1.1 Projeto de Automatização da Análise Crítica das Consignações

Product Owner: Gezinéia CostaCosta.

Scrum Master: 

• Edson Hiraçakaaka; e,
• Isis Maria Veloso.

Analista de negócios: Jônatas JustinianoJustiniano.

Gerente de Processos: Luma DamonDamon.

Gerente de Projetos: Eduardo S. FerreiraFerreira.

Cliente:Clientes:

•  Folha de Pagamento SEGEP (CECON, GSUP, GSIP).

Aprovadores do Projeto:

•  Henrique Douglas (Coordenador COGE),;
• Ranon Cavalcante (Coordenador CODE),;
• Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico); ee,
• Delner Freire (Superintendente).

Público alvo

Servidores SEGEP, Consignatárias e Servidores Públicos.

Indicadores e Critérios de Sucesso do Projeto

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

0070.068207/2022-71

0031.068586/2022-66

0031.074722/2022-57

2. Backlog do Produto

3. Plano de Comunicação do Projeto

4. Mapa de Stakeholders

5. Matriz de Risco

6. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

8. Mapeamento de Processos

8.1 Objetivo

O mapeamento visa dar suporte a automação do das atividades de suspenção de averbações relativas aos descontos de consignações facultativas no sistema de folha de pagamento do executivo (Governa/SIRH), de forma a remover fluxos com lacunas e gargalos que possam tornar-se engessados, demasiadamente é burocrático ou indo de encontro à Lei do Governo Digital e à desburocratização de serviços públicos.

8.2 Metodologia

Para este estudo foram utilizadas as seguintes metodologias e ferramentas para auxiliar nas análises e melhoria dos processos.

• Pesquisa Exploratória: levantamento bibliográfico e entrevista in loco com a identificação das problemáticas. 

• Plano de Trabalho: reunião de priorização com o cliente.

• Levantamento das atividades e normas/ legislação: leitura e estudo.

• Identificação dos Elementos do processo: Por meio do 5W2H, que é uma técnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da análise e melhoria de processos. O nome da técnica deriva-se de cinco perguntas em inglês: Who (Quem), Where (Onde), Why (Porque), What (O que?), When (Quando), How much (Quanto) and How (Como).

• Declaração do Problema: Ferramenta usada para descrever uma lacuna entre o estado atual e o estado de desempenho desejado. Trata-se de uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. É frequentemente, realizada por meio de reunião possibilitando melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Vide item 8.3.1. 
  
• Modelagem do processo atual: AS-IS - diagrama mostra o fluxo de atividades tal como ocorre hoje usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN). Vide item 8.3.2.
• Proposição de Melhorias: TO-BE - diagrama mostra o fluxo de atividades revisado e como deve ocorrer usando a notação de modelagem de gerenciamento de processos de negócio (BPMN). Vide item 8.3.3.

8.3 Suspensão de Averbação na Análise Crítica

8.3.1 Declaração do Problema

No dia 10 de janeiro de 2023, reuniram-se o Analista de Processo Jônatas Lima e  a Product Owner Nara Galvão com o Assistente Técnico, servidor Alcides Filho Pereira Santana, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema, no processo de Análise Crítica das averbações de consignação.

Abaixo está descrito o problema coletado:

8.3.2 AS IS

Este processo tem como escopo as suspensões dos descontos de consignações facultativas de que trata o § 3°, art. 8º da Lei Complementar 622 de Julho de 2011, desde o término do cálculo da definitiva até o início do reprocessamento das matrículas cuja averbações de consignações foram suspensas.

 Link para o diagrama: a publicar

8.3.3 TO BE

Este processo tem como escopo as suspensões dos descontos de consignações facultativas de que trata o § 3°, art. 8º da Lei Complementar 622 de Julho de 2011, desde a finalização do cálculo da matrícula até o início do cálculo de outra matrículas. 

Link para o diagrama: https://processos.sistemas.ro.gov.br/setic/governa/#list

9. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto

Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.

20 de dez. 2022

1. Foi realizado a reunião de priorização do backlog dos sistemas Consignação e Governa, em que se obteve a seguinte prorização de demandas:
   - A primeira prioridade é o motivo de suspensão visível na gestão das averbações;
   - Análise crítica de forma automatizada;

Documento Sei: Ata de Reunião 0034547738

27 de jan. 2023

1. Foi realizado a Review do mapeamento do processo da tarefa da análise crítica das consignações em que houve o comparecimento do Gerente de Projetos Eduardo, Gerente de Processos Luma, Product Owner Gezinéia, Analista de Processos Jonatas, e os clientes José Gisbert e Alcides. Durante a review foi apresentado o processo e o procedimento que será refletido na funcionalidade dentro do sistema. O mapeamento do processo foi aprovado com êxito.
2. Também foi discutido sobre a funcionalidade de baixa automática das parcelas que findam contrato, que não foi possível realizar os testes em ambiente de treinamento, ficando acordado de ser realizado junto com a SETIC, no dia 30 de jan. 2023, a partir das 09h:00.

30 de jan. 2023 

1. Em reunião de alinhamento interno o Gerente de Projetos Eduardo apresentou o status dos projetos do consignação e foi discutido o backlog dos mapeamos de processos com o Coordenador da COGE Henrique Douglas, em que foi definido que a melhor alternativa é mapear a tarefa do processo que interessa o cliente, a exemplo da "Análise Crítica" que faz parte um processo maior, a fim de atender as necessidades do cliente e entregar valor de forma rápida e incrimental seguindo os princípios do agile.
2. Em relação a funcionalidade de baixa automática das parcelas foi acordado ,na sexta-feira (27/01/23) com o cliente José Gisbert, a testagem em ambiente de treinamento para autorização de implementaçào em ambiente de produção da funcionalidade, a ser realizada no dia 30/01/23 às 9h:00. Entretanto, houve backup no sistema e não seria possível fazer o teste de maneira consistente, dessa forma foi optado de ser realizado 12h:00 junto ao José, entretanto o mesmo não compareceu no referido horário.