Análise de valor
Foi aplicado a ferramenta análise de valor colaborativamente entre os membros da GPRO e Iasmin (INFRA). Foi coletado a percepção de cada ator referente as atividades do processo que agregam ou não valor, entretanto, o resultado final é do time. Então segue abaixo, as planilhas da ferramenta análise de valor dos processos de: Registro de preço Simples, Registro de Preço com Órgãos participantes e Adesão a Ata Participante.
O time verificou que no Processo de Aquisição da SETIC em ambos os procedimentos licitatórios: Registro de Preço Simples ou com Órgãos participantes e Adesão a Ata passam pela mesma problemática: Retrabalho, Espera e Superprodução. Todas estas causas se resumem á um único efeito visível de demora processual, ou seja, qualquer pessoa que verifica o processo de aquisição dentro do escopo Definir Dotação Orçamentária até Emitir Parecer Técnico entende ser algo demorado. Aplicando os 7 desperdícios Lean Manufacturing, juntamente com o conhecimento da aplicação de outras ferramentas e considerando a própria opinião do Cliente foi pactuado que os 3 fatores ilustrados no Iceberg como invisíveis são os desperdícios que precisam ser solucionados.
Superprodução: Atualmente não há nenhuma forma de gestão de demandas relacionado as compras da SETIC, fazendo com que as demandas sem o planejamento e a transparência necessária “caiam no colo” dos membros da GPRO para fazerem todas as etapas do processo.
Retrabalho: Quando a demanda chega, além de não haver aviso prévio, não contém as informações básicas necessárias para o desenvolvimento do processo tais como: Memorando, Justificativa e Estudo Técnico. Fazendo com que estas documentações que já demoram de ser elaboradas por quem conhece o objeto a ser adquirido, demoram ainda mais para os membros da GPRO que precisam estudar para conhecer o objeto e elaborar a Justificativa e Estudo Técnico.
Espera: Como a tramitação processual acontece no SEI, a maioria das documentações necessita de assinatura do Diretor Executivo e Superintendente, como ambos possuem a agenda cheia de atribuições, os processos demoram dias para serem assinados, o que atrasa o processo. O mesmo atraso acontece quando o processo é despachado para a SUPEL que demora mais que o necessário para fazer a devolução ocasionando em ociosidade dos membros da GPRO que estão aguardando as devoluções necessárias.
| REGISTRO DE PREÇO SIMPLES | ||||||
| Atividades | Agrega valor | Porquê? | Não agrega, mas é necessário | Porquê? | Consta em lei? | ECRS |
| 1.Definir dotação orçamentária | x | Agrega valor aos membros participantes pois se trata de uma deliberação orçamentária para o ano, para que seja discutido de forma conjunta se há realmente necessidade da aquisição de determinado bem ou serviço. Não agrega valor ao produto final pois não há artefatos e fluxo maduro para a continuação do processo. Desta maneira, no redesenho deverá abordar a solução desta problemática. |
Lei 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 e Lei Ordinária 841/2020 | |||
| 2.Elaborar memorando | x | É necessário pois é uma prática processual e todo processo no SEI precisa de um documento de oficialização e abertura de demanda. Entretanto, não necessariamente precisa ser um memorando visto que em conformidade com o art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, a fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento do Documento de Oficialização da Demanda pela Área de TIC. E também consta no Art. 38, caput da Lei 8.666/93. "Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente. ” |
Art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019 e Art. 38, caput da Lei 8.666/93. | C | ||
| Memorando Assinado. | x | Agrega valor pois é um meio de confirmação |
Processo assinado devido ao fundamento no artigo 18 caput e seus §§ 1º e 2º, do Decreto nº 21.794, de 5 Abril de 2017. | |||
| 3.Elaborar Estudo Técnico | x | Agrega valor, para muitos um dos documentos mais importantes do processo, visto que é por meio dele que é elaborado e estruturado a definição e especificação das necessidades de negócio e tecnológicas, e dos requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC, contendo de forma detalhada, motivada e justificada, inclusive quanto à forma de cálculo, o quantitativo de bens e serviços necessários para a sua composição; Tendo por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento da demanda, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação. |
Art. 11 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, | C | ||
| 4.Elaborar Justificativa | x | Agrega Valor pois o administrador, na condição de órgão ao qual se imputa a vontade estatal, nada mais é do que depositário dos bens e interesses postos pela coletividade a sua administração, razão pela qual todo e qualquer ato administrativo por ele praticado há que ser suficientemente fundamentado, de forma a possibilitar o controle de sua atuação. Agrega Valor aos Gestores da Organização pois na justificativa motivadora do bem ou consumo a ser adquirido, consequentemente é mencionado o problema que se quer resolver, fazendo com que o Chefe da Unidade tenha uma visão estratégica para a tomada de decisão medindo a problemática aliada ao seu impacto. |
Em conformidade com o art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, | C | ||
| 5.Elaborar planilha com as especificações técnicas | x | x | Opinião do Time: É necessário ao fornecedor pois é nesta planilha que é delimitado de forma objetiva as especificidades do que quer ser adquirido. Entretanto, não é necessariamente importante haver uma atividade só para elaboração desta planilha visto que todo o procedimento de especificações técnicas estará contido no Estudo Técnico Preliminar. Não sendo necessário haver um retrabalho/ I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;" |
Lei 8666/93 Art. 15 | C | |
| 6.Elaborar termo de referência | x | Agrega valor, considerado um dos documentos mais importantes do processo, pois o termo de referência contempla as principais informações para construção do edital. Assim, para o correto processamento das licitações é fundamental que tenha-se o termo de referência bem produzido. | Na 8.666/93, Art. 8º inciso II do Decreto nº. 3.555/2000, inciso II do decreto n° 10.024/2019. Art. 2º do Decreto nº. 7174/2010, Art. 6º do Decreto 7.892/2013, Art. 3º inciso I, a III da Lei 10.520/2002, Decreto Estadual nº. 18.340, de 06 de novembro de 2013, Instrução Normativa nº 05 de 01 de julho de 2011, artigo 6º inciso IX, combinado com art. 7º § 2º inciso I da Lei nº. 8.666/93. | |||
| 7.Elaborar parecer técnico | x | Agrega valor por se tratar de uma pactuação interna entre SETIC e SUPEL, de forma que o processo só continuará com o parecer técnico deferido. Segundo a Lei Complementar nº1062 de 04 de Junho de 2020 em seu Art. 5°. VII - estabelecer políticas, padronizar, recomendar e emitir parecer prévio quanto à viabilidade e às especificações técnicas nos processos para aquisição ou contratação de bens e serviços relacionados à tecnologia da informação e comunicação no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta; |
Prevista na Lei Federal nº. 8666/93, Instrução Normativa n°01/2019 Subseção III, Art. 12. Lei Complementar nº1062 de 04 de Junho de 2020 Art. 5°. | |||
REGISTRO DE PREÇO COM ÓRGÃOS PARTICIPANTES:
| Atividades | Agrega valor | Porquê? | Não agrega, mas é necessário | Porquê? | Consta em lei? | ECRS |
| 1.Definir dotação orçamentária | x | Agrega valor aos membros participantes pois se trata de uma deliberação orçamentária para o ano, para que seja discutido de forma conjunta se há realmente necessidade da aquisição de determinado bem ou serviço. Não agrega valor ao produto final pois não há artefatos e fluxo maduro para a continuação do processo. Desta maneira, no redesenho deverá abordar a solução desta problemática. |
Lei 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 e Lei Ordinária 841/2020 | |||
| 2.Elaborar memorando | x | É necessário pois é uma prática processual e todo processo no SEI precisa de um documento de oficialização e abertura de demanda. Entretanto, não necessariamente precisa ser um memorando visto que em conformidade com o art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, a fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento do Documento de Oficialização da Demanda pela Área de TIC. E também consta no Art. 38, caput da Lei 8.666/93. "Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente. ” |
Art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019 e Art. 38, caput da Lei 8.666/93. | C | ||
| Memorando Assinado | x | Agrega valor pois é um meio de confirmação com gestores da administração fique ciente e |
Processo assinado devido ao fundamento no artigo 18 caput e seus §§ 1º e 2º, do Decreto nº 21.794, de 5 Abril de 2017. | |||
| 3.Elaborar Estudo Técnico | x | Agrega valor, para muitos um dos documentos mais importantes do processo, visto que é por meio dele que é elaborado e estruturado a definição e especificação das necessidades de negócio e tecnológicas, e dos requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC, contendo de forma detalhada, motivada e justificada, inclusive quanto à forma de cálculo, o quantitativo de bens e serviços necessários para a sua composição; Tendo por objetivo identificar e analisar os cenários para o atendimento da demanda, bem como demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções identificadas, fornecendo as informações necessárias para subsidiar o respectivo processo de contratação. |
Art. 11 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, | C | ||
| 4.Elaborar Justificativa | x | Agrega Valor pois o administrador, na condição de órgão ao qual se imputa a vontade estatal, nada mais é do que depositário dos bens e interesses postos pela coletividade a sua administração, razão pela qual todo e qualquer ato administrativo por ele praticado há que ser suficientemente fundamentado, de forma a possibilitar o controle de sua atuação. Agrega Valor aos Gestores da Organização pois na justificativa motivadora do bem ou consumo a ser adquirido, consequentemente é mencionado o problema que se quer resolver, fazendo com que o Chefe da Unidade tenha uma visão estratégica para a tomada de decisão medindo a problemática aliada ao seu impacto. |
Em conformidade com o art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, | C | ||
| 5.Elaborar planilha com as especificações técnicas | x | x | Opinião do Time: É necessário ao fornecedor pois é nesta planilha que é delimitado de forma objetiva as especificidades do que quer ser adquirido. Entretanto, não é necessariamente importante haver uma atividade só para elaboração desta planilha visto que todo o procedimento de especificações técnicas estará contido no Estudo Técnico Preliminar. Não sendo necessário haver um retrabalho/ I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;" |
Lei 8666/93 Art. 15 | C | |
| 6.Elaborar Oficio Circular | A Atividade acontece em outra secretaria, desta maneira, não é da responsabilidade do time julgar se ela agrega ou não valor | |||||
| 7.Justificar Aquisição | A Atividade acontece em outra secretaria, desta maneira, não é da responsabilidade do time julgar se ela agrega ou não valor | |||||
| 8.Consolidar Quantitativo | A Atividade acontece em outra secretaria, desta maneira, não é da responsabilidade do time julgar se ela agrega ou não valor | |||||
| 9.Elaborar Termo de Referência | x | Agrega valor, considerado um dos documentos mais importantes do processo, pois o termo de referência contempla as principais informações para construção do edital. Assim, para o correto processamento das licitações é fundamental que tenha-se o termo de referência bem produzido. | Na 8.666/93, Art. 8º inciso II do Decreto nº. 3.555/2000, inciso II do decreto n° 10.024/2019. Art. 2º do Decreto nº. 7174/2010, Art. 6º do Decreto 7.892/2013, Art. 3º inciso I, a III da Lei 10.520/2002, Decreto Estadual nº. 18.340, de 06 de novembro de 2013, Instrução Normativa nº 05 de 01 de julho de 2011, artigo 6º inciso IX, combinado com art. 7º § 2º inciso I da Lei nº. 8.666/93. | |||
| 10.Emitir Parecer Técnico | x | Agrega valor por se tratar de uma pactuação interna entre SETIC e SUPEL, de forma que o processo só continuará com o parecer técnico deferido. Segundo a Lei Complementar nº1062 de 04 de Junho de 2020 em seu Art. 5°. VII - estabelecer políticas, padronizar, recomendar e emitir parecer prévio quanto à viabilidade e às especificações técnicas nos processos para aquisição ou contratação de bens e serviços relacionados à tecnologia da informação e comunicação no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta; |
Prevista na Lei Federal nº. 8666/93, Instrução Normativa n°01/2019 Subseção III, Art. 12. Lei Complementar nº1062 de 04 de Junho de 2020 Art. 5°. |
| ADESÃO A ATA PARTICIPANTE | ||||||
| Atividades | Agrega valor | Porquê? | Não agrega, mas é necessário | Porquê? | Consta em lei? | ECRS |
| 1.Definir dotação orçamentária | x | Agrega valor aos membros participantes pois se trata de uma deliberação orçamentária para o ano, para que seja discutido de forma conjunta se há realmente necessidade da aquisição de determinado bem ou serviço. Não agrega valor ao produto final pois não há artefatos e fluxo maduro para a continuação do processo. Desta maneira, no redesenho deverá abordar a solução desta problemática. |
Lei 4.320, DE 17 DE MARÇO DE 1964 e Lei Ordinária 841/2020 | |||
| 2.Elaborar memorando | x | É necessário pois é uma prática processual e todo processo no SEI precisa de um documento de oficialização e abertura de demanda. Entretanto, não necessariamente precisa ser um memorando visto que em conformidade com o art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, a fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento do Documento de Oficialização da Demanda pela Área de TIC. E também consta no Art. 38, caput da Lei 8.666/93. "Art. 38. O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente. ” |
Art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019 e Art. 38, caput da Lei 8.666/93. | C | ||
| Memorando Assinado | x | Agrega valor pois é um meio de confirmação com gestores da administração fique ciente e |
Processo assinado devido ao fundamento no artigo 18 caput e seus §§ 1º e 2º, do Decreto nº 21.794, de 5 Abril de 2017. | |||
| 3.Elaborar Quantitativo | x | Agrega Valor pois é a solicitação para liberação de determinado quantitativo. Não deverá ser elaborado pra GPRO. | x | Opinião do Time: É necessário por ser a solicitação da liberação do quantitativo almejado do produto ou serviço a ser adquirido. Entretanto não agrega valor algum ao membros da GPRO que precisam elaborar este documento simples. Desta maneira, no redesenho deverá abordar a solução desta problemática | E | |