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Proposição de implementação da funcionalidade Cancelar Documento

O Problema

Diante de uma gama de processos, e-mails, telefonemas ou mesmo conversas informais a cerca da possibilidade de excluir um documento ou processo do SEI, seja em decorrência de um erro, necessidade de reescrita após assinado ou excluir totalmente um processo, uma infinidade de servidores tem pedido a esta SETIC um meio para que se possa excluir ou deixar oculto um documento ou processo no SEI.

É sabido que um documento no SEI os documentos possuem 2 classificações:

  • Documento Interno
    • Documento que possui um modelo no SEI e é redigido dentro do SEI, permitindo ser assinado por um servidor ou usuário externo.
  • Documento Externo
    • Documento digitalizado ou nato-digital, que normalmente é recebido pelas secretarias como um convite, intimação, ou que não estejam devidamente configurados na base de documentos internos.

Fato é que desde a sua implantação, em Abril de 2017, a equipe técnica do SEI entendeu por seguro desabilitar a funcionalidade Cancelar_Documento do SEI até que pudéssemos autorizar o seu uso de forma consciente, em virtude da criticidade da funcionalidade.

Diante da impossibilidade de liberar tal funcionalidade, algumas medidas foram adotadas e foram divulgadas em treinamentos, vídeo-aulas e manuais a cerca do cuidado na criação de documentos, haja vista a impossibilidade de exclusão. 

Documentos internos podem ser excluídos do SEI desde que este ou não esteja assinado ou que a assinatura constante neste documento possa ser quebrada(sinalizado por uma caneta amarela ao lado do documento). Já os documentos externos não podem ser excluídos desde o momento de sua inserção no SEI. Caso algum dos documentos inseridos em um processo devam ser excluídos, é passado aos usuários que criem um documento "Certidão", fazendo referência ao documento e informando que este documento não faz parte daquele processo. 

A funcionalidade Cancelar Documento no SEI apenas faz com que um documento tenha sua visibilidade encerrada no SEI, entretanto ainda é possível ver a numeração do documento na árvore do processo e também é possível auditar esse documento.

O SEI trabalha em um contexto de recursos para perfil, aos quais cada perfil pode ter atributos exclusivos para seu uso, abaixo é possível verificar todos os perfis existentes no SEI e SIP(Sistema que gerencia o SEI):

100000949 Acervo de Sigilosos da Unidade Perfil unificado com o coordenador da Unidade que permite acessar os processos sigilosos de uma unidade SEI / ABC
100000939 Administrador Acesso aos recursos de gestão de tabelas básicas da instituição, relatórios de gerenciamento e configurações gerais do SEI. SEI / ABC
100000941 Arquivamento Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com arquivamento de vias físicas de documentos. SEI / ABC
100000938 Básico Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente. SEI / ABC
100000977 Básico + gerenciamento de usuário externo Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente. SEI / ABC
100000947 Colaborador (Básico sem Assinatura) Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI, porém, sem permissão para assinatura de documentos. SEI / ABC
100000978 Gestor WebService Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente. SEI / ABC
100000940 Informática Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com suporte de informática do SEI. SEI / ABC
100000945 Inspeção Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com inspeção administrativa no órgão. SEI / ABC
100000979 Observador Acesso aos recursos básicos (somente visualização) criado a princípio para os membros da equipe de transição SEI / ABC
100000944 Ouvidoria Acesso aos recursos específicos para quem trabalha na Ouvidoria do órgão. SEI / ABC

O perfil Observador é um perfil criado para os membros da equipe de transição de governo.

 

Solução proposta

 

Diante da necessidade de manter um fluxo saudável para esta SETIC e também o de prover atendimento rápido para as secretarias, como Gestor do SEI e técnico, proponho que esta SETIC adote as seguintes medidas para que possamos sanar os problemas das secretarias a necessidade de exclusão de documentos:

  • Alterar a nomenclatura do Perfil  "Observador" para "Análise de Documento" ou outro nome, estando aberto para sugestões;
  • Liberação do recurso "Cancelar_documento" para este perfil;
  • Um servidor da própria secretaria com autorização do Chefe da Pasta, recomendando que seja um pertencente ao Gabinete, para que possa realizar a exclusão;
  • Seguir o Fluxo de atendimento proposto na Imagem abaixo:

Caso este modelo seja aceito, será necessário ainda realizar algumas demandas para atendimento e pleno conhecimento das secretarias:

  • Manual sobre cancelamento de documento no SEI;
  • Oficio-Circular;
  • Banner para divulgação da nova funcionalidade;
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