Proposição de implementação da funcionalidade Cancelar Documento
O Problema
Diante de uma gama de processos, e-mails, telefonemas ou mesmo conversas informais a cerca da possibilidade de excluir um documento ou processo do SEI, seja em decorrência de um erro, necessidade de reescrita após assinado ou excluir totalmente um processo, uma infinidade de servidores tem pedido a esta SETIC um meio para que se possa excluir ou deixar oculto um documento ou processo no SEI.
É sabido que um documento no SEI os documentos possuem 2 classificações:
- Documento Interno
- Documento que possui um modelo no SEI e é redigido dentro do SEI, permitindo ser assinado por um servidor ou usuário externo.
- Documento Externo
- Documento digitalizado ou nato-digital, que normalmente é recebido pelas secretarias como um convite, intimação, ou que não estejam devidamente configurados na base de documentos internos.
Fato é que desde a sua implantação, em Abril de 2017, a equipe técnica do SEI entendeu por seguro desabilitar a funcionalidade Cancelar_Documento do SEI até que pudéssemos autorizar o seu uso de forma consciente, em virtude da criticidade da funcionalidade.
Diante da impossibilidade de liberar tal funcionalidade, algumas medidas foram adotadas e foram divulgadas em treinamentos, vídeo-aulas e manuais a cerca do cuidado na criação de documentos, haja vista a impossibilidade de exclusão.
Documentos internos podem ser excluídos do SEI desde que este ou não esteja assinado ou que a assinatura constante neste documento possa ser quebrada(sinalizado por uma caneta amarela ao lado do documento). Já os documentos externos não podem ser excluídos desde o momento de sua inserção no SEI. Caso algum dos documentos inseridos em um processo devam ser excluídos, é passado aos usuários que criem um documento "Certidão", fazendo referência ao documento e informando que este documento não faz parte daquele processo.
A funcionalidade Cancelar Documento no SEI apenas faz com que um documento tenha sua visibilidade encerrada no SEI, entretanto ainda é possível ver a numeração do documento na árvore do processo e também é possível auditar esse documento.
O SEI trabalha em um contexto de recursos para perfil, aos quais cada perfil pode ter atributos exclusivos para seu uso, abaixo é possível verificar todos os perfis existentes no SEI e SIP(Sistema que gerencia o SEI):
| 100000949 | Acervo de Sigilosos da Unidade | Perfil unificado com o coordenador da Unidade que permite acessar os processos sigilosos de uma unidade | SEI / ABC |
| 100000939 | Administrador | Acesso aos recursos de gestão de tabelas básicas da instituição, relatórios de gerenciamento e configurações gerais do SEI. | SEI / ABC |
| 100000941 | Arquivamento | Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com arquivamento de vias físicas de documentos. | SEI / ABC |
| 100000938 | Básico | Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente. | SEI / ABC |
| 100000977 | Básico + gerenciamento de usuário externo | Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente. | SEI / ABC |
| 100000947 | Colaborador (Básico sem Assinatura) | Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI, porém, sem permissão para assinatura de documentos. | SEI / ABC |
| 100000978 | Gestor WebService | Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente. | SEI / ABC |
| 100000940 | Informática | Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com suporte de informática do SEI. | SEI / ABC |
| 100000945 | Inspeção | Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com inspeção administrativa no órgão. | SEI / ABC |
| 100000979 | Observador | Acesso aos recursos básicos (somente visualização) criado a princípio para os membros da equipe de transição | SEI / ABC |
| 100000944 | Ouvidoria | Acesso aos recursos específicos para quem trabalha na Ouvidoria do órgão. | SEI / ABC |
O perfil Observador é um perfil criado para os membros da equipe de transição de governo.
Solução proposta
Diante da necessidade de manter um fluxo saudável para esta SETIC e também o de prover atendimento rápido para as secretarias, como Gestor do SEI e técnico, proponho que esta SETIC adote as seguintes medidas para que possamos sanar os problemas das secretarias a necessidade de exclusão de documentos:
- Alterar a nomenclatura do Perfil "Observador" para "Análise de Documento" ou outro nome, estando aberto para sugestões;
- Liberação do recurso "Cancelar_documento" para este perfil;
- Um servidor da própria secretaria com autorização do Chefe da Pasta, recomendando que seja um pertencente ao Gabinete, para que possa realizar a exclusão;
- Seguir o Fluxo de atendimento proposto na Imagem abaixo:
Caso este modelo seja aceito, será necessário ainda realizar algumas demandas para atendimento e pleno conhecimento das secretarias:
- Manual sobre cancelamento de documento no SEI;
- Oficio-Circular;
- Banner para divulgação da nova funcionalidade;
Teste de Auditoria pelo Novo perfil
Processo criado: 9999.000024/2021-81
Usuário criador do processo: Adriano Bonazoni Sol Sol de Oliveira
CPF: 841.231.842-00
Tipo de processo: Corregedoria: Processo Administrativo Disciplinar.
Documento excluído: Declaração CONFIGURAÇÃO (0087751) - Não possui conteúdo ;
Declaração CONFIGURACAO (0087753) - Conteúdo Versão 1
A declaração é um tipo de texto muito utilizado no nosso cotidiano.
Trata-se, portanto, de um texto de valor documental que comprova ou declara algo sendo utilizado por diversas instituições, órgãos, escolas, universidades, empresas, dentre outros.
Lembre-se que o verbo "declarar" indica uma exposição, pronunciamento, manifestação e esclarecimento de algo.
Declaração Oral
Quanto a forma de produção de uma declaração e a finalidade em que consiste, a declaração pode ser também um texto oral, por exemplo, uma declaração de amor, a declaração de presidente, dentre outros.
Saiba mais sobre a Oralidade e a Escrita.
Principais Características
- Redação técnica
- Linguagem formal
- Documento comprovatório
- Veracidade dos fatos
- Estilo padronizado
- Texto em primeira ou terceira pessoa
Porto Velho, 23 de abril de 2021.
Adriano B. Sol Sol
Teste
Versão 2 - Conteúdo
A declaração é um tipo de texto muito utilizado no nosso cotidiano.
Trata-se, portanto, de um texto de valor documental que comprova ou declara algo sendo utilizado por diversas instituições, órgãos, escolas, universidades, empresas, dentre outros.
Lembre-se que o verbo "declarar" indica uma exposição, pronunciamento, manifestação e esclarecimento de algo.
Declaração Oral
Quanto a forma de produção de uma declaração e a finalidade em que consiste, a declaração pode ser também um texto oral, por exemplo, uma declaração de amor, a declaração de presidente, dentre outros.
Saiba mais sobre a Oralidade e a Escrita.
Principais Características
- Redação técnica
- Linguagem formal
- Documento comprovatório
- Veracidade dos fatos
- Estilo padronizado
- Texto em primeira ou terceira pessoa
Estrutura: Como Fazer uma Declaração?
Tendo em vista o objetivo e finalidade que se pretende, a declaração segue um modelo básico de estrutura, e muitas vezes é redigida em papel timbrado:
- Título: o título desse tipo de texto é centralizado acima e indica o nome do gênero “Declaração”. No entanto, pode vir acompanhado do tema, por exemplo: “Declaração de Dispensa”; “Declaração de Histórico”, “Declaração de Trabalho”, dentre outros.
- Corpo de Texto: aqui se elabora um texto por meio do assunto ou do tema que será abordado pela declaração. Geralmente, a declaração é escrita em primeira pessoa do singular ou plural: “Eu declaro para fins de comprovação...”; “Declaramos que o aluno João de Souza Pinheiro...”
- Local e Data: Depois do corpo do texto, é muito importante indicar o local e a data em que o documento foi redigido. Note que sem a data, o documento torna-se inválido.
- Assinatura: o remetente ou responsável assina a declaração abaixo da data e local e, se necessário, inclui o cargo exercido e o carimbo da instituição o qual pertence. Essa é uma parte essencial de comprovação da declaração.
Porto Velho, 23 de abril de 2021.
Adriano B. Sol Sol
Teste
Resultado da auditoria efetuada pelos Baymax