Cadastro de Serviços para o Cidadão

Perfil Gestor

É o servidor devidamente designado através de portaria, assinada pelo titular da pasta com permissão para cadastrar os serviços da sua Instituição.

Requisitos Perfil Gestor:

Servidor Público;

Portaria de designação do perfil gestor;

Estar devidamente cadastrado com dados de cargo e lotação no sistema E-estado (Para confirmar se seus dados estão cadastrados corretamente, procure o seu RH).

Atribuições do Perfil Gestor:

Realiza o gerenciamento da carta de serviço de sua Instituição voltado ao público alvo;
Cadastra o serviço;
Edita o serviço;
Informa os dados do serviço;
Publica o serviço;
Avalia as solicitações de permissão de acesso ao perfil de atendente;
Autoriza as solicitações de permissão de acesso ao perfil de atendente.

Perfil Atendente

É o servidor designado que atenderá o serviços de sua Instituição.

Requisitos Perfil Atendente:

Servidor Público;

Estar lotado em sua Instituição.

Atribuições do Perfil Atendente:

Avalia a solicitação de serviço;
Realiza o atendimento dos serviços de acordo com sua lotação.

1. ACESSO AO SISTEMA

Passo 1: Acesse o sistema Alpha através do link: https://alpha.sistemas.ro.gov.br:

O login e senha será a mesma utilizada para acessar o Sauron/Sei.

Pressione o botão "Serviço".

1.2 CADASTRO GERAL DO SERVIÇO

Passo 2: Nesta tela, você deverá selecionar no menu Painel, a opção "Carta de Serviços", localizado na parte superior do lado esquerdo da sua tela, conforme destacado abaixo.

Passo 3: Nesta tela, você deverá clicar no botão “+ Novo Serviço”, conforme destacado abaixo.

Para realizar o cadastro de serviços oferecidos pela Instituição, no portal.

Passo 4: Nesta tela, você deverá selecionar a opção “Para o Cidadão”, conforme destacado abaixo.

Passo 5: Nesta tela, você deverá informar os dados básicos para realizar o cadastro do serviço.

Campo Área Responsável pelo Atendimento: Deverá ser cadastrado o departamento responsável pelo atendimento. Pode ser adicionado mais de um departamento.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 6: Nesta tela, você deverá selecionar o endereço onde será oferecido o serviço.

Os endereços disponíveis se comunicam através das informações fornecidas pelo E-Estado, caso não apareça o endereço desejado no campo "Endereços de atendimento", por gentileza comunicar o Rh setorial para adicionar o endereço desejado.

É possível selecionar mais de um endereço por departamento, na hipótese do serviço ser prestado em mais de um local.

Passo 7: Nesta tela, no campo “Nome do Serviço”, você deverá descrever o nome do serviço cadastrado.

Exemplo: Solicitação de acesso ao Palácio Rio Madeira para visitantes.

No campo "Nome do Serviço", deve-se colocar o serviço de forma clara e objetiva, bem como utilizar a primeira letra de cada palavra maiúscula, exceto os artigos e preposições que devem permanecer em minúsculo.

Ex.: "Acesso de Visitantes ao Centro Político Administrativo - CPA".

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 8: Nesta tela, no campo “Descrição”, você deverá informar a descrição do serviço e a sua finalidade.

Exemplo: Solicitação de acesso as dependências do Palácio Rio Madeira após as 13:30.

Descreva o serviço utilizando palavras de fácil compreensão para o cidadão, evite termos técnicos ou palavras estrangeiras. Bem como é indicado utilizar a primeira letra maiúscula e as demais minúsculas, exceto quando for nome próprio.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 9: Nesta tela, no campo “Previsão Legal”, você deverá informar as normas que sustentam o serviço oferecido pela Instituição.

A previsão legal deverá ser descrita conforme a legislação vigente do Órgão Estadual ou Normativa Federal, colocar a lei ou normativa e sua descrição.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 10: Nesta tela, no campo “Hipótese de Tratamento”, você deverá selecionar a opção que se aplica ao manuseio de dados do cidadão, seguindo as diretrizes da Lei 13.709 referente a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 11: Nesta tela, no campo “Documentação Necessária”, você deverá descrever a documentação necessária para a solicitação do serviço. Exemplo: RG, CPF, comprovante de endereço e dentre outros documentos que for necessário.

Coloque neste campo o tipo de documento necessário para realização do serviço, evite termos genéricos como: "documentação pessoal".

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 12: Nesta tela, no campo “Quem Pode Solicitar”, você deverá descrever o perfil do cidadão que pode solicitar ou usufruir deste serviço. Exemplo: Cidadão, Empresa, Servidor Público.

Dica: ~~utilize~~Utilize termos neutros ou não esqueça de flexionar as palavras conforme a mudança de gênero.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 13: Nesta tela, no campo “Categoria”, você deverá realizar a classificação de acordo com o serviço cadastrado.

Após preencher o campo Categoria, clique no botão "Próximo".

1.3 FORMA DE ATENDIMENTO

Passo 14: Nesta tela, no campo “Tempo de espera para o atendimento”, você deverá cadastrar o tempo em que o cidadão recebe a senha de atendimento e fica aguardando ser chamado para a realização do serviço ou caso seja um serviço 100% online, é o tempo em que a solicitação irá demorar para ser analisada para aprovação ou reprovação do serviço. Poderá ser descrito em dia, mês e ano. Exemplo: 4 horas.

O tempo de espera de atendimento é aplicado a todas as formas de serviços oferecidos no sistema Alpha.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 15: Nesta tela, no campo “Prazo para realização do serviço”, você deverá cadastrar o tempo em que o cidadão será atendido, ou seja, do início ao término do atendimento do serviço. Exemplo: 2 horas.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 16: Nesta tela, no campo "Forma de Atendimento" é necessário selecionar a opção na qual o serviço é oferecido.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 17: Forma de atendimento "Presencial", deverá ser preenchido o campo:

Prioridade de Atendimento: De acordo com a Lei nº 10.048, de 8 de novembro de 2000, que prevê atendimento prioritário às pessoas com deficiência física, idosos com idade igual ou superior a 60 anos, gestantes, lactantes e pessoas acompanhadas por crianças de colo.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 18: Após selecionar a forma de atendimento presencial, será necessário definir o limite diário para agendamento do serviço.

Passo 19: Após selecionar a opção "Limite Diário", deverá selecionar o campo "Editar" para informar o quantitativo diário de atendimento.

Passo 20: Após informar o limite diário de agendamento, deverá selecionar o campo "Salvar".

Passo 21: Forma de atendimento "Externo", deverá ser preenchido os campos:

Externo: A Instituição disponibilizará o link para atendimento do serviço.

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Passo 22: Forma de atendimento "Online", deverá ser preenchido o campo:

Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.

Após selecionar a forma de atendimento online, a Instituição deverá criar o formulário para atendimento do serviço.

1.4 CADASTRO DAS ETAPAS DO SERVIÇO

Passo 23: Nesta tela, você deverá cadastrar as "Etapas".

As etapas se refere ao passo a passo pelo qual o pedido irá passar durante a prestação do serviço pela organização ao cidadão.

Para iniciar o cadastro é necessário clicar no botão "Adicionar Nova Etapa".

Após isso, você será direcionado para a próxima tela.

Passo 24: Nesta tela, você deverá preencher os campos de "Editar Etapa".

Campo Nome da Etapa: Deverá ser descrito o nome da etapa do serviço. Exemplo: Análise de Documentos

O nome da etapa deve ser clara e objetiva e que indique intuitivamente o que é o serviço.

Se o serviço possuir mais de uma etapa, certifique-se de colocá-los em ordem cronológica, para não confundir a população.

~~Na hipótese de ser necessário adicionar siglas no campo~~ ~~"Nome da Etapa"~~ ~~discriminar o significado da sigla e posteriormente a sigla. Ex.: Permissão Para Dirigir - PPD.~~

Campo Descrição: Deverá ser descrito o que ocorre nesta etapa do serviço.

Exemplo: O cidadão solicitará o acesso ao palácio Rio Madeira como visitante para conhecer as dependências do edifício.

Descreva o serviço de forma concisa e objetiva, para não confundir o cidadão.

Coloque na descrição somente as informações pertinentes aquela etapa para quem for utilizar o serviço saber.

Não inserir link de atendimento externo na descrição da etapa, o link é inserido somente no campo "Link para atendimento externo".

Campo Requisitos/Documentação Necessária: Exemplo: RG e CPF.

Descreva no campo "requisitos/documentos necessários" somente informações pertinentes aquela etapa. Caso não possua, colocar "Nenhum".

Passo 25: Nesta tela, deverá ser selecionado o campo:

Estimativa de prazo de atendimento: Deverá ser preenchido a informação do prazo para a realização da etapa do serviço.

Após preencher o campo supracitado, clique no botão "Salvar".

Passo 26: Após ser cadastrado todas as etapas do serviço, caso seja necessário desativar uma das etapas, basta clicar no botão "Desativar", no canto superior direito, conforme destacado.

Caso seja necessário alterar a ordem, poderá estar arrastando ou clicando nas setas que estão ao lado esquerdo da etapa.

Passo 27: Para realizar alterações ou adicionar informações as etapas cadastradas, basta clicar no ícone destacado no canto superior a direita.

Passo 28: Após adicionar todas as etapas referente ao serviço, basta clicar no botão "Concluir" para prosseguir com o cadastro.

Após isso, você será direcionado para a próxima etapa.

1.5 CADASTRO DO FORMULÁRIO DO SERVIÇO ONLINE

Passo 29: Nesta tela, "Detalhes do Serviço", você deverá clicar no ícone "+ Criar Formulário".

Passo 30: Nesta tela, deverá ser preenchido os campos:

Item 1 - Campo Dados Pessoais: São dados que o governo possui do cidadão, para que o governo não necessite solicitar o mesmo documento várias vezes.

Item 2 - Campo Nova Pergunta: São dados que não possui no item 1.

Após clicar no opção "+Nova Pergunta", abrirá a tela seguinte para descrever o esclarecimento de dúvidas e informações.

Passo 31: Para o formulário do serviço, deverá ser acrescentado o campo "Dados Pessoais", que é agregado para evitar a repetição de solicitações de documentos diversos para a realização do serviço.

Passo 32: Ao clicar em “Dados Pessoais”, será redirecionado para uma tela com várias opções de dados que podem ser adicionados no formulário, sendo elas: Dados básicos, endereço, contato, filiação, dependentes, escolaridade, dados bancários, documentos.

Selecione apenas dados que o serviço necessite da informação.

Passo 33: Nesta tela, preencha os "Dados Básicos":

Observação: As marcações acima são meramente ilustrativas, portanto o responsável pelo cadastro deverá selecionar os campos que forem necessários para a realização do serviço.

Passo 34: Nesta tela, selecione os dados básicos de "Endereço":

Observação: As marcações nos campos abaixo são meramente ilustrativas, portanto o responsável pelo cadastro deverá selecionar os campos que forem necessários para a realização do serviço.

Caso o serviço não necessite desta informação, não é válido o seu preenchimento.

Passo 35: Aqui, selecione os dados básicos de "Contato":

Passo 36: Nesta tela, preencha o campo "Filiação":

Passo 37: Nesta tela, poderá preencher o campo "Dependentes":

Passo 38: Nesta tela, poderá selecionar os dados básicos de "Escolaridade":

Passo 39: Nesta tela, poderá preencher o campo "Dados Bancários":

Passo 40: Nesta tela, poderá selecionar os dados básicos de "Documentos":

Após preencher os campos supracitados, clique no botão "Salvar".

Passo 41: Caso o formulário necessite de dados além do que possui no passo a passo anterior, selecione a opção “+ Nova Pergunta”.

Passo 42: Nesta tela, "Criar Pergunta", deverá ser preenchido os campos:

Campo ‘’Texto da Pergunta’’: É a pergunta de como deve exibir no formulário.

Exemplo 1: Anexe sua certidão de nascimento.

Exemplo 2: Número do código único da conta de energia.

Passo 43: Nesta tela, "Tipo de Pergunta", deverá ser preenchido o campo:

Tipo de Pergunta: Deverá ser selecionado dentre as opções, o tipo que melhor se adequa a pergunta.

Passo 44: Neste campo, selecione se a pergunta é "Opcional" ou não.

Passo 45: Neste campo, selecione a opção em que se adequa as normas da Lei Geral de Proteção de Dados.

* I - DADO PESSOAL: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

*II - DADO PESSOAL SENSÍVEL: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

Passo 46: Ao final, clique no botão "Salvar".

Passo 47: Nesta tela, irá aparecer todas as informações adicionadas durante o cadastro do formulário. E poderá estar excluindo se for necessário.

Clique no botão "Excluir".

Após realizar as alterações no formulário, clique no botão "Voltar".

1.6 PUBLICAÇÃO DO SERVIÇO

Passo 48: Nesta tela, você deverá clicar no botão "Publicar", para confirmar a publicação dos serviços cadastrados.

Passo 49: Após isso, confirme a publicação dos serviços cadastrados.

Observação: Após clicar na opção publicar, o serviço ficará disponível para que o cidadão realize a solicitação do serviço.

Passo 50: Nesta tela, irá aparecer a mensagem de Sucesso, confirmando a publicação do serviço.

Para confirmar e finalizar, clique no botão "OK".

1.7 DESPUBLICAÇÃO DO SERVIÇO

Passo 51: Caso o gestor de serviços necessite desativar ou alterar o serviço já publicado, deverá selecionar o campo "Despublicar".

Passo 52: Para confirmar a despublicação do serviço, selecione "Despublicar".

Para confirmar e finalizar, clique no botão "OK".