[SPIKE][BAYMAX] Proposição de implementação da funcionalidade Cancelar Documento

Data: 22/03/2021

AUTORES

Adriano Bonazoni Sol Sol de Oliveira - Assessor

OBJETIVO

Diante da necessidade de manter um fluxo saudável para esta SETIC e também o de prover atendimento rápido para as secretarias, como Gestor do SEI e técnico, sera realizado um estudo para que esta SETIC adote as seguintes medidas para que possamos sanar os problemas das secretarias a necessidade de exclusão de documentos.

INTRODUÇÃO

Diante de uma gama de processos, e-mails, telefonemas ou mesmo conversas informais a cerca da possibilidade de excluir um documento ou processo do SEI, seja em decorrência de um erro, necessidade de reescrita após assinado ou excluir totalmente um processo, uma infinidade de servidores tem pedido a esta SETIC um meio para que se possa excluir ou deixar oculto um documento ou processo no SEI.

DESENVOLVIMENTO

É sabido que um documento no SEI os documentos possuem 2 classificações:

Documento Interno
- Documento que possui um modelo no SEI e é redigido dentro do SEI, permitindo ser assinado por um servidor ou usuário externo.
Documento Externo
- Documento digitalizado ou nato-digital, que normalmente é recebido pelas secretarias como um convite, intimação, ou que não estejam devidamente configurados na base de documentos internos.

Fato é que desde a sua implantação, em Abril de 2017, a equipe técnica do SEI entendeu por seguro desabilitar a funcionalidade Cancelar_Documento do SEI até que pudéssemos autorizar o seu uso de forma consciente, em virtude da criticidade da funcionalidade.

Diante da impossibilidade de liberar tal funcionalidade, algumas medidas foram adotadas e foram divulgadas em treinamentos, vídeo-aulas e manuais a cerca do cuidado na criação de documentos, haja vista a impossibilidade de exclusão.

Documentos internos podem ser excluídos do SEI desde que este ou não esteja assinado ou que a assinatura constante neste documento possa ser quebrada(sinalizado por uma caneta amarela ao lado do documento). Já os documentos externos não podem ser excluídos desde o momento de sua inserção no SEI. Caso algum dos documentos inseridos em um processo devam ser excluídos, é passado aos usuários que criem um documento "Certidão", fazendo referência ao documento e informando que este documento não faz parte daquele processo.

A funcionalidade Cancelar Documento no SEI apenas faz com que um documento tenha sua visibilidade encerrada no SEI, entretanto ainda é possível ver a numeração do documento na árvore do processo e também é possível auditar esse documento.

O SEI trabalha em um contexto de recursos para perfil, aos quais cada perfil pode ter atributos exclusivos para seu uso, abaixo é possível verificar todos os perfis existentes no SEI e SIP(Sistema que gerencia o SEI):

100000949	Acervo de Sigilosos da Unidade	Perfil unificado com o coordenador da Unidade que permite acessar os processos sigilosos de uma unidade	SEI / ABC
100000939	Administrador	Acesso aos recursos de gestão de tabelas básicas da instituição, relatórios de gerenciamento e configurações gerais do SEI.	SEI / ABC
100000941	Arquivamento	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com arquivamento de vias físicas de documentos.	SEI / ABC
100000938	Básico	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente.	SEI / ABC
100000977	Básico + gerenciamento de usuário externo	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente.	SEI / ABC
100000947	Colaborador (Básico sem Assinatura)	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI, porém, sem permissão para assinatura de documentos.	SEI / ABC
100000978	Gestor WebService	Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI. Pode ser combinado com outros perfis, mas sempre tem que ser concedido para qualquer outro perfil funcionar corretamente.	SEI / ABC
100000940	Informática	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com suporte de informática do SEI.	SEI / ABC
100000945	Inspeção	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com inspeção administrativa no órgão.	SEI / ABC
100000979	Observador	Acesso aos recursos básicos (somente visualização) criado a princípio para os membros da equipe de transição	SEI / ABC
100000944	Ouvidoria	Acesso aos recursos específicos para quem trabalha na Ouvidoria do órgão.	SEI / ABC

O perfil Observador é um perfil criado para os membros da equipe de transição de governo.

Solução proposta

Diante da necessidade de manter um fluxo saudável para esta SETIC e também o de prover atendimento rápido para as secretarias, como Gestor do SEI e técnico, proponho que esta SETIC adote as seguintes medidas para que possamos sanar os problemas das secretarias a necessidade de exclusão de documentos:

Alterar a nomenclatura do Perfil "Observador" para "Análise de Documento" ou outro nome, estando aberto para sugestões;
Liberação do recurso "Cancelar_documento" para este perfil;
Um servidor da própria secretaria com autorização do Chefe da Pasta, recomendando que seja um pertencente ao Gabinete, para que possa realizar a exclusão;
Seguir o Fluxo de atendimento proposto na Imagem abaixo:

Caso este modelo seja aceito, será necessário ainda realizar algumas demandas para atendimento e pleno conhecimento das secretarias:

Manual sobre cancelamento de documento no SEI;
Oficio-Circular;
Banner para divulgação da nova funcionalidade;

CONCLUSÃO

Teste de Auditoria pelo Novo perfil

Processo criado: 9999.000024/2021-81

Usuário criador do processo: Adriano Bonazoni Sol Sol de Oliveira

CPF: 841.231.842-00

Tipo de processo: Corregedoria: Processo Administrativo Disciplinar.

Documento excluído: Declaração CONFIGURAÇÃO (0087751) - Não possui conteúdo ;

Declaração CONFIGURACAO (0087753) - Conteúdo Versão 1

A declaração é um tipo de texto muito utilizado no nosso cotidiano.

Trata-se, portanto, de um texto de valor documental que comprova ou declara algo sendo utilizado por diversas instituições, órgãos, escolas, universidades, empresas, dentre outros.

Lembre-se que o verbo "declarar" indica uma exposição, pronunciamento, manifestação e esclarecimento de algo.

Declaração Oral

Quanto a forma de produção de uma declaração e a finalidade em que consiste, a declaração pode ser também um texto oral, por exemplo, uma declaração de amor, a declaração de presidente, dentre outros.

Saiba mais sobre a Oralidade e a Escrita.

Principais Características

Redação técnica

Linguagem formal

Documento comprovatório

Veracidade dos fatos

Estilo padronizado

Texto em primeira ou terceira pessoa

Porto Velho, 23 de abril de 2021.

Adriano B. Sol Sol

Teste

Versão 2 - Conteúdo

A declaração é um tipo de texto muito utilizado no nosso cotidiano.

Trata-se, portanto, de um texto de valor documental que comprova ou declara algo sendo utilizado por diversas instituições, órgãos, escolas, universidades, empresas, dentre outros.

Lembre-se que o verbo "declarar" indica uma exposição, pronunciamento, manifestação e esclarecimento de algo.

Declaração Oral

Quanto a forma de produção de uma declaração e a finalidade em que consiste, a declaração pode ser também um texto oral, por exemplo, uma declaração de amor, a declaração de presidente, dentre outros.

Saiba mais sobre a Oralidade e a Escrita.

Principais Características

Redação técnica

Linguagem formal

Documento comprovatório

Veracidade dos fatos

Estilo padronizado

Texto em primeira ou terceira pessoa

Estrutura: Como Fazer uma Declaração?

Tendo em vista o objetivo e finalidade que se pretende, a declaração segue um modelo básico de estrutura, e muitas vezes é redigida em papel timbrado:

Título: o título desse tipo de texto é centralizado acima e indica o nome do gênero “Declaração”. No entanto, pode vir acompanhado do tema, por exemplo: “Declaração de Dispensa”; “Declaração de Histórico”, “Declaração de Trabalho”, dentre outros.

Corpo de Texto: aqui se elabora um texto por meio do assunto ou do tema que será abordado pela declaração. Geralmente, a declaração é escrita em primeira pessoa do singular ou plural: “Eu declaro para fins de comprovação...”; “Declaramos que o aluno João de Souza Pinheiro...”

Local e Data: Depois do corpo do texto, é muito importante indicar o local e a data em que o documento foi redigido. Note que sem a data, o documento torna-se inválido.

Assinatura: o remetente ou responsável assina a declaração abaixo da data e local e, se necessário, inclui o cargo exercido e o carimbo da instituição o qual pertence. Essa é uma parte essencial de comprovação da declaração.

Porto Velho, 23 de abril de 2021.

Adriano B. Sol Sol

Teste

Resultado da auditoria efetuada pelos Baymax

Em reunião dia 06/05/2021, o conteúdo do documento foi totalmente recuperado. Caberá a ultima fase de teste, que é recuperar um documento externo, ao qual consultaremos o setor de Infra

Teste de auditoria do novo perfil para exclusão de documento externo com a Infra

Processo base: 9999.000024/2021-81

Documento excluído: Adequação Orçamentária teste 0088064

Teste de recuperação do documento: