Diagnóstico
RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO
Gerência de Desenvolvimento – DETIC TIME AMAZONAS
GESTÃO DE BENS DE CONSUMO - PGE |
Última Alteração |
Versão |
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Cliente: |
Priscila Contadora da PGE |
07/07/2020 | 01 |
INTRODUÇÃO
O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestão de bens de consumo no Estado de Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.
O objetivo do cliente é o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende não apenas o cadastro dos bens, mas sim, a realização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórios e acompanhamentos, os valores dos produtos de entrada e saída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informações necessárias, nasceria dentro do próprio sistema.
O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:
- Entrevistas com técnico: Foi realizada entrevista aberta com o stakeholder do projeto;
- Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Instituição. Nesse arcabouço estão incluídas trabalho de pesquisa do stakeholder do projeto, dentre outros.
Em entrevista feito em home office com o stakeholder do projeto Priscila - Contadora/PGE, e demais convidados como SEJUCEL, IDEP defende a importância do projeto visto que portaria nº 542/GAB/SEFIN referente a bens de consumo, exigem a preparação de sistemas e outros com obrigatoriedade dos registros contábeis de implantação e acompanhamento dos bens, tendo o cronograma ate ao final de ano de 2020 conforme link: http://www.contabilidade.ro.gov.br/data/uploads/2014/05/PORTARIA-N%C2%BA-542-Novas-Implementa%C3%A7%C3%A3o-das-Novas-Normas-de-Contabilidade-GTCON-Doe-12_09_2017-1.pdf, atualmente esse atividade é executada manualmente por elas.
ANÁLISE DE PROBLEMAS
Principais problemas levantados pelo cliente e convidados, onde foi descrito algumas situações ocorridas:
ENTREVISTADOS |
Problemas |
Descrição do Problemas |
Soluções |
PGE, SEJUCEL E IDEP |
Falta de Segurança na informações lançadas na planilha Excel |
Falta de confiabilidade nas informações lançadas no controle de estoque. |
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PGE, SEJUCEL E IDEP |
Falta de controle dos bens de consumo |
Por o controle ser feito por planilha no Excel, e dados lançados não serem confiáveis, não conseguem mensurar o desperdício de material |
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SEJUCEL E IDEP | Não existe definições de papéis | Não existe a definição de funções conforme retratado pela Instituição, torna-o fluxo de trabalho desordenado |
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SEJUCEL, IDEP e PGE | Não existe controle de desperdicio de material | Atualmente não existe um controle dos materiais que são desperdiçados ou que passam mais de 2 anos em estoque paralisado, gerando custo para organização. |
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1- Voz do Cliente - VOC
2- Identificação do macroprocesso
Informações levantados com o almoxarifado Secretaria de Educação do Estado - SEDUC:
Diferentemente da PGE, SEJUCEL e IDEP que não possuem sistema para controle da gestão de bens de consumo, a SEDUC utiliza o sistema gerenciamento de almoxarifado - SGE cedido pelo Departamento de Estradas de Rodagens, infraestrutura e serviço público, para controlar os bens de consumo. O processo é gerido por 7 servidores que possuem uma faixa etária média de 47 anos. Principais problemas levantados, onde foi descrito algumas situações ocorridas:
Problemas |
Descrição do Problemas |
Soluções |
SGE - não gera guia de saida dos produtos | Com isso, quando é entregue o material, não registra o responsável que o item |
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SGE -Falta de segurança nas informações lançadas | A entrada dos produtos no almoxarifado não batem com a saída dos produtos. Os valores no estoque não correspondem. | |
SGE -Não soma item por item | Calcula a média mais não faz a soma dos valores de item por item |
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SGE - Não separa produtos por programas | Os produtos lançados no sistema é de modo geral para o almoxarifado, não possui grupos para incluir os produtos, como os programas de educação estadual e federal que os produtos são especificamente para esses grupos. |
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1- Voz do Cliente - VOC
2- Identificação do macroprocesso
A Seduc constatou que o sistema ajuda em suas atividades diárias mais que possuem muitos campos a serem melhorados.
CONCLUSÃO
Entende-se a necessidade do desenvolvimento de software para controle, porém o desenvolvimento do módulo não garante a resolução dos problemas e os benefícios apresentado pelo cliente.