1.1 Projeto de Integração do Consignação com o Governa

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

Consignação

Nome do projeto

Projeto de Integração do Governa com o Consignação

Objetivo do projeto

Integrar funcionalidades do Governa com o Consignação.

Justificativa

O sistema de Consignação é responsabilidade da SEGEP-CECON, e tem um importante impacto na folha de pagamento dos servidores do Estado de Rondônia que possuem empréstimos consignados e cartões de crédito que são vinculados diretamente ao seu pagamento. Seguindo essa linha de raciocínio, quando existem bugs e erros dentro do sistema, isso pode gerar descontos indevidos e até mesmo a falta de descontos, gerando processos judiciais pelos servidores e a insatisfação dos bancos para com o Estado, desmotivando a continuar provendo linhas de crédito aos servidores.

Previsão legal

DECRETO Nº 26.459, DE 15 DE OUTUBRO DE 2021

Lei Complementar n° 701, de 05 de Março de 2013

Lei n° 1.046, de 02 de Janeiro de 1950

Premissas

• Sistema contém muitos bugs;
• Projeto vai acontecer ao mesmo tempo das melhorias do Governa e Perícias;
• Terá um time de desenvolvimento focado no Consignação;
• Testes de qualidade serão feitos rigorosamente;

Restrição

• O sistema não pode quebrar ao subir melhorias para produção;

Requisitos

• Senha fortalecida para segurança do sistema: isso significa que a senha deve expirar a cada x dias e deve conter determinados caracteres.
• O arquivo de desconto que é enviado as consignatárias (empresas que realizam a consignação para o servidor) deve conter o motivo de suspensão do desconto, por exemplo "Atingimento de 30% da subsistência do servidor".
• Na gestão de averbações do Consignação deve conter o motivo de suspensão da verba de forma visível.
• A última parcela do contrato do servidor deve ser quitada de forma automática pelo sistema.

Riscos

• Time não ter capacidade para conseguir desenvolver melhorias em tempos hábeis (superado, pois foi destinado um time para o Consignação).
• As regras de negócios serão definidas de acordo com os fluxos.
  
• Insatisfação do cliente com a SETIC;

Equipe

Time de Desenvolvimento:

Product Owner: Gezinéia Costa

Scrum Master: Edson Hiraçaka

Analista de negócios: Jônatas Justiniano

Gerente de Processos: Luma Damon

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira

Cliente:  Coordenação de Consignação da Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas  (SEGEP-CECON)

Aprovadores do Projeto: Henrique Douglas (Coordenador COGE), Ranon Cavalcante (Coordenador CODE), Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente).

Público alvo

Servidores SEGEP-CECON, Consignatárias e Servidores Públicos.

Grupos de entregas

Planejamento do Projeto:

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento das melhorias: 

Indicadores

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

2. Escopo do Projeto

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Visitação CECON - 20/09/2022

Visita técnica realizada pelo Gerente de Projetos Eduardo Souza, com intuito de levantar escopo para o Projeto Mar Mediterrâneo. Na ocasião o Coordenador da CECON, José Gisbert, relatou alguns pontos que são importantes, sendo eles:

• Considerando que o Decreto 6.386/08, que regulamenta o artigo 45 da Lei nº 8.112/90, fixa em 30% o limite de desconto no salário do servidor da parcela do mútuo consignado em folha de pagamento.
• Quando empréstimos, cartões de crédito, consignados são previstos para ultrapassar o limite de 30%, um valor menor é enviado ao banco, ou não é pago, é dever do Sistema de Consignação é ter opção de colocar o motivo daquela averbação não ter sido paga.
• Quando a verba é sobre cartão de crédito, os motivos não ficam disponíveis para serem selecionados pela CECON e enviado aos respectivos bancos. Os motivos não podem ser colocados pelos usuários do sistema, somente através do banco de dados.
• Existe muito trabalho manual devido a falta de opção de evidenciar o motivo da falta de pagamento de determinada verba, pois a CECON tem que fazer pelo EXCEL.
• Também há um questionamento relevante acerca de rastreamento de IP, de determinado login, pois a CECON não consegue puxar relatórios para fazerem auditorias, até mesmo quando são solicitados pelo banco, conforme processo SEI n° 0031.072852/2022-55.
• A CECON precisa de um cronograma com paradas programadas para o sistema Consignação, para serem feitas manutenções.
• Também existem problemas com a quitação de contrato, pois não são feitos de forma automática, então há casos em que servidores tem valores indevidos descontados da sua folha de pagamento, ou 
• Quando existem pedidos de bugs urgentes, abrem processos no SEI, que demoram dias a serem respondidos.
• 8 processos em média recebido de forma semanal, que impactam diretamente a folha de pagamento.

3. Plano de Comunicação do Projeto

4. Matriz de Risco

5. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Mar Mediterrâneo.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!