1.2 Projeto de Integração do Consignação com o Governa
1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)
Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação |
Última Alteração |
Versão |
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Time: |
Vingadores |
16/01/2023 |
3.0 |
Cliente: |
José Gisbert e Alcides Filho Pereira Santana (SEGEP-CECON) |
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Product Owner: | Gezinéia Costa | ||
Gerente de projetos | Eduardo S. Ferreira |
Nome do produto
Consignação
Nome do projeto
Projeto de Integração do Governa com o Consignação
Objetivo do projeto
Integrar funcionalidades do Consignação com o Governa.
Justificativa
Ao realizar a integração haverá melhor comunicação de dados entre as funcionalidades e processos do Consignação e Governa.
Previsão legal
DECRETO Nº 26.459, DE 15 DE OUTUBRO DE 2021
Lei Complementar n° 701, de 05 de Março de 2013
Lei n° 1.046, de 02 de Janeiro de 1950
Premissas
- Será realizado mapeamento de todo o processo de fechamento e abertura do consignação para identificar as tarefas que serão integradas e automatizadas;
- Terá um time de desenvolvimento focado no Consignação;
- Testes de qualidade serão feitos rigorosamente;
Restrição
- O sistema não pode quebrar ao subir melhorias para produção;
Requisitos
- Reduzir o tamanho do arquivo de exportação do Consignação;
- Central de notificação de erro;
- Migração de averbação da matrícula do servidor que estava ativo para nova matricula como aposentado;
- Integração com governa para lançamento de status e novas averbações;
- Integração com governa para descontos em folha de averbação;
Processo completo abaixo:
- Gerar arquivos de margem e outras para ser disponibilizado às consignatárias.
- Importar o arquivo de retorno das consignatárias para o Consignação, para liberação das margens.
- Enviar arquivos de averbação que vão ser descontadas para a SEGEP-GSIP.
- É importando o arquivo das averbações no Governa.
- É feito o processamento da folha e a análise crítica.
- Suspensão da averbação que ultrapassam o limite de subsistência;
- Realiza o reprocessamento das folhas com as matrículas que estavam ultrapassando a subsistência e tiveram averbações retiradas;
- Após o processamento concluído é gerado um arquivo que é baixado pela CECON e Importado ao Consignação um dia antes da baixa da parcela.
- É realizado o agendamento do fechamento do consignação, em que o arquivo das baixas ficam disponíveis no último dia do mês para as consignatárias conferirem os pagamentos e até liberarem mais margem ao servidor.
Cenário de Aposentadoria:
1. Alterar a matrícula antiga pela nova, em que as averbações devem ser migradas e dependem da liberação da SEGEP-CECON e do banco para confirmar a reserva.
Riscos
- As regras de negócios não estarem definidas em sua totalidade;
- Insatisfação do cliente com a SETIC;
Equipe
Time de Desenvolvimento:
Product Owner: Gezinéia Costa
Scrum Master: Edson Hiraçaka
Analista de negócios: Jônatas Justiniano
Gerente de Processos: Luma Damon
Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira
Cliente: Coordenação de Consignação da Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP-CECON)
Aprovadores do Projeto: Henrique Douglas (Coordenador COGE), Ranon Cavalcante (Coordenador CODE), Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente).
Público alvo
Servidores SEGEP-CECON, Consignatárias e Servidores Públicos.
Grupos de entregas
Planejamento do Projeto:
Mapeamento e Otimização dos Fluxos:
Desenvolvimento das melhorias:
Indicadores
Valor de custo do projeto:
Valor de mercado: R$ -
Valor de economia para o Estado: R$ -
Processos SEI:
2. Mapa de Stakeholders
3. Plano de Comunicação do Projeto
4. Matriz de Risco
5. Matriz RACI
A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.
A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.
Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?
Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.
Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.
Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).
Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.
Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Mar Mediterrâneo.
A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!
7. Mapeamento de Processos
7.1 Objetivo
O mapeamento visa dar suporte a automação das atividades liberação de margem, fechamento e baixa no sitema de Consignação, de forma a remover fluxos com lacunas e gargalos que possam tornar-se engessados, demasiadamente é burocrático ou indo de encontro à Lei do Governo Digital e à desburocratização de serviços públicos. São objetivos específico: automatizar a liberação de margem consignável, agendamento de baixas, fechamento mensal e integrações Governa x Consignação e vice-versa.
7.2 Metodologia
Para este estudo foram utilizadas as seguintes metodologias e ferramentas para auxiliar nas análises e melhoria dos processos.
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Pesquisa Exploratória: levantamento bibliográfico e entrevista in loco com a identificação das problemáticas.
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Plano de Trabalho: reunião de priorização com o cliente.
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Levantamento das atividades e normas/ legislação: leitura e estudo.
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Identificação dos Elementos do processo: Por meio do 5W2H, que é uma técnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da análise e melhoria de processos. O nome da técnica deriva-se de cinco perguntas em inglês: Who (Quem), Where (Onde), Why (Porque), What (O que?), When (Quando), How much (Quanto) and How (Como).
- Declaração do Problema: Ferramenta usada para descrever uma lacuna entre o estado atual e o estado de desempenho desejado. Trata-se de uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. É frequentemente, realizada por meio de reunião possibilitando melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Vide item 7.3.1.
- Modelagem do processo atual: AS-IS - diagrama mostra o fluxo de atividades tal como ocorre hoje usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN). Vide item 7.3.2.
- Proposição de Melhorias: TO-BE - diagrama mostra o fluxo de atividades revisado e como deve ocorrer usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN). Vide item 7.3.3.
7.3 Processamento das Consignações na Folha de Pagamento GSIP/CECON
7.3.1 Declaração do Problema
No dia 02 de fevereiro de 2023, reuniram-se o Analista de Processo Jônatas Lima, Scrum Master Isis Maria Veloso e a Product Owner Gezinéia Costa com toda a equipe da CECON - Coordenadoria Estadual de Consignação, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema, no processo de Análise Crítica das averbações de consignação.
Abaixo está descrito o problema coletado:
O Problema |
Além do trabalho manual, hoje a troca de informações com dados pessoais, funcionais e financeiros de servidores é feita via email. Por fim, os arquivos que contém muitas informações tornando-o grande demasiadamente. |
Afeta |
A Coordenaria Estadual de Consignação - CECON e a Gerência de Supervisão de Pagamentos - GSUP. |
Cujo impacto é |
Para os servidores da Coordenadoria Estadual de Consignações - CECON e a Gerência de Supervisão de Pagamento (SEGEP-GSUP) o principal impacto é o tempo já que eles dispendem muito esforço na exportação, importação e tratamento de dados, informações e arquivos. Para os sistemas de Consignação e Governa, dado o tamanho dos arquivos, é exigido muito processamento que pode levar muito tempo e, havendo falhas, poderá gerar prejuízo em retrabalho e até mesmo financeiro, se não detectado a tempo. Para os titulares dos dados pessoais (servidores) o maior impacto seria o vazamento de seus dados. |
Uma solução bem sucedida |
Integrar ambos os sistemas, de forma que os dados não trafeguem fora da rede de dados do Estado de Rondônia, e automatizar algumas ativvidades tal como liberação de margem, fechamento e agendamento de baixa, que são feitas de forma manual devido a necessidade de gerar arquivos e datas específicas. |
7.3.2 AS IS
A redigir.
Link para o diagrama: a publicar
7.3.3 TO BE
A redigir.
Link para o diagrama: a publicar
8. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto
Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.
01 de fev. 2023
Foi realizado um alinhamento do Gerente de Projetos Eduardo com a Gerente de Processos Luma e o Analista de Negócios Jônatas para discutir o processo de abertura e fechamento das consignaões, em que foi apontado o inicio do processo na liberação de margem para o servidor poder realizar um empréstimo e será finalizado na data de pagamento do servidor, sendo um processo ciclico.