Diagnóstico

RELATÓRIO DO DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

GESTÃO DE BENS DE CONSUMO

Gerência de Desenvolvimento – DETIC TIME AMAZONAS

GESTÃO DE BENS DE CONSUMO - PGE		Última Alteração	Versão
Cliente:	Priscila Contadora da PGE	07/07/2020	01

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestão de bens de consumo no Estado de Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

O objetivo do cliente é o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende não apenas o cadastro de bens, mas sim, a realização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórios, acompanhamentos, e valores dos produtos de entrada e saída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informações necessárias, nasceria dentro do próprio sistema.

O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

Entrevistas com técnico: Foi realizada entrevista aberta com o stakeholder do projeto;
Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Instituição.

Em entrevista feito em home office com o stakeholder do projeto Priscila - Contadora/PGE, e demais convidados como SEJUCEL, IDEP defende a importância do projeto visto que portaria nº 542/GAB/SEFIN referente a bens de consumo, exigem a preparação de sistemas e outros com obrigatoriedade dos registros contábeis de implantação e acompanhamento dos bens, tendo o cronograma até ao final de ano de 2020, conforme link: http://www.contabilidade.ro.gov.br/data/uploads/2014/05/PORTARIA-N%C2%BA-542-Novas-Implementa%C3%A7%C3%A3o-das-Novas-Normas-de-Contabilidade-GTCON-Doe-12_09_2017-1.pdf, atualmente esse atividade é executada manualmente por elas.

ANÁLISE DE PROBLEMAS

Neste tópico foram aplicadas algumas ferramentas para detecção dos problemas informados pelo cliente como: A voz do cliente, matriz de problemas e captação de informações via Sistema Eletrônico de Informações.

1- Voz do Cliente - VOC

A ferramenta visa descrever as necessidades dos clientes e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicado com as Instituições entrevistadas, SEDUC, PGE, SEJUCEL e IDEP, a onde explanaram suas dores no processo de bens de consumo.

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP

2- Matriz de problemas

A ferramenta visa complementar a partir das informações levantadas pelo "VOC" onde são descritos os pontos críticos de cada problema levantado pelo cliente e definidas possíveis soluções para a tomada de uma decisão.

Problemas	Descrição do Problemas	Soluções
Falta de Segurança na informações lançadas na planilha Excel	Falta de confiabilidade nas informações lançadas no controle de estoque.	Desenvolver o minimo produto viável
Falta de controle dos bens de consumo	Por o controle ser feito por planilha no Excel, e dados lançados não serem confiáveis, não conseguem mensurar o desperdício de material	Desenvolver o minimo produto viável
Não existe definições de papéis	Não existe a definição de funções conforme retratado pela Instituição, torna-o fluxo de trabalho desordenado	Mapear fluxo e identificar funções
Não existe controle de desperdício de material	Atualmente não existe um controle dos materiais que são desperdiçados ou que passam mais de 2 anos em estoque paralisado, gerando custo para organização.	Mapear fluxo e criar indicadores

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP e SEDUC

3- Levantamento dos dados qualitativos

Nesta etapa coletamos dados do Sistema do Eletrônico de Informações, através do processo 0030.1851032/2020-35 encaminhado a Sefin a todas secretarias.

2- Identificação do macroprocesso

Informações levantados com o almoxarifado Secretaria de Educação do Estado - SEDUC:

Diferentemente da PGE, SEJUCEL e IDEP que não possuem sistema para controle da gestão de bens de consumo, a SEDUC utiliza o sistema gerenciamento de almoxarifado - SGE cedido pelo Departamento de Estradas de Rodagens, infraestrutura e serviço público, para controlar os bens de consumo. O processo é gerido por 7 servidores que possuem uma faixa etária média de 47 anos. Principais problemas levantados, onde foi descrito algumas situações ocorridas:

Sistemas utilizados pelo Estado

Sistemas Gerenciamento de Estoque - SGE

O sistema foi criado em 2014, com linguagem PHP e Banco sql server.

Os problemas detectados pelas secretarias:

Não gera guia de saída dos produtos, com isso, quando é entregue o material, não registra o responsável que o item;
Falta de segurança nas informações lançadas, a entrada dos produtos no almoxarifado não batem com a saída dos produtos. Os valores no estoque não correspondem;
Não soma item por item, somente calcula a média mais não faz a soma dos valores de item por item;
Não separa produtos por programas de Estado, os produtos lançados no sistema compõe-se de modo geral para o almoxarifado, não possui grupos para incluir os produtos, como os programas de educação estadual e federal,visto que existe produtos destinados especialmente para estes programas.

Antigo E- Estado

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1- Voz do Cliente - VOC

2- Identificação do macroprocesso

A Seduc constatou que o sistema ajuda em suas atividades diárias mais que possuem muitos campos a serem melhorados.

CONCLUSÃO

Entende-se a necessidade do desenvolvimento de software para controle, porém o desenvolvimento do módulo não garante a resolução dos problemas e os benefícios apresentado pelo cliente.