Síntese dos relatórios de gestão de Almoxarifado
O relatório analítico mensal é baseado no modelo fornecido pelo Tribunal de Contas do Estado de Rondônia, conforme o Anexo TC - 13 da Instrução Normativa nº 22/2007/TCE-RO .
O relatório analítico mensal deve refletir a quantidade de material de consumo existente em estoque no momento do levantamento, ultimo dia do mês, também é o saldo para o mês seguinte. Isto é, representa o saldo em almoxarifado no momento da contagem e elaboração do relatório com base no controle administrativo periódico/mensal de cada subsetor.
O Relatório analítico será encaminhada junto com a Prestação de Contas Anual. As informações necessárias que devem conter no relatório analítico apenas:
SUBSETOR DE ALMOXARIFADO (1): nome da unidade/setor/órgão responsável pelo subsetor de almoxarifado;
MÊS/ANO DE REFERÊNCIA (2): informar o mês e o ano ao qual se refere o relatório;
ITEM (3): é a contagem sequencial dos itens;
QUANTIDADE (4): é a quantidade de itens no estoque no ultimo dia do mês;
UNIDADE DE CONTAGEM (5): É a unidade de contagem usada para contagem do item;
ESPECIFICAÇÃO (6): É a descrição ou especificação do item;
UNITÁRIO (7): É o valor/preço unitário do item;
GLOBAL (8): É o valor total dos itens em reais, isto é, a QUANTIDADE (4) x PREÇO UNITÁRIO (7);
TOTAL (9): é a soma da coluna GLOBAL (8), isto é, o saldo total de material de consumo no ultimo dia do mês de referência do relatório, deve ser igual ao valor total do SALDO FINAL do Relatório Sintético;
FÓRMULA PARA CALCULAR O VALOR GLOBAL DO ITEM (8):
INFORMAÇÕES QUE DEVEM CONSTAR NO RELATÓRIO SINTÉTICO MENSAL DE BENS DE CONSUMO
O Relatório Sintético Mensal de Bens de Consumo tem como objetivo contabilizar as saídas, conferir e ajustar o saldo das contas dos materiais disponíveis no estoque do Almoxarifado com os registros contábeis, no início de cada mês.
As informações necessárias que devem conter no Relatório Sintético, apenas:
SUBSETOR DE ALMOXARIFADO (1): nome da unidade/setor/órgão responsável pelo subsetor de almoxarifado;
MÊS/ANO DE REFERÊNCIA (2): informar o mês e o ano ao qual se refere o relatório;
CÓDIGO (3): código conforme a especificação de cada material de consumo relativo a cada subsetor;
ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL DE CONSUMO (4): conforme a especificação de cada material de consumo relativo a cada subsetor, os materiais deverão ser agrupados/classificados conforme a especificação.
SALDO INICIAL (5): saldo do material de consumo no inicio do mês de referência (dezembro de 2019), no caso o dia 01 de dezembro de 2019, corresponde também ao saldo final do mês de novembro de
MOVIMENTO (6): corresponde ao movimento de entrada e saída no mês de referência.
ENTRADAS (7): corresponde à entrada (compras, doações, entregas, ) de matéria de consumo em estoque de cada subsetor durante o mês de referencia.
SAÍDAS (8): valor das saídas (consumo, distribuição, baixas, doações, vendas, ) do estoque no mês de referencia.
SALDO FINAL (9): saldo após as movimentações do mês. Correspondem ao saldo em estoque após entradas e saídas (SALDO INICIAL (5) + ENTRADAS (7) - SAÍDAS (8) = SALDO FINAL (9)). O saldo final do relatório sintético deve ser igual ao saldo do relatório analítico, isto é, o total da coluna GLOBAL do Relatório Analítico. Se os saldos não forem correspondentes os relatórios devem vir com nota explicativa e justificativa circunstanciada do motivo da diferença!
TOTAL: soma da coluna SALDO FINAL (9) que deve ser igual ao saldo de material em estoque no ultimo dia do ano, isto é, o total da coluna GLOBAL (8) do Relatório Analítico;
FÓRMULA PARA CALCULAR O SALDO FINAL:
RELAÇÃO ENTRE O RELATÓRIO SINTÉTICO E O RELATÓRIO ANALÍTICO
O relatório analítico deve refletir o detalhamento do total do saldo final do relatório sintético, isto é, o saldo total em estoque/almoxarifado no momento do levantamento das informações.
RELATÓRIO SINTÉTICO X RELATÓRIO ANALÍTICO
O relatório é baseado na solicitação da comissão de bens de consumo, fornecido e validado pelos membros.
O relatório deve refletir a quantidade de entrada de material de consumo dentro de um determinado período. Podendo ser emitido em qualquer tempo pelo parâmetro: Data inicio e data final/mês/ano, apenas consultas ou emissão por Excel e/ou PDF.
As informações necessárias que devem conter no relatório são:
DATA DE ENTRADA: data do registro da entrada em estoque com dia, mês e ano;
NÚMERO DO SUB ITEM: Sub item contábil de bens de consumo;
DESCRIÇÃO: Descrição do material adquirido;
NOME DO FORNECEDOR: Razão Social do fornecedor do material;
DESCRIÇÃO DO BEM SINTÉTICO E ANALÍTICO: é a descrição ou especificação do item;
QUANTIDADE: é a quantidade de itens dado entrada no estoque no período;
VALOR UNITÁRIO: é o valor/preço unitário do item;
VALOR TOTAL : é o valor total dos itens em reais, isto é, a quantidade x preço unitário ;
VALIDADE: Validade do lote com dia, mês e ano;
TIPO DE ENTRADA: é o tipo de processo que se deu a entrada, compra, doação são exemplos;
NÚMERO DO PROCESSO: Número do processo administrativo do sistema eletrônico de informação – SEI.
ENTRADA POR MATERIAL
Parâmetro: descrição do produto ou código.
Apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF
Data da entrada dia/mês/ano;
Descrição do bem sintética e analítica;
Número e descrição do sub item;
Fornecedor;
Validade;
Quantidade por entrada;
Valor unitário;
Quantidade total;
Valor total;
Tipo de aquisição;
Número do processo.
ENTRADA POR SUBELEMENTO DE DESPESA
Parâmetro Data Inicial, Data Final, Subelemento.
apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF
Descrição;
Quantidade;
Valor unitário;
Valor total Item;
Valor total dos subelementos;
RELATÓRIO POR FORNECEDOR
Parâmetro: Código do fornecedor, CNPJ, CPF, razão social ou nome fantasia do fornecedor
apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF
Número do Subelemento de despesa;
Descrição;
Quantidade;
Valor unitário;
Valor total por item;
Validade;
Data;
Tipo de movimentação;
Tipo de processo;
Número do processo;
Vigência do contrato;
Número do contrato;
Saldo;
SAÍDAS
SAÍDAS POR MATERIAL
Parâmetro: descrição do produto ou código.
apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF
N° sub item do bem,
Descrição do bem sintética e analítica,
quantidade,
valor unitário
e total do bem,
tipo de saída,
nome do favorecido e
número do processo.
SAÍDAS POR SUBELEMENTO DE DESPESA
apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF
Subelemento de despesa,
descrição,
quantidade,
valor unitário,
valor total por item,
Destino
SAÍDA POR DESTINO
apenas consultas ou emitir Excell e/ou PDF
N° sub item do bem,
Descrição do bem sintética e analítica,
quantidade,
valor unitário e
total do bem,
tipo de saída,
nome do favorecido e
número do processo.
RELATÓRIO DE CONSUMO MÉDIO
Parâmetro: indicar todos os bens ou o código do bem ou o subitem, indicar unidade (departamento) indicar período, não poderá ser menor que 30 dias.
apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF
Departamento (se solicitado)
Agrupados por subitem
subitem
Descrição do item,
Consumo médio (consumo médio diário = consumo de itens em um período ÷ número de dias, a média deve ser calculada por mês;
GERENCIAMENTO DE ESTOQUE
Apenas consultas ou emitir Excel e/ou PDF
Saldo de todo o estoque atual ou por período;
Todos os itens ou um determinado item;
Saldo por Código Contábil ou subelemento;
Organizado por data de validade;
Inclusão em planilha dinâmica dos itens de data de entrada, documento de entrada, descrição, empenho, numero de contrato, data de saída, saldo, tipo de entrada, tipo de saída.
