Problemas enfrentados dos RH's e da DESP
Coletamos os problemas enfrentamos dos RH’s e DESP referente ao Sistema Folha de Pagamento, para isso usamos a ferramenta Declaração de Problema, na qual tem como objetivo coletar o problema ou visão e declara a necessidade do negócio, identifica as principais partes interessadas e descreve brevemente o impacto positivo que, ao atender à necessidade do negócio, a mesma terá sobre aquelas partes interessadas.
Para isto foram feitas duas reuniões uma com o RH da SEDUC e RH da SETIC, na qual tinha como responsáveis Nilson e Abner. E a segunda reunião foi coletada com a DESP, que foi representado por Graziela e Vanessa.
Sendo assim, trouxemos a seguir os seguintes resultados;
NILSON RH DA SEDUC
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O PROBLEMA DE
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O sistema só funciona para consulta |
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AFETA
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O RH, pois se precisar mudar a lotação de um servidor o RH não consegue, precisa (VIA SEI) ir a folha de pagamento da SEDUC. Não consegue excluir gratificação indevida de servidor |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso dos processos Retrabalho |
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Descentralização de atividades |
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O PROBLEMA DE
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Não consegue gerar relatórios dos servidores |
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AFETA
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O RH, pois se precisar de um relatório solicita ( VIA SEI) DESP e a uma demora para concluir a solicitação. |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso dos processos |
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Descentralização de atividades |
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O PROBLEMA DE
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Não existe interação entre sistemas |
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AFETA
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O RH, pois quando se atualiza o sistema de lotação não faz interação para atualizar junto ao governa. |
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CUJO O IMPACTO É
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Falta de interação entre sistemas Governa Portal da transparência Sistema MDL (sem interação)
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Interações entre os sistemas |
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O PROBLEMA DE
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Não há expansão do sistema governa para todos os municípios (CRE) |
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AFETA
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O RH de todas as CRE |
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CUJO O IMPACTO É
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Demora em cadastrar servidores, pois a SEDUC não possui servidores suficientes para realizarem as matriculas novas. Sobrecarga de trabalho pois os servidores das CRE necessitam de informações e precisam ligar para a sede da SEDUC. EX: senha para visualização de contracheque, ficha financeira. 00291261822021-62 |
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UMA SOLUÇÃO BEM SUCEDIDA PODERIA SER |
Criar perfil de usuário por CRE |
ABNER RH SETIC
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O PROBLEMA DE
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Instabilidade do Sistema |
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AFETA
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Impossibilidade de realização das atividades de RH como Consultas financeiras para o servidor e cadastramento de matrícula.
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso o andamento dos trabalhos no setor de RH |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Melhorias no desempenho do Governa. (Estabilidade) |
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O PROBLEMA DE
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Apenas um servidor com acesso para criar matrículas |
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AFETA
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Dependência de um único servidor para realizar esse cadastro |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso nos processos de implantação de pagamento |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Atribuir acesso para a criação de matrículas a mais de um integrante do setor |
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O PROBLEMA DE
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Travamentos ao realizar cadastros e interrupção no acesso. Governa desloga sozinho. |
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AFETA
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Retrabalho por ter perder dados já inseridos no sistema e ter que recadastrá-los |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso nos cadastramentos |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Melhorias no desempenho do Governa. (Estabilidade) |
DESP
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O PROBLEMA DE
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Demora no processamento da folha de pagamento ( DIEGO, JANDERSON, THIAGO) |
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AFETA
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DESP E SERVIDORES DO ESTADO/ Calendário de processamento |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso no pagamento dos servidores |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Análise da causa da demora |
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O PROBLEMA DE
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Queda no sistema governa |
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AFETA
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DESP/ RH e Servidores |
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CUJO O IMPACTO É
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Atraso no fechamento da folha |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Analisar a estrutura de rede do prédio |
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O PROBLEMA DE
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Falta de relatório de contracheque por lote |
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AFETA
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Respostas a demanda judicial |
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CUJO O IMPACTO É
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A falta de resposta coerente a solicitação judicial, pois o sistema não possui relatórios por lote de contracheque |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Criar uma tela de relatório por lote de contracheque |
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O PROBLEMA DE
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Falta de edição do campo lotação de contratação, no cadastro de servidor |
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AFETA
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DESP/RH |
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CUJO O IMPACTO É
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Retrabalho no cadastro do servidor, pois quando não consegue replicar os dados necessita novo cadastro, replicando ajudaria as carteiras a agilizar os trabalhos |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Tela de lotação de contratação acessível apenas para servidores específicos. (Apenas se for restrito a alguns perfis ) |
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O PROBLEMA DE
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Falta de uma tela para solicitação de acerto |
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AFETA
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Perfil movimento (carteiras e RH com folha própria DER,IPERON,DETRAN,JUCER ) |
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CUJO O IMPACTO É
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Grande número de solicitação de acerto, causando demora no atendimento. |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Tela para solicitação de acerto, gerando uma carta remessa única por lotação (tela de solicitação de bloquei e desbloqueio como exemplo) |
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O PROBLEMA DE
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“Inconsistência”, não baixa em Excel (importação de verba eventual/ periódica ) |
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AFETA
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DESP |
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CUJO O IMPACTO É
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Retrabalho, pois, cola em bloco de nota e depois passa para o Excel |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Tópico de baixar inconsistência em Excel |
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O PROBLEMA DE
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Não possui campo de matrícula em inconsistência histórico |
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AFETA
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DESP |
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CUJO O IMPACTO É
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Para identificar qual a matrícula está com inconsistência |
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UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
Campo de matrícula |
DIAGRAMA CAUSA EFEITO
Após a coleta dos problemas enfrentados com a DESP e RH's foi aplicado para eles a Ferramenta Causa Efeito (Diagrama de Ishikawa), cujo objetivo é encontrar a causa principal de um problema e ajuda o time a chegar nas causas reais de problemas que acontecem nos processos.
Para isto, foi realizado uma reunião com as representantes da DESP que foram Graziela e Vanessa, no qual aplicamos a ferramenta e chegamos nas seguintes conclusões;
