Mapeamento dos Processos

Projeto Fhemeron - Elaboração de Declarações para doadores pela Plataforma Salve Vidas..pdfSuperintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação		Última Alteração	Versão
Time:	Darks Souls
Cliente:	Ana Carolina Gonzaga de Melo (Técnica do Hemocentro Coordenador)	16/06/2021	1.0
Product Owner:	Henrique Douglas de Araújo Freire Costa	16/06/2021	1.0
Product Owner:	Giseli Vieira Caires	12/11/2021	1.1
Product Owner:	Ádila Cristina Lima Lopes	24/11/2021	1.2
Product Owner:	Luma Damon de Oliveira Melo	20/05/2022	1.3

Através dos links abaixo é possível acessar os processos otimizados com as melhorias idealizadas, referente ao Sistema Integrado de Hemorrede do Estado de Rondônia - SIHRO

https://processos.sistemas.ro.gov.br/sesau/gestao_de_doadores/#diagram/40a9f894-eefd-4f9b-80f2-23255ddb5bcdhttps://processos.sistemas.ro.gov.br/sesau/gestao_de_doadores/#diagram/40a9f894-eefd-4f9b-80f2-23255ddb5bcd

Convocação dos Doadores;
Recepção de Doadores;
Triagem Clínica;
Coleta Interna;
Processamento do Ciclo do Sangue;
Distribuição de Hemocomponentes;
Crioprecipitado;
Fracionamento de Hemocomponentes;
Plaquetas Filtradas e Pool de Plaquetas;
Pool de Plaquetas Filtradas;
Reconstituição do Sangue;
Hemácias Filtradas;
Hemácias Lavadas;
Soroteca;
Sorologia;
Microscopia;
Imuno Doador;
Imuno Receptor.

https://processos.sistemas.ro.gov.br/sesau/gestao_de_doadores_v2/#diagram/3a8724b3-7eb4-4186-90f8-2dabba07c537

Recebimento de Hemocomponentes;
Processamento da Bolsa de Sangue Total - Coleta Externa;
Coleta Externa de Bolsa de Sangue Total - Coleta Externa;
Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas;
Processamento da Bolsa de Sangue Total do Interior;
Realização do Exame de Hemograma;
Análise da Bolsa de Aférese de Plaquetas;
Análise de Bolsa do Procedimento de Hemácias Lavadas;
Análise da Qualidade do Hemocomponente Crioprecipitado - Capital
Análise da Qualidade do Hemocomponente de Concentrado de Plaquetas - Capital
Análises da Qualidade dos Hemocomponentes de Concentrado de Hemácias e Concentrado de Hemácias Filtradas - Capital
Análise do Hemocomponente Plasma Fresco Congelado - Capital
Análise dos Hemocomponentes do Interior

LISTA DE SIGLAS:

VOC - Voz do Cliente

SIPOC - Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers

ÍNDICE:

1. SIPOC - Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue

2. VOC - Voz do cliente

2.1. VOC - Processamento da Bolsa de Sangue Total(ST)

3. Declaração do Problema

3.1-Processamento do crioprecipitado

3.2-Processamento da Plaquetas filtradas e Pool de plaquetas

4. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

4.1- Painel de Dores

4.2- Painel de Ideação

4.3- Redesenho com as melhorias idealizadas do Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores (Recepção e Pré-Triagem)

4.4- Painel de dores Triagem Clínica

4.5- Painel de Ideação Triagem Clínica

5. SIPOC - Gestão da Coleta de Sangue

5.1- Painel de dores Coleta de Sangue

5.2 - Painel de Ideação Coleta de Sangue

6. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Laboratório

6.1- Painel de dores: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

6.1.1 - Painel de ideação: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

6.2 - Painel de dores: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)

6.2.2 - Painel de ideação: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)

6.3 - Painel de Dores: Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)

6.3.1 - Painel de Ideação: Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)

7. Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue

7.1 - Painel de Dores: Distribuição de hemocomponentes (Processamento)

7.1.1 - Painel de Ideação: Distribuição de hemocomponentes (Processamento)

7.2 Painel de Dores: Reconstituição do Sangue (Processamento)

7.2.1 Painel de Ideação: Reconstituição do Sangue (Processamento)

7.3 Painel de Dores: Reconstituição do Sangue (Processamento)

7.3.1 Painel de Ideação: Reconstituição do Sangue (Processamento)

7.4 Painel de Dores: Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.4.1 Painel de Ideação: Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.5 Painel de Dores: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.5.1 Painel de Ideação: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.6 - Processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas

7.6.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

7.7 - Processamento da Bolsa de Sangue do Interior

7.7.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

8. Macroprocesso Gestão de Serviço Social

8.1 - Painel de Dores: Serviço Social (Convocação de Doadores)

8.2 - Painel de Ideação: Serviço Social (Convocação de Doadores)

9. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Serviço Social

9.1.1 Elaboração de Declaração para Doadores

9.1.1.1 Painel de dores x Painel de Ideação do Processo x Diagrama de Ishikawa

9.1. 2 Captação de Doadores Interno

9.1.2.2 Declaração do Problema

9.1.3 Captação de Doadores Externo

9.1.3.3 Declaração do Problema

10. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

10.1 - Painel de dores: Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)

10.2 - Painel de Ideação: Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)

10.3 - Painel de ideação: Recebimento de Hemocomponentes (Processamento)

10.4. Disponibilização das amostras de Plasma Fresco Congelado (PFC) (Processamento)

10.4.1. Declaração do Problema

11. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Atendimento Especializado

12. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Transfusão de Sangue

13. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão de Laboratório

13.1 Controle de Qualidade

13.1.1 Processo de Realização de Exame de Hemograma

13.1.1.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

13.1.2 Analisar bolsa de hemocomponentes - Aférese

13.1.2.2 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

13.1.3 Análise de Bolsa de Procedimento de Hemácias Lavadas

13.1.3.3 Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

13.1.4 Análises da Qualidade dos Hemocomponentes do Concentrado de Hemácias, Concentrado de Hemácias Filtradas e Concentrado de Plaquetas

13.1.4.4 Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

13.1.5 Análise de Qualidade do Hemocomponente de Plasma Fresco Congelado

13.1.5.1 Declaração do Problema

13.1.6 Análise de Qualidade do Hemocomponente Crioprecipitado (CRIO) - Capital

13.1.6.1 Declaração do Problema

13.1.7 Análise de Qualidade dos Hemocomponentes do Interior

13.1.7.1 Declaração do Problema

14. SIPOC - Macroprocesso de Gestão da Qualidade

15. FONTES

1. SIPOC - Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização.

No dia 15/06/2021, foi realizada uma reunião via Google Meet juntamente a equipe da Fhemeron com a finalidade de identificar os processos do macroprocesso Gestão de Bolsa de Sangue. Para descrever os macroprocessos foi utilizada a ferramenta de gestão SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). O uso desta ferramenta possibilitou o time de negócios elencar os fluxos mais relevantes para priorização do mapeamento dos processos.

De acordo com Netto (2004, p. 2), a gestão por macroprocessos,

...contempla uma coleção de atividades controladas e interligadas que tomam uma ou mais entradas, utilizam recursos e criam uma saída que agregue valor ao cliente, tendo por objetivo básico, permitir que a organização forneça valor aos seus clientes, estabelecendo objetivos e metas e monitorando o seu desempenho. Tal visão também traria os benefícios de propiciar maior integração da instituição e provocar mudanças organizacionais que direcionem a um mais alto nível de desempenho.

Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

Obs.: Em paralelo ao envio das amostras de sangue para sorologia e Imunohematologia para realização de testes de Hemocomponentes é enviada a bolsa de sangue para o setor de processamento.

2. VOC - Voz do Cliente

2.1. VOC - Processamento da Bolsa de Sangue Total(ST)

A ferramenta VOC tem como objetivo facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, sempre sob o ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente. Para entendermos as necessidades do cliente referente a este processo, o time realizou a aplicação da ferramenta VOC através da metodologia de fontes ativas de informação, na unidade da Fhemeron Coordenação no dia 23/06/2021.

Necessidade de contratação de técnicos especializados (Ex:1 Biomédico,2 Técnicos.);
Sistema obsoleto/Falho, pois Hemovida desatualizado (Não possui interfaceamento com os equipamentos);
Necessidade de saber o status das amostras da sorologia, pois o setor não possui acesso as informações (lista) do GSM NAT;
Registro do Pré- Estoque manual (Formulário Físico);
Man. corretiva indolente dos equipamentos (Ex: Centrifuga, Extrator);
Instalação elétrica antiga;
Espaço físico pequeno;
Necessidade de mais 1 extrator;
Necessidade de mais 1 Centrifuga.

3-Declaração do problema

Com o intuito de identificar os problemas enfrentados pelo setor de Processamento relacionado as atividades dos hemocomponente Crioprecipado e Pool, foi aplicada a ferramenta Declaração do Problema, na qual tem como o objetivo coletar o problema ou a visão e declarar a necessidade do projeto. A ferramenta identifica as principais partes interessadas que serão impactadas nos problemas coletados e descreve brevemente o impacto positivo que, ao atender à necessidade do projeto, a mesma terá sobre aquelas partes interessadas.

3.1-Processamento do crioprecipitado

O crioprecipitado (CRIO) é uma fonte concentrada de algumas proteínas plasmáticas que são insolúveis à temperatura de 1°C a 6°C. É preparado descongelando-se uma unidade de plasma fresco congelado à temperatura de 1°C a 6°C. Depois de descongelado, o plasma sobrenadante é removido deixando-se na bolsa a proteína precipitada e 10-15ml deste plasma. Este material é então recongelado no período de 1 hora e tem validade de 1 ano.

Para aplicar a ferramenta Declaração do Problema, foi necessário reunir in loco com a biomédica responsável Kelly Régia, para coletar as informações pertinentes ao processo.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

Declaração do problema
O problema	Não cadastrar o Crio quando o plasma já está cadastrado (plasma do pré-estoque)
Afeta	Processamento que precisa excluir o plasma do sistema - Estatística que geram relatórios com informações errôneas
Cujo impacto é	Perde-se a informação do plasma excluído no processamento e a informação real da produção dos hemocomponentes. Retrabalho.
Uma solução bem sucedida	Possibilidade de cadastrar o Crio no dia do processamento, sem a necessidade de excluir o plasma produzido

Declaração do problema
O problema	Registro do expurgo do Plasma isento de crio somente no caderno
Afeta	Processamento que necessita da informação do expurgo no sistema. Estatística geram relatórios com informações não confiáveis
Cujo o impacto é	Pode haver erros devido ao procedimento ser feito manualmente, além de não gerar dados fidedignos para a estatística, impactando na captação de doadores.
Uma solução bem sucedida	Registro do Plasma isento de crio (PIC) no expurgo ser feito no sistema

Declaração do problema
O problema	Plasma continua constando no estoque (sistema) apesar de já ter sido expurgado após o processamento do Crio
Afeta	O Processamento não sabe se realmente o plasma (físico) consta no estoque.
Cujo o impacto é	Estoque não gera informações confiáveis ao solicitarem o hemocomponente (pois já foi expurgado, porém consta no sistema)
Uma solução bem sucedida	Depois do processamento do Crio, o plasma ser excluído do estoque.

Declaração do problema
O problema	O Crio consta no sistema com a data que foi feita a doação e não com a data que foi processado
Afeta	Processamento que consultam manualmente a data do processamento do Crio - Estatística que geram relatórios com informações errôneas
Cujo impacto é	Processamento - Retrabalho para consultar as informações Estatística - Não reproduz realmente o cenário do processamento
Uma solução bem sucedida	Opção de inserir a data do processamento do Crio

3.2-Processamento da Plaquetas filtradas e Pool de plaquetas

O Pool de plaquetas é obtido pela união, em sistema fechado, de 4 a 5 unidades de concentrado de plaquetas obtidas a partir de sangue total. O volume de 01 pool varia de 200-250 ml. Seu conteúdo plaquetário é igual ou superior a 5,5x1010 plaquetas para cada unidade formadora do pool.

Plaquetas filtradas é o concentrado de plaquetas das quais foram retirados, por filtração, mais de 99,9% dos leucócitos originalmente presentes nos componentes. É indicado nas prevenções de complicações relacionadas à transfusão de hemocomponentes alogênicos devido à exposição do receptor aos leucócitos do doador.

Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:

Declaração do problema
O problema	Sistema não gera o número da bolsa do pool.
Afeta	Processamento que gera manualmente o código da bolsa de Pool.
Cujo impacto é	Gera retrabalho e por ser manual a geração do código pode haver erro (duplicidade do código) quando for buscar informações sobre a bolsa de Pool.
Uma solução bem sucedida	sistema gerar o código da bolsa de pool (automático).

Declaração do problema
O problema	Bolsa de plaquetas continuarem constando no estoque apesar de já ter ocorrido a modificação da bolsa (filtragem de plaquetas/pool de plaquetas).
Afeta	O Processamento não sabe se realmente o concentrado de plaquetas (físico) consta no estoque.
Cujo impacto é	Estoque não gera informações confiáveis ao solicitarem o hemocomponente (pois já foi distribuído).
Uma solução bem sucedida	Dar baixa no sistema (estoque) quando ocorrer esses procedimentos

Declaração do problema
O problema	O sistema não mantém o registro da 6ª (sexta) bolsa de plaquetas para elaboração do pool.
Afeta	O processamento, pois é necessário realizar todo o registro do processo hemocomponentes no carderno e afeta também a agência transfusional, pois no caso de uma retrovigilância não terão todos as informações de rastreabilidade da bolsa.
Cujo impacto é	Gera retrabalho no processo de registro dos hemocomponentes e perda as informações de rastreabilidade da bolsa.
Uma solução bem sucedida	O sistema permitir o registro de bolsas, sem restrições de quantidades e o rótulo sair com as informações de todas as bolsas utilizadas para o pool.

Declaração do problema
O problema	Não mantém o histórico da bolsa quando vem da agência transfusional.
Afeta	O processamento e a Agência Transfusional, pois não mantém informações fidedignas da movimentação da bolsa.
Cujo impacto é	Retrabalho na busca da rastreabilidade da bolsa, pois é necessário folhear os cadernos de registros para obter as informações necessárias.
Uma solução bem sucedida	O sistema manter todas as informações de rastreabilidade da bolsa.

Declaração do problema
O problema	Destino da bolsa fica disponível somente no caderno.
Afeta	Processamento que precisa registrar o destino no caderno
Cujo impacto é	Consultar manualmente as informações do procedimento e gera retrabalho por perder dados já inseridos no sistema
Uma solução bem sucedida	Destino da bolsa ficar registrado no sistema

4. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

No dia 13/09/2021 o time de Negócio Dark Souls juntamente com a PO de desenvolvimento Maria Luíza (time Guardiões) foram à Fhemeron para aplicação da ferramenta SIPOC, com o intuito de compreender claramente as principais etapas do processo e outros pontos importantes que o compõem, como seu escopo, ponto de partida e ponto final e suas atividades. Vale ressaltar que os processos que constam na ferramenta estão em níveis de atividades.

Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores

Obs: Na realização da triagem clínica se houver alguma intercorrência com o doador, o mesmo irá ser encaminhado ao médico para verificar se está apto para a doação.

4.1- Painel de Dores

Recepção e Pré-Triagem

4.2- Painel de Ideação

O Painel de Ideação é uma ferramenta utilizada para levantar ideias de melhorias a partir do conjunto priorizado de dores do processo, considerando a aplicação de uma dinâmica estruturada, promovendo a criatividade dos envolvidos. A ferramenta foi aplicada e validada no setor de recepção, pré-triagem e concomitantemente com a Médica Coordenadora Técnica Ana Carolina, conforme demonstrado abaixo:

Recepção e Pré-Triagem

4.3- Redesenho com as melhorias idealizadas do Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores (Recepção e Pré-Triagem)

Recepção e Pré-Triagem

4.4- Painel de dores Triagem Clínica

Triagem Clínica

4.5- Painel de Ideação Triagem Clínica

Triagem Clínica

5. SIPOC - Gestão da Coleta de Sangue

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 21/09/2021, no setor de coleta da Fhemeron, com o auxílio da Gerente de Enfermagem Maria Irenir de Sousa, com o intuito de conhecer o processo de Gestão da Coleta de Sangue, visto que, até o momento não se conhecia suas interfaces e interações. SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) é uma técnica que descreve a sequência “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente” usada para verificar se as entradas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores, bem como se as saídas do processo correspondem às entradas esperadas pelos processos seguintes”

A sigla SIPOC vem das seguintes palavras em inglês: suppliers, inputs, process, outputs e customers.

Em português, o significado de SIPOC seria: fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.

Para você entender isso ainda melhor, confira o que cada uma dessas palavras designa em um processo:

Saídas do processo (outputs): As saídas são os resultados de um processo, aquilo que um cliente espera receber. Por exemplo: um produto, um e-mail ou um formulário preenchido.
Clientes do processo (customers): Como mostramos acima, as saídas de um processo precisam ser entregues a alguém. Podem ser pessoas, departamentos, outro processo da organização, um órgão de fiscalização, outras empresas ou clientes externos do negócio.
Entradas do processo (inputs): São aqueles elementos necessários para que o processo aconteça. Para que um relatório seja criado, é preciso receber informações, por meio do preenchimento de um formulário, por exemplo. As entradas dos processos podem ser dados, materiais, recursos, colaboradores, entre muitas outras.
Fornecedores do processo (suppliers): Todas as entradas têm uma origem. Quais são essas origens das entradas? Podem ser pessoas, departamentos, empresas ou outros processos, por exemplo.
O Processo (process): Trata-se do fluxo de tarefas que estão sendo mapeadas. Na matriz SIPOC, cada etapa do processo será indicada e, além disso, é necessário dar um nome ao processo. A dica é que o nome de um processo deve ser composto de duas partes: um verbo no infinitivo mais um complemento que o qualifica, por exemplo: Fazer a Expedição das Mercadorias

Setor de coleta de sangue:

5.1- Painel de dores Coleta de Sangue

Setor de coleta de sangue:

5.2 - Painel de Ideação Coleta de Sangue

Setor de coleta de sangue:

6. SIPOC - Macroprocesso Gestão de Laboratório

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 01/10/2021, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Laboratório. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

Gestão de Laboratório

6.1- Painel de dores: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

Laboratório de Imunohematologia Imuno-Doador

6.1.1 - Painel de ideação: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)

Laboratório de Imunohematologia Imuno-Doador

6.2 - Painel de dores: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)

Laboratório de Imunohematologia Imuno-Receptor

6.2.2 - Painel de ideação: Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)

Laboratório de Imunohematologia Imuno-Receptor

6.3 - Painel de Dores: Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)

Laboratório de Sorologia e GSM-NAT

6.3.1 - Painel de Ideação: Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)

Laboratório de Sorologia e GSM-NAT

7. Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue

7.1 - Painel de Dores: Distribuição de Hemocomponentes (Processamento)

7.1.1 - Painel de Ideação: Distribuição de hemocomponentes (Processamento)

7.2 - Painel de dores: Fracionar Hemocomponentes (Processamento)

7.2.1 Painel de Ideação- Fracionar Hemocomponentes

7.3 Painel de Dores: Reconstituição do Sangue (Processamento)

7.3.1 Painel de Ideação: Reconstituição do Sangue (Processamento)

7.4 Painel de Dores: Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.4.1 Painel de Ideação: Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.5 Painel de Dores: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.5.1 Painel de Ideação: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

7.6 - Processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas

Na Fhemeron, para coletar a doação de plaquetas é utilizado o procedimento especial chamado aférese. Durante o procedimento ocorre a separação de componentes do sangue por centrifugação, usando equipamentos automatizados. Para coletar sangue de um doador, a máquina separa apenas as plaquetas e o sangue retorna ao corpo do doador pelo mesmo acesso venoso. A bolsa coletada equivale a 6-8 unidades de concentrado de plaquetas comuns ou 1 bolsa de pool de concentrado de plaquetas. Com isso, uma única bolsa consegue resolver a situação do paciente, que por exemplo necessite transfundir mais de uma bolsa de concentrado de plaquetas.

7.6.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

Com o intuito de compreender e mapear o processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas, no dia 18/04/2022 o time se reuniu com a biomédica responsável pelo setor de Processamento, Kelly Régia. Após entendimento do processo, foi aplicada a ferramenta Painel de Dores para coletar as dores e posterior soluções.

Painel de Dores

Painel de Ideação

7.7 - Processamento da Bolsa de Sangue do Interior

Quando há a necessidade de realizar o processamento da bolsa de sangue do Interior, devido a falhas operacionais que impossibilitam o manuseio das bolsas, é necessário enviá-las à Fhemeron Coordenador para realizar o processamento da mesma e posterior devolução ao Hemocentro correspondente.

7.7.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

Para um melhor mapeamento sobre o processo, no dia 26/04/2022, o time contactou a biomédica Kelly Régia, responsável pelo setor do Processamento da Fhemeron Coordenador. Após reunião presencial, foi possível compreender e coletar as dores inerentes ao processo e desenvolver uma proposta de melhoria ao fluxo mapeado. Abaixo segue a relação da identificação da dor e melhorias idealizadas do processo.

Painel de dores

Painel de Ideação

Painel de Dores: Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa

8. Macroprocesso Gestão de Serviço Social

8.1 - Painel de Dores: Serviço Social (Convocação de Doadores)

Convocação de doadores fenotipados/ Convocação de doadores para 2º amostra

8.1.1 - Painel de Ideação: Serviço Social (Convocação de Doadores)

Convocação de doadores fenotipados/ Convocação de doadores para 2º amostra

9. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Serviço Social

A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 02/12/2021, no setor de serviço social, com a responsável pelo setor, a Assistente Social Maria Luiza Pereira, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Serviço Social. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

Gestão de Serviço Social

9.1.1 Elaboração de Declaração para Doadores

A Elaboração de Declaração para doadores compreende o processo de elaboração de duas Declarações:
- A Declaração de doações é solicitada pelo doador para isenção da taxa de inscrição em concursos;
- A Declaração para folga é emitida para o Servidor do Estado (doador) que após 4 doações ao ano (homens) e 3 doações ao ano (mulheres) possui direito a oito dias de folga, conforme a Lei ordinária nº 3.922, de 17 de outubro de 2016.

9.1.1.1 Painel de dores x Diagrama de Ishikawa x Painel de Ideação do Processo

Na data do dia 01 de julho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Assistente Social Maria Luíza para compreender e coletar as dores do processo de Elaboração de Declaração para Doadores. A reunião possibilitou melhor entendimento das dificuldades enfrentadas, a identificação da causa raiz do problema por meio da análise que viabilizou possíveis soluções para sanar as dores do Processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:

Painel de dores

Diagrama de Ishikawa

Painel de Ideação do Processo

9.1. 2 Captação de Doadores Interno

A captação de Doadores Interno é um processo de captação de doadores que possuem cadastros na FHEMERON. Logo, quando o estoque está baixo o Serviço Social contata as instituições parceiras para mobilizar doadores e os doadores específicos que podem realizar doações para que realizem as doações de reposição de estoque. Caso as doações não sejam suficientes para reposição, o Serviço Social solicita assessoria de comunicação a realização de campanhas, objetivando a captação de doadores.

A convocação de doadores de plaquetas aférese, faz parte do processo de captação de doadores cadastrados. Esses doadores atendem requisitos específicos. Logo, o Serviço Social precisa agendar um horário para que esses doadores sejam atendidos.

9.1.2.2 Declaração do Problema

Na data de 10 de agosto de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o Assistente social Dimarães e a responsável pelo setor de Serviços Social, Maria Luíza, para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Abaixo estão descritos os problemas coletados e as soluções idealizadas:

Declaração do problema
O Problema	O Serviço Social registra os doadores de plaquetas por aférese em um caderno específico.
Afeta	O Serviço social, por precisar procurar no caderno o registro do doador.
Cujo impacto é	A morosidade em localizar o registro do doador.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO possuirá o registro dos doadores de plaquetas por aférese, e o Serviço social conseguirá filtrar somente esses doadores, se necessário.

Declaração do problema
O Problema	O Serviço Social não consegue contatar os muitos doadores que estão no período de realizar uma nova doação.
Afeta	O Serviço Social que precisa procurar o cadastro de cada doador e contabilizar as doações realizadas.
Cujo impacto é	A morosidade em rastrear as informações dos doadores e não conseguir contatar todos os doadores podendo gerar perdas de doações.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO possuirá configurações de mensagem automática para encaminhar ao doador uma notificação (e-mail) lembrando-o da próxima doação. Para doadores que possui cadastro na plataforma Salve Vidas, estes receberão notificações pela plataforma também.

Declaração do problema
O Problema	O Serviço social não consegue filtrar os doadores por tipagem sanguínea.
Afeta	O Serviço Social, que precisa procurar no Hemovida o cadastro do doador.
Cujo impacto é	A morosidade em visualizar ficha por ficha dos doadores para verificar se a tipagem é compatível.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO permitirá que o Serviço Social filtre por tipagem sanguínea os doadores de plaquetas por aféreses, de fenotipado e de hemácias duplas, bem como os demais doadores.

9.1.3 Captação de Doadores Externo

9.1.3.3 Declaração do Problema

10. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue

A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Processamento, no dia 06/12/2021, juntamente com a responsável pelo setor, a biomédica Kelly Régia, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue. Vale salientar-se que a ferramenta já havia sido aplicada anteriormente no setor, porém, com os trabalhos em andamento, o time viu a necessidade de realizar reajustes na ferramenta para uma melhor compreensão do fluxo. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

Gestão da Bolsa de Sangue

10.1 - Painel de dores: Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)

10.1.1 - Painel de Ideação: Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)

10.2 - Painel de dores: Recebimento de Hemocomponentes (Processamento)

10.3 - Painel de ideação: Recebimento de Hemocomponentes (Processamento)

10.4. Disponibilização das amostras de Plasma Fresco Congelado (PFC) Processamento

O plasma fresco congelado (PFC) é um componente do sangue que contém fatores pró-coagulantes, é recomendado que sejam realizadas as análises de pré-congelamento nas amostras presentes dos segmentos das bolsas.

10.4.1. Declaração do Problema

Na data de 27 de Julho do ano de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Biomédica Kelly Gomes, responsável pelo setor de Processamento, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.

Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:

Declaração do problema
O Problema	O Processamento realiza os registros das amostras de PFC (segmento) em cadernos de protocolos.
Afeta	O Processamento, que precisa registrar as amostras em protocolo. E isso, implica na demora em localizar as informações das amostras entregues.
Cujo impacto é	A morosidade em rastrear as informações das amostras registradas nos cadernos de protocolo.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO, na sua distribuição, terá a opção de selecionar a amostra (segmento) da bolsa de PFC a ser disponibilizado ao Controle de Qualidade.

11. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Atendimento Especializado

Nos dias 09 e 14 de dezembro de 2021, foram realizadas reuniões juntamente com a responsável pelo Setor de Atendimento Especializado, a médica Ana Carolina Gonzaga, para a aplicação da ferramenta SIPOC, afim de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Atendimento Especializado. Após a aplicação da ferramenta, foi identificado que somente o processo "Realizar consulta (2ª amostra)" tem como o fornecedor o Doador, no que diz respeito à Gestão do Ciclo do Sangue, os demais processos envolvem pacientes externos que realizam algum tipo de tratamento específico no Hemocentro.

Gestão de Atendimento Especializado

12. SIPOC - Macroprocesso de Gestão de Transfusão de Sangue

A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Agência Transfusional, no dia 06/12/2021, juntamente com a responsável pelo setor, a biomédica Jaqueline da Silva, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Transfusão de Sangue.

Gestão de Transfusão de Sangue

13. SIPOC ATUALIZADO - Macroprocesso de Gestão de Laboratório

No dia 14/12/2021, o time de negócio Darks Souls realizou a aplicação da ferramenta SIPOC em alguns setores que compõe o Macroprocesso de Gestão de Laboratório (Controle de Qualidade, Imunohematologia e Sorologia). Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:

Gestão de Laboratório

13.1 Controle de Qualidade

O setor de Controle de Qualidade é responsável por monitorar e avaliar o processamento do sangue, pois verifica se práticas críticas do processo estão sendo realizadas adequadamente com resultados dentro de faixa aceitável. A portaria 158 de 4 de Fevereiro de 2016 estabelece no anexo VI as especificações necessárias para cada componente sanguíneo e determina que os itens verificados pelo Controle de Qualidade devem apresentar um índice superior a 75% de conformidade.

13.1.1 - Processo de Realização de Exame de Hemograma

Usualmente, os doadores de aférese de plaquetas precisam realizar o exame de hemograma com contagem de plaquetas para checar de forma geral a saúde do doador, pois identifica se o mesmo está apto a realizar a doação.

13.1.1.1 - Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

No dia 3 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos para compreender e coletar as dores do processo. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo de Realização de Exame de Hemograma. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:

Painel de dores

Painel de Ideação

13.1.2 - Analisar bolsa de hemocomponentes - Aférese de plaquetas

As bolsas de hemocomponentes aférese de plaquetas devem ser submetidas a uma análise, pois necessita verificar se estas estão seguindo os parâmetros preconizados de qualidade prevista em legislação, como por exemplo na PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016 e RESOLUÇÃO - RDC N° 34, DE 11 DE JUNHO DE 2014.

13.1.2.1 - Painel de dores x Painel de Ideação de Aférese de plaquetas

Na data do dia 9 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com os técnicos de laboratório Thiago Brasil e Gustavo, para compreender e coletar as dores do procedimento de análise. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do procedimento de analisar bolsa de hemocomponentes aférese de plaquetas. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:

Painel de dores

Painel de ideação

13.1.3 Análise de Bolsa de Procedimento de Hemácias Lavadas

Após a lavagem da bolsa de hemácias no setor de Processamento, uma amostra é encaminhada para o setor de Controle de Qualidade, a fim de analisar se a proporção de hemácias, hemoglobinas livres e proteínas totais na bolsa de Hemácias Lavadas estão dentro dos padrões de qualidade exigido pela PORTARIA Nº 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016, visto que é necessário passar por essa análise para evitar reações transfusionais.

13.1.3.3 Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

Em 23 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos responsável pelo setor de Controle de Qualidade, a fim de compreender e coletar as dores do processo de Análise de Bolsa de Hemácias Lavadas. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Abaixo estão descritas as dores coletadas e as soluções idealizadas:

Painel de dores

Painel de ideação

13.1.4 Análises da Qualidade dos Hemocomponentes do Concentrado de Hemácias, Concentrado de Hemácias Filtradas e Concentrado de Plaquetas

As bolsas de hemocomponentes Concentrado de Plaquetas - CP, Concentrado de Hemácias - CH é Concentrado de Hemácias Filtradas - CHF devem ser submetidas as análises a fim de verificar a qualidade dos componentes sanguíneos, conforme previsto em legislação, PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.

13.1.4.4 Painel de dores x Painel de Ideação do Processo

Em 08 de junho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos responsável pelo setor de Controle de Qualidade e o técnico de laboratório Thiago Brasil a fim de compreender e coletar as dores dos processos de Análise do CP, CH e CHF. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Abaixo, estão descritas as dores coletadas e as soluções idealizadas:

Painel de dores

Painel de ideação

13.1.5 Análise de Qualidade dos Hemocomponente de Plasma Fresco Congelado

O plasma fresco congelado (PFC) é um componente do sangue que contém fatores pró-coagulantes, é recomendado que realize avaliação na bolsa, a fim de verificar a qualidade dos hemocomponentes coletados, conforme previsto em legislação, PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.

13.1.5.1 Declaração do Problema

Na data de 22 de junho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:

Declaração do Problema
O problema	O sistema Hemovida não possui campo para registrar o resultado das análises realizadas no hemocomponente plasma fresco congelado.
Afeta	O Controle de Qualidade que registra em Excel e Word e o Processamento que não possui acessibilidade as informações.
Cujo impacto é	O retrabalho para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes e aos outros setores, a falta de acessibilidade das informações.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações podendo registrar o resultado das análises e permitirá que outros setores tenham acesso a esses resultados.

13.1.6 Análise de Qualidade do Hemocomponente Crioprecipitado (CRIO) - Capital

O CRIO é a "fração de plasma insolúvel em frio, contendo glicoproteínas de alto peso molecular, principalmente fator VIII, fator de von Willebrand, fator XIII e fibrinogênio". Os Hemocentros devem realizar controle de qualidade sistemático dos hemocomponentes produzidos, a fim de avaliar a possibilidade de contaminação microbiológica dos componentes sanguíneos, conforme previsto PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.

13.1.6.1 Declaração do Problema

Na data de 11 de julho de 2022, em reunião com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, o time Dark Souls aplicou a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e uma possível solução bem sucedida:

Declaração do Problema
O problema	O sistema Hemovida não possui campo para registrar o resultado das análises realizadas no hemocomponente Crioprecipitado.
Afeta	O Controle de Qualidade, que registra em Excel e Word e o Processamento que não possui acessibilidade as informações.
Cujo impacto é	O retrabalho para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes e aos outros setores, a falta de acessibilidade das informações.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações podendo registrar o resultado das análises e permitirá que outros setores tenham acesso a esses resultados.

Declaração do Problema
O problema	O técnico do Controle de Qualidade não tem acesso ao estoque de bolsas registradas pelo Processamento, via sistema.
Afeta	O Controle de Qualidade que precisa deslocar-se ao estoque do Processamento para verificar se há bolsa disponíveis.
Cujo impacto é	O desperdício de tempo, ao ter que verificar o estoque físico, podendo não haver bolsas disponíveis para análises.
Uma solução bem sucedida	O Controle de Qualidade conseguirá acessar o estoque de bolsas coletadas e registradas no sistema SIHRO e visualizará se há bolsas disponíveis para análise.

13.1.7 Análise de Qualidade dos Hemocomponentes do Interior

Os Hemocomponentes são obtidos nos Hemocentros por meio de técnicas de centrifugação, as quais possibilitam o fracionamento da bolsa de sangue total em concentrado de hemácias (CH), concentrado de plaquetas (CP), plasma fresco congelado (PFC) e crioprecipitado (CRIO).

Os Hemocentros precisam realizar o controle de qualidade sistemático dos hemocomponentes produzidos. Logo, os Hemocentros do Interior do estado de RO, por não possuírem estrutura para análise, encaminham seus hemocomponentes para serem analisados pelo Setor de Qualidade do Hemocentro do Coordenador (em Porto Velho), a fim de avaliar a possibilidade de contaminação microbiológica dos componentes sanguíneos, conforme previsto PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.

13.1.7.1 Declaração do Problema

Na data de 14 de julho de 2022, em reunião com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, o time Dark Souls aplicou a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para sua resolução, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e uma possível solução bem sucedida:

Declaração do Problema
O problema	Os hemocomponentes recebidos do interior possuem registros em sistema que não se comunica com o sistema Hemovida, usado pelo Controle de Qualidade.
Afeta	O Controle de Qualidade, que registra em Excel e depois em Word para gerar relatório.
Cujo impacto é	O retrabalho e o desperdício de tempo para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes.
Uma solução bem sucedida	O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações, permitindo que os Hemocentros do Interior visualizem os resultados das análises.

14. SIPOC - Macroprocesso de Gestão da Qualidade

A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Gestão da Qualidade, no dia 11/01/2022, juntamente com o técnico em enfermagem Jacson Barbosa de Oliveira, com o objetivo de identificar os processo que estão agrupados no Macroprocesso de Gestão da Qualidade. Após a aplicação da ferramenta o time de negócio Dark Souls identificou que existem apenas algumas saídas, no que se refere à Gestão do Ciclo do Sangue, os demais processos envolvem questões administrativas relacionadas ao Hemocentro, conforme tabela abaixo:

Gestão da Qualidade

15. FONTES

https://www.voitto.com.br/blog/artigo/o-que-e-voc

https://www.fm2s.com.br/voz-consumidor-voc/

https://bvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/guia_uso_hemocomponentes.pdf

https://www.medicinanet.com.br/conteudos/biblioteca/2222/procedimentos_especiais_para_os_hemocomponentes.htm

http://novo.heufpel.com.br/wp-content/uploads/sites/5/2018/04/arquivo-manual-hemoterapia.pdf

http://www.prosangue.sp.gov.br/uploads/arquivos/MANUAL%20DE%20TRANSFUS%C3%83O%202018.pdf

https://bvsms.saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2016/prt0158_04_02_2016.html

https://eventos.set.edu.br/sempesq/article/view/7846/0

https://www.laboratoriopalma.com.br/visualizar_noticia/48/hemograma-completo-o-que-identifica