Diagnóstico

RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO 

 

Gerência de Desenvolvimento – DETIC                               TIME AMAZONAS

GESTÃO DE BENS DE CONSUMO - PGE

Última Alteração

Versão

Cliente:

Priscila xxxxx Contadora

07/07/2020 01

 

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestão de bens de consumo no Estado de Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

O objetivo do cliente é o desenvolvimento de  um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende não apenas  o cadastro dos bens, mas sim, a realização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórios e acompanhamentos, os valores dos produtos de entrada e saída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informações necessárias, nasceria dentro do próprio sistema.

O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

Entrevistas com técnico: Foi realizada entrevista aberta com o stakeholder do projeto; Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Instituição. Nesse arcabouço estão incluídas trabalho de pesquisa do stakeholder do projeto, dentre outros.

Em entrevista feito em home office com o stakeholder do projeto Priscila  - Contadora/PGE, e demais convidados como SEJUCEL, IDEP defende a importância do projeto visto que pela lei xxxx sobre os bens de consumo devem exigem alguma plataforma para acompanhamento, atualmente esse atividade é executada manualmente por elas.

ANÁLISE DE PROBLEMAS

Principais problemas levantados pelo cliente e convidados, onde foi descrito algumas situações ocorridas:

ENTREVISTADOS

Problemas

Descrição do Problemas

Soluções

PGE, SEJUCEL E IDEP

Falta de Segurança na informações lançadas na planilha Excel

Falta de confiabilidade nas informações lançadas no controle de estoque.

 

 

Desenvolver o minimo produto viável

PGE, SEJUCEL E IDEP

Falta de controle dos bens de consumo

Por o controle ser feito por planilha no Excel, e dados lançados não serem confiáveis, não conseguem  mensurar o desperdício de material

SEJUCEL E IDEP Não existe definições de papéis  Não existe a definição de funções conforme retratado pela Instituição, torna-o fluxo de trabalho desordenado

Mapear fluxo e identificar funções SEJUCEL, IDEP e PGE Não existe controle de desperdicio  de material Atualmente não existe um controle dos materiais que são desperdiçados ou que passam mais de 2 anos em estoque paralisado, gerando custo para organização.

Mapear fluxo

1- Voz do Cliente - VOC

 

2- Identificação do macroprocesso

Informações levantados com o almoxarifado Secretaria de Educação do Estado - SEDUC:

Diferentemente da PGE, SEJUCEL e IDEP que não possuem sistema para controle da gestão de bens de consumo, a SEDUC utiliza o sistema gerenciamento de almoxarifado - SGE cedido pelo Departamento de Estradas de Rodagens, infraestrutura e serviço público, para controlar os bens de consumo. O processo é gerido por 7 servidores que possuem uma faixa etária média de 47 anos. Principais problemas levantados, onde foi descrito algumas situações ocorridas:

 

Problemas

Descrição do Problemas

Soluções

SGE - não gera guia de saida dos produtos Com isso, quando é entregue o material, não registra o responsável que o item

 

  SGE -Falta de segurança nas informações lançadas A entrada dos produtos no almoxarifado não batem com a saída dos produtos. Os valores no estoque não correspondem. SGE -Não soma item por item Calcula a média mais não faz a soma dos valores de item por item

  SGE - Não separa produtos por programas Os produtos lançados no sistema é de modo geral para o almoxarifado, não possui grupos para incluir os produtos, como os programas de educação estadual e federal que os produtos são especificamente para esses grupos.

 

1- Voz do Cliente - VOC

 

2- Identificação do macroprocesso

A Seduc constatou que o sistema ajuda em suas atividades diárias mais que possuem muitos campos a serem melhorados.

CONCLUSÃO

Entende-se a necessidade do desenvolvimento de software para controle,  porém o desenvolvimento do módulo não garante a resolução dos problemas e os benefícios apresentado pelo cliente.