Proposição de implementação da funcionalidade Cancelar Documento

Diante de uma gama de processos, e-mails, telefonemas ou mesmo conversas informais a cerca da possibilidade de excluir um documento ou processo do SEI, seja em decorrência de um erro, necessidade de reescrita após assinado ou excluir totalmente um processo, uma infinidade de servidores tem pedido a esta SETIC um meio para que se possa excluir ou deixar oculto um documento ou processo no SEI.

É sabido que um documento no SEI os documentos possuem 2 classificações:

Documento Interno
- Documento que possui um modelo no SEI e é redigido dentro do SEI, permitindo ser assinado por um servidor ou usuário externo.

Documento Externo
- Documento digitalizado ou nato-digital, que normalmente é recebido pelas secretarias como um convite, intimação, ou que não estejam devidamente configurados na base de documentos internos.

Fato é que desde a sua implantação, em Abril de 2017, a equipe técnica do SEI entendeu por seguro desabilitar a funcionalidade Cancelar_Documento do SEI até que pudéssemos autorizar o seu uso de forma consciente, em virtude da criticidade da funcionalidade.

Diante da impossibilidade de liberar tal funcionalidade, algumas medidas foram adotadas e foram divulgadas em treinamentos, vídeo-aulas e manuais a cerca do cuidado na criação de documentos, haja vista a impossibilidade de exclusão.

Documentos internos podem ser excluídos do SEI desde que este ou não esteja assinado ou que a assinatura constante neste documento possa ser quebrada(sinalizado por uma caneta amarela ao lado do documento). Já os documentos externos não podem ser excluídos desde o momento de sua inserção no SEI. Caso algum dos documentos inseridos em um processo devam ser excluídos, é passado aos usuários que criem um documento "Certidão", fazendo referência ao documento e informando que este documento não faz parte daquele processo.

O SEI trabalha em um contexto de recursos para perfil, aos quais cada perfil pode ter atributos exclusivos para seu uso, abaixo é possível verificar todos os perfis existentes no SEI e SIP(Sistema que gerencia o SEI):

100000949	Acervo de Sigilosos da Unidade	Perfil unificado com o coordenador da Unidade que permite acessar os processos sigilosos de uma unidade	SEI / ABC
100000939	Administrador	Acesso aos recursos de gestão de tabelas básicas da instituição, relatórios de gerenciamento e configurações gerais do SEI.	SEI / ABC
100000941	Arquivamento	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com arquivamento de vias físicas de documentos.	SEI / ABC
100000938	Básico	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente.	SEI / ABC
100000977	Básico + gerenciamento de usuário externo	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente.	SEI / ABC
100000947	Colaborador (Básico sem Assinatura)	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI, porém, sem permissão para assinatura de documentos.	SEI / ABC
100000978	Gestor WebService	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente.	SEI / ABC
100000940	Informática	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com suporte de informática do SEI.	SEI / ABC
100000945	Inspeção	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com inspeção administrativa no órgão.	SEI / ABC
100000979	Observador	Acesso aos recursos básicos (somente visualização) criado a princípio para os membros da equipe de transição	SEI / ABC
100000944	Ouvidoria	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha na Ouvidoria do órgão.	SEI / ABC

100000973	Admin	Administrador do Sistema	SIP / ABC
100000935	Administrador de Hierarquia		SIP / ABC
100000933	Administrador de Sistema		SIP / ABC
100000931	Administrador SIP	Administrador	SIP / ABC
100000932	Básico	Básico	SIP / ABC
100000937	Cadastro de Usuários e Unidades		SIP / ABC
100000936	Coordenador de Perfil	Básico	SIP / ABC
100000946	Coordenador de Unidade		SIP / ABC
100000981	Visualizar permissão	Básico	SIP / ABC

Diante da necessidade de manter um fluxo saudável para esta SETIC e também o de prover atendimento rápido para as secretarias, como Gestor do SEI e técnico, proponho que esta SETIC adote as seguintes medidas para que possamos sanar os problemas das secretarias no que tange a necessidade de exclusão.