Análise de Negócio

RELATÓRELATÓRIO DO DIAGNÓDIAGNÓSTICO SITUACIONAL 

GESTÃGESTÃO DE BENS DE CONSUMO

 GerêGerência de Desenvolvimento –– DETIC                               TIME AMAZONAS

GESTÃGESTÃO DE BENS DE CONSUMO - PGE		ÚÚltima AlteraçãAlteração	VersãVersão
Cliente:	Priscila Contadora da PGE	07/07/2020	01

 

INTRODUÇÃINTRODUÇÃO

O presente diagnódiagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista tétécnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestãgestão de bens de consumo no Estado de RondôRondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integraçãintegração com outros sistemas jájá existentes, diagnosticando assim se o mesmo iráirá colaborar com os interesses e objetivos da organizaçãorganização.

O objetivo do cliente éé o desenvolvimento de  um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende nãnão apenas  o cadastro de bens, mas sim, a realizaçãrealização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórelatórios, acompanhamentos, e valores dos produtos de entrada e saísaída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informaçõinformações necessánecessárias, nasceria dentro do própróprio sistema.

O DiagnóDiagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

• Entrevistas com tétécnico: Foi realizada entrevista aberta com o stakeholder do projeto;
• AnáAnálise secundásecundária de documentos: Foram consultados documentos internos, informaçõinformações qualitativas do sistema eletrôeletrônico de informaçõinformações e as leis que regem a InstituiçãInstituição. 

Em entrevista feito em home office com o stakeholder do projeto Priscila  - Contadora/PGE, e demais convidados como SEJUCEL, IDEP defende a importâimportância do projeto visto que portaria nºnº 542/GAB/SEFIN referente a bens de consumo, exigem a preparaçãpreparação de sistemas e outros com obrigatoriedade dos registros contácontábeis de implantaçãimplantação e acompanhamento dos bens, tendo o cronograma atéaté ao final de ano de 2020, conforme link: http://www.contabilidade.ro.gov.br/data/uploads/2014/05/PORTARIA-N%C2%BA-542-Novas-Implementa%C3%A7%C3%A3o-das-Novas-Normas-de-Contabilidade-GTCON-Doe-12_09_2017-1.pdf, atualmente esse atividade éé executada manualmente por elas.

ANÁANÁLISE DE PROBLEMAS

Neste tótópico foram aplicadas algumas ferramentas para detecçãdetecção dos problemas informados pelo cliente como: A voz do cliente, matriz de problemas e captaçãcaptação de informaçõinformações via Sistema EletrôEletrônico de InformaçõInformações.

1- Voz do Cliente - VOC

A ferramenta visa descrever as necessidades dos clientes e como enxergam seus produtos e serviçserviços, deste modo foi aplicado com as InstituiçõInstituições entrevistadas, SEDUC, PGE, SEJUCEL e IDEP, a onde explanaram suas dores no processo de bens de consumo.

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP

2- Matriz de problemas

A ferramenta visa complementar a partir das informaçõinformações levantadas pelo "VOC" e tambétambém de reuniõreuniões realizadas com a SUPEL e SUPER(SEFIN) onde sãsão descritos os pontos crícríticos de cada problema levantado pelo cliente e definidas possípossíveis soluçõsoluções para a tomada de uma decisãdecisão. 

Problemas	DescriçãDescrição do Problemas	SoluçõSoluções
Falta de SegurançSegurança na informaçõinformações lançlançadas na planilha Excel	Falta de confiabilidade nas informaçõinformações lançlançadas no controle de estoque.	Desenvolver o minimo produto viáviável
Falta de controle dos bens de consumo	Por o controle ser feito por planilha no Excel, e dados lançlançados nãnão serem confiáconfiáveis, nãnão conseguem  mensurar o desperdídesperdício de material
NãNão existe definiçõdefinições de papépapéis	NãNão existe a definiçãdefinição de funçõfunções conforme retratado pela InstituiçãInstituição, torna-o fluxo de trabalho desordenado	Mapear fluxo e identificar funçõfunções
NãNão existe controle de desperdídesperdício  de material	Atualmente nãnão existe um controle dos materiais que sãsão desperdiçdesperdiçados ou que passam mais de 2 anos em estoque paralisado, gerando custo para organizaçãorganização.	Mapear fluxo e criar indicadores
NãNão existe instruçãinstrução normativa a nínível de estado A de baixa imediato no Siafen pelo almoxarifado NãNão existe padrãpadrão contácontábil: tem instituiçõinstituições que utilizam contabilizaçãcontabilização fixa e outras ponderada	Envolver os atores principais para formulaçãformulação de diretriz do processo de bens de consumo.	Criar um escopo de plano de açãação onde envolveráenvolverá a participaçãparticipação do time 300

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP, SEDUC, SUPEL e SUPER(SEFIN)

Coleta dos problemas referente aos sistemas relatados pelos clientes:

Sistemas Gerenciamento de Estoque - SGE

Com linguagem PHP e Banco sql server.

Os problemas detectados:

• NãNão gera guia de saísaída dos produtos, com isso, quando éé entregue o material, nãnão registra o responsáresponsável que o item;
• Falta de segurançsegurança nas informaçõinformações lançlançadas, a entrada dos produtos no almoxarifado nãnão batem com a saísaída dos produtos. Os valores no estoque nãnão correspondem;
• NãNão soma item por item, somente calcula a mémédia mais nãnão faz a soma dos valores de item por item;
• NãNão separa produtos por programas de Estado, os produtos lançlançados no sistema compõcompõe-se de modo geral para o almoxarifado, nãnão possui grupos para incluir os produtos, como os programas de educaçãeducação estadual e federal,visto que existe produtos destinados especialmente para estes programas.
• Tecnologia obsoleta
• Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negónegócio

Antigo E- Estado

Com linguagem PHP e Banco PostgreSQL

Os problemas detectados:

• Tecnologia obsoleta
• CóCódigo sem padrãpadrão de baixa qualidade que inviabilizaria a manutenibilidade  
• Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negónegócio

3- Levantamento dos dados qualitativos

Nesta etapa coletamos dados do Sistema EletrôEletrônico de InformaçõInformações, atravéatravés do processo 0030.1851032/2020-35 encaminhado pela Sefin àà todas as secretarias. A onde estáestá sendo verificado o mecanismo de controle de bens de consumo pelas mesmas, atéaté o momento 22 InstituiçõInstituições responderam ao questionamento. Estas informaçõinformações confirmam os problemas levantados pelos clientes entrevistados pelo time de negónegócios.

As perguntas realizadas foram:

Fonte: Secretarias do Estado 

A pergunta buscou retirar da InstituiçãInstituição a seguinte informaçãinformação: Se atualmente possui um formato de trabalho onde éé possípossível extrair informaçõinformações a serem analisadas de entrada e saísaída do processo bens de consumo. Sendo 98% das secretarias disseram que "Sim", os outros 1% disseram que"NãNão" e 1% "nãnão responderam".

Fonte: Secretarias do Estado 

A pergunta visou levantar se as InstituiçõInstituições atualmente possuem sistemas para controle do processos de bens de consumo, onde 60% responderam que utilizam "Excel", 20% responderam que utilizam o Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado, 10% responderam que utilizam o Sistema ALXW de empresa terceirizada, 5% responderam que utilizam o Sistema Almoxarifado WEB e 5% responderam que utilizam o Sistema de GestãGestão Integrada.

Podemos observar com os dados coletados que grande partes das secretarias que responderam as perguntas, usam a ferramenta Excel para controlar as entradas e saísaídas de bens de consumo.

DEFINIÇÃDEFINIÇÃO DO ESCOPO 

Neste tótópico o time de negónegócios visa limitar o escopo do macroprocesso, identificando a necessidade do cliente, onde foi aplicada a ferramenta, SIPOC(Supplier, Input, Process, Outputs e Customer), onde éé verificado os fatores que impactam diretamente a execuçãexecução do trabalho.

1- IdentificaçãIdentificação do macroprocesso

A ferramenta visa definir o escopo do macroprocesso de bens de consumo, SIPOC, significa "Fornecedor-Entrada-Processo-SaíSaída- Cliente", usada para verificar se as entradas do processo correspondem as saísaídas do processo, bem como se as saísaídas do processo correspondem ààs saísaídas dos processos anteriores. A metodologia pretende reduzir e restringir as variaçõvariações do processo e seus respectivos resultados, com o objetivo de atender variaçõvariações dentro do limite definido pelo cliente.

 

ALMOXARIFADO DAS SECRETARIAS (PGE)
S	I	P	O	C
••       GERÊGERÊNCIA ADM.FINANÇFINANÇ (COMISSÃCOMISSÃO: FINANCEIRO E ORÇAMENTÁORÇAMENTÁRIO)	••       SISTEMA ELETRÔELETRÔNICO DE INFORMAÇÃINFORMAÇÃO: TERMO DE REFERÊREFERÊNCIA ••       CONTRATO DA EMPRESA VENCEDORA ••       NOTA DE EMPENHO	ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE LICITAÇÃLICITAÇÃO DO BENS DE CONSUMO	••       SISTEMA ELETRÔELETRÔNICO DE INFORMAÇÃINFORMAÇÃO: CONTRATO DA EMPRESA VENCEDORA ••       NOTA DE EMPENHO	••       COMISSÃCOMISSÃO DE RECEBIMENTO (ALMOXARIFADO)
••       EMPRESA FORNECEDORA DE MATERIAL	••       NOTA FISCAL, NOTA DE EMPENHO	RECEBIMENTO DE BENS DE CONSUMO	SISTEMA ESTOQUE FÁFÁCIL: ESPECIFICAÇÃESPECIFICAÇÃO DO OBJETO, UNIDADE, PREÇPREÇO, QUANTIDADE, NºNº DA NOTA FISCAL, NºNº DE EMPENHO, TIPO DE CONVÊCONVÊNIO, DATA INICIAL DA NOTA FISCAL, DATA DE LANÇLANÇAMENTO DA NOTA	••       COMISSÃCOMISSÃO DE RECEBIMENTO (ALMOXARIFADO)
••       SETOR SOLICITANTE DA INSTITUIÇÃINSTITUIÇÃO	••       SISTEMA ELETRÔELETRÔNICO DE INFORMAÇÃINFORMAÇÃO: SOLICITAÇÃSOLICITAÇÃO DE REQUISIÇÃREQUISIÇÃO DE BENS DE CONSUMO (QUANTIDADE, ITEM, DESCRIÇÃDESCRIÇÃO DO ITEM)	PEDIDO DE BENS DE CONSUMO	SISTEMA ELETRÔELETRÔNICO DE INFORMAÇÃINFORMAÇÃO: LIBERAÇÃLIBERAÇÃO DE REQUISIÇÃREQUISIÇÃO (ITEM POR ITEM) O QUE ESTIVER EM ESTOQUE. SISTEMA ESTOQUE FÁFÁCIL: LANÇLANÇAMENTO DE SAÍSAÍDA OBS.: BAIXA NO SIAFEN QUANDO SAI DE ESTOQUE, GRANDE PARTE FINAL DO MÊMÊS	••       ALMOXARIFADO/SETOR SOLICITANTE DA INSTITUIÇÃINSTITUIÇÃO
••       ALMOXARIFADO	••       PLANILHA: COM BENS DE CONSUMO (COM VALOR GERAL), RETIRADO DO SIAFEN E DO SISTEMA ESTOQUE FÁFÁCIL (MENSAL) ENTRADA E SAIDA DE BENS.	CONTROLE CONTÁCONTÁBIL	··         RELATÓRELATÓRIO DE CONFORMIDADE CONTÁCONTÁBIL (MENSAL E ANUAL) ··         PLANILHA: PLANO DE CONTAS (BALANÇBALANÇO PATRIMONIAL) INSTRUÇÃINSTRUÇÃO NORMATIVA NºNº.13/2004 (ANEXO: TC 13), ENCAMINHADO SISTEMA DE GESTÃGESTÃO DE AUDITORIA PÚPÚBLICA	••       SUPER (SEFIN) ••       TCE/RO

 

SUPER (SEFIN)
S	I	P	O	C
••       SETOR DE CONTABILIDADE (INSTITUIÇÕINSTITUIÇÕES)	••       RELATÓRELATÓRIO DE CONFORMIDADE CONTÁCONTÁBIL ••       DECRETO DE ENCERRAMENTO DO EXERCICIO	PRESTAÇÃPRESTAÇÃO DE CONTAS	••       RELATÓRELATÓRIO DO CONSOLIDADO - DIRETA E INDIRETA DA CONTAS PÚPÚBLICAS	••       TCE/RO - SIGAP ••       SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL - SINCONV

Fonte: PGE, SUPEL, SUPER(SEFIN)

Conforme levantado pelo time de negónegócios a aplicaçãaplicação da ferramenta, visou definir o macroprocesso, compreendendo o inicio e ao final do processo.  Assim auxiliando na decisãdecisão quanto a solicitaçãsolicitação do cliente.

 

CONCLUSÃCONCLUSÃO 

Entende-se a necessidade do cliente em buscar um soluçãsolução atravéatravés de um desenvolvimento de software para controle contácontábil poréporém, o desenvolvimento de um sistema para o monitoramento de bens de consumo ao cliente solicitante a Procuradoria de Geral do Estado, nãnão agrega valor ao processo, atravéatravés de entrevistas realizadas pelo time de negónegócios foi identificado que o verdadeiro dono do processo éé a Secretaria de Estado de FinançFinanças, cabe a ela apontar as diretrizes desse projeto. E conforme os dados qualitativos relatados, mais InstituiçõInstituições decorrem do mesmo problema do cliente solicitante, contudo somente a automatizaçãautomatização do processo bens de consumo, nãnão garante a efetiva resoluçãresolução dos problemas do cliente e os benefíbenefícios apresentado pelo mesmo. 

SugestãSugestão: 

1- Criar o minimo produto viáviável para o cliente solicitante para resoluçãresolução imediato do seu problema;

2- Realizar tratativas com a SEFIN referente ao projeto;

2- Sistematizar bens de consumo em todo estado:

• Criar uma comissãcomissão de bens de consumo do Estado
• Envolver todos os atores;
• Definir padrãpadrão processo e ritos;
• Revisar catalogo de material feito pela Supel