Projeto Oceano Atlântico

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Governa

Nome do projeto

Oceano Atlântico

Objetivo do projeto

Construir novas funcionalidades dentro do Governa e realizar integrações entre os sistemas da folha de pagamentos da SEGEP, junto ao e-Estado.

Justificativa

O Governa é um sistema comprado pela SEGEP, da empresa G&J Serviços de TI LTDA, entretanto a mesma não deu suporte totalmente necessário ás necessidades da superintendência, sendo assim, com a finalização do período do contrato foi repassado para a competência da SETIC suportar o sistema Governa. A partir desse momento foi iniciado a correção de alguns bugs dentro do código e também a construção de novas funcionalidades, a fim de atender: emissão de relatórios otimizados, corrigir inconsistências nos dados, reduzir o trabalho manual, reduzir a quantidade de processos judiciais sofridos pelo Estado de Rondônia.

Previsão legal

Premissas

Restrições

Riscos

Cliente não ser detentor das regras de negócio; Falta de padronização de trabalho na SEGEP-DESP; Atraso nas entregas do projeto; Processos Judiciais devido as falhas no Sistema; Falta de participação dos servidores da falha de pagamento;

Equipe

Time de Desenvolvimento:

Equipe

Diego Gonçalves de Almeida

Erton D Avila Sotero

Weslle Vinicius dos S. Lima

Ádrian Rabelo Mendes

Product Owner: Julien Martins Czelusniak Suzuki

Scrum Master: Edson Masami Hiraçaka

Gerente de Projetos: Eduardo Souza Ferreira

Cliente:  Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP)

Aprovadores do Projeto: Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente)

Grupos de entregas

Valor de custo do projeto: Ainda não estimado.

Valor de mercado: Ainda não estimado.

Valor de economia para o Estado: Ainda não estimado.

Processo SEI: 

0031.546836/2019-15

0031.418071/2020-50

0016.373435/2021-34

0070.068207/2022-71

0031.073269/2022-61

2. Escopo

a) Gerente de Supervisão de Pagamento

b) Gerência de Sistemas de Pagamento

c) Núcleo de Cálculos

d) Assessoria de Análise de Processos

1.2 Voice Of Costumer

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGEP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Alguns pontos levantados durante a visita que foi realizada pelo gerente de projetos Eduardo Souza, no dia 21/09/2022 que teve como primeiro entrevistado Sandro Carvalho que fez os seguintes relatos:

Na parametrização de afastamento em Movimentação no Governa, é necessário para que seja permitido a emissão de relatórios irá verificar qual foi o motivo de afastamento, se foi por exoneração, aposentadoria, falecimento e etc. Em Verbas Periódicas, também é necessário a emissão de relatório das inconsistências no cadastro de cada servidor, e que esse relatório seja emitido no formato de Excel e também esteja disponível no formato PDF. A GSUP é responsável pela emissão de ficha financeira de servidores, fichas que estão disponíveis desde 2011 no sistema, entretanto, a emissão por lote deve limitar a quantidade de servidores por relatório. Esse relatório deve permitir que sejam selecionadas vários órgãos para constarem naquele relatório, o que não acontece hoje, somente é emitido de órgão por órgão. O Governa não consegue emitir um número de relatório muito alto, isto é, que contenha muitos servidores, tendo como necessidade que o Sandro emita relatórios de um por um, puxando cada ano de forma individual. Na criação de verbas de consignação, os dados do servidor que são inseridos para cadastramento daquele débito em sua folha de pagamento, existe um erro ao enviar o relatório para CECON, porque os dados não vão junto com a verba de consignação.

Em um segundo momento o entrevistado foi o Douglas, também da GSUP, que cuida da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social):

Quando é realizado o cadastro de um servidor é necessário que o sistema faça o cálculo de forma automática dos percentuais tributários que serão deduzidos da sua folha de pagamento, porque isso não acontece hoje. Na data de nascimento do servidor é necessário que exiba uma mensagem sempre que ele seja menor de idade, pois esses dados são inconsistentes devido a falha na atualização cadastral. Número de PIS para vários servidores. Douglas também ressaltou que é necessário que a COGES seja capacitada sobre o eSocial, pois eles também vão ser responsáveis. Douglas também levantou a necessidade de existir um alinhamento interno sobre como ficará a questão de empresas terceirizadas com o adequação do eSocial? A RAIS do ano de 2021 não foram enviadas ao Governo federal, o que impacta o abono salarial dos servidores do Estado pois podem deixar de receber. Existem muitas matrículas para o mesmo servidor e isso deve ser parametrizado.

Por fim o entrevistado foi o Walter, que cuida do envio de pagamento ao Banco do Brasil, de cada carteira, isto é, as Unidades do Estado. Ele relatou as seguintes reclamações que afetam o seu desempenho no trabalho e geram retrabalhos e muita execução de forma manual, que o sistema tem possibilidade de solucionar:

Na efetivação de desbloqueio de pagamentos os relatórios de pensão são perdidos, ou seja, os valores que deveriam ser descontados na folha de pagamento dos servidores não são. Nessa mesma opção, há o relatório de cartas, que é um comprovante de envio de solicitação de pagamento ao Banco do Brasil, entretanto o relatório saí de forma aleatória, e não são separados por mês.  Existe muito trabalho manual para separar páginas de pdfs e juntá-las novamente para fazer envio de relatórios ao Controle Interno. Em exportação bancária, que é gerado o arquivo que autoriza o pagamento dos salários dos servidores, há necessidade de padronizar o campo 225 com o código 52, que é o código autorizador, sem ele o pagamento não é efetivado na conta do servidor. Na emissão de comprovantes de pagamentos o relatório precisar informar mês de pagamento, constando que o valor foi recebido em determinada conta bancária, e também deve constar as consignações que foram deduzidas do salário do servidor, pois esses comprovantes são solicitados em processos judiciais.

Foi possível concluir da visita que a falta de pessoas para compor o eSocial na Folha de Pagamento da SEGEP, é um risco que impactará negativamente o Estado e que as melhorias no Governa precisam ser priorizadas pelo Product Owner do projeto para ser repassado ao time de desenvolvimento.

3. Estrutura Analítica do Projeto

 

4. Matriz de Risco

Acesse clicando aqui.

5. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto do Oceano Pacífico.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!