Processos Otimizados - Doação

SPRINT 50 - PROCESSO DE DOAÇÃO

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE DOAÇÃO

SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DO MINISTÉRIO DA SAÚDE
SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DE EMPRESÁRIO-FORNECEDOR
SESAU REALIZANDO A DOAÇÃO - PREFEITURAS, OUTRAS ENTIDADES

SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DO MINISTÉRIO DA SAÚDE

SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DO MINISTÉRIO DA SAÚDE
Recebimento de doação do Ministério da Saúde
O QUE: Receber material
QUEM: Coordenador de almoxarifado e patrimônio
ONDE: CAP
QUANDO: Com chegada do material no pátio
COMO: Passo 1 – Identificação da carga e procedência; Passo 2- Perícia do material recebido junto com a Termo de Doação ou Guia de Transferência enviada pelo Doador. Passo 3 - Inclusão no estoque (entrada)

O QUE: Solicitar parecer da procuradoria jurídica no Termo de Doação
QUEM: CAP
ONDE: PGE/SESAU
QUANDO: Para efetivar ou não ao recebimento da Doação
COMO: Passo 1 - Solicitar Parecer da Procuradoria para o Termo de Doação; Passo 2 - Procuradoria gera Parecer, obtendo o de acordo, autoriza o Gestor a assinar o recebimento. Se o Parecer da Procuradoria for contrário o material não poderá ser aceito. Caberá ao CAP buscar uma solução junto ao fornecedor do material para o problema, notificando o Gabinete; Passo 3 - Caso no transporte só tenha vindo a Guia de Remessa de Material sem o Termo de Doação, o CAP deve solicitar a confecção do Termo de Doação para a Procuradoria baseado na Guia de Remessa. Passo 4 - De posse do Termo de Doação confeccionado pela procuradoria autoriza efetivar o recebimento.

O QUE: Reunir com a Sala de Comando - SCI para destinação do bem
QUEM:CAP
ONDE: SCI/CAIS
QUANDO: Após o recebimento e guarda do material
COMO: Passo 1 – Receber lista de necessidades dos municípios priorizados

O QUE: Oficializar o recebimento e destinação ao Gabinete
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: SEI
QUANDO: Após a reunião com SCI
COMO: Passo 1 - Informar o recebimento do material e sua destinação com apresentação de Guia de Remessa via SEI

O QUE: Registrar a entrada em planilha de controle
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: Planilha Excel
QUANDO: Após, perícia de recebimento do bem
COMO: Passo 1 - Realizar a inserção das informações dos bens recebidos com: origem da doação, quantidade, descrição, data, CNPJ, destinação, órgão, documento de suporte de entrada, valor e número do processo (de comunicação do recebimento do bem e destinação).

O QUE: Emitir ofício de envio de material
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: SEI
QUANDO: Já estiver no estoque
COMO: Passo 1 - Realizar a elaboração de documento de transferência do bem, através de ofício.

O QUE: Distribuir material as unidades
QUEM: Coordenador de almoxarifado
ONDE: Logística própria
QUANDO: Conforme priorizado pelo SCI
COMO: Passo 1 - De acordo com as programações priorizadas

SESAU RECEBENDO UMA DOAÇÃO DE EMPRESÁRIO-FORNECEDOR

Levantamento de Necessidades
O QUE: Identificar necessidades das unidades
QUEM: SCI/CAIS
ONDE: SEI
QUANDO: Sob demanda
COMO: Passo 1 - Inicializar via SEI solicitando descrição do material, quantidade e justificativa da necessidade. Passo 2 - Compilar necessidades das unidades

Realizar 3 cotações
QUE: Realizar 3 cotações
QUEM: SCI
ONDE: Nas empresas de acordo com o solicitado
QUANDO: For solicitar doação
COMO: Passo 1 - Enviar solicitação de cotação (e-mail, WhatsApp, in-loco)

Entrar em contato com Empresário/Fornecedor
O QUE: Contatar com Empresário/Fornecedor
QUEM: SCI
ONDE: Nas empresas de acordo com a necessidade
QUANDO: For solicitar doação
COMO: Passo 1 - Entrar em contato via e-mail, ligação telefônica, WhatsApp, in-loco) para Verificar a possibilidade da doação Passo 2 - Aguardando manifestação da entidade

O QUE: Enviar Ofício ao Empresário/Fornecedor
QUEM: SCI
ONDE: De acordo com o contato realizado
QUANDO: Após a manifestação de interesse da empresa.
COMO: Enviar Ofício assinado pela gestão (AGEVISA, SESAU, CORPO DE BOMBEIRO) via e-mail, WhatsApp, in-loco)

O QUE: Analisar Ofício
QUEM: Empresário/Fornecedor
ONDE: Nas empresas de acordo com o contato realizado
QUANDO: For recebido o Ofício de solicitação de doação
COMO: Passo 1 - Após análise do ofício, confirma ou declina de efetivar a doação.

O QUE: Enviar a doação ao destino
QUEM: Empresário/Fornecedor
ONDE: Conforme ofício
QUANDO: For realizar a entrega da doação solicitada
COMO: Enviar a doação juntamente com Termo de Doação e Nota Fiscal conforme solicitada via ofício

O QUE: Receber o material
QUEM: CAP
ONDE: Pátio de recebimento de carga
QUANDO: O Empresário/Fornecedor for realizar a entrega da doação solicitada
COMO: Receber a doação física (produto), juntamente com Termo de Doação e a Nota Fiscal

Doação direta à Unidade Hospitalar do Interior, outros
O QUE: Receber o material/produto
QUEM: Unidade hospitalar
ONDE: In-loco
QUANDO: O Empresário/Fornecedor for realizar a entrega da doação solicitada
COMO: Passo 1 - Receber a doação física (produto), juntamente com Termo de Doação e a Nota Fiscal; Passo 2 - Informar ao CAP via SEI

O QUE: Incorporação do material
QUEM: CAP
ONDE: Planilha
QUANDO: Após obter a informação de confirmação do recebimento (município)
COMO: Passo 1 - incorporar o material/produto ao estoque

O QUE: Formalizar a transferência
QUEM: CAP
ONDE: SEI
QUANDO: Após incorporação do material/produto
COMO: Formalizar transferência do material/produto para o município.

ESTADO REALIZANDO A DOAÇÃO - PREFEITURAS, OUTRAS ENTIDADES

Compilação de Necessidades

O QUE: Compilando as necessidades externas
QUEM: Gabinete/SCI/CAIS
ONDE: SEI
QUANDO: Sempre que demandado
COMO: Passo 1 - Registro em ofício dos itens de bens de consumo solicitados pelas referidas entidades; Passo 2 - Encaminhar para almoxarifado de referência para atendimento.

O QUE: Orientar a priorização da destinação das doações
QUEM: Comissão CIB - Intergestores Bipartite
ONDE: GAB SESAU
QUANDO: Reuniões mensais
COMO: Passo 1 - Identificando as necessidades de acordo com as metas estabelecidas com a Comissão.

O QUE: Solicitar Análise da Doação
QUEM: CAP
ONDE: SEI
QUANDO: Sob demanda
COMO: Passo 1 - Solicita parecer, emissão de termo, registro e publicação do ato.

O QUE: Elaborar Termo de Doação
QUEM: PGE/SESAU
ONDE: Processo SEI - PGE/SESAU/DOAÇÃO
QUANDO: Quando demandado
COMO: Passo 1 - PGE analisa pedido de doação; Passo 2 - Atesta o interesse público da doação; Se estiver tudo de acordo, Passo 3 - Emite Termo de Doação, em caso contrário, devolve ao solicitante informando o porquê da não emissão do Termo de Doação; Passo 4 - Se de acordo, registrar e publicar Termo de Doação.

O QUE: Contabilizar a saída do material
QUEM: Almoxarifado designado (qualquer um dos oito)
ONDE: Baixando no controle de estoque
QUANDO: Quando for realizada a retirada do material do estoque físico
COMO: Passo 1 - Registra a baixa no estoque

O QUE: Realizar a entrega da doação
QUEM: Almoxarifado designado
ONDE: Logística própria
QUANDO: De acordo com cronograma
COMO: Passo 1 - Checagem do material com motorista; Passo 2- Realizar a entrega

Identificação dos problemas do processo de Doação

Falta de controle das doações recebidas (não existe no momento nenhum mecanismo de controle de recebimento e saídas de doações), exceto, uma planilha no excel, foram contabilizados por uma das 8 unidades de almoxarifado um total de 1 milhão de materiais doados no ultimo ano, sem o registro de doação para o estado.

Risco de não contabilização das doações, pois não existe metodologia institucionalizada. Não existe portaria que rege esta responsabilidade, não possui instituto de controle legal, portariado, definido, impessoal. Se a contabilidade esquecer de cobrar as informações do almoxarifado, as doações não serão contabilizadas.

Não possui nenhum DADO de doações recebidas, exceto, os dados de doações recebidas no ano de 2020, apenas relacionadas ao COVID.

O maior problema atual é a falta de Documento de Suporte "Termo de Doação". Exemplo: O ministério da saúde enviou 20 respiradores, porém não enviou o documento de transferência e termo de doação. Desta forma bem ainda não é de propriedade do Estado, consequentemente isso impossibilita que o bem seja doado para outros municípios.

Atualmente a SESAU não dispõe de nenhum processo físico estruturado.

DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019. - COMPILADO

Art. 24. O ingresso por doação ocorre com a transferência da posse e propriedade de forma voluntária e gratuita do bem móvel, nas formas listadas a seguir:

1º. É permitido o recebimento de doações de bens móveis provenientes de pessoas físicas ou jurídicas, mediante prévia verificação da viabilidade e pertinência do bem móvel a ser doado, pelo Titular da Unidade Gestora ou a quem ele delegar.

Art. 62. A doação é a transferência voluntária da posse e propriedade do bem móvel, mediante à lavratura de Termo de Doação, emitido pelo doador, apresentando todos os elementos identificadores do bem móvel, tais como, descrição detalhada, valor e data de entrega.

1º. A doação prevista na alínea “a” do inciso II do artigo 17 da Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita:

I - dos Órgãos da Administração Direta Estadual para as Autarquias e Fundações Públicas Estaduais além da União, Estados, Distrito Federal, Municípios, bem como suas respectivas Autarquias e Fundações Públicas, quando se tratar de bem ocioso ou recuperável; (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

II - das Autarquias e Fundações Públicas para outras Autarquias e Fundações Públicas Estaduais, Órgãos da Administração Direta Estadual além da União, Estados, Distrito Federal, Municípios, bem como suas respectivas Autarquias e Fundações Públicas, quando se tratar de bem ocioso ou recuperável; (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

III - da Administração Pública Direta Estadual ou das Autarquias e Fundações Públicas Estaduais para a União, Estados, Distrito Federal, Municípios, bem como suas respectivas Autarquias e Fundações Públicas e para as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, quando se tratar de bem antieconômico; e (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

IV - da Administração Pública Direta Estadual ou das Autarquias e Fundações Públicas Estaduais para Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e para Associações ou Cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto n° 5.940, de 25 de outubro de 2006, quando se tratar de bem irrecuperável. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

2º Excepcionalmente, mediante ato motivado do Titular da Unidade Gestora, vedada a delegação, os bens ociosos e recuperáveis poderão ser doados a Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público - OSCIP. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

3º Em ano eleitoral deverá ser observado o disposto na Lei nº 9.504, de 30 de setembro de 1997 ou de outra que vier a substituí-la. (Redação dada pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

4º A doação de bens para Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e para Associações ou Cooperativas, deverá respeitar os preceitos da Lei nº 13.019 de 31 de julho de 2014, ou de outra que vier a substituí-la. (Parágrafo acrescido pelo Decreto n° 24.476, de 20/11/2019)

Idealização de soluções para o processo de Doação

DIAGRAMA DE ANALISE DE VALOR - DOAÇÃO

RECEBIMENTO DE DOAÇÃO

ENVIO DE DOAÇÃO