Diagnóstico situacional

Analisado e elaborado pelo time Amazonas

Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária - SEPAT

Última Alteração

Versão

Cliente:

Hannyeller Bragado Alecrim

Gerência de Regularização Fundiária Urbana

20/07/2020

1.3

Product Owner:

Victor Ranieli Bernardino de Azevedo

Em construção, as informações aqui contidas são inconclusivas

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de web site para a SEPAT Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade do desenvolvimento, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

O objetivo do cliente é o desenvolvimento de um sistema, que compreende o cadastro do requerente, inclusão de documentos, permitindo o acompanhamento da etapa inicial de regularização fundiária urbana. Compete ao órgão a fiscalização e a regularização fundiária rural e urbana do estado. Segundo a Superintendência, recentemente o número de emissão de títulos reduziu em consequência da falta de documento ilegível ou desatualizado entregue pelo requerente na etapa inicial do processo, o que tem causado a demora na entrega de títulos, indicando que provavelmente os procedimentos não estão adequados (ou poderiam ser melhores).

O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

Entrevista técnica: Foi realizada entrevista semi-estruturada com os stakeholders do projeto;
Aplicação de Survey com os municípios, afim de validar a solução apresentada;
Levantamento de dados qualitativos e quantitativos;
Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Instituição. Nesse arcabouço estão incluídas questionários aplicados ao projeto, dentre outros.

O projeto de regularização “Titulo Já” do estado de Rondônia e o projeto em parceria com o Governo Federal “Papel Passado” estão em execução desde de 2014 e visão atender a lei estadual 2.910/2012, os dois contemplam 23 municípios e um total de 41.015 mil títulos conveniados.

Fonte: Gerência de Regularização Fundiária Urbana

Total de 31.409 lotes do programa "titulo já" somando um total de R$ 2.446.850,00 em convênios e 9.609 títulos do "Papel Passado" repassado pelo governo federal somando R$ 1.775.057,07 reais.

O projeto está sendo monitorado pela Casa Civil e está dentro das prioridades do plano estratégico de estado 2019-2022, no eixo de Meio Ambiente e Desenvolvimento Territorial, na 1ª Batalha que visa Promover a Regularização de Terra para Todos tendo como Resultados-Chave;

Titular de Lotes Rurais e Urbanos, a meta minima para o ano de 2020 é de 3 mil títulos;

Porem foram entregue (informação não foi passada pelo órgão) títulos ate o momento.

As prefeituras que participam dos projetos executam seus processos de forma física aplicando padrão estabelecido pela SEPAT, durante a checagem percebeu se que a organização do fluxo divergem, o que permite que em alguns municípios o requerente tenha acesso ao titulo de forma mais célere. O município de Porto Velho difere na sua regularização fundiária, controlado e executado diretamente pela Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária.

Foram solicitados informações através oficio via SEI, informações qualitativas estruturadas em habilitadores do processo, focadas na estrutura organizacional, equipe e fluxo de trabalho e quantitativas a fim de confirmar a progressão do processo. Dos 23 municípios envolvidos no projeto, 11 responderam as solicitações qualitativos, são eles: Ouro Preto do Oeste, Cerejeiras, Chupinguaia, Corumbiara, Espigão D'Oeste, Mirante da Serra, Rolim de Moura, Urupá, Vilhena, Guajará Mirim e Presidente Médici.

Fonte: Quadro 1- Questionário aplicado GDEV

Percebe se no Quadro 1 que o órgão regulador vem atuando de forma amigável e flexível, o que gera admiração dos municípios conveniados, porém foi nítido durante as entrevistas e na análise a necessidade de planejamento dos envolvidos, o estabelecimento de prazos para entrega de títulos, o cumprimento de metas e um controle maior e mais duro no cumprimento de metas e envio de informações.

Fonte: Quadro 2 - Questionário aplicado GDEV

Conforme apresentado no quadro 2 é notório que 46% dos respondentes julgam que as análises dos envolvidos externo, tem tornado o processo moroso, 27% apontam ainda que a falta de entrega de documentação do requerente tem gerado atrasos na entrega do título. Em aprofundamento nos motivos do requerente não entregar a documentação necessária estão a dificuldade em apresentar comprovante de renda, o contrato de compra e venda do imóvel e o documento de registro no Cadúnico. Não foi possível checar até o momento o quantitativo de processo pendentes por falta de documentação.

Fonte: Quadro 3 - Questionário aplicado GDEV

Foram questionado quanto as atividades não necessárias no processo conforme quadro - 3, 60% afirmaram que há uma burocracia na entrega de documentos, conforme apresentado no escopo do processo, o que gera demora no andamento do processo. Alguns municípios apresentam como proposta a exclusão do parecer da unidade de assistência social, pois os dados são extraídos do banco de cadastro único.

Fonte: Quadro 4 - Questionário aplicado GDEV

Todos os respondentes realizam o andamento do processo de forma física, e 27% controlam suas informações de forma manual, 27% utilizam o Excel e 37% o protocolo web. Outros dados estatísticos são solicitados pela sepat anualmente devendo ser entregues em modelo de quadro sinótico. Durante investigação foi solicitado os quadros, foram apresentado somente 5 quadros atualizados do ano de 2020.

Fonte: Quadro 5 - Questionário aplicado GDEV

73% apresenta que a forma de trabalho tem dificultado a agilidade do processo, 100% afirmar que cumprem as regras estabelecidas em regulamento, apesar de haver somente a lei... e o contrato de convenio assinado entre as partes municípios e estado. Outras informações sem muita relevância, são em sua maioria a afirmação que há técnicos profissionais suficiente e estrutura para atender as demandas da unidade.

Foi validado a ideia de um web site para inserção de documentos com os clientes-cidadãos do processo, 90% dos 118 respondentes informaram que usariam o site.

SIPOC

S	I	P	O	C
Cidadão requerente Prefeitura	Documentos entregues pelo requerente: •RG e CPF, • certidão de nascimento (se for solteiro), • certidão de casamento, •certidão de óbito (se for viúvo), comprovante de renda, • comprovante de endereço, • comprovação de posse (contrato de compra e venda ou termo de doação), •cópia do carnê de IPTU, • folha resumo do CadUnico. Juntada de documento da prefeitura •Cadastro Físico, • Planta e Memorial descritivo, •Certidão Negativa de débitos de IPTU	solicitar regularização	Check list analisado e juntada de peças técnicas (mapa e memorial) realizado	assistente social municipal
assistente social municipal	•Formulário socioeconômico •Analise dos documentos pessoais •Consulta cad. único	Emitir parecer social	Parecer social emitido	•Prefeitura •PGE ou PGM
•Prefeitura •PGE ou PGM	Analise dos documentos, planta e memorial	Emitir parecer jurídico	Parecer Jurídico emitido	Prefeitura
Prefeitura	•Mapas memoriais por lote individual •Projeto de regularização •Matricula do lote •Assinatura: Requisitante, Prefeito, Superintendente da SEPAT e Governador •Registo do titulo com as assinaturas em cartório	Emitir titulo	Solenidade Titulo entregue	Cidadão requerente

Em entrevista feito por videoconferência com a gerente do projeto Hannyeller Bragado Alecrim, a mesma defende a importância do projeto, sendo que atualmente o procedimento é feito físico e o prazo de toda tramitação para emissão do titulo ocorre entre 12 meses a 18 meses.

ANÁLISE DE PROBLEMAS

Problemas levantados pelo cliente, onde foi descrito algumas situações ocorridas:

Problemas	Descrição do Problemas	Soluções

Outros dados relevantes foram solicitados como planilha de controle, número de processos abertos por mês 2019, média de funcionários que auxiliam na atividade de controle de prazo, média de tempo para finalização de um processo, média de tempo por ato no processo, número certidões solicitadas e emitidas e número de processos com perda de prazo mas até o momento não foram enviados devido às dificuldades técnicas no período de pandemia.

CONCLUSÃO

Assim como a dificuldade de analisar os quadros houve dificuldade na coleta de dados qualitativos e quantativos,

em construção.