo beneficiário indiretamente: Usuários dos sistemas que receberão melhorias e a sociedade através de um atendimento online mais atualizado.

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP

Estrutura Analítica do Projeto tem por objetivo descrever visualmente suas principais fases. No evento Biohackathon esta estruturado em três pilares: Organização, Infraestrutura e Aquisições.

NOTA IMPORTANTE - O local do Evento ainda não foi definido.

CRONOGRAMA

Este cronograma tem por objetivo organizar atividades macro e prazos em único lugar para se ter uma melhor visibilidade das tarefas e suas dependências

RESULTADOS ESPERADOS

A realização do evento tornará possível atingir diversas dores existentes no momento e gerar ganhos inestimáveis a SETIC e setores de TI.

Os principais resultados esperados durante o evento serão monitorados através da gestão do desempenho de indicadores que serão realizados antes, durante e depois do evento, esse acompanhamento permitirá aprimorar as tomadas de decisões necessárias durante o percurso e possibilitará uma visão abrangente que corresponde a objetivos específicos a serem atingidos durante o evento.

Segue abaixo os indicadores:

Indicador 1:

Indicador:	Número de projetos propostos para melhoria correspondente ao número de sistemas da Biocode.
Objetivo específico :	“Solucionar problemas nos sistemas da BIOCODE em curto espaço de tempo” “Aprimorar os sistemas já desenvolvidos pela SETIC”. “Simplificar e acelerar o processo de desenvolvimento de sistemas”.
Descrição:	Obter no mínimo uma proposta de melhoria para cada sistema. Recepcionar e avaliar as propostas de projetos de melhoria para os sistemas disponibilizados.
Como medir:	Número de sistemas disponibilizado / número de projetos aprovados pela comissão
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	100% dos sistemas disponibilizados com apontamentos de melhorias.

Indicador 2:

Indicador:	Número de projetos aprovados e implantados nos respectivos sistemas.
Objetivo específico :	“ Executar os projetos aprovados durante o evento”.
Descrição:	Executar as soluções apontadas nos projetos aprovados pela comissão durante o evento.
Como medir:	Número de projetos contendo soluções aprovados / número de projetos aprovados implantados
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	100% das soluções dos projetos aprovados implantados.

Indicador 3:

Indicador:	Plano de comunicação divulgado para todos os setores de TI do Estado e Judiciário.
Objetivo específico:	“Promover o conhecimento geral de ferramentas reutilizáveis da SETIC”. “Despertar e fortalecer a cultura digital no Governo do Estado”.
Descrição:	Trazer visibilidade e conhecimento a todas as soluções disponibilizadas pela SETIC e dos demais setores de TI do Estado, bem como promover a cultura digital.
Como medir:	Número de setores de TI no Estado e Judiciário / número de setores de TI contemplados com informações do evento Biohackathon.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	100% dos setores de TI com conhecimento da realização do evento.

Indicador 4:

Indicador:	Medir o número de participantes que responderam de forma positiva a pesquisa de satisfação quanto a confiança no uso das tecnologias desenvolvidas pela SETIC.
Objetivo específico:	“Gerar confiança no uso das tecnologias desenvolvidas pela SETIC”.
Descrição:	Aplicar formulário de pesquisa a fim de captar a percepção dos participantes quanto à confiança nas tecnologias disponibilizadas pela SETIC.
Como medir:	Número total de participantes que responderam o questionamento / número de respostas positivas quanto aos itens abordados na pesquisa referente ao evento.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	Mínimo de 75% de satisfação dos participantes.

Indicador 5:

Indicador:	Medir o número de unidades administrativa/judiciária aderentes ao evento.
Objetivo específico:	“Proporcionar coparticipação entre às TI’s setoriais nas soluções da BIOCODE”
Descrição:	Realizar a gestão de quantas unidades teve representante participando do evento, objetivando confirmar o índice de adesão ao evento.
Como medir:	Número total de unidades comunicadas oficialmente do evento / Número de matriculados (representantes) de cada unidade.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	Mínimo de 75% de unidades aderente ao evento.

Indicador 6:

Indicador:	Medir o nível de satisfação dos participantes quanto a proximidade dos setores de TI na busca de soluções.
Objetivo específico:	“Melhorar o relacionamento entre as unidades setoriais de TI’s”
Descrição:	Aplicar formulário de pesquisa a fim de obter opinião dos participantes quanto a benefícios de proximidade entre as TI’s.
Como medir:	Número total de participantes que responderam o questionamento / número de respostas positivas para a proximidade entre as TI’s.
Responsável:	Coordenador do evento.
Meta:	Mínimo de 75% de participantes com resposta positiva quanto a melhoria de relacionamento setorial durante o evento.

Indicador 7:

Indicador:	Medir o número de matrículas efetivadas para a participação no evento.
Objetivo específico:	“Realizar a inscrição de até 100 participantes”.
Descrição:	Realizar a inscrição de 100 pessoas para formarem as equipes que irão participar na proposição de soluções tecnológicas da lista Biocode.
Como medir:	Número total de vagas disponíveis para matrícula / Número de matrículas efetivadas.
Responsável:	Coordenador do evento
Meta:	Mínimo de 90% de vagas preenchidas.

Indicador 8:

Indicador:	Alcançar o equivalente a 25 equipes com 4 participantes cada grupo, podendo ser integrantes de unidades diversificadas.
Objetivo específico:	““Gerar integração, inovação, simplificação e transformação digital entre os servidores de TI do estado”.
Descrição:	Organizar o número de inscritos divididos de forma a compor equipes de 4 ((3)) pessoas, podendo ser composto por integrantes de setores diferentes, dessa forma promovendo a interação, troca de conhecimento e expertise, a fim de garantir a transformação digital.
Como medir:	Número total de equipes permitido / Número de equipes formadas.
Responsável:	Coordenador do evento
Meta:	Mínimo de 90% das equipes formadas.

Dessa forma, será possível uma Biocode mais robusta e aplicável a um maior número de clientes, com conteúdo inovador, atual, compatível com os clientes e fomentando a economicidade em contratação de software e mão de obra para construir soluções.

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

O monitoramento e avaliação deste projeto ocorrerá do momento que antecede ao evento, com e a preparação da estrutura que viabiliza o projeto, durante a ocorrência do evento através do monitoramento dos indicadores e aplicação de pesquisa individual de avaliação de itens importantes para viabilidade do projeto e no final do evento, a fim de obtermos um feedback com espaços para elogios, críticas e sugestões para que possamos monitorar os indicadores e realizar melhorias para futuros eventos.

O monitoramento aumenta a eficiência dos processos, facilita a divulgação de resultados para os clientes externos e internos e ajuda a mensurar de forma tangível os resultados obtidos com a realização do evento.

O processo de monitoramento e avaliação constitui um instrumento para assegurar a interação entre o planejamento e a execução, possibilitando a correção de desvios e a retroalimentação do processo de planejamento. O monitoramento se diferencia de um acompanhamento, pois além de realizar a documentação da implantação, identifica os desvios na execução das atividades propostas, fornecendo subsídio para avaliação. Consequentemente, a avaliação possibilita a implantação de ações corretivas para ajustes e replanejamento das atividades.

Durante e ao final do evento os formulários de avaliação, possibilitará um monitoramento através de uma seleção de perguntas aplicadas aos participantes de forma calculada e sistemática. Os conhecimentos adquiridos através das respostas permitirão aos gestores do evento tomar decisões, ajustar o planejado e na composição de uma nova estratégia, e assim, alcançar os objetivos da melhor maneira possível. Da mesma forma que o evento foi elaborado a partir de uma abordagem estratégica, o processo de monitoramento e avaliação de resultados do evento Biohackathon deverá pautar-se em uma abordagem estratégica, ou seja, atividades e ações foram consideradas prioritárias para estruturar a realização do evento, bem como os recursos materiais, humanos e financeiros disponíveis serão monitorados e avaliados.

RECURSOS - MATERIAL - PESSOAL

PESSOAL

Para o item Pessoal a tabela abaixo indica os quantitativos necessários para que todas as atividades possam ser exercidas de forma plena e desejável.

Qt.	Descritivo	Função	Responsabilidade	Observações
01	Coordenador Geral	Coordenação geral do Evento	Liderar equipes; Planejar agendas; Avaliar desempenho; Demonstrar motivação; Apresentar soluções criativas; Ponderar opiniões divergentes; outros
01	Coordenador de Plano - Administrativo e Suprimentos	Coordenação do Plano Administrativo e Suprimentos	Construção do regulamento e sua publicação; cadastramento dos participantes, seu credenciamento e de seus equipamentos; Abrir processo de compras; Outros
01	Coordenador de Plano - Infraestrutura e Logística	Coordenação do Plano - Infraestrutura e Logística	Mapear o ambiente através de visita técnica; Criar layout com todos os espaços; Uso de monitores ou telões; Disponibilizar redes elétrica e de lógica; Réguas elétricas; Realizar transporte de pessoal e material sempre durante o evento; Emite relatório ao final do evento; outros
01	Coordenador de Plano - DEV	Coordenação do Plano - DEV	Construir sistema de cadastramento de participantes e de registro seus equipamentos; Construir placar on-line para apresentação dos resultados em tempo real; Emitir relatório ao final do evento; outros
01	Coordenador de Plano - Comunicação	Coordenação do Plano - Comunicação	Construir marca, logo do evento; Desenvolver conteúdos para web (Face e Instagran); Dirigir entrevistas; Garantir a produção e visualização de fotos e vídeos; Emite relatório ao final do evento; outros
01	Facilitador	Mediação, Facilitação	Intermediar apresentação de etapas, abertura e encerramento do evento; outros	SETIC
08	Mentor	Mentoria	Auxiliar físico ou remoto para os processos de Ideação, Pitch e Validação de Protótipos; outros	Desejável que seja um P.O. de DEV
04	Jurado	Júri	Pessoa encarregada de conferir cada etapa do desafio guiado por critérios e gabaritos pré-estabelecidos; Exerce desempates; outros	Informações constantes no Regulamento do Evento (ainda por ser construído)
03	Fiscal	Fiscalização	Auxiliar que atua no cumprimento de todas as regras do evento; Aplica sanções de acordo com o regulamento do evento; outros
10	Apoio	Apoio	Transito de equipamentos, mobiliário, transporte de cargas em veículos; Distribui água, café; Controla medalhas, troféus; outros
04	Limpeza	Limpeza	Equipe que mantém todos ambientes do evento sempre limpo, cestos de lixo vazios, piso varrido e seco;, outros
02	Segurança	Segurança	Garantir a integridade física dos participantes; Garantir que não hajam furtos;	Preferencial à paisana
01	Equipe de Segurança	Bombeiros Civis	Apoio em primeiros socorros	Preferencialmente com UTI Móvel no Local do Evento
01	Equipe de manutenção	Infraestrutura, computadores, outros;	Rede lógica e elétrica, configuração mínima para computadores, virus, entre outros;	100% presente no evento