Análise de Negócio

RELATÓRIORELATÓRIO DO DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO SITUACIONAL 

GESTÃOGESTÃO DE BENS DE CONSUMO

 GerênciaGerência de Desenvolvimento –– DETIC                               TIME AMAZONAS

GESTÃOGESTÃO DE BENS DE CONSUMO - PGE		ÚltimaÚltima AlteraçãoAlteração	VersãoVersão
Cliente:	Priscila Contadora da PGE	07/07/2020	01

 

INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

O presente diagnósticodiagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnicotécnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestãogestão de bens de consumo no Estado de Rondônia.Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integraçãointegração com outros sistemas jájá existentes, diagnosticando assim se o mesmo iráirá colaborar com os interesses e objetivos da organização.organização.

O objetivo do cliente éé o desenvolvimento de  um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende nãonão apenas  o cadastro de bens, mas sim, a realizaçãorealização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórios,relatórios, acompanhamentos, e valores dos produtos de entrada e saídasaída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informaçõesinformações necessárias,necessárias, nasceria dentro do própriopróprio sistema.

O DiagnósticoDiagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

• Entrevistas com técnico:técnico: Foi realizada entrevista aberta com o stakeholder do projeto;
• AnáliseAnálise secundáriasecundária de documentos: Foram consultados documentos internos, informaçõesinformações qualitativas do sistema eletrônicoeletrônico de informaçõesinformações e as leis que regem a Instituição.Instituição. 

Em entrevista feito em home office com o stakeholder do projeto Priscila  - Contadora/PGE, e demais convidados como SEJUCEL, IDEP defende a importânciaimportância do projeto visto que portaria nºnº 542/GAB/SEFIN referente a bens de consumo, exigem a preparaçãopreparação de sistemas e outros com obrigatoriedade dos registros contábeiscontábeis de implantaçãoimplantação e acompanhamento dos bens, tendo o cronograma atéaté ao final de ano de 2020, conforme link: http://www.contabilidade.ro.gov.br/data/uploads/2014/05/PORTARIA-N%C2%BA-542-Novas-Implementa%C3%A7%C3%A3o-das-Novas-Normas-de-Contabilidade-GTCON-Doe-12_09_2017-1.pdf, atualmente esse atividade éé executada manualmente por elas.

ANÁLISEANÁLISE DE PROBLEMAS

Neste tópicotópico foram aplicadas algumas ferramentas para detecçãodetecção dos problemas informados pelo cliente como: A voz do cliente, matriz de problemas e captaçãocaptação de informaçõesinformações via Sistema EletrônicoEletrônico de Informações.Informações.

1- Voz do Cliente - VOC

A ferramenta visa descrever as necessidades dos clientes e como enxergam seus produtos e serviços,serviços, deste modo foi aplicado com as InstituiçõesInstituições entrevistadas, SEDUC, PGE, SEJUCEL e IDEP, a onde explanaram suas dores no processo de bens de consumo.

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP

2- Matriz de problemas

A ferramenta visa complementar a partir das informaçõesinformações levantadas pelo "VOC" e tambémtambém de reuniõesreuniões realizadas com a SUPEL e SUPER(SEFIN) onde sãosão descritos os pontos críticoscríticos de cada problema levantado pelo cliente e definidas possíveispossíveis soluçõessoluções para a tomada de uma decisão.decisão. 

Problemas	DescriçãoDescrição do Problemas	SoluçõesSoluções
Falta de SegurançaSegurança na informaçõesinformações lançadaslançadas na planilha Excel	Falta de confiabilidade nas informaçõesinformações lançadaslançadas no controle de estoque.	Desenvolver o minimo produto viávelviável
Falta de controle dos bens de consumo	Por o controle ser feito por planilha no Excel, e dados lançadoslançados nãonão serem confiáveis,confiáveis, nãonão conseguem  mensurar o desperdíciodesperdício de material
NãoNão existe definiçõesdefinições de papéispapéis	NãoNão existe a definiçãodefinição de funçõesfunções conforme retratado pela Instituição,Instituição, torna-o fluxo de trabalho desordenado	Mapear fluxo e identificar funçõesfunções
NãoNão existe controle de desperdíciodesperdício  de material	Atualmente nãonão existe um controle dos materiais que sãosão desperdiçadosdesperdiçados ou que passam mais de 2 anos em estoque paralisado, gerando custo para organização.organização.	Mapear fluxo e criar indicadores
NãoNão existe instruçãoinstrução normativa a nívelnível de estado A de baixa imediato no Siafen pelo almoxarifado NãoNão existe padrãopadrão contábil:contábil: tem instituiçõesinstituições que utilizam contabilizaçãocontabilização fixa e outras ponderada	Envolver os atores principais para formulaçãoformulação de diretriz do processo de bens de consumo.	Criar um escopo de plano de açãoação onde envolveráenvolverá a participaçãoparticipação do time 300

Fonte: PGE, SEJUCEL, IDEP, SEDUC, SUPEL e SUPER(SEFIN)

Coleta dos problemas referente aos sistemas relatados pelos clientes:

Sistemas Gerenciamento de Estoque - SGE

Com linguagem PHP e Banco sql server.

Os problemas detectados:

• NãoNão gera guia de saídasaída dos produtos, com isso, quando éé entregue o material, nãonão registra o responsávelresponsável que o item;
• Falta de segurançasegurança nas informaçõesinformações lançadas,lançadas, a entrada dos produtos no almoxarifado nãonão batem com a saídasaída dos produtos. Os valores no estoque nãonão correspondem;
• NãoNão soma item por item, somente calcula a médiamédia mais nãonão faz a soma dos valores de item por item;
• NãoNão separa produtos por programas de Estado, os produtos lançadoslançados no sistema compõe-compõe-se de modo geral para o almoxarifado, nãonão possui grupos para incluir os produtos, como os programas de educaçãoeducação estadual e federal,visto que existe produtos destinados especialmente para estes programas.
• Tecnologia obsoleta
• Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negócionegócio

Antigo E- Estado

Com linguagem PHP e Banco PostgreSQL

Os problemas detectados:

• Tecnologia obsoleta
• CódigoCódigo sem padrãopadrão de baixa qualidade que inviabilizaria a manutenibilidade  
• Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negócionegócio

3- Levantamento dos dados qualitativos

Nesta etapa coletamos dados do Sistema EletrônicoEletrônico de Informações,Informações, atravésatravés do processo 0030.1851032/2020-35 encaminhado pela Sefin àà todas as secretarias. A onde estáestá sendo verificado o mecanismo de controle de bens de consumo pelas mesmas, atéaté o momento 22 InstituiçõesInstituições responderam ao questionamento. Estas informaçõesinformações confirmam os problemas levantados pelos clientes entrevistados pelo time de negócios.negócios.

As perguntas realizadas foram:

Fonte: Secretarias do Estado 

A pergunta buscou retirar da InstituiçãoInstituição a seguinte informação:informação: Se atualmente possui um formato de trabalho onde éé possívelpossível extrair informaçõesinformações a serem analisadas de entrada e saídasaída do processo bens de consumo. Sendo 98% das secretarias disseram que "Sim", os outros 1% disseram que"Não"Não" e 1% "nãonão responderam".

Fonte: Secretarias do Estado 

A pergunta visou levantar se as InstituiçõesInstituições atualmente possuem sistemas para controle do processos de bens de consumo, onde 60% responderam que utilizam "Excel", 20% responderam que utilizam o Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado, 10% responderam que utilizam o Sistema ALXW de empresa terceirizada, 5% responderam que utilizam o Sistema Almoxarifado WEB e 5% responderam que utilizam o Sistema de GestãoGestão Integrada.

Podemos observar com os dados coletados que grande partes das secretarias que responderam as perguntas, usam a ferramenta Excel para controlar as entradas e saídassaídas de bens de consumo.

DEFINIÇÃODEFINIÇÃO DO ESCOPO 

Neste tópicotópico o time de negóciosnegócios visa limitar o escopo do macroprocesso, identificando a necessidade do cliente, onde foi aplicada a ferramenta, SIPOC(Supplier, Input, Process, Outputs e Customer), onde éé verificado os fatores que impactam diretamente a execuçãoexecução do trabalho.

1- IdentificaçãoIdentificação do macroprocesso

A ferramenta visa definir o escopo do macroprocesso de bens de consumo, SIPOC, significa "Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Saída- Cliente", usada para verificar se as entradas do processo correspondem as saídassaídas do processo, bem como se as saídassaídas do processo correspondem àsàs saídassaídas dos processos anteriores. A metodologia pretende reduzir e restringir as variaçõesvariações do processo e seus respectivos resultados, com o objetivo de atender variaçõesvariações dentro do limite definido pelo cliente.

 

ALMOXARIFADO DAS SECRETARIAS (PGE)
S	I	P	O	C
••       GERÊNCIAGERÊNCIA ADM.FINANÇFINANÇ (COMISSÃO:COMISSÃO: FINANCEIRO E ORÇAMENTÁRIO)ORÇAMENTÁRIO)	••       SISTEMA ELETRÔNICOELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO:INFORMAÇÃO: TERMO DE REFERÊNCIAREFERÊNCIA ••       CONTRATO DA EMPRESA VENCEDORA ••       NOTA DE EMPENHO	ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE LICITAÇÃOLICITAÇÃO DO BENS DE CONSUMO	••       SISTEMA ELETRÔNICOELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO:INFORMAÇÃO: CONTRATO DA EMPRESA VENCEDORA ••       NOTA DE EMPENHO	••       COMISSÃOCOMISSÃO DE RECEBIMENTO (ALMOXARIFADO)
••       EMPRESA FORNECEDORA DE MATERIAL	••       NOTA FISCAL, NOTA DE EMPENHO	RECEBIMENTO DE BENS DE CONSUMO	SISTEMA ESTOQUE FÁCIL:FÁCIL: ESPECIFICAÇÃOESPECIFICAÇÃO DO OBJETO, UNIDADE, PREÇO,PREÇO, QUANTIDADE, NºNº DA NOTA FISCAL, NºNº DE EMPENHO, TIPO DE CONVÊNIO,CONVÊNIO, DATA INICIAL DA NOTA FISCAL, DATA DE LANÇAMENTOLANÇAMENTO DA NOTA	••       COMISSÃOCOMISSÃO DE RECEBIMENTO (ALMOXARIFADO)
••       SETOR SOLICITANTE DA INSTITUIÇÃOINSTITUIÇÃO	••       SISTEMA ELETRÔNICOELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO:INFORMAÇÃO: SOLICITAÇÃOSOLICITAÇÃO DE REQUISIÇÃOREQUISIÇÃO DE BENS DE CONSUMO (QUANTIDADE, ITEM, DESCRIÇÃODESCRIÇÃO DO ITEM)	PEDIDO DE BENS DE CONSUMO	SISTEMA ELETRÔNICOELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO:INFORMAÇÃO: LIBERAÇÃOLIBERAÇÃO DE REQUISIÇÃOREQUISIÇÃO (ITEM POR ITEM) O QUE ESTIVER EM ESTOQUE. SISTEMA ESTOQUE FÁCIL:FÁCIL: LANÇAMENTOLANÇAMENTO DE SAÍDASAÍDA OBS.: BAIXA NO SIAFEN QUANDO SAI DE ESTOQUE, GRANDE PARTE FINAL DO MÊSMÊS	••       ALMOXARIFADO/SETOR SOLICITANTE DA INSTITUIÇÃOINSTITUIÇÃO
••       ALMOXARIFADO	••       PLANILHA: COM BENS DE CONSUMO (COM VALOR GERAL), RETIRADO DO SIAFEN E DO SISTEMA ESTOQUE FÁCILFÁCIL (MENSAL) ENTRADA E SAIDA DE BENS.	CONTROLE CONTÁBILCONTÁBIL	··         RELATÓRIORELATÓRIO DE CONFORMIDADE CONTÁBILCONTÁBIL (MENSAL E ANUAL) ··         PLANILHA: PLANO DE CONTAS (BALANÇOBALANÇO PATRIMONIAL) INSTRUÇÃOINSTRUÇÃO NORMATIVA Nº.Nº.13/2004 (ANEXO: TC 13), ENCAMINHADO SISTEMA DE GESTÃOGESTÃO DE AUDITORIA PÚBLICAPÚBLICA	••       SUPER (SEFIN) ••       TCE/RO

 

SUPER (SEFIN)
S	I	P	O	C
••       SETOR DE CONTABILIDADE (INSTITUIÇÕES)INSTITUIÇÕES)	••       RELATÓRIORELATÓRIO DE CONFORMIDADE CONTÁBILCONTÁBIL ••       DECRETO DE ENCERRAMENTO DO EXERCICIO	PRESTAÇÃOPRESTAÇÃO DE CONTAS	••       RELATÓRIORELATÓRIO DO CONSOLIDADO - DIRETA E INDIRETA DA CONTAS PÚBLICASPÚBLICAS	••       TCE/RO - SIGAP ••       SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL - SINCONV

Fonte: PGE, SUPEL, SUPER(SEFIN)

Conforme levantado pelo time de negóciosnegócios a aplicaçãoaplicação da ferramenta, visou definir o macroprocesso, compreendendo o inicio e ao final do processo.  Assim auxiliando na decisãodecisão quanto a solicitaçãosolicitação do cliente.

 

CONCLUSÃOCONCLUSÃO 

Entende-se a necessidade do cliente em buscar um soluçãosolução atravésatravés de um desenvolvimento de software para controle contábilcontábil porém,porém, o desenvolvimento de um sistema para o monitoramento de bens de consumo ao cliente solicitante a Procuradoria de Geral do Estado, nãonão agrega valor ao processo, atravésatravés de entrevistas realizadas pelo time de negóciosnegócios foi identificado que o verdadeiro dono do processo éé a Secretaria de Estado de Finanças,Finanças, cabe a ela apontar as diretrizes desse projeto. E conforme os dados qualitativos relatados, mais InstituiçõesInstituições decorrem do mesmo problema do cliente solicitante, contudo somente a automatizaçãoautomatização do processo bens de consumo, nãonão garante a efetiva resoluçãoresolução dos problemas do cliente e os benefíciosbenefícios apresentado pelo mesmo. 

Sugestão:Sugestão: 

1- Criar o minimo produto viávelviável para o cliente solicitante para resoluçãoresolução imediato do seu problema;

2- Realizar tratativas com a SEFIN referente ao projeto;

2- Sistematizar bens de consumo em todo estado:

• Criar uma comissãocomissão de bens de consumo do Estado
• Envolver todos os atores;
• Definir padrãopadrão processo e ritos;
• Revisar catalogo de material feito pela Supel