Vistoria

Esse capítulo visa instruir sobre os procedimentos focados na distribuição do processo para a vistoria de licenciamento, outorga e suas respectivas renovações. Portanto será estruturado tanto na distribuição diretamente dentro da COLMAM ou COREH, quanto destinado a distribuição em um Escritório Regional.

O processo ele é criado após a identificação do pagamento da taxa ou pronto imediato em caso de empreendimentos isentos. Portanto todo processo de licenciamento ou outorga são criados com condição de Aguardando distribuição, que deixa a disposição do administrativo (COLMAM ou COREH) se, na seguinte ordem, agenda a vistoria internamente, vincula os técnicos e encaminha para a vistoria ou se distribui para um dos departamentos regionais (conhecidos como Escritórios Regionais - Ergas).

Distribuição para Escritórios Regionais

No detalhes do processo, no canto superior direito possui o botão Ações, lá encontra-se a ação Distribuir processo (Imagem 1). Nesta ação é solicitado a informar o departamento que será distribuído o processo (Imagem 2). Selecione o departamento e envie (Imagem 3).

Imagem 1. Administrativo - Distribuir processo

Imagem 2. Administrativo - Selecionar departamento regional

Imagem 3. Administrativo - Enviar

Após designado a um departamento regional o processo terá sua condição alterada para Aguardando distribuição para vistoria.

A visualização ficará disponível somente para quem estiver lotado no departamento distribuído e com perfil de Gerente regional. Por exemplo, um processo distribuído para o Escritório Regional de Ariquemes só poderá ser visualizado por quem está lotado no ErgasARI e que possui perfil de Gerente Regional

Distribuição para vistoria

A distribuição há de ser realizada pelo seguintes modos:

Administrativo, caso o processo esteja para COLMAM ou COREH; ou

Gerente Regional, cujo o departamento padrão no Escritório Regional em específico.

O objeto usado para essa etapa do manual foi um Gerente regional do Escritório regional de Ariquemes.

O Gerente Regional irá visualizar os processos que estão Aguardando distribuição para vistoria e Aguardando vistoria (Imagem 4), esse cuja vistoria foi agendada, vinculado o(s) servidore(s) para vistoria e encaminhado para vistoria.

Para agendar uma vistoria acesse o processo com condição de Aguardando distribuição para vistoria, no botão Ações selecione Agendar / Reagendar vistoria (Imagem 5). Informe a data do agendamento e confirma (Imagem 6).

Para a COLMAM e COREH o processo adota a condição de Aguardando distribuição para vistoria no momento em que é agendado um data para vistoria.

Imagem 4. Gerente regional visualizar processos.

Imagem 5. Agendar vistoria.

Imagem 6. Informar data de agendamento.

Após agendar a vistoria o sistema vai carregar a área (cartão - card) de Vistoria (Imagem 7) dentro do processo. O no topo superior direito do cartão tem um botão de ação Adicionar técnico (Imagem 7). Será exibido uma lista de todos os servidores da SEDAM (Imagem 8), selecione o servidor que fará parte da vistoria e confirme. Faça a ação para cada servidor a ser adicionado. Dentro do cartão Vistoria será exibido os servidores adicionados para realizar a vistoria (Imagem 9) e é possível remover um técnico.

Somente Gerente regional e administrativo pode Adicionar técnico ou remover de uma vistoria.

A vistoria possui 4 situações: Agendada; Em andamento; Aguardando assinatura do fomulário; e Finalizada.

O sistema não permite remover servidores da vistoria caso já tenha assinado o relatório (na situação Aguardando assinatura do formulário) ou se a vistoria já tiver Finalizada.

Imagem 7. Cartão Vistoria criado e ação de Adicionar técnico.

Imagem 8. Lista com todos os servidores da SEDAM.

Imagem 9. Servidores adicionados para vistoria e ação de remover técnico

Vinculado os servidores distribui o processo para realizar a vistoria no botão Ações em Encaminhar para vistoria (Imagem 5).

Realizar vistoria

Um processo encaminhado para vistoria fica com a condição do processo em Aguardando vistoria.

Tanto o perfil de Gerente regional (Imagem 10) quanto de servidor pode realizar vistoria.

Para o Gerente regional o acesso para vistoria é a partir do menu Processos. Enquanto que para o técnico, no menu Vistorias (Imagem 11) é possível visualizar uma lista das vistorias para relizar a qual o servidor está vinculado.

Imagem 10. Visão do gerente vinculado a um processo para realizar a vistoria.

Imagem 11. Lista de vistorias disponíveis (menu Vistorias) para o servidor (técnico) realizar.

Acesse a vistoria a partir do botão Realizar vistoria (Imagem 10 e Imagem 12) (que após dar início altera para Continuar vistoria) no canto superior direito do cartão Vistoria.

Imagem 12. Visão de um servidor, que não é gerente, com acesso de técnico.

O formulário muda de acordo o formulário conforme a atividade, o serviço solicitado e a situação do empreendimento no momento da vistoria.

O formulário de vistoria (Imagem 13) é dinâmico. A depender da resposta informada em pergunta o sistema exibe novas perguntas que complementam a resposta anterior. Todas as perguntas exibidas são obrigatórias responder, assim como adicionar a quantidade mínima de imagem/fotos (Imagem 14).

Remove uma imagem (Imagem 15) adicionado no relatório selecionando no ícone de lixeira que fica no canto inferior direito do cartão da imagem.

O sistema salva as respostas conforme vai preenchendo o formulário. Não é necessário preencher tudo para salvar.

Ao marcar uma resposta com perguntas dependentes o sistema irá carregar as perguntas dentro do formulário. Ao desmarcar o sistema irá ocultar a perguntas dependentes da resposta marcada anteriormente.

Imagem 13. Formulário de vistoria de outorga.

Imagem 14. Adicionar imagem e informar um legenda.

Imagem 15. Removendo uma imagem do relatório de vistoria.

A ação Imprimir é para disponibilizar a guia completa (Imagem 16) do formulário para vistorias em que não há acesso a internet. Depois preencher no sistema.

Imagem 16. Guia para vistoria em região que não disposição de internet.

Finalizar vistoria

O sistema só permite assinar (Imagem 17) o relatório se todas as perguntas forem respondidas e atendido o requisito mínimo de imagens.

Imagem 17. Assinar a vistoria.

Em caso de comissão (mais de um servidor) para vistoria, após o primeiro assinar, o botão Assinar ficará visível no rodapé do relatório junto as assinaturas (Imagem 18).

Imagem 18. Rodapé do relatório de vistoria.

Em caso de comissão realizar a vistoria, quando um assinar o relatório a situação altera para Aguardando assinatura do fomulário.

Formulário é finalizado quando todos os servidores envolvidos assinam.

A condição do processo muda para Aguardando distribuição para análise (Imagem 18), quando o formulário é finalizado, e retorna automaticamente para o administrativo (Imagem 19) da COREH (licença do poço ou outorga) ou da COLMAM (outros licenciamento).

Imagem 19. Processo com condição de Aguardando distribuição para análise quando a vistoria está finalizada.

Imagem 20. Processo já não é mais visível para o gerente regional, após a finalização da vistoria.

E finaliza o fluxo de vistoria.