Diagnóstico situacional

Analisado e elaborado pelo time Amazonas

Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária - SEPAT

Última Alteração

Versão

Cliente:

Hannyeller Bragado Alecrim

Gerência de Regularização Fundiária Urbana

18/08/2020

2,0

Product Owner:

Victor Ranieli Bernardino de Azevedo

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de web site para a SEPAT Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade do desenvolvimento, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

O objetivo do cliente é o desenvolvimento de um sistema, que compreende o cadastro do requerente, inclusão de documentos, permitindo o acompanhamento da etapa inicial de regularização fundiária urbana. Compete ao órgão a fiscalização e a regularização fundiária rural e urbana do estado. Segundo a Superintendência, recentemente o número de emissão de títulos reduziu em consequência da falta de documento ilegível ou desatualizado entregue pelo requerente na etapa inicial do processo, o que tem causado a demora na entrega de títulos, indicando que provavelmente os procedimentos não estão adequados (ou poderiam ser melhores).

O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

Entrevista técnica: Foi realizada entrevista semi-estruturada com os stakeholders do projeto;
Aplicação de Survey com os municípios, a fim de validar a solução apresentada;
Levantamento de dados qualitativos e quantitativos;
Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Instituição. Nesse arcabouço estão incluídas questionários aplicados ao projeto, dentre outros.

O projeto de regularização “Titulo Já” do estado de Rondônia e o projeto em parceria com o Governo Federal “Papel Passado” estão em execução desde de 2014 e visarão atender a lei estadual 2.910/2012, os dois contemplam 23 municípios e um total de 41.015 mil títulos conveniados.

Fonte: Gerência de Regularização Fundiária Urbana

Total de 31.409 lotes do programa "titulo já" somando um total de R$ 2.446.850,00 em convênios e 9.609 títulos do "Papel Passado" repassado pelo governo federal somando R$ 1.775.057,07 reais.

O projeto está sendo monitorado pela Casa Civil e está dentro das prioridades do plano estratégico de estado 2019-2022, no eixo de Meio Ambiente e Desenvolvimento Territorial, na 1ª Batalha que visa Promover a Regularização de Terra para Todos tendo como Resultados-Chave;

Titular de Lotes Rurais e Urbanos, a meta minima para o ano de 2020 é de 3 mil títulos;

O total de títulos entregues não foi informado até o momento pelo solicitante.

As prefeituras que participam dos projetos executam seus processos de forma física aplicando padrão estabelecido pela SEPAT, divergem apenas a organização do fluxo das atividades, o que resultam para alguns municípios as entregas dos títulos de forma mais célere aos requerentes. No entanto o município de Porto Velho difere-se na sua regularização fundiária, controlado e executado diretamente pela Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária.

ANÁLISE QUALITATIVA

O questionário com 22 perguntas referente aos habilitadores do processo foi solicitado através de oficio via SEI, informações qualitativas estruturadas em habilitadores do processo, focadas na estrutura organizacional, equipe e fluxo de trabalho e quantitativas, a fim de confirmar a progressão do processo. Dos 23 municípios envolvidos no projeto, 11 responderam as solicitações qualitativos, são eles: Ouro Preto do Oeste, Cerejeiras, Chupinguaia, Corumbiara, Espigão D'Oeste, Mirante da Serra, Rolim de Moura, Urupá, Vilhena, Guajará Mirim e Presidente Médici.

Fonte: Quadro 1- Questionário aplicado GDEV

Percebe-se no Quadro 1, que o órgão regulador vem atuando de forma amigável e flexível, o que gera admiração dos municípios conveniados, porém foi nítido durante as entrevistas e na análise, a necessidade de planejamento dos envolvidos, o estabelecimento de prazos para entrega de títulos, o cumprimento de metas e um controle maior e mais duro no cumprimento de metas e envio de informações.

Fonte: Quadro 2 - Questionário aplicado GDEV

Conforme apresentado no quadro 2, é notório que 46% dos respondentes julgam que as análises dos envolvidos externos, tem tornado o processo moroso, 27% apontam ainda que a falta de entrega de documentação do requerente tem gerado atrasos na entrega do título. Em aprofundamento nos motivos do requerente não entregar a documentação necessária estão a dificuldade em apresentar comprovante de renda, o contrato de compra e venda do imóvel e o documento de registro no Cadastro Único. Não foi possível checar até o momento o quantitativo de processo pendentes por falta de documentação.

Fonte: Quadro 3 - Questionário aplicado GDEV

Foi questionado quanto as atividades não necessárias no processo conforme quadro - 3, afirmaram 60% que há uma burocracia na entrega de documentos, conforme apresentado no escopo do processo, o que gera demora no andamento do processo. Alguns municípios apresentam como proposta a exclusão do parecer da unidade de assistência social, pois os dados são extraídos do banco de cadastro único.

Fonte: Quadro 4 - Questionário aplicado GDEV

Todos os respondentes realizam o andamento do processo de forma física, e 27% controlam suas informações de forma manual, 27% utilizam o Excel e 37% o protocolo web. Outros dados estatísticos são solicitados pela SEPAT anualmente devendo ser entregues em modelo de quadro sinótico. Durante investigação foi solicitado os quadros, foram apresentado somente 5 quadros atualizados do ano de 2020.

Fonte: Quadro 5 - Questionário aplicado GDEV

Das prefeituras 73% apresentam que a forma de trabalho tem dificultado a agilidade do processo, 100% afirmam que cumprem as regras estabelecidas em regulamento, apesar de haver somente a lei 2910 de 3 de dezembro de 2012 e o contrato de convênio assinado entre municípios e estado. Outras informações sem muita relevância, são a afirmação que há técnicos profissionais suficiente e estrutura para atender as demandas da unidade.

Foi validado a ideia de um web site para inserção de documentos com os clientes-cidadãos do processo, 90% dos 118 respondentes informaram que usariam o site.

ESCOPO DO PROCESSO

S	I	P	O	C
Cidadão requerente Prefeitura	Documentos entregues pelo requerente: •RG e CPF, • certidão de nascimento (se for solteiro), • certidão de casamento, •certidão de óbito (se for viúvo), comprovante de renda, • comprovante de endereço, • comprovação de posse (contrato de compra e venda ou termo de doação), •cópia do carnê de IPTU, • folha resumo do CadUnico. Juntada de documento da prefeitura •Cadastro Físico, • Planta e Memorial descritivo, •Certidão Negativa de débitos de IPTU	solicitar regularização	Check list analisado e juntada de peças técnicas (mapa e memorial) realizado	assistente social municipal
assistente social municipal	•Formulário socioeconômico •Analise dos documentos pessoais •Consulta cad. único	Emitir parecer social	Parecer social emitido	•Prefeitura •PGE ou PGM
•Prefeitura •PGE ou PGM	Analise dos documentos, planta e memorial	Emitir parecer jurídico	Parecer Jurídico emitido	Prefeitura
Prefeitura	•Mapas memoriais por lote individual •Projeto de regularização •Matricula do lote •Assinatura: Requisitante, Prefeito, Superintendente da SEPAT e Governador •Registo do titulo com as assinaturas em cartório	Emitir titulo	Solenidade Titulo entregue	Cidadão requerente

Em entrevista feito por videoconferência com a gerente do projeto Hannyeller Bragado Alecrim, a mesma defende a importância do projeto, sendo que atualmente o procedimento é feito físico e o prazo de toda tramitação para emissão do titulo ocorre entre 12 meses a 18 meses.

Outros dados relevantes foram solicitados como planilha de controle, número de processos abertos por mês/ano, média de funcionários que auxiliam na atividade de controle de prazo, média de tempo para finalização de um processo, média de tempo por ato no processo, número de certidões solicitadas e emitidas e número de processos com perda de prazo mas até o momento não foram enviados.

Os dados quantitativos foram tabulados, dos 23 municípios apenas 8 responderam, Cabixi, Cerejeiras, Chupinguaia, Espigão d'Oeste, Santa Luzia, Vale do Paraíso, Vilhena e Corumbiara. Foi solicitado dados das demandas de entradas e saídas nos municípios, com a finalidade de avaliar o desempenho da fila de processos, com as métricas de clientes aguardando; média de clientes envolvidos no fluxo e tempo médio de espera, alem de validar o numero de processos paralisados por falta de documentos do requerente.

CONCLUSÃO

A solicitação surgiu da necessidade de auxiliar na entrega de documentos dos requerente, apesar da hipótese ser validada para o cidadão, não facilitará a entrega de documentos, já que segundo os respondentes a dificuldade do requerente esta em ter o documento que comprove renda e o contrato de compra e venda.

Relatamos ainda que os atores envolvidos no processo não fazem parte da competência de Estado o que dificulta qualquer planejamento ou interferência no fluxo dos municípios.

Ressaltamos que assim como as dificuldades de analisar os quadros sinóticos, houve dificuldade na coleta de dados qualitativos e quantitativos, os prazos estabelecidos não surtiram efeito na entrega dos dados. O interesse da Superintendência ficou visível com a falta de entrega dos dados de Porto velho onde o órgão atua diretamente.

Por se tratar de projeto prioritário de Estado, sugerimos a utilização de plataforma de protocolo, ou o convênio dos municípios com o SEI. Desde já deixamos claro que a construção de um sistema trará controle dos processos, mas não haverá ganhos quanto ao cumprimento das metas estabelecidos em convênios.