2.1 Projeto de Automatização da Análise Crítica das Consignações

1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome do produto

ConsignaçãoGoverna

Nome do projeto

Projeto Pilotode Automatização da Análise Crítica das Consignações

Objetivo do projeto

EsseAutomatizar projetoa pilotofuncionalidade subsidiade outrosAnálise projetos que irão trabalhar melhoriascrítica do Consignaçãsistema Governa até 31 de Março parade corrigir bugs e criar novas funcionalidades no sistema Consignação.2023.

Justificativa

OA análise crítica é o momento em que o sistema deve detectar os descontos de Consignação é responsabilidade da SEGEP-CECON, e tem um importante impactoconsignações na folha de pagamento do servidor e fazer a validação se eles não estão passando dos servidores30% de subsistência (não devem ser afetados de acordo com a Lei n° 1.046/1950). Caso as averbações das consignações estejam ultrapassando aquela margem o sistema deve retirar algumas averbações para não afetar a subsistência do Estado de Rondônia que possuem empréstimos consignados e cartões de crédito que são vinculados diretamente ao seu pagamento. Seguindo essa linha de raciocínio, quando existem bugs e erros dentro do sistema, isso pode gerar descontos indevidos e até mesmo a falta de descontos, gerando processos judiciais pelos servidores e a insatisfação dos bancos para com o Estado, desmotivando a continuar provendo linhas de crédito aos servidores.servidor.

Previsão legal

DECRETO Nº 26.459, DE 15 DE OUTUBRO DE 2021

DECRETO N° 15654 , DE 27 DE JANEIRO DE 2011

Lei Complementar n° 701, de 05 de Março de 2013

Lei n° 1.046, de 02 de Janeiro de 1950

Premissas

• SistemaA contémanálise muitoscrítica bugs;sendo automatizada reduzirá o trabalho manual feito pelos servidores da SEGEP.
• ProjetoA vaianálise acontecercrítica aofaz mesmoparte tempo das melhorias do Governa e Perícias;
• Teráde um timefluxo maior dentro da Folha de desenvolvimentoPagamento focadoda no Consignação;
• Testes de qualidade serão feitos rigorosamente;SEGEP.

Restrição

• O sistema não pode quebrar ao subir melhorias para produção;

Requisitos

• SenhaDeve fortalecidaser realizado o mapeamento e redesenho do processo de automatização da análise crítica para segurançaidentificar atores, início e término do sistema:fluxo; isso
significa
• A automatização da análise deve apontar os servidores que a senha deve expirar a cada x dias e deve conter determinados caracteres.
• O arquivo de desconto que é enviado as consignatárias (empresas que realizam a consignaçãestão paracom o servidor) deve conter o motivo de suspensão do desconto, por exemplo "Atingimento deos 30% dade subsistência do servidor".afetados;
• NaApós gestãa identificação dos servidores, a SEGEP-GSUP pode executar a remoção de averbaçõeses, do Consignação deve conter o motivo de suspensão da verba de forma visível.
• A última parcela do contrato do servidorque deve ser quitadaautomatizada e retirando na ordem:
  1. Contrato mais recente contraído pelo servidor.
  2. Cartão de formacrédito
  3.
  4.
  5.
  6. automática pelo sistema.
  7.
  

Riscos

• Time não ter capacidade para conseguir desenvolver melhorias em tempos hábeis (superado, pois foi destinado um time para o Consignação).
• As regras de negócios serãnão estarem definidas deem acordosua com os fluxos.totalidade;
  
• Insatisfação do cliente com a SETIC;

Equipe

TimeDesenvolvedor: Diego Gonçalves de Desenvolvimento:Almeida

Avila dos Mendes

Product Owner: GezinéiaJulien CostaMartins

Scrum Master: Edson Hiraçaka

Analista de negócios: Jônatas Justiniano

Gerente de Processos: Luma Damon

Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira

Cliente:  CoordenaçãoFolha de ConsignaçãoPagamento da Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas SEGEP (SEGEP-CECON)CECON, GSUP, GSIP)

Aprovadores do Projeto: Henrique Douglas (Coordenador COGE), Ranon Cavalcante (Coordenador CODE), Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente).

Público alvo

Servidores SEGEP-CECON,SEGEP, Consignatárias e Servidores Públicos.

Grupos de entregas

Planejamento do Projeto:

Mapeamento e Otimização dos Fluxos:

Desenvolvimento das melhorias: 

Indicadores

Valor de custo do projeto: 

Valor de mercado: R$ -

Valor de economia para o Estado: R$ -

Processos SEI:

 

2. Escopo do Projeto

Nessa primeira imagem é relatado a ferramenta Voz do Cliente (VOC), para detecção dos problemas informados pelos clientes de forma interativa através da plataforma do Google Jamboard, na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias. 

O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.

A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicada com a SEGP-DESP, para que explanassem suas dores no processo do ciclo do sangue.

Conforme a imagem a seguir, foram relatados pelos clientes as seguintes dores:

Visitação CECON - 20/09/2022

Visita técnica realizada pelo Gerente de Projetos Eduardo Souza, com intuito de levantar escopo para o Projeto Mar Mediterrâneo. Na ocasião o Coordenador da CECON, José Gisbert, relatou alguns pontos que são importantes, sendo eles:

• Considerando que o Decreto 6.386/08, que regulamenta o artigo 45 da Lei nº 8.112/90, fixa em 30% o limite de desconto no salário do servidor da parcela do mútuo consignado em folha de pagamento.
• Quando empréstimos, cartões de crédito, consignados são previstos para ultrapassar o limite de 30%, um valor menor é enviado ao banco, ou não é pago, é dever do Sistema de Consignação é ter opção de colocar o motivo daquela averbação não ter sido paga.
• Quando a verba é sobre cartão de crédito, os motivos não ficam disponíveis para serem selecionados pela CECON e enviado aos respectivos bancos. Os motivos não podem ser colocados pelos usuários do sistema, somente através do banco de dados.
• Existe muito trabalho manual devido a falta de opção de evidenciar o motivo da falta de pagamento de determinada verba, pois a CECON tem que fazer pelo EXCEL.
• Também há um questionamento relevante acerca de rastreamento de IP, de determinado login, pois a CECON não consegue puxar relatórios para fazerem auditorias, até mesmo quando são solicitados pelo banco, conforme processo SEI n° 0031.072852/2022-55.
• A CECON precisa de um cronograma com paradas programadas para o sistema Consignação, para serem feitas manutenções.
• Também existem problemas com a quitação de contrato, pois não são feitos de forma automática, então há casos em que servidores tem valores indevidos descontados da sua folha de pagamento, ou 
• Quando existem pedidos de bugs urgentes, abrem processos no SEI, que demoram dias a serem respondidos.
• 8 processos em média recebido de forma semanal, que impactam diretamente a folha de pagamento.

3. Plano de Comunicação do Projeto

4.3. Matriz de Risco

5.4. Matriz RACI

A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

Quais os papéis-chave envolvidos na Matriz RACI?

Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Abaixo pode ser consultado a MATRIZ RACI do Projeto Mar Mediterrâneo.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!